项目一Excel基础知识及高级应用.docx
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项目一Excel基础知识及高级应用
项目一Excel基础知识
工作目标
随着社会经济的发展，企业的经济环境也在发生着根本性变化，因此，各个企业对会计职能的要求，已从单纯的核算型工具发展成为能够充分利用会计信息并准确地分析现状和预测未来的管理型工具。
为了提高企业的会计工作效率，每个财务人员都应该掌握计算机软件工具，以便对会计信息做进一步的分析。
Excel作为一款功能强大的电子表格软件工具，除了具有有强大的表格数据计算和分析功能外，还可以把表格中的数据用各种统计图像表示出来。
利用Excel进行会计信息处理，可使得数据的收集、处理和分析更加科学、便捷，同时更有利于管理理论和管理实践的紧密结合，使企业的管理水平日益提高。
通过完成本项目的工作任务，使学习者能够掌握Excel的一些基本知识，比如它的工作界面、基本元素、常用工具和常用的公式和函数的使用方法等，帮助学习者建立对Excel的感性认识，为以后的学习打下基础。
工作思路
本项目的工作思路是首先熟悉Excel的基本操作；掌握Excel公式和函数的使用方法；理解Excel中图表的处理和数据管理分析；了解Excel宏及其应用方法。
工作任务一Excel基本操作
随着计算机对人类社会的全方痊渗透，面向各行业的计算机应用工具应运而生。
电子表格软件为人们提供了一种高效的数据通信、组织、管理和分析工具，备受众人瞩目。
作为办公自动化不可缺少的Excel正是其中的佼佼者。
Excel是目前市面上最强大的电子表格制作软件，它和Word、PowerPoint、Access等软件一起，构成了Office办公软件的完整体系。
它不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式将处理结果形象地显示出来，并且能够方便地与Office其他软件互相调用数据。
项目活动一Excel基本操作界面及对象
一、Excel操作界面
从启动的Excel窗口可以看到，该窗口主要由标题栏、工具栏、编辑栏、单元格区域、状态栏和滚动条等部分组成，具体的位置如图1-1所示。
图1-1Excel初始工作窗口
1．标题栏
标题栏位于工作簿的最上面，显示的是一个Excel工作簿文件的名称，如图1-2。
新建一个文件时，系统自动以Book1、Book2等名称依此类推为工作簿命名，如需重合名，在保存时进行文件的命名即可。
图1-2Excel标题栏
在标题栏的最左端是一个控制菜单图标
，称之为Office图标，单击此图标弹出控制菜单，可实现以下命令：
●【新建】命令：
新建一个工作簿。
●【打开】命令：
打开一个已经保存的工作簿。
●【保存】命令：
保存对该工作簿的修改。
●【另存为】命令：
保存工作簿按指定的格式到文件夹。
●【打印】命令：
打印预览和打印工作表。
●【准备】命令：
查看文档属性、检查文档、对文档进行加密、限制权限、添加数字签名、标记为最终状态、运行、兼容检查器。
●【发送】命令：
将文档副本发送给其他人。
●【发布】命令：
将文档发布给其他人员。
●【关闭】命令：
关闭工作簿。
在标题的最右端有3个按钮
，分别是【最小化】按钮、【还原】按钮（或【最大化】）按钮和【关闭】按钮。
单【最小化】按钮可以将Excel应用程序窗口缩小成一个图标并隐藏在任务栏中，再次单击可以恢复原来的界面；当窗口最大化时，单击【还原】按钮可以还原到以前大小的界面，当窗口没有铺满整个屏幕时，单击此按钮可以实现窗口的最大化；单击【关闭】按钮可以实现窗口的关闭。
2．菜单栏
菜单栏采用下拉、分级的方式分门别类地放置了Excel的各种命令和功能（例如【开始】、【插入】、【页面布局】、【公式】、【视图】等），如单击【开始】工具选项卡，将弹出所有与文件操作相关的菜单列表，每一个菜单项对应一个具体的功能，在工具栏菜单的右下端有一个下拉按钮，单击这些按钮，可以显示工具栏菜单中没有的菜单命令。
