行政秘书职务说明书.docx

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行政秘书职务说明书

行政秘书职务说明书

岗位名称

行政秘书

岗位编号

所在部门

办公室

岗位定员

直接上级

职系

直接下级

所辖人员

岗位分析日期

2012年7月

本职：

协助管理层的工作，保证公司的良好运作；公司形象维护与公关活动；公司企业文化建设；出差管理和印章管理。

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

协助组织和制定公司长期发展规划和公司年度经营计划

工作

任务

协助组织相关人员参与讨论、研究和制定公司长期发展规划

协助组织制定公司年度经营计划和部门经营计划

协助编制公司年度工作计划

职

责

二

职责表述：

协助上级领导保证公司内部管理体系的完整和平稳运行

工作

任务

协助制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。

协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督公司内部管理的规范性和有效性

职

责

三

职责表述：

负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议

工作

任务

协助组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理。

通报会议结论，并跟踪会议决议的实施情况。

协助总经理的工作，提供决策支持。

督办总经理交与的其他任务

职

责

四

职责表述：

负责公司形象推广、公关活动

工作

任务

协助公司形象设计和推广实施。

负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。

协助组织并协调公司的公关危机处理。

协助公司网站的建设与更新。

职

责

五

职责表述：

公司企业文化建设

工作

任务

协助组织公司内部员工活动。

建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。

组织公司内部刊物的出版。

职

责

六

职责表述：

公司员工的出差管理和支持

工作

任务

员工出差计划和预算审核

协助行程安排、交通工具安排、及其他手续办理

出差旅程纪录审核、报销费用审核

职

责

七

职责表述：

依据印章管理规定实施印章管理

职

责

八

职责表述：

负责办公用品和固定资产采购

职

责

九

职责表述：

交办的其他工作

权力：

根据总经理和办公会议授权对决议跟踪监督的权力

与媒体接触的权力

评估公司管理水平并提出改进建议的权力

审核出差预算、旅程记录和报销费用的权力

印章使用的审核权

收集员工意见并向总经理反馈的权力

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门，总经理

外部协调关系

上级单位、兄弟单位、新闻媒体等

任职资格：

教育水平

大学专科以上

专业

企业管理或相关专业

经验

2年以上相关工作经验

知识

具有相应的企业管理知识和与媒体接触的技巧

技能技巧

熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识

个人素质

具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力

其它：

使用工具设备

计算机、一般办公设备（电话、打印机、Internet/Intranet网络）

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间，根据需要加班

所需记录文档

通知、简报、汇报文件或报告、总结等

考核指标：

制度建设完善性、企业文化建设成就、会议纪录完成质量、办公用品采购费用控制情况、重要任务完成情况

考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注：

财务部经理职务说明书

岗位名称

财务部经理

岗位编号

所在部门

财务部

岗位定员

直接上级

工资等级

直接下级

管理会计、成本会计、出纳员、税务

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

2012年7月

本职：

负责组织公司会计核算、财务管理工作，控制公司成本费用，分析公司财务状况

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

