项目档案管理办法试行.docx
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项目档案管理办法试行
太平洋建设集团有限公司
项目档案管理办法（2016试行）
总则
1.1为规范项目的档案管理工作，避免档案缺失和遗漏，保证档案完整、准确、及时，特制订本制度。
1.2项目档案是指在工程建设过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。
1.3各项目部须设专门档案室，并配备专职人员进行管理。
1.4档案实行统一规划、统一设计、分级管理的原则，以实现对档案的有效管理。
1.5因各地区档案归档标准要求不同，具体归档标准以当地城建馆、业主、监理单位、质监站要求为准。
1.6本制度适用于集团所有项目。
管理职责
2.1总部工程中心是太平洋档案管理工作的组织管理部门，具体职责如下：
2.2各平台工程中心总经理负责本制度的执行和落实，定期监督检查各项目的档案管理工作。
2.3项目部是档案工作的责任主体，负责集中统一管理本项目的档案，具体职责如下：
2.3.1执行集团档案管理相关制度、办法、标准等，进行档案的收集、整理和归档工作。
2.4档案管理者认真履行档案管理职责，做好档案的完整性、及时性、连续性、保密性。
2.4.1档案管理者应注意档案文件的流出、流入的台账记录工作，定期核实档案文件使用状态，保证档案文件的完整、连续。
2.4.2档案管理者应注意档案室的环境安全，做到防火、防水、防潮、防盗等安全工作，做好定期检查。
2.4.3档案管理者应做好保密工作，未经上级允许，不得外界，更不得对外泄露机密文件。
2.4.4因工作调动或其他原因离岗时，档案管理员做好档案交接工作，以档案清单或台账等书面形式在档案室内进行核实交接。
文书档案管理
3.1文书档案主要指各项目部在项目的日常管理活动中形成的各类收文、发文、通知、信函、会议记录、计划和总结等资料。
3.2归档范围
①、业务主管单位、各级政府要求贯彻执行的各类文件；
②、领导检查工作的重要指示、讲话记录及会议纪要；
③、总部下发的各类文件
①、工作计划、总结、统计报表；
②、简报、情况反映、典型材料；
③、请示、报告；
①、会议文件：
包括会议通知、报告、会议纪要、会议记录；
②、红头文件：
印发的、转发的各类文件；
③、“白头”文件：
工作计划、总结、调查报告、统计报表、大事记、重要的信件、电子邮件等。
3.3归档标准
总部归档示例
整体效果图：
卷内目录：
卷内目录
档号：
TPY-2016-100-2
序号
文件
编号
责任者
文件题名
日期
页号
备注
1
太建字〔2016〕11号
太平洋建设集团有限公司
关于加强汛期安全防范工作的紧急通知
2016.7.5
17
2
太建字〔2016〕12号
太平洋建设集团有限公司
关于要求下属集团规避用工风险的通知
12
3
太建字〔2016〕13号
太平洋建设集团有限公司
关于落实未注册到本集团的一级建造师尽快注册到位的通知
3
档号
TPY-2016-100-2
案卷题名
2016年度集团总部发文（11-13号）
档案脊背：
档号：
太平洋建设集团有限公司
2016年度集团总部发文（11-13号）
立卷单位
起止日期
档案封面：
工程档案管理
4.1工程档案指在工程建设过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。
4.2归档时间：
随办随归。
4.3归档标准：
原则上与文书档案基本相同。
（归档详细要求见附件1）
4.4归档范围：
见下表
工程档案分类及归档范围
类别
归档文件
保存单位
建设单位
设计单位
施工单位
监理单位
城建档案馆
工程准备阶段文件（A）类
A1
立项文件
1
项目建议书批复文件及项目建议书
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2
可行性研究报告批复文件及可行性研究报告
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▲
3
专家论证意见、项目评估文件
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4
有关立项的会议纪要、领导批示
▲
▲
A2
建设用地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书
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2
建设用地批准书
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3
拆迁安置意见、协议、方案等
▲
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4
建设用地规划许可证及其附件
▲
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5
土地使用证明文件及其附件
▲
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6
建设用地钉桩通知单
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A3
勘察、设计文件
1
工程地质勘察报告
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2
水文地质勘察报告
▲
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3
初步设计文件（说明书）
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4
设计方案审查意见
▲
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5
人防、环保、消防等有关主管部门（对设计方案）审查意见
▲
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6
设计计算书
▲
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7
施工设计文件审查意见
▲
▲
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8
节能设计备案文件
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A4
招投标文件
1
勘察、设计招投标文件
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2
勘察、设计合同
▲
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▲
3
施工招投标文件
▲
▲
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4
施工合同
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5
工程监理招投标文件
▲
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6
监理合同
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A5
开工审批文件
1
建设工程规划许可证及其附件
▲
?