选择菜单命时，用户除了可以利用鼠标实现外，还可以用键盘操作的方式来实现。
用户可以首先按下Alt键激活菜单栏，再输入相应菜单名称后面的字母，就可以激活此菜单，输入相应菜单命令后的字母就可以执行该命令。
如按下Alt键后，按下字母I可激活【插入】菜单，然后按下P键可执行【插入图片】命令。
3．工具栏
工具栏位于菜单栏下方，由一系列的工具按钮组成，这些工具按钮有的是文字，有的是图标。
工具栏的每个按钮都对应菜单栏中相关的命令，单击此按钮就可以执行该命令，因此使用工具栏可使操作更加简单快捷，而且工具栏的图标也便于记忆，节省了许多工作时间。
在工具栏中标记为黑色字体的工具按钮处于激活状态可以使用，而灰色字体的工具按钮是暂时不能使用的。
如果用户使用的工具在工具栏中没有，则单击工具栏右边的扩展箭头就会弹出剩余的命令菜单。
如果用户不再需要某个工具栏，可以将其隐藏起来，只要单击【工具】菜单，把相应的工具栏名称左侧的“√”取消就行。
4．编辑栏
编辑栏由名称框和编辑框组成。
名称框显示当前活动的单元格的名称，用来定义当前单元格或单元格区域的地址，或者根据地址查找单元格。
如图1-3中，当在单元格A1中输入“欢迎！
”文本时，则在名称框中显示出活动单元格A1。
编辑框是输入数据和编辑单元格数据的地方。
用户在单元格中输入或者编辑数据时，可首先单击该单元格，然后输入或编辑数据，此时在编辑框中也会显示输入和编辑的数据，单击编辑框旁边的【输入】按钮
，或者按Enter键就可以实现对单元格的编辑。
图1-3编辑栏中同时显示输入的内容
5．状态栏
状态栏位于工作窗口的最下端，用来显示Excel当前的工作状态，起着对当前操作状态的一个提示作用。
如有关命令、工具栏、按钮、正在进行的操作或光标所在的位置等信息。
当用户在单元格内进行编辑时，状态栏就显示“输入”字样，输入完毕后将显示“就绪”字样。
在状态栏空白处，右击可以自定义状态栏显示的内容。
在状态栏的右下角，可以对工作簿视图进行调整，分别提供了普通视图、页面布局和分页预览3种模式供使用者选择。
除此之外，使用者还能对单元格的显示比例进行调整。
【提示】
（1）对话框是计算机与用户进行交流的窗口，在对话框中包括各种各样的选项，如选项卡、复选框、文本框、列表框、命令按钮等，如选择【页面布局】|【页面设置】命令时就会弹出相应的对话框，各种元素的位置及作用如下。
●选项卡：
代表操作对象的不同属性。
●文本框：
用于直接输入或编辑文本。
●列表框：
用于显示数据或其他信息。
●单选按钮：
单选按钮为圆形，每一组单选按钮中只能选择其中一个。
●复选框：
复选框为方形，每一组复选框中可以选择其中的多个选项。
（2）快捷菜单是用户在使用时，能够快速显示的一种菜单，在Excel窗口的不同位置右击，可弹出不同的快捷菜单。
在快捷菜单中包含了与用户指定区域最相关的一些命令。
不同的命令有不同的快捷菜单，用户可以根据需要选择快捷菜单中不同的命令进行操作。
二、Excel操作对象
Excel的操作对象主要是工作簿、工作表和单元格。
1．工作簿
工作簿实质上是Excel环境中用来存储和处理数据的文件，也叫Excel文档。
其文件类型为.xls，一个工作簿可以包含最多255张工作表，在黙认情况下，当打开一个工作簿时，每个工作簿就包含三个工作表，分别命名为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”，这些工作表标签位于工作簿窗口的底部，用来表示工作簿中不同的工作表，单击不同的工作簿标签，就可以进入相应的工作表；如果用户需要对这些工作表进行重命名，只要双击需要命名的工作表标签，当该名称变成黑色的时候，直接输入新的名称，即可完成对工作表的重命名。
2．工作表
工作表是指由行和列组成的一个表格。
Excel中每张工作表最多可由1000000行和16000列构成，其中行号是由上自下从1开始进行编号，列号则由左到右用字母A到XFD进行编号。
