技改项目档案管理办法.docx
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技改项目档案管理办法
技改项目档案管理办法
1目的
为加强公司技改建设项目档案管理，确保档案齐全、完整、准确和及时归档，特制订本办法。
2范围
适用于公司园区的新建、扩建、改建、设备等技改项目档案管理。
3管理机构和职责
3.1技改办公室负责对公司技改项目文件材料的收集、整理、立卷、归档进行业务指导、督促、检查及验收；
3.2项目部负责管理所属技改项目全过程的资料收集、整理、立卷及归档等工作；
3.3财务、审计、招标及设备管理等部门负责技改项目建设过程中相对应的资料收集、整理、立卷及归档等工作；
4内容和要求
4.1内容：
项目全过程中形成的各种文字、图表、声像等不同形式历史记录，具体归档范围见《中联重科基本建设工程项目档案归档范围》附件一；
4.2要求
4.2.1技改项目档案工作应和项目建设同步，即项目申请立项时开始对文件材料的收集、整理进行阶段性归档；
4.2.2项目部应将技改项目文件材料的形成、积累、收集、归档纳入职责范围内，并制订相应内部检查、考核制度；
4.2.3项目部在签订项目建设合同时应涵盖档案文件的质量、套数及移交时间等条款；总承包方在办理工程尾款时必须向财务部门提交有质监部门认可的《工程竣工验收备案表》（湘备2001-1）；
4.2.4办理内部验收时，技改办公室负责对项目文件的完整、准确性进行检查，对检查中发现的问题提出限期整改意见，验收合格后方可办理内部验收；
4.2.5文件的收集和整理
1）技改项目文件材料收集、整理必须符合公司档案管理制度及当地质监部门竣工档案归档要求；
2）归档文件材料须字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备，项目建设施工全套资料文件原则上应是原件，如特殊原因无法提供原件，需在复印件上注明原件去向。
管理性文件按时间顺序排列，排列方法：
正件在前、附件在后；初稿在前，定稿在后；批复在前，请示在后；
3）根据技改项目文件材料形成规律，组卷原则需保持有机联系和利于查考，对内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，一项一卷或若干卷，管理性文件材料排在整个项目首卷，其它材料按文件性质分别组成案卷，在档案首页填写卷内目录（附件二1），末页填写备考表（附件二2），页码及档案盒面均采用铅笔手工（2B铅笔）填写；
4）案卷装订采用三点一线、易解结的装订方式（线绳），装订厚度可根据每卷（册、本）文件内容采用公司统一档案盒厚度订制（参照公司《档案管理制度》），装订完后分别存放档案盒，卷内需剔除易生锈的金属物和塑料制品；
5）技改项目结束（含最终完成、阶段完成）后，根据内容构成和形成特点,按项目园区、使用单位、单项工程进行分类编号；
4.2.6项目文件的移交归档
1）归档文件须具备完整性、准确性、系统性及有效性；
2）技改项目招标、审计、财务及设备管理等文件可按以下两种方式向公司（分公司）档案室移交归档：
①按阶段，将项目分成若干阶段，在项目完成的各个时间节点进行文件归档；②即时归档，按重要文件的形成时间进行归档，移交清单在移交完成后一周内报技改办公室备案（纸质、电子版）（附件四）；
3）项目部在项目完成内部验收后90日历天内将全套项目文件向公司（分公司）档案室移交归档，如遇特殊情况无法提交当地政府部门验收资料的须在移交清单注明原因及提交时间；移交清单在移交完成后一周内报技改办公室备案（纸质、电子版）；
5其它事宜参照公司《档案管理制度》。
6记录
6.1附件一：
《基本建设工程项目档案归档范围》
6.2附件二：
《卷内目录》、《卷内备考表》
6.3附件三：
《移交清单》暨《建设项目施工文件材料目录》、《建设项目监理文件材料目录》
6.4附件四：
《文件材料移交（接收）登记表》
附加说明：
本办法由技改办公室提出并负责解释。
本办法主要起草人：
本办法审核人：
本办法批准人：
附件一：
基本建设工程项目档案归档范围
序号
归档文件
保管期限
归档部门
1
可行性研究、任务书
1.1
项目建议书及批复
永久
项目部
1.2
可行性研究报告
永久
项目部
1.3
项目评估（包括借贷承诺评估）、论证
永久
项目部
1.4
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
项目部
1.5
设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复
永久
项目部
1.6
项目地址选择
永久
项目部
2
设计基础资料
2.1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
项目部
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
项目部
3
设计文件
3.1
总体规划设计
永久
项目部
3.2
方案设计
永久
项目部
3.3
初步设计
永久
项目部
3.4
施工图设计
长期
项目部
3.5
设计计算书
长期
项目部
3.6
关键技术试验
永久
项目部
3.7
设计评价、鉴定及审批
永久
项目部
4
项目管理文件
4.1
征地文件
4.1.1
征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图
