内审档案管理流程.docx

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内审档案管理流程

第一章﷒总则

第一条〖目的〗为进一步规范内部审计工作，加强审计档案工作，确保审计档案的安全完整，充分发挥审计档案的作用，根据上海（集团）有限公司《内部审计制度》、《档案管理规定》和保密管理规定等，制定本规程。

第二条〖适用范围〗本指引适用于公司审计部。

公司旗下的所有子公司的内部审计部门实施审计档案管理时参照本规程执行。

第三条〖释义〗本规程涉及的相关术语按以下释义理解：

（一）审计档案：

是指审计部在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的，具有参考利用价值的以书面或电子介质表达的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（二）审计档案管理：

是指审计部对审计档案进行的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交和销毁等工作。

第四条〖审计档案种类〗审计档案分为如下两类：

（一）审计项目档案；

（二）审计行政档案。

第五条〖审计档案介质〗审计档案包括如下介质形式：

（一）纸质档案；

（二）电子档案；

（三）声像档案。

第六条〖档案期限分类〗审计档案分为永久性档案和当期档案：

（一）永久性档案，是指那些记录内容相对稳定，具有长期使用价值，并对以后审计工作具有重要影响和直接作用的审计档案；

（二）当期档案，是指那些记录内容经常变化，只供当期审计使用和下期审计参考的审计档案。

第二章审计档案管理的职责

第七条〖审计助理的职责〗对于审计部档案管理，审计助理承担如下职责：

（一）对审计档案按照项目档案（按项目分）、行政档案（按事由和职能相结合分）进行分类管理；

（二）对于电子档案，每月制作纸质档案，并编制档案目录后报送综合协调部；

（三）对于纸质档案，按照档案类别对档案资料进行编号，编制案卷目录和卷内目录装订成册，归档目录电子版月报综合协调部；

（四）平时在部门内部收集整理行政档案资料；

（五）在审计档案向综合协调部移交前，对审计档案进行妥善保管，保证档案的安全和完整；

（六）办理其他单位或部门调阅审计部档案或工作底稿的相关手续；

（七）对于档案中无关或重复的资料，进行鉴别，删除或销毁无需归档或重复归档的资料；

（八）会同公司档案管理部门办理档案销毁的相关手续；

（九）公司有关档案管理的其他职责。

（十）每年3月底之前已经办结的属于集团层面和4个二级单位层面的审计类文件，做好移交清单，移交综合协调部。

第八条〖项目主审的职责〗对于审计项目档案，项目主审承担如下职责：

（一）对主审的项目的档案资料的完整性、真实性负责；

（二）在项目作业过程中收集并初步整理审计项目档案资料；

（三）在审计项目结束之后，按项目分类进行编码立卷，并向审计助理移交项目档案资料。

第九条〖审计部总经理的职责〗对于审计档案管理，审计部总经理的职责是：

（一）档案管理工作规程的修订和完善；

（二）对档案的安全和完整负最终责任；

（三）其他单位或部门调阅审计部档案的审批；

（四）销毁审计档案的审批。

第三章审计档案管理对象

第十条〖应归入审计项目档案的资料〗在审计项目实施过程中，如下资料应归入审计档案：

（一）审计项目立项书；

（二）审计项目工作方案或审计计划；

（三）审计通知书；

（四）与审计项目有关会议的会议纪要，包括审计进场或退场会议纪要；

（五）审计报告各个稿次；

（六）审计决定书、审计意见书及审计建议书等；

（七）项目实施过程中收集的审计证据；

（八）项目实施过程中编制的审计工作底稿；

（九）与审计项目有关的请示、报告、批示、询证函、复函等文件材料；

（十）与具体审计项目或审计事项有关的员工来信等举报材料；

（十一）其他应归入审计项目档案的文件材料。

第十一条〖应归入审计行政档案的资料〗在审计管理过程中，如下资料应归入审计行政档案：

（一）与具体审计项目无关的行政文书，包括集团、下属单位或其他部门的来文、工作联系单、通知等；

（二）审计部门综合管理的资料，包括总结、计划、例会会议纪要等；

（三）部门制度，包括内部审计制度、作业指引、操作规程、工作手册及流程图等；

（四）培训资料，包括相关的法律法规、会计审计准则、房地产行业知识及参加内部或外部业务培训的资料；

（五）其他，包括公司的制度及操作规程、作业指引等。

第四章审计档案管理的内容和方法