每一个新建的Excel工作簿，软件会自动建立若干个工作表，用户可以将相关内容的表存放在同一个工作簿中，为相关的工作表之间数据的交换与格式的一致性提供了方便。
3．单元格
工作表中行与列的交叉的小方格就是Excel的单元格，每张工作表中包括了1048576×16384个单元格，单元格的列宽可容纳255个字符，行高可达到409磅。
每个单元格都有对应的地址，例如E13表示第E列第13行的单元格。
用户如果要对某个单元格中的内容进行操作，可以单击工作表中相应的单元格，发现些单元格变成一个黑色的小方框，此时所有的操作就只针对这个单元格了。
如图1-4所示。
图1-4活动单元格
【提示】
由于一个工作簿中有多个工作表，为了区分不同的工作表中的单元格，要在单元格地址前加上相应工作表的名称，并且工作表名称与单元格之间必须用“！
”号隔开，如“Sheet3！
B4”表示在Sheet3工作表中的B4单元格。
项目活动二工作簿和工作表的操作
工作簿是Excel的门户，要想运用Excel进行操作，首先需要创建一个新的工作簿。
而一个工作簿中含有多张工作表，这样用户就可以将相关的表存在于同一个工作簿中，以避免多次存取的麻烦，并为相关的工作表之间数据的交换和格式的一致性提供了方便。
1．新建工作簿
如何启动Excel应用程序呢？
在新建Excel工作簿的方法上，大家可能都有自己习惯的方法，下面我们介绍新建Excel工作簿的方法。
双击桌面上的快捷方式（如果桌面上没有快捷方式，可以使用下面的方法来添加快捷方式：
【开始】|【程序】|MicrosoftOffice|MicrosoftOfficeExcel（右击）|【发送】|【桌面快捷方式】，如图1-5所示。
图1-5添加Excel桌面快捷方式
右击桌面空白处，弹出桌面快捷菜单，选择【新建】|【MicrosoftOfficeExcel工作表】命令，如图1-6所示。
图1-6使用快捷方式新建工作簿
在桌面上依次选择【开妈】|【程序】|MicrosoftOffice|MicrosoftOfficeExcel命令。
选择【开始】|【运行】命令，或者使用快捷键（Win+r），弹出如图1-7所示的对话框，在【打开】文本框中输入“Excel”，然后单击【确定】按钮，同样可以打开一个新建的Excel工作簿。
图1-7【运行】对话框
如果你已打开一个Excel工作表，单击Office按钮
，在弹出的下拉菜单中选择【新建】工具按钮，或者按Ctrl+N组合键也可以创建一个新的Excel工作簿。
2．保存工作簿
单击Office按钮
，从弹出的下拉菜单中选择【保存】选项，即可保存工作簿；也可以直接使用快捷键Ctrl+S组合键直接保存正在编辑的工作簿。
3．保护工作簿
如果要对该工作簿赋予一定的权限，即对工作簿进行保护，则单击Office按钮
，选择【另存为】命令，在弹出的对话框左下方选择【工具】命令，如图1-8所示。
在下接菜单中选择【常规选项】命令，弹出如图1-9所示的对话框，对话框中“打开权限密码”是指用户下次打开时需要输入的密码，“修改权限密码”是指打开工作簿后，在对工作簿进行修改时需要输入的密码。
用户根据自己的需要设定密码，设置好之后单击【确定】按钮，就完成相应的权限设定了。
当下次再打开这个工作簿时，就会提示你输入打开或者权限密码，如果不知道该农密码的人就打不开这个工作簿，或者无法对其中的数据进行修改。
图1-8【另存为】对话框
图1-9【常规选项】对话框
4．增加工作表
在黙认的情况下，一个工作簿有3个工作表，分别命名为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。
在工作中，有时候需要建立更多的工作表，此时，只要单击工作表标签旁边的【插入】按钮
，即可插入一张新的工作表；或者右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，如图1-10所示，从弹出的对话框中选择工作表图标，单击【确定】按钮就可以增加工作表了。