永久
项目部
4.1.2
建设用地规划许可证
永久
项目部
4.1.3
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久
项目部
4.2
计划、投资、统计、管理文件
4.2.1
概算、预算管理、差价管理文件
长期
审计部门
4.2.2
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
长期
项目部
4.3
招标投标、承发包合同协议
4.3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
招标部门
4.3.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
招标部门
4.3.3
开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期
招标部门
4.3.4
中标通知书
长期
招标部门
4.3.5
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
长期
项目部
4.4
专项申请、批复文件
4.4.1
环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等文件
永久
项目部
4.4.2
水、暖、电、煤气等供应协议书
长期
项目部
4.4.3
原料、材料、燃料供应来源文件
长期
项目部
5
施工文件
5.1
建筑施工文件
5.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
项目部
5.1.2
施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表
长期
项目部
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
项目部
5.1.4
建筑材料试验报告
长期
项目部
5.1.5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续
永久
项目部
5.1.6
施工定位测量、地质勘探
永久
项目部
5.1.7
土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图
永久
项目部
5.1.8
施工日记、大事记
短期
项目部
5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
项目部
5.1.10
工程记录及测试、沉降、位移，变形监测记录、事故处理报告
永久
项目部
5.1.11
工程质量检查、评定、保证体系审查表
永久
项目部
5.1.12
施工总结、技术总结
长期
项目部
5.1.13
交工验收记录证明
永久
项目部
5.1.14
工程竣工报验单、竣工报告、竣工验收报告
永久
项目部
5.1.15
竣工图
永久
项目部
5.2
设备及管线安装施工文件
5.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
项目部
5.2.2
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
短期
项目部
5.2.3
设计变更、材料、零部件、设备代用审批手续
永久
项目部
5.2.4
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
永久
项目部
5.2.5
隐蔽工程检查验收记录
永久
项目部
5.2.6
强度、密闭性试验报告
长期
项目部
5.2.7
设备、网络调试记录
长期
项目部
5.2.8
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
项目部
5.2.9
工艺管网的系统试压合格证、试验记录
长期
项目部
5.2.10
管线清洗、通水、消毒记录
短期
项目部
5.2.11
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
项目部
5.2.12
中间交工验收记录证明、工程质量评定
永久
项目部
5.2.13
工程竣工报验单、竣工报告、竣工验收报告
永久
项目部
5.2.14
竣工图
永久
项目部
5.3
电气、仪表安装施工文件
5.3.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
项目部
5.3.2
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
短期
项目部
5.3.3
设计变更、材料、零部件、设备代用审批手续
永久
项目部
5.3.4
调试、整定记录
长期
项目部
5.3.5
性能测试、校核
长期
项目部
5.3.6
施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
永久
项目部
5.3.7
操作、联动试验
短期
项目部
5.3.8
电气装置交接记录
短期
项目部
5.3.9
中间交工验收记录、工程质量评定
永久
项目部
5.3.10
工程竣工报验单、竣工报告、竣工验收报告
永久
项目部
5.3.11
竣工图
永久
项目部
6
监理文件、资料
6.1.
