制度汇编xx集团管理制度全套.docx
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制度汇编xx集团管理制度全套
XX集团管理制度（草稿）
目录
第一章员工行为规范………………………第1页
第二章公文、印鉴、档案管理制度……第6页
第三章车辆管理制度…………………第15页第四章财务制度………………………第18页
第五章食堂管理制度…………………第24页
第六章采控合约制度…………………第25页
第七章审计监察制度…………………第27页
第八章各部门岗位职责…………………第28页
第九章责任追究制度…………………第31页第十章廉洁制度………………………第33页
第十一章薪酬及福利制度………………第34页
员工行为规范
第一章总则
第一条为了规范集团员工行为，维护企业形象，树立员工的良好行为规范，促进集团文明、和谐、健康发展，特制定本管理规范。
第二章礼仪
第二条仪容仪表。
保持仪容仪表整洁、注意清洁卫生，男士不蓄留长发、胡须，女士可化淡妆，但不涂颜色怪异的指甲油、不戴夸张首饰。
第三条言谈举止。
谈吐彬彬有礼，举止大方，不卑不亢，体现积极向上、乐观开朗精神风貌。
办公时宜使用礼貌公务规范用语，在友善、和谐、职业化的气氛下与他人进行交谈，说话应简明扼要，办事以效率和业绩为先。
第四条公务介绍：
（一）与客人初次见面时应主动自我介绍，在正式场合需向客人呈递名片。
（二）作为第三方，介绍第一方、第二方时，应遵循“位高者先知”的原则，即先介绍职位、身份较低的一方，再介绍职位、身份较高的一方，应先介绍主人，后介绍客人；先介绍晚辈，后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体；先介绍男士后介绍女士。
介绍双方的主要内容应基本对称，严禁对其中一方不厌其详，而另一方则轻描淡写，此种行为属严重失礼。
第五条交换名片：
（一）事先将名片放在适当的地方以便随时取用。
（二）外事交往中，一般不宜向人索要名片。
（三）在递送本人名片时，应面带微笑，用右手或双手执名片。
（四）使名片正面朝着对方，以齐胸的高度不紧不慢地递送过去，同时可以说明“请多关照”、“今后常联系”等。
第六条握手。
在相互介绍和会面时，握手不需用力。
应由主人、年长者、身份高者、女士先伸手。
客人、年轻者、身份低者见面先问好，待对方伸手时再握手。
第七条公务交谈：
（一）“关心有度”。
在切入公务主话题前5分钟可对熟悉的话题先表示“私人关切”但要适度，随后自然转向公务主话题，在偏离主话题时，应把握时机地切换回来，不易在私人话题上耗费过多时间。
（二）“距离有度”。
与人交谈要保持一定距离，不使其产生被"侵犯"之感，但又不至于太冷淡；
（三）“举止有度”。
避免动作过于亲密随意，引起误会。
第八条倾听。
养成良好倾听的习惯，不轻易打断客户的谈话或随意转移话题。
第九条手势。
交谈中可适当做些手势，但切忌手舞足蹈，高声喧哗。
第十条目光。
在相互交谈时，目光应注视对方脸部，亲切自然，表示专心。
不要左顾右盼、注视别处或看手表等，显示出不耐烦或漫不经心的状态。
第十一条规范坐姿。
坐姿端正，在较正式的场合，要求坐时上身端正挺直，不可以把腿、脚伸直半躺半坐。
坐时保持背部挺直，无论坐的是椅子还是沙发，要求都要保持浅坐姿式：
男性两膝间要容得下一拳左右的位置或双膝与肩等宽。
女性两膝则要求并拢，也可采取两腿交叉姿态。
双膝不得向两旁打开而坐，坐的身体位置可稍有偏斜，与人正面对坐时不要正襟危坐，要侧坐。
严禁跨骑椅子的坐势习惯，严禁趴、伏、靠在桌子上，严禁仰、斜倚在椅子上，严禁将脚放在桌子上。
第十二条电话礼仪：
（一）电话铃响不应超过三声。
（二）使用标准语言、语气柔和、清晰，有礼貌。
（三）无论对方何种态度、语言，都须心平气和，态度和蔼、有礼有节地应对。
（四）在办公场所或公共场所接听电话时，声音不要太大，以免影响他人工作。
（五）电话中重要的事件，需作记录并进一步跟踪解决，及时回复。
（六）电话结束时，要先说"再见"再挂机，挂机时要轻放。
第十三条守时。
要养成守时的好习惯。
约见客人应遵守时间并提前10分钟到达，不得迟到或失约。
如因故不能前往，一定要提前通知客人。
第十四条打招呼。
见到客人时，应主动打招呼，做到礼貌热情。
出入房间、上下电梯，应让客人先行。
第十五条乘坐车辆。
应让客人先上车，并将好的座位安排给客人。
第十六条有效沟通。
注意有效的与客户沟通。
在有效的时间内，让客人听到他希望了解的信息，我们需要宣传的信息。
不要不顾客人的反映，只顾自己讲自己的。
第十七条拜访客户。
到客户办公室时，不要擅自乱翻、乱动客户的资料、书籍和办公设备，未经客户同意，不随意使用客户电话。
主动了解并严格遵守客户的各项规章制度。
第三章职业道德
第十八条思想品德。
提倡敬业精神、合作精神、团队精神，保持积极进取的精神面貌，吃苦耐劳、严格自律；做一个品德高尚、有良好职业修养的员工，维护公司的形象和利益。
第十九条社会公德。