协助总经理制定财务规划

工作

任务

根据公司发展战略，组织制定财务规划

参与公司重大财务问题的决策

关注外部资金市场动态，及时为公司重大经营决策决策提供信息支持

职

责

二

职责表述：

组织公司财务预算、决算

工作

任务

根据公司经营目标，组织和指导各部门编制财务预算

汇总各部门预算，组织编制公司财务预算、成本计划、利润计划

根据公司经营情况，组织审核修正财务预算

监督各部门预算执行情况，并及时向总经理汇报

定期组织财务决算，组织制作决算报告

职

责

三

职责表述：

组织公司成本核算

工作

任务

组织公司成本估算，提出成本控制指标建议

参与公司销售基准价格制定及修订、采购基准价格制定及修订

负责组织产品销售成本核算、研发成本核算、营销服务成本核算、人工成本等各项成本核算

职

责

四

职责表述：

负责财务监督与管理工作

工作

任务

监督产品采购与入库工作，确保入库记录与记账的真实、准确

监督库存产品保管与出库工作，定期组织盘存。

监督督促应收帐款的回收与检查，组织对不良债权处置

组织审核所有购销合同

定期组织固定资产、流动资金清查、核实

负责组织税务筹划，合法纳税

职

责

五

职责表述：

组织公司财务分析

工作

任务

定期组织编制会计报表

定期组织编制财务状况说明书，分析公司偿债能力、经营能力、盈利能力、成长能力，并提出财务建议

组织对公司对外投资项目的财务分析与评价，并提出财务建议

职

责

六

职责表述：

监督指导会计、现金出纳管理

工作

任务

监督指导会计分类记帐，填制传票，保证各类凭证准确、真实、完整

监督审核各类日记账、总账、分类账填制

监督公司现金存款与出纳管理

职

责

七

职责表述：

合理安排资金运用，保证满足经营活动资金需求

工作

任务

负责资金预算的执行与监督

制定年度与月度资金计划

负责制定信贷计划，组织资金筹措、调度及清偿

组织编写财务收支计划

组织编写资金运用分析报告，并定期上报

职

责

八

职责表述：

内部组织管理工作

工作任务

制定和完善财务管理的各项制度，监督检查执行情况

负责公司财务人员队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见

负责协调本部门与其它部门间关系，解决争议

负责指导下属员工制定阶段工作计划，并督促执行

负责控制部门预算，降低费用成本

职责九

职责表述：

完成总经理及管理总监交付的其它任务

权力：

对公司对外投资项目有评价权

对公司所有购销合同有审核权

对公司筹资方式有建议权

对各部门提交的预算报告有提出修改意见的权力

对下级上报的各种分析表、预算报表有审批权

对下级工作有检查权

对下级在工作中的争议有裁判权

在权限范围内，有代表企业对外联络的权力

有对各项费用开支的审核权

对限额资金使用有批准权

有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权

对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

税务局、审计部门、工商局、财政局、外汇管理局、外经委等

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业

财务管理、会计专业

培训经历

财务管理培训

经验

具有会计师资格，5年以上会计工作经验，2年以上财务管理经验

知识

精通会计知识、财务管理知识，具备相应的行政管理知识、法律知识和外汇知识

技能技巧

能够熟练使用各种办公室软件和各种财务软件

具备基本的网络知识

熟练使用英语

个人素质

具有较强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

计算机、计算器、算盘、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔需要加班

所需记录文档

汇报文件、总结、合同、财务分析报告、经济活动分析__

考核指标：

重要任务完成情况、各类财务报告完成及时性、财务信息有效性、财务监督情况、财务工作准确性、财务预算控制情况、财务制度健全情况

部门费用控制情况

部门合作满意度

领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注

管理会计职务说明书

岗位名称

管理会计

岗位编号

所在部门

财务部

岗位定员

直接上级

财务部经理

工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

2012年7月

本职：

负责公司财务分析，主管公司会计核算工作；负责应收帐款管理