还有一种方法就是在菜单中选择【开始】|【插入】|【插入工作表】命令。
图1-10【插入】对话框
5．移动工作表
在工作中，为了满足使用的需要，有时候需要调整工作表的次序，此时只要单击需要调整的工作标签，并按住鼠标左键，使其出现一个向下的箭头，如图1-11所示，然后将其移动到需要的位置即可。
图1-11移动工作表
6．复制工作表
工作表的复制与工作表的移动操作相像，单击需要复制的工作簿标签之后，再同时按住鼠标左键和Ctrl键，在工作表标签的前面即可出一个向下的箭头，拖动鼠标至适当的位置后松开鼠标和Ctrl键，完成对工作表的复制，新的工作表会被自动命名为以前工作表的名称后面加上字
（2），例如“Sheet1”工作表被复制以后会被命名为“Sheet1
（2）”。
还有一种方法，在工作簿中右击要复制的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择【移动或选择工作表】命令，弹出如图1-12所示的对话框：
选中【建立副本】复选框，再确定需要把工作表复制的位置，比如要把工作表移动到Sheet2和Sheet3之间，就需要选择把工作表放在Sheet3之前，然后单击【确定】按钮就完成了对工作表的复制。
图1-12【移动或复制工作表】对话框
7．隐藏和显示工作表
隐藏工作表，打开需要隐藏的工作表，右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择【隐藏】命令，即可完成对目标工作表的隐藏；或者选择工具栏的【单元格】|【格式】命令，再在弹出的菜单中选择【隐藏和取消隐藏】|【隐藏工作表】命令即可，如图1-12所示。
显示隐藏的工作表。
同样是右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，在弹出的【取消隐藏】对话框中选择需要重新显示的工作表；或者选择【格式】|【隐藏和取消隐藏】|【取消隐藏工作表】命令来完成。
隐藏/显示工作表的行或列。
选定需要隐藏的行或列，即将光标移至需要选定的行号或列号上，待光标变成指向该行的箭头时，单击鼠标左键即可选择该行或列，在工具栏中选择【格式】命令，在弹出的菜单中选择【隐藏行/列】或【取消隐藏行/列】命令，即可完成对工作表中行（列）的隐藏或打开。
在图1-13中，该工作表的第3至7行就被隐藏了。
图1-13隐藏行
8．工作表的格式化
工作表的格式化是指对工作表进行排版，经过格式化操作后使工作表更加美观、实用、符合要求或是突出一些重点项目，使用户对工作表一目然。
（1）自动套用格式化
在黙认条件下，Excel为用户提供了若干种格式，用户在编辑完成一张工作表后，可以套用Excel提供的格式，实现工作表的自动格式化。
具体操作如下：
首先，按住鼠标左键拖动选择需要格式化的区域，再选择工具栏中的【样式】|【套用表格格式】选项，弹出选项菜单，当选中所需要的格式后，单击【确定】按钮就行了。
（2）条件格式化
有时候为了突出显示工作表中某一部分单元格的值，可以用条件格式化标记单元格。
例如对现金收付大于10000的单元格用红色标记。
具体操作如下：
首先选择要格式化的单元格，在工具栏中选择【样式】|【格式】|【条件格式】|【突出单元格规则】|【大于】命令，弹出如图1-14所示的对话框：
在文本框中输入10000，设置为浅红色填充，单击【确定】按钮即可。
图1-14【大于】条件格式对话框
9．保护工作表
对于一些不需要公开的工作表，可以对其设置和相应的密码，进行相应的保护，使其的阅读权限受到限制。
具体操作步骤如下：
（1）单击需要保护的工作表，选择【审阅】|【保护工作表】命令，打开【保护工作表】对话框。
如图1-15所示：
图1-15【保护工作表】窗口
（2）在【取消工作表保护时使用的密码】文本框中输入密码，并在【允许此工作表的所有用户进行】复选框中选择相应选项，然后单击【确定】按钮，打开【确认密码】对话框，再次输入密码，单击【确定】按钮就完成了对工作表的保护。