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2
建设工程施工许可证
▲
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A6
工程造价文件
1
工程投资估算材料
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2
工程设计概算材料
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3
招标控制价格文件
▲
4
合同价格文件
▲
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5
结算价格文件
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A7
工程建设基本信息
1
工程概况信息表
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2
建设单位工程项目负责人及现场管理人员名册
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3
监理单位工程项目总监及监理人员名单
▲
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4
施工单位项目经理及质量管理人员名册
▲
▲
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监理文件（B）类
B1
监理管理文件
1
监理规划
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2
监理实施细则
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3
监理月报
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4
监理会议纪要
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5
监理工作日志
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6
监理工作总结
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7
工作联系单
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8
监理工程师通知
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9
监理工程师通知回复
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10
工程暂停令
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11
工程复工审查表
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B2
进度控制文件
1
工程开工报审表
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2
施工进度计划报审表
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B3
质量控制文件
1
质量事故报告及处理资料
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2
旁站监理记录
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3
见证取样和送检人员备案表
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4
见证记录
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5
工程技术文件审报表
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B4
造价控制文件
1
工程款支付
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2
工程款支付证书
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3
工程变更费用审报表
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4
费用索赔申请表
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5
费用索赔审批表
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B5
工期管理文件
1
工程延期申请表
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2
工程延期审批表
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B6
监理验收文件
1
工程竣工移交书
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2
监理资料移交书
▲
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施工文件（C类）
C1
施工管理文件
1
工程概况表
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2
施工现场质量管理检查记录
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3
企业资质证书及相关专业人员岗位证书
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4
分包单位资质报审表
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5
建设单位质量事故勘查记录
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6
建设工程质量事故报告书
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7
施工检测计划
?
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8
见证试验检测汇总表
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9
施工日志
▲
C2
施工技术文件
1
工程技术文件报审表
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2
施工组织设计及施工方案
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3
危险性较大分部分项工程施工方案
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4
技术交底记录
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5
图纸会审记录
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6
设计变更通知
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7
工程洽商记录（技术核定单）
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C3
进度造价文件
1
工程开工报审表
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2
工程复工报审表
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▲
3
施工进度计划报审表
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4
施工进度计划
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?
5
人、机、料动态表
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6
工程延期申请表
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▲
▲
7
工程款支付申请表
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8
工程变更费用报审表
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9
费用索赔申请表
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C4
施工检验文件
出厂质量证明文件及检测报告
1
水泥产品合格证、出厂检验报告
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2
各类砌块、砖块合格证、出厂检验报告
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▲
3
砂、石料产品合格证、出厂检验报告
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4
钢材产品合格证、出厂检验报告
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5
粉煤灰产品合格证、出厂检验报告
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6
混凝土外加剂产品合格证、出厂检验报告
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▲
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7
商品混凝土产品合格证
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8
商品混凝土出厂检验报告
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▲
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9
预制构件产品合格证、出厂检验报告
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▲
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10
道路石油沥青产品合格证、出厂检验报告
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▲
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11
沥青混合料（用粗集料、用细集料、用矿粉）产品合格证、出厂检验报告
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▲
?
12
沥青胶结料（用粗集料、用细集料、用粉）产品合格证、出厂检验报告
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▲
?
13
石灰产品合格证、出厂检验报告
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▲
?
14
土体试验检验报告
▲
▲
?
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15
土的有机质含量检验报告
▲
▲
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16
集料检验报告
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▲
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17
石材检验报告
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▲
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18
土工合成材料力学性能检验报告
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19
其他施工物资产品合格证、出厂检验报告
进场检验通用表格
1
材料、构配件进场验收记录
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2
见证取样送检汇总表
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?