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

协助财务经理制定部门工作规划

工作

任务

协助财务经理制定本部门的工作规划

职

责

二

职责表述：

负责全公司的财务状况分析

工作

任务

负责对公司财务状况、经营情况、合同执行情况进行分析并撰写分析报告

负责公司业务的专项项目（成套项目）收入、成本、费用、利润分析

职

责

三

职责表述：

负责会计核算、财务报表编制

工作

任务

负责会计核算工作。

确认出口销售收入，为销售部门业绩考核提供财务数据

负责审核会计凭证和帐簿

负责财产的清查盘点工作

负责财产台帐的登记、核对、保管

负责编制本公司以及外资子公司的财务报表，并上报给有关部门

负责凭证、帐簿等会计资料的保管和定期归档工作

职

责

四

职责表述：

参与预算工作

工作

任务

参与汇总编制各部门财务预算以及公司总预算

监督销售部门销售收入预算的执行情况并进行汇总分析

职

责

五

职责表述：

监督资金使用情况

工作

任务

及时记录资金增减变动情况；按照规定编制报表，正确反映资金动态

负责汇总、分析、编制公司资金来源运用表和差异分析报告，并定期上报

配合其他会计进行有关帐务处理

职

责

六

职责表述：

负责税务筹划

工作

任务

编制所得税报表

协助税务办理税务事宜

职

责

七

职责表述：

负责财务部电算化会计工作

工作

任务

定期检查电算化系统，确保其正常运转

当电算化系统出现故障时，负责联系相关人员进行处理

负责公司计算机内会计数据的安全性、正确性、及时性和保密性的检查。

撰写公司会计电算化系统运行总结，提出对会计软件系统的技术改进意见

职

责

八

职责表述：

应收帐款管理

工作

任务

协助财务经理制定应收帐款管理政策

负责建立客户档案，并根据帐款回收情况随时更新档案，对客户进行追踪分析

登记应收帐款台帐以及其他的外汇应收、应付、预收、预付账户；负责外贸核销

每月编制各客户应收帐款详细资料，并提交给财务经理及业务部门

负责应收帐款帐龄分析、平均收账期分析、坏帐分析

职

责

九

职责表述：

负责会计凭证的整理及保管

工作

任务

负责会计凭证的整理及保管

及时催收短缺凭证

职

责

十

职责表述：

负责外汇核销

工作

任务

查询出口实际收汇额，负责整理核销相关单据，交付运作支持部

办理进口核销事务

编制核销所需的各种单据

职责

十一

职责表述：

完成财务经理交付的其他工作任务

权力：

对不符合财经法规和财会制度的原始凭证的拒绝入帐权

会计凭证、帐簿的审核权

没有或未被授权调阅会计档案权力的人员的拒绝调阅权

财务收支活动的监督检查权和分析评价权

违反国家政策、财务法律法规、公司财会制度的行为的劝阻权。

各部门有关资料和报表的索取权

对公司会计电算化系统技术改进的建议权

工作协作关系：

内部协调关系

公司其他部门

外部协调关系

总公司、子公司、税务局、银行、外管局

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业

会计专业、财务管理专业

培训经历

会计培训、财务管理培训

经验

具有会计师资格，3年以上会计工作经验

知识

精通会计、财务管理知识，具备相应的法律、外汇、外贸知识

技能技巧

能够熟练使用计算机和财务软件

具有网络的基本知识

具有一定的英语应用能力

个人素质

具有较强的逻辑思维能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

计算机，计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜）

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔需要加班

所需记录文档

财务分析报告，财务报表，会计帐目，工作计划，客户档案，结汇水单，汇总表等

考核指标：

重要任务完成情况、各类财务报告完成及时性、财务工作准确性、财务分析有效性、应收帐款坏帐率、应收帐款信息提交及时性

考勤、服从安排、遵守制度

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能

备注

成本会计职务说明书

岗位名称

成本会计

岗位编号

所在部门

财务部

岗位定员

直接上级

财务部经理

工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

2012年7月

本职：

负责核算公司各项成本及费用，监督各部门的费用支出，加强公司成本控制