尊老爱幼，不在办公场地和禁烟区吸烟，不随地吐痰，不在公共场所高声喧哗、讲脏话、随地扔杂物。
言行举止应文明。
第二十条费用控制。
树立成本意识，合理控制费用，维护公司利益，体现双赢原则。
费用的使用应符合公司的规章制度。
不利用公司业务活动，在费用报销中私帐公报，或以公务名义报销不合理的开支和费用。
第二十一条保密原则。
每位员工都有义务保护公司的信息资源，遵守公司所制定的各项制度与管理规定，遵守保密原则。
公司的内部信息、市场信息、人事信息、财务收支信息及各种数据库的资料，是公司的机密资料，XX不得泄露。
第四章工作责任心
第二十二条工作应认真负责，积极主动，服从安排，注重团队合作。
以积极心态努力工作，不因个人主观原因，造成工作中的较大失误或损失。
第二十三条凡属自己工作范围内的事，应主动承担工作责任，主动解决工作问题，不推诿。
第二十四条工作调动时，应做好工作交接，并进行人员的传帮带。
在工作中勇于坚持原则，对于重大问题和错误，不感情用事。
第二十五条不弄虚作假，不欺上瞒下。
第二十六条遇到有损公司利益的紧急情况，应及时处理并报告有关领导。
第五章敬业精神
第二十七条热爱公司、热爱集体、认真履行工作职责，用心做好工作中的每一件小事。
想方设法完成部门下达的工作计划及工作目标。
积极参加公司或部门组织的各类学习、专业培训。
加强自我学习与自我培训，不断提高自身素质和工作技能。
虚心听取他人意见及建议，对于工作中所出现的工作失误，应及时采取相应的措施补救，不重复犯同样的工作错误。
第六章团队精神
第二十八条注重团队合作，以积极的心态配合部门人员，共同完成公司工作目标。
第二十九条在工作中主动将好的工作经验及工作方法传授和推荐给同事或报告给上级主管，以进行资源共享。
第三十条自觉服从主管领导的工作安排，主动承担工作困难，并努力工作。
第三十一条服从公司整体利益，积极配合并支持其它部门的业务活动。
第三十二条经常与同事讨论、商量工作，有效地求助及建立良好的工作沟通与交流。
第三十三条在工作中不随意议论、责备或埋怨同事并制造工作矛盾，如对同事有意见，可善意地当面指出并帮助其改进。
第三十四条正确地对待同事和领导的批评，并主动进行反省改正。
第七章工作沟通
第三十五条约见重要客户时，要关闭手机或将手机置于振动状态，尽量不接听电话或打电话。
第三十六条与客户有不同意见时，可记录下来上报主管领导协调解决，切不可与客户争执。
第三十七条对待客户态度要真诚、富有耐心、谦虚稳重，不可夸夸其谈，以免给对方造成轻率和不可信任的印象。
第三十八条与客户共同工作时，不随意向客户进行工作承诺，如有承诺要及时进行兑现并履行。
第八章责任机制
第三十九条在业务工作中，集团员工要认真遵守和模范履行本制度规定，做文明礼仪的楷模。
对于不能较好履行本制度规定，并经教育无明显改进的给予一定的行政处罚和经济罚款；情节严重并造成一定后果和恶劣影响的将给予重罚。
第四十条本制度经发布后实行。
本制度由行政部门负责解释并监督执行。
公文管理制度
为规范公司的公文管理，提高办公效率，提升企业形象，特制定本制度。
一、公文管理职能
行政部门办公室负责公司公文管理工作。
1、负责集团综合性上报或下发公文的承办、催办、起草、审核、印发工作；
2、负责公文（信件）的登记、编号、打印、送签、发送、立卷、归档等工作。
3、负责各职能部门专项公文审核工作。
4、负责其他以公司名义发布的文稿审核工作。
二、收文管理
1、收文。
外来公文统一由行政部门办公室人员负责签收（下载）、登记。
2、分送。
办公室根据来文内容，结合领导成员的工作分工，附公文处理单，及时分送分管领导、主要领导批示后，做好领导批示登记，复印送有关部门（人员）办理。
3、承办。
承办单位（人员）收到领导批示后，提出公文处理意见，如需发文，应及时起草公文，送办公室审核并呈有关领导签发后下发；无需发文的应在文件处理单上签署承办结果和处理意见。
4、催办。
办公室对领导批示的由其它职能部门承办的公文进行催办。
对领导批示件的催办，要提醒注意公文内容的时限要求。
紧急公文随时催办，催办情况应做好记录，并随时向领导人反馈催办情况。
三、公文制发
1、公文起草。
起草公文时要按领导意图或会议决议确定公文的目的要求，语言要简明扼要，逻辑层次要清晰，严格按公文的基本格式要求进行撰写。
2、责任分工。
办公室负责集团综合性文稿汇总撰写工作；各职能部门负责本部门对口业务类的公文撰写。
3、公文审核。
凡以公司名义正式行文的公文，在送领导签批之前，承办部门应将公文初稿交办公室进行审核。
公文审核的内容包括：
①政策审核。
与国家政策法规是否一致；与公司以往政策规定是否连续；与有关部门相关政策规定是否相悖；政策规定是否可行；
②内容审核。
主题是否鲜明，材料是否真实；表述是否准确，内容是否完整；
③文字校核。
文字是否纯正，结构是否清晰；字句、标点是否妥贴；相关数字材料引用是否准确；
④格式审核：
文种选择是否恰当；行文形式是否准确；文体格式是否规范。
