ERP中的资金管理和内部银行.docx
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ERP中的资金管理和内部银行
ERP中的资金管理和内部银行2
一集成环境下的资金管理2
[会计科目的层次]2
[集成中的资金管理]3
二现金流量表4
[现金流量状态]5
[未清项管理]5
[实时的现金流量表]6
三管理会计和部门现金流量表6
[利润中心]7
[主合同]7
[利润中心和主合同的现金流量表]8
四内部银行8
[内部资金占用]8
[内部银行]8
[资金使用的六层结构]9
[内部银行利率]10
[内部银行利息计算实例]10
[部门利息补贴]11
[年终上缴利润]13
[固定资产的利息核算]14
五资金预测15
[资金计划层次]15
[预测]15
结语16
ERP中的资金管理和内部银行
资金管理（Treasury）是现代企业管理的一项重要内容。
很多问题都和资金管理相关，比如如何降低库存是管理中极为关键的问题。
降低库存的一个主要目的就是盘活资金。
为了获得更多的资金用于企业的发展，向银行贷款几乎是每一个企业的必经之路，但银行贷款的利息却又使企业的财务费用急剧上升。
即便是股份制企业，可以通过公开市场筹措到大量资金，但是面对资本市场，却仍然存在一个投资回报的问题。
如何平衡自有资金和借贷资金之间的关系，是企业面临的一大课题。
企业一方面要保持资金适当的流动性以应付到期的债务，另一方面又必须有效地降低资金占压成本。
在商贸企业中，高效的资金流管理和物流管理构成了企业的核心竞争力。
如果能将每个业务部门乃至每一笔业务的资金占压成本量化，那无疑将大大地增强绩效考核和决策的科学性。
这种需求在结构庞大，产品线众多的企业里往往也会存在。
ERP是现代企业的内部管理平台。
除了人们熟知的MRP等管理工具之外，ERP为企业资金管理领域也提供了丰富的分析工具。
目前国内已经有相当数量的企业开始运用ERP进行管理，本文旨在介绍在ERP环境下，资金管理的各种概念，工具及其实现。
一集成环境下的资金管理
ERP的一个重要特点是集成。
现代ERP系统在功能上涵盖了企业运作的所有方面。
集成（Integration）使得在ERP平台上工作的人们用一个声音说话，他们所面对的是一套源头唯一而且勾稽准确的数据。
ERP中的资金管理就是根植于这种集成环境下的。
在我们详细介绍资金管理所处的集成环境前，首先让我们看一个重要的资金管理概念：
[会计科目的层次]
在财务会计中,我们通常会对会计科目进行一定的分类，比如资产类，负债类，权益类或损益类。
但在资金管理中对于会计科目存在另一种视角。
如图一所示，科目被置于三个层次之上。
现金层包含所有的现金和银行存款等科目，它相当于我国《企业会计准则-现金流量表》（本文中略作《现金流量表》）中对于现金和现金等价物的定义。
本文随后的章节将介绍利用ERP实时生成《现金流量表》。
收入支出层包含的科目代表了企业现金流量的起源。
比如产品销售收入代表了现金流入的起源，固定资产，库存商品代表了现金流出的起源。
而长期投资，应交税金的明细科目则分别代表了现金流入和流出。
所有的权益类和损益类科目都应包含在这一层。
这一层对应于《现金流量表》中现金流量的分类或者说直接反映了《现金流量表》表项一至四。
应收应付层虽然称为应收应付层，但它不仅包含应收帐款和应付帐款，而且还包含预收和预付帐款，其他应收和应付款，应收和应付票据等科目。
这一层的科目反映了收入和支出在形成现金流量之前以短期债权债务存在的临时状态。
它对应《现金流量表指南》中计算各表项时的调整项。
ERP中的资金管理模块是一个数据接收系统。
通过对财务会计中的科目分层，财务的帐务处理被自动地转换成了资金管理的语言。
下文我们将详细介绍这种转换。
完成资金管理并不需要额外的数据输入工作。