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

协助财务经理制定部门工作规划

工作

任务

协助财务经理制定本部门的工作规划

职

责

二

职责表述：

负责汇总各部门预算，进行各部门的成本分析；负责产品成本核算

工作

任务

汇总各部门的预算表，对各部门提出的年度预算进行成本核算，对不合理成本预算提出修改意见

编制年度公司总预算

监督各部门的成本、费用预算执行情况，对各部门超预算、达到预算警戒线等情况及时上报其部门经理

参与制定公司产品销售基准基准价格的制定及修订、采购基准价格制定及修订，负责对该产品进行产品成本核算

汇总纪录技术品管部、供应管理部所传递来的产品工艺、原材料、及供应商生产能力等的变化情况，并对信息准确性进行复核，作为制定及修订销售、采购基准价格的依据

分析产品销售成本各构成环节，确认产品销售成本

负责登记产品销售成本、经营费用、管理费用的各类明细帐

向财务部经理及供应管理部经理提供产品成本信息，配合供应管理部编制成本长期预算方案，并对其实施效果及时进行分析

编制企业月度和季度的成本报表，分析各部门成本费用执行情况

月末核算各部门的成本、费用，提供对各部门成本、费用考核资料

编制企业年度成本报告，提出控制成本、费用方案

对预算外的支出申请进行审查，并提交预算外开支的意见书

职

责

三

职责表述：

对各种手续、凭证进行审核

工作

任务

负责审核购销合同及购销的相关单据

负责审核产品采购计划，审查汇编产品采购用款计划，监督控制产品采购成本。

负责审核产品入库凭证及银行付款凭单，登记购货往来明细帐

审核全部原始凭证和记账凭证

参与库存产品的清查和盘点，参与分析库存产品的储备情况

会同供应管理部部拟订产品管理与核算实施方法

职

责

四

职责表述：

协助货款单据回收及相应的入帐工作

工作

任务

负责清理催收在途商品，对验收入库尚未付款的商品，月终要估价入账

及时向各供货厂家索取有关发票和其他单据

负责每月定期及时汇总、编报产品购销情况统计报表

负责每月定期与有关单位、部门、人员核对产品明细账、购货往来明细账、库管实物帐、总账，保证账账相符、账证相符、账表相符、账实相符

负责编制记账凭证

职责五

职责表述：

完成财务部经理交办的其他工作任务

权力：

对各部门提交的预算报告有提出修改意见的权力

在上级授权和委托下，有对成本核算问题的批准权。

各部门资料、报告索取权

购销合同的审核权

对企业成本核算有检查权

对有关的会计凭证有审核权

对预算外支出的审核权

对各部门员工就成本核算问题的争议，有裁判权

对企业成本核算的资料有管理权

按企业规定有建议控制企业经营成本的权力

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

供应商、仓库、银行

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业

会计专业、财务管理专业

培训经历

成本会计培训、财务管理培训

经验

具有会计师资格，3年以上会计工作经验

知识

精通成本会计知识，掌握相应的财务管理知识，具备相应的法律、外贸知识

技能技巧

能够熟练使用计算机和财务软件

具有网络的基本知识

具备一定的英语应用能力

个人素质

具有一定的判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

计算机，计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜）

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔需要加班

所需记录文档

成本分析报告、报表、会计凭证、会计帐簿等

考核指标：

重要任务完成率、成本分析报告完成及时性、财务工作准确性、成本分析有效性、重要任务完成情况

考勤、服从安排、遵守制度

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能

备注

出纳员职务说明书

岗位名称

出纳员

岗位编号

所在部门

财务部

岗位定员

直接上级

财务部经理

工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

2012年7月

本职：

办理现金收付、支票手续和银行结算业务

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

负责现金收付、银行结算和记帐

工作

任务

负责审核收付款凭证，按规定办理款项收付业务；做好库存现金管理

定期盘点现金和核对银行存款对帐单，并编制“银行存款余额调节表”