（3）如果需要撤销工作表的保护，先单击受保护的工作表，选择【审阅】|【撤销工作表的保护】命令，打开【撤销工作表的保护】对话框，输入密码，单击【确定】按钮就行了。
项目活动三编辑单元格
工作表是工作簿的基础，而单元格又是工作表的基础，对工作表的操作都是通过单元格的操作来完成的。
1．输入文本
这里的文本可以是汉字、英文字母，也可以是文本性质的数字。
每个单元格最多可包含32000个字符。
输入基本的汉字和英文字母，只要双击目标单元格即可输入；或者是在编辑栏中输入相应的内容，再单击左边的
按钮就可以输入了。
一个单元格中，最大可存放21页的文档。
Excel在黙认的情况下，文本会与单元格左侧对齐。
例如，在单元格中输入文本“个人笔记本电脑”，输入结果如图1-16所示。
图1-16输入文本
【提示】
（1）如果要在单元格中输入文本型数据，只需要在输入的数字之前先输入一个单引号，这样Excel就会把该数字作为文本处理。
（2）如果要在两行文字之间提行（单元格内换行），只要在两个字之间使用Alt+Enter组合键。
（3）如果要将左边单元格的内容填充至指定的单元格，可按Ctrl+R组合键，如果需要将上方单元格的内容填充至指单元格，可按Ctrl+D组合键。
2．数据的输入
Excel中的数值是指可用于计算的数据，常见的有整数、小数、分数和逻辑值等。
数值中可以含有“+”、“-”、“%”和“￥”等符号。
在单元格中输入数值后，数值将自动靠右对齐。
如果输入的数字超过11位，将自动变成类似于“1.23E+11”的科学计数法形式；如果输入的数字小于11位但单元格的宽度不够容纳其中的数字时，将以“#####”的形式表示。
通常情况下，我们将这些数值统称为数据，后面担到的数据都是指这类除文本类以外的数值。
在Excel的单元格中，可以输入两种数据，即常量和公式。
输入常量的方法与输入文本的方法相同，即选中要输入数值的单元格后，直接输入数值或在编辑中输入数值，完成输入后，再按Enter键即可。
如果在单元格中直接输入公式，需要以先输入“=”开始，然后再输入公式内容，最后按Enter键结束公式的输入，此时在单元格里就会看见公式的计算结果。
对于数据的输入需要注意以下3种情况：
在输入分数时，为了避免输入的分数视为日期，需要在输入分数之前先输入“0”，再输入一个空格，然后输入分数。
例如要在单元格A4中输入分数“1/10”，先输入“0”，再输入一个空格，然后输入“1/10”，最后按Enter键，其对比结果如图1-17所示。
图1-17分数的输入
【提示】
在黙认情况下，Excel会自动将数据沿单元格右侧对齐，文本自动左对齐。
输入分数还有另外一种方法，即选中需要输入分数的单元格并右击，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令，弹出【设置单元格格式】对话框；选中【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【分数】选项。
对于负数的输入，一般可以在数字前直接加“-”号，但是如果这个附属是分数，则需要将这个分数先加上括号，再在前面加上“-”号。
若需要输入小数，并设置其显示方式和小数位数等特殊数据时，具体操作如下：
选中要输入特殊数据的单元格并右击，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令，打开【设置单元格格式】对话框，如图1-18所示；单击【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择所需的类型，如选择【数值】选项，并在【小数位数】数值框中输入“3”，单击【确定】按钮即可出现相应的小数。
图1-18设置单元格格式
在Excel中，对于一般的数据只能一个一个地输入；但是对于那些有序的、相似的或相同的数据的输入，就可以利用数据的填充来实现快速输入。
数据的填充操作是指在工作表中快速生成一定关系的数据。
（1）填充相同数据的操作