⑤以几个部门联合署名印发的公文以及公文内容涉及相关职能部门业务的公文，联合发文部门领导以及文件内容关涉部门负责人要一同参与审核并于文件会签处签署意见；
⑥最终审核。
公文印发前办公室主任和承办人员再进行最终审核。
主要审核领导审批签发手续是否完备；领导审批签发的公文清样的格式是否符合公文处理有关规定。
四、公文签发
按公司授权体系不同公文由行使核决权限的公司领导签发，签发文件应明确“发”、“同意”等字样，并由签发人署名和注明签署日期，用钢笔、签字笔书写。
五、公文传阅
送领导传阅的公文，按公文传递程序送阅，办公室对传阅文件进行跟踪并将阅后文件及时收回存档。
六、发文处理
1、校对。
在公文正式印发前，文稿由办公室负责对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、发文日期、分送单位和印制份数，并进行发文登记。
2、印制。
印制公文应做到准确、及时、规范、安全、保密，一般件当天完成，急件按规定时间完成。
3、分发。
集团综合性公文由办公室分发；各职能部门公文由承办部门分发，办公室予以配合；需归档的文件材料，要严格按照档案管理要求，做好归档工作。
七、附则
1、本制度经办公室公会讨论通过后下发执行。
2、本制度由办公室负责解释并监督执行。
印章管理制度
为加强印章管理，规范公司印章的保管和使用，有效防控经营管理风险，规避经济和声誉的损失，特制定本制度。
一、公司印章分类：
1、公司印章：
指公司的法人公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人印章；
2、部门印鉴：
指公司各职能部门业务工作需要而刻制的印章。
二、印章刻制和领用
1、公司印章刻制、更换、启用、作废的具体事务均由办公室负责办理；
2、公司印章刻制由使用部门提出申请，办公室审核，报董事长/总经理签批后，按照国家有关规定在指定的地点刻制,并作好相关备案工作；
3、所有印章刻制好后，由办公室登记备案。
三、印章保管
1、公司印章保管实行专人负责制，保管责任人严格遵守本制度规定保管和使用印章；
2、法人公章、合同专用章由办公室指定专人负责保管；财务专用章、法定代表人印章由财务部指定专人负责保管；各职能部门印章由本部门指定专人保管；
3、法人公章、合同专用章、财务专用章必须存放于保险柜内保管；
4、印章保管责任人发生人事变动时，由办公室指定新责任人报公司领导批准后履行印章保管职能，接管保险柜密码的责任人必须及时更改密码。
四、印章使用范围
1、公司法人印章的使用范围：
①对内、对外发送的公文；
②对外签订的各类合同及业务往来的相关材料；
③向工商、税务、统计等行政主管部门报送的有关材料；
④对外联络、宣传、协调及报送的材料。
2、财务专用章限于对外开具发票、收据、支票、汇票等票据业务之需；
3、法定代表人印章的使用范围：
①财务部门对外出具的支票、汇票等银行票据；
②法定代表人必需履行的职责；
③公司有关报表及对外报送材料所需要签章；
④在公司章程范围内经董事长/总裁批准的其他用途。
4、各职能部门印章可使用于对内对外联络、协调以及行文使用，但不得使用于任何经济合同、协议等相关资料；部门印章不具备法律效力；
5、以下各类情况，公司印章不准司印：
①为公司以外的其他任何组织、个人出具的设有担保、抵押、质押等经济责任的合同或资料上使用；
②不得在任何空白纸张、空白介绍信、非本公司工作性质的材料，以及没有经济往来依据前提下签发的收条、收据、发票等财务资料上使用；
③不得在为非公司员工开具的介绍信、证明等材料上使用；
④不得在其他单位和个人以要约或邀请形式出现的宣传图纸、订单等具有经济往来性质的文书上使用；
⑤其他非本制度规定的印章使用范围。
五、印章使用程序
1、使用法人公章、合同专用章、法定代表人印章须由业务分管领导批准使用；财务专用章须由财务部经理或其指定的专人使用；部门印章须由本部门负责人批准使用。
2、公司印章使用程序：
①公司印章使用人填写《盖章申请表》，经公司批准人批准后交印章保管责任人司印；
②公司印章保管责任人在使用前须对司印时间、用印名称、用印事由及有关领导的签批认真审核，经确认无误后方可司印；
③印章必须在印章保管负责人监督下完成；
④印章使用批准人因外出不能在申请单上签批，印章使用人应电话请示用印批准人，由其向印章保管责任人直接下达盖印指示后方可用印，事后，印章使用人必须及时提请用印批准人补签审批手续交印章保管人，印章保管人负责监督完善印章使用手续。
⑤公司印章、部门印章要完善使用登记手续，财务专用章应按有关财务规定执行；印章使用人必须履行相关手续，印章保管人在手续未完备前有权拒绝司印请求。
⑥公司印章必须在公司内使用，不得私自带出；特殊情况需携带印章外出使用者，须办理印章外借手续，经公司董事长/总裁签批后方可外借，外借时由印章保管责任人携带印章与使用人共同外出使用，用后及时归还印章，并注明外借时间及司印次数。
六、其他规定
1、司印批准人必须严格履行职责，遵守印章管理和使用制度，做好对司印材料的审核工作；