这样一方面减少了日常财务工作的负荷，另一方面保证了财务会计和资金管理两个领域信息的一致。
在系统实施过程中，财务会计模块会定义会计科目表。
与此同时资金管理模块需要对所有的科目进行上述的分层。
[集成中的资金管理]
科目分层之后，我们看一看资金管理是怎样集成到整个ERP中的。
如图二所示，在资金管理的上方是ERP中业务和物流（Logistics）的各个模块：
销售，生产，采购和库存管理。
整个业务流程很难一言概括，也不是本文的重点，因此我们仅做简要介绍作为本篇的背景：
企业销售人员进行各种售前活动，签定销售合同。
ERP运行MPS和MRP，生成生产定单和采购申请，分别由生产部门和采购部门完成。
而库存管理部门通过系统集成管理库存，如采购合同收货，生产定单的收发货和销售发货。
采购合同的完成需经过收货入库和供应商发票校验等步骤，最终系统根据付款条款生成付款建议，由出纳审核后正式付款。
同样的，销售合同必须经过销售发货和财务部开票等步骤，风险管理部门根据公司政策进行催款和对帐，最终收到货款。
ERP通过整合企业内部流程，规范信息流转，保证了各部门的协同工作。
在上述流程运转中，有些业务行为需要用会计的语言记录下来。
这时业务和财务的集成体现在ERP的自动记帐功能上——系统根据业务部门提供的信息在会计模块中自动产生会计分录并更新帐簿。
图二中的黑色箭头就代表了自动记帐，而箭头指向的圆环表示生成的会计分录根据科目的三个层次又被转换成了资金管理的语言。
例如当库存管理部门针对某张销售合同发货出库时，系统根据发出的商品，发出商品的库存地等信息自动生成借：
产品销售成本贷：
库存商品金额为该批次产品成本的会计分录。
由于产品销售成本和库存商品同属资金管理中收入支出层，因此这笔凭证不会在资金管理中产生影响。
又如当财务参照该次发货在系统中生成发票时，系统将自动生成借：
应收帐款-该客户明细贷：
产品销售收入贷：
应交税金的会计分录。
由于应收帐款属于应收应付层，而产品销售收入和应交税金都属于收入支出层。
因此这笔业务会对资金管理产生影响，但此时还没有形成现金流。
最后当收到销售货款时财务在系统中输入会计分录借：
银行存款贷：
应收帐款-该客户明细。
银行存款属于现金层，而应收帐款属于应收应付层，因此这笔业务也会对资金管理产生影响，而且已经形成了现金流。
从上述三个例子中，我们可以看到系统判断一笔分录是否对资金管理产生影响取决于该笔分录的各行是否跨越了不同的会计科目层次。
我们将在下节的资金管理状态中详细解释。
总之，通过“业务=>会计=>资金管理”的信息流转,ERP中的资金管理吸收了来自企业各个方向的信息，保证了资金管理各种功能的实现。
下面我们将介绍资金管理中的一个重要功能——《现金流量表》。
二现金流量表
我国自1998年1月1日起施行《企业会计准则-现金流量表》以来，企业界和会计界对于该报表的编制方法进行了广泛的探讨。
和国际上其他国家的现金流量表相比，我国的现金流量表同时要求使用直接法和间接法编制。
同时一般国家作为选择补充资料的直接法更是作为正式表项。
这当然有利于报表阅读者的理解。
但在会计实务中大大增加了该表的编制难度，从而使该报表的准确程度和作用受到影响。
这种难度也导致后来表中增值税项目的简化。
在一般手工记帐或简单会计软件的环境下，企业一般使用《准则指南》中的工作底稿法或T形帐户法编制，其实质是使用间接法计算表中的直接法表项。
而一些会计软件的处理方法是在输入会计分录时，增加现金和现金等价物科目的输入内容——即指明每笔现金收支是属于那一个表项。
这一方面增加了会计工作量，另一方面由于在每笔收付款时必须人工查找该笔往来最初产生的原因，使得输入的准确性大受影响。
特别当一笔收付款对应多个表项时，如给供应商付款时包括了货款和增值税两个表项，这种方法要求将分录中现金行手工计算并拆分成几行，造成不必要的麻烦和错误。