进场复试报告
1
主要材料、半成品?
、构配件、设备进场?
、复检汇总表
▲
▲
▲
▲
2
见证取样送检检验成果汇总表
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▲
3
钢材进场复试报告
▲
▲
▲
▲
4
水泥进场复试报告
▲
▲
▲
▲
5
各类砌块、砖块进场复试报告
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▲
▲
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6
砂、石进场复试报告
▲
▲
▲
?
7
粉煤灰进场复试报告
▲
▲
▲
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8
混凝土外加剂进场复试报告
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▲
▲
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9
道路石油沥青进场复试报告
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10
沥青混合料（用粗集料、用细集料、用矿粉）进场复试报告
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▲
?
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11
沥青胶结材料进场复试报告
▲
▲
?
▲
12
石灰进场复试报告
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?
13
预制小型构件复检报告
▲
▲
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14
其他物资进场复试报告
C5
施工记录文件
1
测量交接桩记录
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▲
2
工程定位测量记录
▲
▲
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▲
3
水准点复测记录
▲
▲
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▲
4
导线点复测记录
▲
▲
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▲
5
测量复核记录
▲
▲
?
▲
6
沉降观测记录
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▲
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▲
7
道路高程测量成果记录（路床?
、基层、?
面层）
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?
▲
8
隐蔽工程检查验收记录
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▲
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▲
9
工程预检记录
▲
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10
中间检查交接记录
▲
?
?
▲
11
水泥混凝土浇筑施工记录
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▲
?
▲
12
同条件养护混凝土试件测温记录
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?
13
混凝土开盘鉴定
?
?
14
沥青混合料到场及摊铺、碾压测温记录
▲
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15
桩施工成果汇总表
▲
▲
?
▲
16
桩施工记录
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▲
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▲
17
其他施工记录文件
C6
施工试验记录及检测文件
1
土工击实试验报告
▲
▲
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▲
2
沥青混合料马歇尔试验报告
▲
▲
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▲
3
地基钎探试验报告
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▲
?
▲
4
路基压实度检验汇总表
▲
▲
?
▲
5
基层／沥青面层压实度检验汇总表
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▲
?
▲
6
压实度检验报告
▲
▲
?
▲
7
压实度检验记录
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▲
▲
8
沥青混合料压实度检验报告
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▲
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▲
9
填土含水率检测记录
▲
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10
石灰（水泥）剂量检验报告（钙电击法）
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11
石灰、水泥稳定土中含灰量检测记（EDTA法）
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▲
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12
基层混合料无侧限饱水抗压强度检验汇总表
▲
▲
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13
无侧限饱水抗压强度检验报告
▲
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▲
14
沥青混合料（矿料级配及沥青用量）检验报告
▲
▲
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15
水泥混凝土强度检验汇总表
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▲
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▲
16
水泥混凝土抗压强度统计评定表
▲
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▲
17
水泥混凝土配合比申请单、通知单
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?
18
水泥混凝土抗压强度试验报告
▲
▲
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19
水泥混凝土抗折强度统计评定表
▲
▲
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▲
20
水泥混凝土抗折强度检验报告
▲
▲
?
▲
21
水泥混凝土配合比设计试验报告
▲
▲
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22
道路基层、面层厚度检测报告
▲
▲
?
▲
23
砂浆试块强度检验汇总表
▲
▲
?
▲
24
砂浆抗压强度统计评定表
▲
▲
?
▲
25
砂浆抗压强度检验报告
▲
▲
?
▲
26
砂浆配合比申请单、通知单
?
?
27
砂浆配合比设计试验报告
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▲
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28
承载比（CBR）试验报告
▲
▲
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29
平整度检测报告（?
3m?
直尺、测平仪检查〉
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30
道路弯沉值测试成果汇总表
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▲
31
道路（沥青面层）弯沉值检验报告
▲
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32
道路（路床、基层）弯沉值检验报告
▲
▲
?
▲
33
道路弯沉值检验记录
▲
▲
?
34
路面抗滑性能检验报告
▲
▲
?