2、印章保管责任人定期对受理的《盖章申请表》进行整理装订后存档。
3、公章保管责任人如违反制度规定，按公司有关制度进行处罚；若因此造成经济损失者，由其与相关责任人共同赔偿，并视情节轻重给予取消保管印章资格、行政罚款、降薪、降级直至终止劳动关系；
4、司印批准人违反本制度规定，给公司造成不良影响或经济损失者，视情节轻重给予行政罚款、降薪、降级直至终止劳动关系；
5、公司废止印章由办公室保存三年后，按照公司司印批准人意见进行处理；
6、公司印章在受到散失、损毁、被盗情况时，印章保管责任人应迅速向办公室递交说明事由的报告，办公室根据制度规定进行处理。
七、附则
1、本制度所称的“公司印章”无特别说明，均指公司所有印章；
2、本制度由办公室负责解释并监督执行；
3、本制度经办公室公会核准后，自发布之日起执行，增设修订亦同。
档案管理办法
为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作提供服务，根据有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
一、释义
1、凡公司各职能部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总裁办移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有；下属各子公司亦需按规定向本公司档案管理部门移交集中管理。
2、公司总裁办负责集团系统的文书立卷、档案管理工作。
同时对各子公司的档案管理工作进行监督和指导。
二、归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。
2、上级机关的文件材料，主要包括：
领导人视察检查公司工作时重要指示讲话题词照片、有特殊保存价值的录音录像等声像材料及登载相关内容的报刊、代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
3、公司文件材料应归档的有：
（1）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿；
（2）公司及各部门的请示及上级部门的批复文件；
（3）公司及各部门的工作计划、总结、报告；
（4）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；
（5）公司领导公务活动形成的重要文件、录音记录及从外单位带回的与公司有关的文件材料；
（6）公司领导或各部门有关负责人代表公司对外发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；
（7）反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项目、房地产开发、贸易、信贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；
（8）公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机备份等）；
（9）公司及各部门启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；
（10）公司及各部门制定的规章制度等；
（11）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖牌、奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；
（12）公司编印的公司刊物、简报等的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
（13）公司及各部门人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调薪退、退休、社保、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；
（14）公司员工人事档案名册、报表；
（15）公司员工工资转移和党、团关系的介绍信存根；
（16）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
（17）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；
（18）公司各部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
（19）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；
（20）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
三、立卷归档要求