在ERP集成环境下我们通过资金管理模块可以自动生成实时的现金流量表。
首先让我们看两个在ERP的会计和资金管理中非常重要的概念：
[现金流量状态]
当系统通过集成或人工产生一笔会计分录时，资金管理模块会判断这笔业务是否会对现金流量产生影响。
同时系统会自动对它的状态作出判断：
是已经生成现金流量了，还是仅仅作为债权或债务存在。
已经生成现金流量的，系统将它的状态设成“A收付款”，如图三凡是一笔分录中有一行属于现金层而至少存在另一行属于应收应付层或收入支出层时，它的现金流量状态就是“A收付款”。
对于仍处于应收应付阶段的，系统将它的状态设成“B发票”，如图三凡是一笔分录中存在两行分别属于收入支出层和应收应付层时，它的现金流量状态就是“B发票”。
上一节提到的销售开发票业务在资金管理中就反映为现金流量状态B，而收到货款业务则属于现金流量状态A。
虽然ERP不鼓励多借多贷的会计分录，但是对于这种分录系统会自动计算各种现金管理状态的金额，计算的规则本文就不再赘述了。
[未清项管理]
在ERP的财务会计中，对于应收帐款和应付帐款的明细帐管理使用了未清项管理的概念——在某一个客户或供应商的明细帐下，各笔发票和收付款不仅反映借贷和金额。
同时还记录了它们之间的相互清帐关系。
上例中，财务在处理从客户收款的业务时，可以在输入银行科目后，直接从系统提示的该客户尚未收款的发票清单中选择一笔或多笔进行清帐。
系统会自动生成会计分录，同时将该笔收款和那几笔发票设为已清项状态，剩下的发票仍保持未清项状态。
ERP系统除了提供上述的人工逐笔清帐的功能外，还提供了一些自动逐笔清帐的功能。
图三中我们以应收应付层中相互指向的箭头表示这种清帐的关系。
未清项管理虽然是财务会计的概念，但是它对于资金管理却有重要意义，图三中红色的箭头表示这样一个过程：
当一笔收款或付款发生时，通过逐笔清帐系统找到了当初的各笔发票，通过这些发票系统再自动向收入支出层追索，从而找到了该笔现金流量的源头。
两笔业务（收款和发票）此时在资金管理中连成了一笔完整的现金流量。
现实中，一笔收付款往往会有不止一个源头，比如货款和增值税，此时系统会自动计算出它们各自的金额。
抛开技术上的处理手段，我们可以将上述两个概念简单地看作是ERP系统将来自企业各方的信息转换成了资金管理的语言。
*附注：
在实际ERP中为了增加系统的灵活性，资金管理模块主要不是按会计科目进行分析，而是按“现金流量项目”分析和进行数据库存储的。
“现金流量项目”以一对多的形式定义在会计科目中（即几个科目对应一个“现金流量项目”）。
在财务记帐时系统自动确定“现金流量项目”。
在输入会计分录时，可以手工更改系统缺省的“现金流量项目”。
比如和长期投资这个科目有关的表项在《现金流量表》中不止一处，象“收回投资所收到的现金”和“权益性投资所支付的现金”等，这时需要在输入会计分录中长期投资那一行时输入相应的“现金流量项目”。
[实时的现金流量表]
有了上述的这些概念，我们就很容易理解ERP中的现金流量表是如何生成的：
当我们运行现金流量表时，系统分析指定时间段内的收付款，将这些收付款按它们发生的源头分门别类地归入现金流量表项中。
从而生成了实时的现金流量表。
三管理会计和部门现金流量表
管理会计在ERP中承担了重要的角色。
管理会计本身是为企业的内部管理提供会计信息的会计分支。
ERP系统利用其集成的优势，将当代管理会计的各种理论付诸实践，比如责任中心的绩效考评，企业级的预算体系，市场获利分析，生产成本控制，项目控制等等。
很多管理会计的理论存在已经有很多年了，比如标准成本和差异分析法，量本利分析法，预算，利润中心和投资中心分析等等。
但是我们都非常清楚一旦将这些理论在纷繁复杂的现实中运用时会遇到多少问题。