建立健全出纳各种帐目，及时序时登记现金和银行存款日记帐，做到日清月结

定期核对现金日记帐与总帐，保证帐帐、帐款相符

职

责

二

职责表述：

办理支票手续和工资发放

工作

任务

负责执行支票管理制度。

负责复核员工工资表，保证及时正确发放公司员工薪酬

职

责

三

职责表述：

办理外币支付、银行结算和记账

工作

任务

支付各种外币费用，支付进口及代理进口货款

处理外汇各类银行单据

根据外汇各类凭证制单

登记外汇银行存款日记账

每月编制外汇银行存款余额调节表

及时答复业务员的各种询问

出国人员费用核定

职责五

职责表述：

财务经理交办的其他工作

权力：

对不符合财经法规和财会制度的原始凭证的拒绝入帐和支付现金权

工作协作关系：

内部协调关系

公司其他部门

外部协调关系

银行、外管局

任职资格：

教育水平

中专以上

专业

会计专业

培训经历

会计基础培训

经验

1年以上工作经验

知识

掌握会计基础知识、了解一定的财务管理知识、外贸进出口业务及相关的政策法规

技能技巧

能够熟练使用计算机和财务软件，熟练使用英语

具有网络的基本知识

个人素质

具有判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

计算机，计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜）

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔需要加班

所需记录文档

现金和银行存款日记帐、银行存款余额调节表、工资表等

考核指标：

出纳工作准确度、记帐工作及时性、重要任务完成情况

考勤、服从安排、遵守制度

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能

备注

税务职务说明书

岗位名称

税务

岗位编号

所在部门

财务部

岗位定员

直接上级

财务部经理

工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

2012年7月

本职：

负责办理退税事务，内贸及进口业务的核算及内贸涉税事务

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

协助财务经理制定部门工作规划

工作

任务

协助财务经理制定本部门的工作规划

职

责

二

职责表述：

负责退税事宜

工作

任务

根据相关单证制作退税明细表，编制退税报表

进行退税帐务处理，编制退税清单

负责税务部门进行的出口退税检查工作

处理其他与退税相关的事务

职

责

三

职责表述：

负责内贸及进口业务帐务处理

工作

任务

负责内贸和进口业务的帐务处理

制作内贸进口商品入库凭证

编制库存内贸商品明细表，并与各业务部核对，及时催讨对尚未流转的内贸采购发票

编制内贸、进口商品明细台帐，核对业务部门的内贸商品进销存月报表

定期与业务部、仓库保管人员盘点内贸存货，编制存货盘存情况表，统计存货损溢情况

职

责

四

职责表述：

负责内贸及进口业务核算，上报纳税申报表相关事宜

工作

任务

负责内贸及进口业务核算，确认内贸销售收入和销售成本，核算增值税

上报增值税、所得税、个人所得税以及其他税项的纳税申报表

核对应交税金明细账

购买发票、收据等

职责五

职责表述：

财务部经理交办的其他工作

权力：

各类退税流转单证的审核权

对内贸及进口业务相关凭证、单据的审核权

对内贸产品库存的检查权

工作协作关系：

内部协调关系

业务部、运作支持部、办公室等

外部协调关系

税务局，外经委

任职资格：

教育水平

大专以上

专业

会计类、税务类专业

培训经历

会计基础培训、税务机关培训及国家相关政策培训

经验

1年以上工作经验

知识

掌握会计基础知识、相关的税法知识，具备外贸进出口业务及相关的政策法规知识，了解一定的财务管理知识

技能技巧

能够熟练使用计算机和财务软件，熟练使用英语

具有网络的基本知识

个人素质

具有逻辑思维能力、判断与决策能力、沟通能力、人际能力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

计算机，一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜）

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔需要加班

所需记录文档

各退税报表、退税申报注销资料，纳税报表，核销单，员工日报表等

考核指标：

各类凭证、单据、报表处理的准确性、及时性、重要任务完成情况

考勤、服从安排、遵守制度

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能

备注

人力资源部经理职务说明书

岗位名称

人力资源部经理

岗位编号

所在部门

人力资源部

岗位定员

直接上级

工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

2012年7月

本职：

负责公司的人力资源规划、员工招聘选拔、绩效考核、薪酬福利管理、员工激励、培训和开发和沟通协调，保证公司人力资源供给和人力资源高效率

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

协助总经理制定人力资源战略规划，为重大人事决策提供建议和信息支持

工作

任务

根据公司发展战略组织制定人力资源战略规划，全面考虑干部和技术人员的梯队建设

参与公司重大人事问题的决策

定期组织收集有关人事招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为公司重大人事决策提供信息支持

职

责

二

职责表述：

负责公司人力资源战略的执行

工作

任务

根据公司的情况，组织制订公司用工制度、人事管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则和人力资源部工作程序，并组织实施

根据公司的发展规划，提出机构设置和岗位职责设计方案，对公司组织结构设计提出改进方案

职

责

三