监理合同协议、监理大纲、监理规划及监理细则
长期
项目部
6.2
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审
长期
项目部
6.3
施工组织设计（方案）、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审
长期
项目部
6.4
开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书
长期
项目部
6.5
设计变更、材料、零部件、设备代用审批
长期
项目部
6.6
协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件
长期
项目部
6.7
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期
项目部
6.8
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
长期
项目部
6.9
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期
项目部
6.10
工程质量事故、施工安全事故报告
长期
项目部
6.11
工程进度计划、实施、分析统计文件
长期
项目部
6.12
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期
项目部
6.13
单元工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估
长期
项目部
6.14
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期
项目部
6.15
监理工作声像文件
长期
项目部
7
工艺设备文件
7.1
设备技术协议
长期
项目部
7.2
设备、材料采购合同、出厂质量合格证明
长期
项目部
7.3
设备预验收记录
长期
项目部
7.4
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
长期
项目部
7.5
设备图纸、使用说明书、零部件目录
长期
项目部
7.6
设备安装调试、测定数据
长期
项目部
7.7
设备验收表
长期
项目部
8
涉外文件
8.1
询价、报价、投标文件
短期
项目部
8.2
合同、合同附件
永久
项目部
8.3
谈判协议、议定书
永久
项目部
8.4
谈判记录、谈判过程中外商提交的材料
长期
项目部
8.5
出国考察及收集来的有关材料
短期
项目部
8.6
国外各设计阶段文件
永久
项目部
8.7
各设计阶段审查议定书
永久
项目部
8.8
技术问题来往函电
永久
项目部
8.9
国外设备材料检验及设计联络文件
永久
项目部
8.10
国外设备储存、运输
短期
项目部
8.11
设备开箱检验记录、商检及索赔
永久
项目部
8.12
国外设备、材料的防腐、保护措施
短期
项目部
8.13
外国技术人员现场提供的文件材料
长期
项目部
9
生产技术准备、试生产
9.1
技术准备计划
短期
使用部门
9.2
试生产管理
短期
使用部门
9.3
设备试车、验收、运转、维护记录、负荷试车条件确认表、系统通电确认表
长期
使用部门
9.4
试生产产品质量鉴定报告
短期
使用部门
9.5
安全操作规程、事故分析报告
长期
使用部门
9.6
运行记录
短期
使用部门
9.7
技术培训材料
短期
使用部门
10
财务、审计管理文件
10.1
财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计
短期
财务部门
技改办
10.2
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明
永久
审计部门
10.3
交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册
永久
资产管理部门
11
竣工验收文件
11.1
项目竣工验收报告
永久
项目部
11.2
工程设计总结
永久
项目部
11.3
工程监理总结
永久
项目部
11.4
项目质量评审材料
永久
项目部
11.5
工程现场声像材料
永久
项目部
11.6
工程审计文件、材料、决算报告
永久
审计部
11.7
竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
永久
项目部
11.8
环境保护、劳动安全卫生、消防、档案等验收审批文件
永久
项目部
11.9
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
长期
项目部
12
项目部综合管理文件（项目呈批文件、对内对外工作联系函及项目相关会议纪要等
长期
项目部
附件二
（1）：
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页次
备注
附件二
（2）
卷内备考表
本卷情况说明：
立卷人：
检查人：
立卷时间：
填写说明：
1.本卷情况说明：
填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2.立卷人：
由责任立卷者签名。
3.检查人：
由案卷质量审核者签名。
4.立卷时间：
填写立卷完成的日期。
附件三：
（1）
建设项目施工文件材料目录
项目名称
序号
文件名称
份数
页数
备注
施工单位（章）
整理人：
项目经理：
日期：
监理单位（章）
总监理工程师：
日期：
建设单位（章）
接收人：
项目负责人：
日期：
附件三
（2）
建设项目监理文件材料目录
项目名称
序号
文件名称
份数
页数
备注
监理单位（章）
总监理工程师：
日期：
建设单位（章）
接收人：
项目负责人：
日期：
附件四：
文件材料移交（接收）登记表
移交（接收）时间：
年月日共页第页
序号
文号或图号
责任者
题名
日期
页数
备注
核查意见
（接收部门）
反馈意见
（移交部门））
移交单位：
经办人及
联系方式
接收单位：
经办人及
联系方式
移交意见：
负责人：
接收意见：
负责人：
升级会员 