外贸英语函电Chapter-one-Business-Letter-Writing.ppt

外贸英语函电Chapter-one-Business-Letter-Writing.ppt

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外贸英语函电,主讲教师：

刘艳,preface,1.DefinitionEnglishbusinesscorrespondencereferstotheletters,cables,telexes,faxesande-mailsdealingininternationalbusiness,aswellasindomestictrade,ofcourse.外贸函电就是指在对外贸易中所使用的信件、电报、电传和传真。

2.AimThepurposeofthiscourseistohelpyoulearnhowtowritegoodbusinesslettersbyusingup-to-dateexpressionsinthesimplestpossiblelanguage教会同学们运用最简练、最新颖的表达法来撰写和阅读一封标准的外贸函电。

学习内容：

本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。

外贸实务基本环节有：

建立业务关系、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。

Contents,Chapter1Writtencommunication-anoverviewChapter2EstablishmentofBusinessRelationsChapter3InquiriesandrepliesChapter4MakingQuotations&OffersChapter5Counteroffers&DecliningOrdersChapter6Acceptance&Orders,Chapter7TermsofPaymentChapter8LetterofCreditChapter9Packing&ShipmentChapter10InsuranceChapter11Complaints&ClaimChapter12AgencyChapter13E-Mails,学习方法,外贸函电是一门实践操作性很强的课程，以技能训练为主，通过技能训练把基础英语技能和外贸英语知识有机结合。

大家必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。

基本学习方法；课前预习、课后温习熟能生巧,Features,1）Ithasitsuniquelanguagestyleandjargons。

独特的语言风格和用语：

正式、礼貌和克制Weareinthemarketforsilkblousesandshouldbepleasedifyoukindlyquoteusyourkeenestpricesforthegoodslistedbelow.,2.Itisfullofbusinessterminationsandabbreviations充满了贸易术语、缩略语和缩写词,贸易术语：

quote报价inquiry询价offer报盘counter-offer还盘claim索赔缩略语：

L/C信用证CIF成本加保险加运费FOB船上交货缩写词：

YL11/11RVDWehavereceivedyourletterofNov11th.ASAPAssoonaspossible,3）ThereisacloserelationsbetweenEBCandinternationaltrade内容与外贸业务实践密切相关immediateshipment立即装船国际惯例30天内装船美国10天内装船,Thelayoutofabusinessletter商务书信的结构,Standardparts（必需部分）:

（1）TheLetterhead信头

（2）Theinsideaddress封内地址（3）Thedate日期（4）Thesalutation称呼（5）Thebodyoftheletter正文（6）Thecomplimentaryclose客套结尾礼词（7）Thesignature签名,1）TheLetterhead信头,写信人（sender）的单位名称和地址（包括邮编）。

还可加上电话号码、传真号、及E-mail地址等，以便于收信人选择答复的方式。

有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。

如需打印，则信头位于信纸的右上角信头的作用：

1）使收信人一眼就看清来信人的名称地址；2）便于收信人在回信时抄写地址；3）起广告的作用注意事项：

地址的排列应由小到大,2）TheDate日期,打印日期注意事项：

A.年份应完全写出，不能用（07）代替（2007）B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，最好不用缩写。

C.日期可用基数字或序数字。

3rdNovember,20033November,2003November3rd,2003November3,2003,3）TheInsideAddress封内地址,把信封上的收信人（receiver）的姓名和地址原封不动抄写在信纸的左上部。

日期下端2-3行对发信人而言:

1）发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；2）发信后便于准确归档，便于以后查找。

对收信人而言：

1）收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；2）收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。

现在比较流行天窗式的封内地址,4）TheSalutation称呼,写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面两行，与封内地址平头。

公司对公司：

Dearsirs,Gentlemen:

执事先生，敬启者专门写给某个人：

Dearsir,DearMadam;如果很熟，则可写出姓名,如：

DearMr.Bush,DearMissSmith,5）BodyoftheLetter正文,正文是书信的主体，表达发信人的意见。

在信的开头有开头语（OpeningSentences）,自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。

6）ComplimentaryClose客套结束礼词,一种客套用语，它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。

如：

DearSir（s）,Yoursfaithfully,orFaithfullyyours,Gentlemen:

Trulyyours,orYourstruly,DearMr.xx,Yourssincerely,orSincerelyyours,下级给上级、子公司给总公司、厂矿企业给银行写信时使用的客套结束礼词是：

Yoursrespectfully,7）TheSignature签名,在客套结束语的下面，间距约2-3行。

首先应将公司的名称用大写打出，然后是法人手写签名。

签名的下面还要打出法人的姓名和职务。

如果信件是由负责人口授，由秘书或打字员打印的，可以在签名前用“P.P”或“for”来表明是授权来写此信的。

Optionalparts可供选择部分,8）thereferences参考编号9）thespecialmarkings特殊标记10）Thesubjectline事由/标题11）theenclosure附件12）thecarboncopynotation抄送,8）Thereferences参考编号,写信人为了便于归档分类而编的号，加上这一项就成为信头的一部分。

Ourref.No发文号Yourref.No收文号，来文号对方来信时的发文号，在回信时要写在来文号中，例如：

在对方来信中Ourref.No.1234,那么我们在回信时要写成Yourref.No.1234,9）Thespecialmarkings特殊标记,表示信件是机密的，通常作为封内地址的一部分，在封内地址的前一行。