▲
35
相对密度试验报告
▲
▲
?
▲
36
其他施工试验及检验文件
C7
施工质量验收文件
1
路基分部（子分部）工程质量验收记录
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▲
▲
2
路基检验批质量验收记录
▲
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?
3
基层分部（子分部）工程质量验收记录
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▲
▲
4
基层检验批质量验收记录
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?
5
面层分部（子分部）工程质量验收记录
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▲
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▲
6
面层工程检验批质量验收记录
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?
?
7
广场与停车场分部（子分部）工程质量验收记录
▲
▲
▲
▲
8
广场与停车场工程检验批质量验收记录
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?
9
人行道分部（子分部）工程质量验收记录
▲
▲
▲
▲
10
人行道工程检验批质量验收记录
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11
人行地道结构分部（子分部）工程质量验收记录
▲
▲
▲
▲
12
人行地道结构工程检验批质量验收记录
▲
?
?
▲
13
挡土墙分部（子分部）工程质量验收记录
▲
▲
▲
▲
14
挡土墙工程检验批质量验收记录表
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?
?
▲
15
附属构筑物分部、分项工程质量验收记录
▲
▲
▲
▲
16
附属构筑物工程检验批质量验收记录
▲
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?
▲
17
道路工程各分部分项工程质量验收记录
▲
▲
?
▲
18
其他施工质量验收文件
C8
施工验收文件
1
单位（子单位）工程竣工预验收报验表
▲
▲
▲
2
单位（子单位）工程质量竣工验收记录
▲
▲
▲
▲
▲
3
单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
▲
▲
▲
▲
4
单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
▲
▲
▲
▲
5
单位（子单位）工程外观质量检查记录
▲
▲
▲
▲
6
施工资料移交书
▲
▲
7
其他施工验收文件
竣工图（D）类
1
道路竣工图
▲
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▲
工程竣工文件（E）类
E1
竣工验收与备案文件
1
勘察单位工程评价意见报告
▲
?
?
▲
2
设计单位工程评价意见报告
▲
▲
?
?
▲
3
施工单位工程竣工报告
▲
▲
?
▲
4
监理单位工程质量评估报告
▲
?
▲
▲
5
建设单位工程竣工报告
▲
▲
?
▲
6
工程竣工验收会议纪要
▲
▲
▲
▲
▲
7
专家组竣工验收意见
▲
▲
▲
▲
▲
8
工程竣工验收证书
▲
▲
▲
▲
▲
9
规划、消防、环保、人防等部门出具的认可或准许使用文件
▲
▲
▲
▲
▲
10
市政工程质量保修单
▲
▲
▲
11
市政基础设施工程竣工验收与备案表
▲
▲
▲
▲
▲
12
道路工程档案预验收意见
▲
?
▲
13
城建档案移交书
▲
▲
14
其他工程竣工验收与备案文件
E2
竣工决算文件
1
施工决算文件
▲
?
▲
2
监理决算文件
▲
▲
?
E3
工程声像文件
1
开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片
▲
?
?
▲
2
工程建设过程的录音、录像文件（重大工程）
▲
?
?
▲
E4
其他工程文件
说明：
标注黄色的为各项目部需要归档的范围，具体按当地城建档案馆和业主要求进行归档；其他未标注颜色各单位的归档范围仅供参考，其中▲表示原件，?
表示复印件。
声像档案管理
5.1声像档案是工程档案的重要组成部分（含照片、录音、录像等），要求各项目在重要工程节点必须要有完整的声像材料归档。
5.2归档范围
5.2.1国家领导人、各级政府领导、着名人物等来本项目视察、检查、参观、洽谈业务形成的声像档案。
5.2.2本项目获得国家、各级政府或其他权威机构表彰或接受重要媒体采访形成的声像档案。
5.2.3集团领导视察、检查项目工作或参加重大活动形成的声像档案。
5.2.4本项目召开的重要会议（工作会议、专题会议、表彰会议）、举办的重大活动、培训、安全演练等形成的声像档案。
5.2.5本项目参加社会公益活动、捐资助学、抗震救灾等形成的声像档案。
5.2.6其他新闻部门等媒体录制、拍
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