在Excel工作表中，选定输入起始数据的单元格，输入其数据，再把光标放在该单元格的右下角，这时光标会变成“+”标记。
然后向右或向下拖动鼠标，这样所经过的单元格就会显示出该单元格中被填充的内容。
单击最后一个单元格右下角的【自动填充选项】图标，出现一个快捷菜单，提示选择填充方式，选择“复制单元格”方式填充（系统黙认的是“以序列方式填充”）。
例如从A1到A7都填充数学3，先在A1单元格中输入“3”，等到鼠标光标变成“+”标记，按住鼠标左键并向下拖动至A7单元格，填充结果如图1-19所示。
图1-19自动填充
（2）等差数列的填充
Excel的自动填充能对于呈等差数列的序列数同样适用，只是需要在输入起始数据时，至少要畋前两个数据。
例如：
在起始单元格输入“1”和“3”，然后选中这两个单元格，并把光标移到单元格的右下角，当光标变成“+”标记时，按住鼠标左键向下拖动，填充了所选区域后松开鼠标即可。
填充结果如图1-19所示。
（3）使用【填充】命令填充复杂的数据
选定起始单元格，选择菜单栏中的【开始】|【填充】|【系列】命令，弹出系列对话框。
在【序列】对话框中，如选中【行】和【等比数列】单选按钮，输入“步长值”和“终止值”分别为“3”和“27”，单击【确定】按钮；再选中【列】和【等差数列】单选按钮，输入“步长值”和“终止值”分别为“5”和“36”，单击【确定】按钮，填充结果就会自动显示在相应的单元格内。
3．调整行高和列宽
在单元格中输入数据时，有时会有一些较长的字符在输入后因为列宽或行高的原因被隐去一部分，所以用户在操作时可以适当地对单元格的行高和列宽进行调整。
将光标移到将要调整的列的顶端，使光标变成双向箭头，按住鼠标左键拖动，调整列宽。
还可以把光标移动到该列的最右端，使之变成一个双向的箭头，如图1-20所示，然后左右拖动鼠标即可调整该列单元格的宽度。
当然，调整行高跟调整列宽的方法一样。
图1-20调整列宽前后
同样地，用户还可以通过菜单栏来调整行高或列宽。
选中需要调整的单元格，选择【开始】|【格式】|【行高】/【列宽】命令。
例如，需要将单元格的行高调整为25.5厘米，则选【行高】命令，在弹出的【行高】对话框中的【行高】文本框中输入“25.5”，如图1-21所示，单击【确定】按钮。
图1-21【行高】对话框
4．增加行、列和单元格
图1-22插入单元格、行或列
在工作表的编辑过程中，有时需要添加行、列或单元格，只需要选中需要添加行或列的单元格，再在菜单栏中选择【开始】|【插入】|【插入单元格】/【插入工作表行】/【插入工作表列】命令即可。
如图1-22所示。
工作任务二Excel高级应用
项目活动一Excel公式和函数的使用
Excel是一款非常强大的数据处理软件。
其在数据处理、计算机功能方面能力不凡，从简单的四则运算到复杂的财务运算、统计分析，这一系列都可以通过相应的函数来完成。
所以在Excel中，公式和函数是比较重要的知识，了解并掌握它们对以后的学习有很大的帮助。
1．公式的使用
公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。
在Excel中，运用公式一般都遵循特定的语法或次序，在输入过程中，通常以“=”开始，再输入公式中的各个运算元素，每个元素可以是改变或不改变的数值、单元格或引用单元格区域、名称或工作函数，这些参与运算的元素都是通过运算符隔开的。
（1）公式中常用的运算符
公式中常用的运算符主要包括加、减、乘、除、大于、小于、等于、百分号等。
具体如表1-1所示。
表1-1运算符
运算符
名称
用途
+
加号
加
-
减号
减，也可表示负
*
星号
乘
/
斜杠
除
>
大于号
大于
<
小于号
小于
≠
不等号
不等于
≤
不大于号
小于或等于
≥
不小于号
大于或等于
^
脱字号
求幂
&
文本串连符
连接两串文本
【提示】
在Excel中，有时候可能一个公式里包含多个运算符，这时就需要按照一定
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