可以用大写打印或在大写字母下加以下划线。

Theattentionline经办人姓名/代号,Theattentionlineisusedtodirectthelettertoaspecialindividualorsectionofthefirm.Itgenerallyfollowedtheinsideaddress.这里姓名只是笼统说法目的是为了避免不必要的担搁.,10）Thesubjectline标题/事由,在称呼和正文之间，与正文平行，与称呼间隔两行目的是为了使信件得到及时处理，也便于收信人分拣、归档和查阅,11）Enclosure附件,如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.附件位置一般位于信纸的左下角。

如附件不止一件应注明2Enclsor3Encls,或详细列明如下：

Enclosure:

AsSatedEnclosuresEnclosures2Encl.Encls.2InvoicesEnc:

1Photo1Certificate,12）TheCarbonCopyNotation抄送,如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“C.C.xxx”如果写信人不想让别人知道此信抄送的具体单位，可以在前加上BCC（blindcarboncopy）.,3.TheFormofaBusinessLetter格式,1）缩行式：

IndebtedStyle封内地址和其他需要分行打字部分，后一行都比前一行缩进二格或三格；信的正文，每段的开始一行都缩进若干格。

2）平头式：

fullBlockedstyle信的所有项目一律向左看齐，每一行字从左边的空白边缘处打起。

行距为单行距，段距为双行距。

整齐划一，省时省事。

但右边空白太多，布局不太平衡。

3）改良平头式modifiedblockedstyle把完全平头式中的一些项目（日期、结束礼词、签名等）从左边移到右边，布局协调一些。

4）混合式semi-blockstylewithindentedparagraphs封内地址及其他需要分行的部分，采用改良平头式正文采用缩行式，每一段的第一行缩进若干格,4.AddressingEnvelopes信封的书写,ReturnAddress,Stamp,Address,Remarks,贴邮票,写信人地址,收信人地址,附注,信封地址与封内地址写法相同，可用缩行式或平头式，最好与信内所采用的格式一致。

收信人名称地址一般打在信封的下半部偏右。

发信人的名称地址在信封的左上角。

邮票应贴于封面的右上角。

Messrs.用于以姓氏或姓氏命名的公司的前面。

如Messrs.C.John&Company这个公司至少是两个人且必须都是男性。

Messrs.一般仅限于写地址时用，表示尊称。

如果一个公司的名称中有姓名，但它是一个股份制有限公司，一般不用Messrs.，其名称应为C.John&Companylimited.,Envelopesaddressing,Whenaletterismailedtoathirdpersonwhoisboundtopassitontotheaddressee,writethethirdpersonsnamedownbelowtheaddressees,writethewordscareofinfrontofit.C/O=careof/incareof请某某转交某某AC/OB由B转交AMr.ClintonC/OMr.Bush,Remarks附注,1.Private私人信2.Confidential机密信3.Registered挂号邮件4.Express快递邮件5.OrdinaryMail平信6.Immediate（Urgent）急件7.PrintedMatter印刷品8.Sample样品9.ByAir航空,WritingPrinciplesofbusinessLetters,7“C”s1）Consideration体谅，考虑周到写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

2）Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

3）Clarity清楚意思表达明确，要注意：

（一）避免用词错误：

（二）注意词语所放的位置：

（三）注意句子的结构：

4）Conciseness简洁

（一）避免废话连篇

（二）避免不必要的重复（三）短句、单词的运用,5）Concreteness具体6）Completeness完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。

7）Correctness正确,RemembertheKISSprinciples,KISSstandsfor:

KeepItShortandSimple,KISSmeansinsteadoflongorcomplexwords,useshortones.,Useactivenotpassivevoice,Voiceisagrammaticaltermthatreferstowhetherthesubjectofthesentenceisactingorreceivingtheaction.Usingactivevoicecanconsiderablyimproveyourwritingstyle.Activevoicemakesyourwritingmoreinteresting,morelivelyandmore-well,active!

Activevoice:

Tomplayedtheviolin.Passivevoice:

TheviolinwasplayedbyTom.,Makecomparisons:

Structuringcommunications,4POINTPLAN,Introduction（BackgroundandBasics）,Details（FactsandFigures）,ResponseorAction（Conclusion）,Close（Asimpleone-liner）,1,2,3,4,ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&ExportCorporationDalianBranch111RenminRoad,Dalian,ChinaEmail:

Tel:

86-411-82828278Fax:

86-411-82828269Internet:

http:

/www.Chinalight.Com.Cn/chi-version/dalian.htmWDF/LLAugust23,2006theHeadofExportDepartmentBriddle,SawyerCo.LtdFitzoryStreetLondon,SW825dyEngland,Dearsir,100%CottonBedSheetsWethankyouforyourletterofAug.16enquiringforthecaptionedgoods.Theenclosedbookletcontainsdetailsofallourbedsheetsandwillenableyoutomakeasuitableselections.Welookforwardtoreceivingyourspecificenquirywithkeeninterest.Yoursfaithfully,CHINANATIONALLIGHTINDUSTRIALPRIDUCTSIMPORT&EXPORTCORPORATIONWangDafa,DalianBranchMannagerEnc.AsStated.CctoABCCompany,ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&ExportCorporationDalianBranch111RenminRoad,Dalian,ChinaBriddle,SawyerCo.Ltd125FitzoryStreetLondon,SW825dyEngland,