很多方法在动用了大量的时间和精力之后，仍然只能得到较粗糙的分析结果，有时这些结果甚至是自相矛盾的。
ERP在这方面的优势在于它是一个重视细节的系统，而这些细节来源于无数企业的经验和教训，同时它的数据建立在集成的基础之上，ERP反对重复和自相矛盾的信息。
限于篇幅，本文仅就管理会计中和资金管理相关的内容加以介绍。
通过将资金管理和管理会计中的各种主体结合起来，可以实现对企业内部资金使用的分析和考核。
本节和下一节“内部银行”都是这方面的应用。
[利润中心]
利润中心是管理导向的组织结构，主要用于企业内部控制的目的。
将公司按照利润中心分割，可以实现对于责任区域的分析和对于分散组织的授权，从而将它们视作“公司中的公司”。
利润中心可大可小，从组织结构的角度，将所有利润中心按树状层次有序地组织起来，构成了利润中心层次。
图四左上方就是一个简化的利润中心层次。
利润中心在企业界有着广泛的应用。
比如一家大型的家电生产企业会按产品线在其内部划分出不同的利润中心，象空调部，冰箱部，洗衣机部等等，而空调部的利润中心下可能更细分出家用空调和中央空调等小利润中心。
又如一家大型的进出口公司会按照贸易商品种类划分类似橡胶部，焦碳部，精细化工品部，农用化工品部等等利润中心。
[主合同]
和利润中心类似，主合同也是管理会计考核的对象。
主合同的意义主要是对商贸企业而言的，这类企业不进行生产，一批货物从采购，储运到销售形态不发生变化。
若干个相关的销售和采购合同按照管理会计的概念将被归总到同一个主合同中，每票主合同都有专门的利润中心负责。
主合同的管理必须经过事先预算和事后决算。
图四右上方代表了某个利润中心目前执行中的所有主合同。
在某些企业中主合同又被称作“预算单”。
但事实上主合同和利润中心都是一种成本对象，它们从不同的角度汇总了成本和收入，预算只是其中的一个功能。
举例来说，上文中的大型进出口公司，其橡胶部利润中心以自营进口的形式购进一批天然乳胶，作为敞口货陆续销售给国内六家企业。
这种情况下主合同以采购合同为主，包含了一单采购和六单销售。
又如该公司精细化工品部利润中心按自营出口的形式对外签定销售一批染料的合同，随后以销定购，分别向国内两家供应商采购，货物备齐后一起发运。
这种情况下主合同以销售合同为主，包含一单销售和两单采购。
[利润中心和主合同的现金流量表]
从内部管理的角度来看，光有整个公司的现金流量表显然是不够的。
通过管理会计和资金管理的集成，我们可以从公司整体的现金流量表一直向下分析到各利润中心甚至主合同的现金流量表。
通过业务（Logistics）和管理会计的集成，ERP系统将所有收入和支出都认定到产生它们的管理会计主体上。
当一笔现金流量通过第二节中的分析，找到源头（收入支出层）时，同时也被归结到了相应的管理会计主体上。
请参见图三红色箭头。
例如上述进出口公司橡胶利润中心，业务员和国内客户签定天然乳胶销售合同时，将这票销售合同归结到本利润中心的一单主合同项下。
当销售开票时，销售收入被自动地记录到该利润中心及其主合同下。
最后该客户一次支付了公司多笔发票金额，其中包括这张发票，系统通过清帐过程自动将其中相应这张发票的现金流入记入了该利润中心和该主合同。
同时分离出货款和增值税各自的现金流入。
又如ERP固定资产模块中每项固定资产的卡片都指明使用该固定资产的利润中心，所以固定资产采购的现金流出最终也会被认定到该利润中心。
管理会计和资金管理紧密集成，我们就可以看到ERP系统每一个利润中心和主合同的现金流量表了。
事实上，除了现金流量外我们还可以进行每笔主合同的往来款到期分析等等。
但是到目前为止我们还无法用货币的形式量化每笔主合同和每个利润中心的资金占压成本。
因此在下一节中我们引入了内部银行的概念。
四内部银行
[内部资金占用]
业务部门（及其他部门）都会由于业务和日常工作的需要要求财务部门对外收付款。