1、公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷并向总裁办移交。
2、各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先立卷归档后再办理借阅手续。
3、各单位向总裁办移交档案时，要严格履行移交手续。
4、归档案卷的总要求是：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
具体应做到下述几点：
（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；
（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。
装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；
（5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：
没有责任者、年月日的文件材料要考证清楚，填入有关项内，卷内文件目录放在卷目；
（6）声像材料应用文字标出声像对象、时间、地点、中心内容和责任者；
（7）本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总裁办统一发给。
四、档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。
长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定公司档案保管期限的原则
（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；
（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；
（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
五、档案的鉴与销毁
1、公司总裁办对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由总裁办主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料经鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
六、档案的借阅
1、公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司总裁办填写档案借阅单，方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4、借阅档案经手人不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总裁办主任批准。
5、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
6、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度规定处罚。
7、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
七、责任机制
1、公司各单位凡违反制度之“无故延期或不交应归档的文件材料”，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，并予以通报批评。
2、公司各单位凡违反制度之“泄露秘密、涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出”；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款100元～300元，并予以通报批评。
3、公司各单位凡违反本制度之“不按借阅期限归还的”，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、公司各单位凡违反本制度之“遗失档案”的，应立即报告。
因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。
八、附 则
本办法由行政部门负责解释。
车辆管理制度
为了加强集团公司车辆管理，提高车辆使用效率和服务品质，降低成本，节约费用，特制定本管理办法。
一、车辆管理与调度
1、集团公司行政部为车辆的管理主管部门，负责车辆的统一调度使用、维修保养、报废处理等日常管理工作。
2、申请用车人员应至少提前半申请用车，经部门负责人核准后交车辆管理部门，根据申请先后顺序、公务轻重缓急以及车辆状况进行统一安排并填写《出行登记单》。
2、派车原则：
1优先保证公司领导公务
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