这种收付款及其时机会影响公司的资金使用,资金占用的费用是影响商贸企业损益的重要因素。
所以必须在公司内部寻找并确认占用资金或贡献资金的业务部门（及其他部门）,并更进一步分析各个合同的资金使用情况，使合同分析更客观。
企业对外举债会产生利息费用,对外放债又会得到利息收入。
这会在对外的财务会计报表中反映出来。
但是自有资金（包括股本,公积金等）的使用也存在机会成本,但在外部报表中不可能也不应该得到反映。
所以
在资金管理中分析内部各部门（甚至到业务员）的资金占用费用时应包含自有资金的使用成本。
在ERP中，通过自有资金虚拟利润中心，代表公司所有者向公司收取自有资金使用的成本（参见下文“资金使用的六层结构”）。
[内部银行]
内部银行是核算内部资金占用的组织结构。
很多企业在实践中已经建立了内部银行，这些内部银行存在实体和财务人员，负责收付款项的对内核算。
在ERP系统中，内部银行是一个利润中心。
和原有的核算组织方法不同，ERP系统中，内部银行不需要财务人员逐笔核算收付。
作为管理会计和资金管理模块的一部分，内部银行接收业务和财务的数据，自动核算内部银行存贷款余额和利息。
[资金使用的六层结构]
如图五所示，ERP将资金的使用所涉及的对象分成如下六个层次管理：
第一层自有资金虚拟成本中心代表公司所有者向内部银行收取自有资金使用的成本。
第二层内部银行统筹运用资金，对公司整体的资金运作（现金预测,投资,举债,股权）负责，并向各利润中心收取资金使用费用。
第三层部门当部门内部各利润中心存在存贷款不平衡的情况下，该部门从内部银行获得利息补贴。
第四层各利润中心公司内部的利润中心只对自己造成的资金使用或贡献负责。
第五层主合同核算具体每票业务的损益，包括内部银行利息。
第六层销售合同和采购合同每票主合同（预算单）下，和外部供应商或客户签定的采购和销售订单是业务部门产生资金占用的原因。
图五中粗箭头分别代表了现金流入和流出，除了销售合同和采购合同的现金流量之外，各利润中心还会有购买固定资产，报销间接费用等产生的现金流量。
图五中细箭头则代表了利息成本流在各层结构间的归结：
<1>当企业对外借款发生利息支出，或者银行存款收到利息收入时，一律记入内部银行中。
用实线箭头是为了表示外部会计和管理会计中都存在这项成本流。
举例来说，由于公司资金的需要，将某个利润中心的票据贴现，这时贴现息仍然记入内部银行而不是该利润中心。
因为内部银行负责公司整体的资金运作，而各利润中心只需面向内部银行而不用面对外部融资机构。
<2>自有资金虚拟利润中心向内部银行收取自有资金使用的成本。
用虚线箭头表示该项成本流仅在管理会计中发生，和财务会计无关。
<3>内部银行向各利润中心收取固定资产购买，间接费用等现金流出所应支付的利息成本。
<4>内部银行向各主合同收取或支付的利息成本或收入，这些利息是由于合同货款，直接费用等收支造成的。
当然这些利息也会归结到相应的利润中心上。
<5>内部银行支付给部门的利息补贴。
请参见下文“部门利息补贴”。
所有上述的六层结构以及利息流，最终的目的是在利润中心和主合同的损益表中，能够将资金占用（或贡献）的利息准确地表现出来（如图五所示）。
同时我们也可以通过内部银行的损益表，客观地评价公司整体的资金运作效率。
[内部银行利率]
理论上讲，ERP中的内部银行和外部银行不同，它既没有营运成本也没有利润要求，应该不存在存贷款利率的差异。
但是在实际企业生活中，人们往往已经习惯了存贷利差，因此ERP的内部银行利率也允许存款利率和贷款利率两种利率的存在。
利率还可以按月调整。
但是这也带来一个问题：
因为利息需在主合同层次上核算，然而一个利润中心可能有很多主合同，这就意味着从总体上看有存款余额的利润中心，它的某单主合同可能正在按较高的贷款利率借款。
有鉴于此，合理的解决方案是：
按每笔现金流量计算利息，而利率水平取决于该利润中心整体的存贷款水平。
也就是说同一个利润中心所经营的不同的主合同可以拆借资金–即系统将汇总一个利润中心相关的所有的主合同来决定每天是采用存款还是贷款利率（参见图六“利润中心二”中利率随存贷款余额的波动而变化）。
[内部银行利息计算实例]
某公司业务部800-Q有两个利润中心，分别是800-Q01和800-Q02。
2000年6月该公司内部银行存款利率2%,贷款利率6%.两个利润中心2000年6月各发生如下业务：
表1：
800-Q01
日期
业务
主合同编号
现金流
产品销售收入
产品销售成本
5/31
上月内部银行存款余额
800000
4,500,000
6/05
支付采购货款
（牵涉应付层和现金层）
800000
（5,000,000）
6/15
销售并收回货款
（牵涉收入支出层，应收层和现金层）
800001
580,000
580,000
500,000
6/20
销售并收回货款
800001
280,000
280,000
200,000
6/25
销售尚未收到货款
（牵涉收入支出层和应收层）
800001
1,000,000
800,000
6/30
月末结帐
表2：
800-Q02
日期
业务
主合同编号
现金流
产品销售收入
产品销售成本
5/31
上月内部银行存款余额
800002
1,000,000
6/30
月末结帐
根据存贷款利率决定的规则,他们本月适用的利率分别如下:
表3：
800-Q01
日期
内部银行余额
利率
适用的天数
5/31
4,500,000
2%
5
6/05
（500,000）
6%
10
6/15
80,000
2%
5
6/20
360,000
2%
10
6/30
360,000
表4：
800-Q02
日期
内部银行余额
利率
适用的天数
5/31
1,000,000
2%
30
6/30
1,000,000
他们本月的利息损益如下:
表5：
800-Q01
日期
现金流量
（见表1）
利率乘数
（见表3）
利息=现金流量*利率乘数
主合同
5/31
4,500,000
（2%*5+6%*10+2%*5+2%*10）/365
11,095.89
800000
6/05
（5,000,000）
（6%*10+2%*5+2%*10）/365
（12,328.77）
800000
6/15
580,000
（2%*5+2%*10）/365
476.71
800001
6/20
280,000
（2%*10）/365
153.42
800001
6/30
表6：
800-Q02
日期
现金流量
（见表2）
利率乘数
（见表4）
利息=现金流量*利率乘数
主合同
5/31
1,000,000
2%*30/365
1643.84
800002
6/30
系统将每一笔现金流量所引起的利息费用或收入，分别记到了每一票主合同上，同时每个利润中心所经营的主合同之间仍旧做到了资金的共享。
假如主合同800001只发生过上述业务，那该主合同包含资金占用利息的利润情况如下：
主合同800001
产品销售收入（580,000+280,000+1,000,000表1）1,860,000
减:
产品销售成本（500,000+200,000+800,000表1）（1,500,000）
加:
内部银行利息收入（476.71+153.42表5）630.13
利润360,630.13
[部门利息补贴]
对于某些业务部门，资金使用在部门内部不平衡-有些利润中心总是先付款后收款，而同一部门内另一些利润中心总有内部银行存款。
采用上述计算方法，会引起整个部门的利息支出增加。
如图六中先付款后收款的利润中心
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