第十二条〖审计档案的收集〗审计档案的收集包括：

（一）审计项目实施过程中对审计项目档案的收集；

（二）审计部日常管理过程中对审计行政档案的收集。

第十三条〖审计档案的收集要求〗审计项目实施及日常管理过程中，对审计档案的收集：

（一）审计档案按照完整、精炼、有效的原则进行收集；

（二）项目关键节点的文档要收集齐全；

（三）针对特定审计事项的关键审计证据要收集完整；

（四）审计工作底稿等项目资料在由主审移交审计助理之前应由主审立卷并按单元收集完整；

（五）行政档案由审计助理于平时收集，但审计人员每月要定期向审计助理移交应归档的审计行政档案资料。

第十四条〖审计档案的分类管理〗收集的审计档案的整理，主要采用分类管理方法：

（一）对于审计项目档案，采用按项目立卷的方法；

（二）对与审计行政档案，采用按性质立卷的方法。

第十五条〖项目档案的分项立卷〗审计项目档案按如下审计项目类别分别立卷：

（一）经营和管理审计项目；

（二）绩效审计项目；

（三）财务审计项目；

（四）内部控制审核项目；

（五）合规性审计项目；

（六）舞弊审计项目；

（七）经济责任审计项目，包括离任审计项目；

（八）重大事项审计项目，包括但不限于企业重组、清算注销、并购分立、关联交易、重大投资、重大资金运作、大额举债和对外担保的专项审计及高风险业务的审计；

（九）各类审计调研及调查项目；

（十）根据董事长及审计委员会要求，办理的其它专项审计项目。

第十六条〖行政档案的分性立卷〗审计行政档案按如下性质类别分别立卷：

（一）审计公文；

（二）部门管理；

（三）培训资料；

（四）其他。

第十七条〖项目档案的立卷编码〗审计项目档案按如下规则进行编码立卷：

一级编码

一级编码含义

二级编码

二级编码含义

三级编码

三级编码含义

项目

经营管理审计

绩效审计

财务审计

其他

内部控制审计

内控审核

合规审计

舞弊审计

经济责任审计

离任审计

其他

专项审计

企业重组

清算注销

并购分立

关联交易

投资担保

调研

其他

第十八条〖行政档案的立卷编码〗审计行政档案按如下规则进行编码立卷：

一级编码

一级编码含义

二级编码

二级编码含义

三级编码

三级编码含义

行政

审计公文

来文

发文

其他

部门管理

日常文件

规章制度

其他

培训资料

内部培训

外部培训

其他

第十九条〖档案的立卷归档期限〗审计档案的立卷期限如下：

（一）审计项目在发布审计报告后一个月内立卷。

跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷；

（二）审计行政档案分类立卷后应于平时收集，每月末定期归档一次。

第二十条〖卷内排列规则〗审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批示在前，报告在后；

（四）重要文件在前，次要文件在后；

（五）汇总性文件在前，原始性文件在后；

（六）批复在前，请示在后。

第二十一条〖介质互换〗对于档案的介质按如下规则进行处理：

（一）纸质档案应该编写文件页号、目录和备考表、填写卷宗封面后装订；

（二）电子档案一般情况下应该同时制作纸质档案加以管理；

（三）如果电子档案未同时制作纸质档案，应该在纸质档案目录内注明电子档案的目录、页数及存放地点。

第二十二条〖时间序列〗除了编码规则之外，各案卷应按时间序列立卷归档：

（一）三级编码之下，采用日历年度顺序编号，以时间区分各案卷；

（二）卷内文件按照产生的时间逆序编号；

第二十三条〖档案保管〗审计档案由审计助理妥善保管，保证档案资料的安全和完整。

第二十四条〖档案保管期限〗审计档案按如下原则确定保管期限：

（一）当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年；

（二）永久性档案应长期保存；

（三）不再继续审计的被审计单位，永久性档案的保管年限与最近一年当期档案的保管年限相同。

第二十五条〖档案借阅〗审计档案一般不对外借阅，必须借阅者应事先经审计部总经理书面批准。

调阅存于公司档案管理部门的审计档案,须经总裁审批。

审计部总经理根据有关项目的性质和内容，决定是否允许复印或摘录其中的有关内容，借阅者应自行负责因其误用资料而造成的任何后果。

第二十六条〖档案移交〗每年形成的审计档案，在审计年度终了后，暂由审计部保管三年，期满之后，由审计部编制移交清册，移交公司档案管理部门统一保管。

第二十七条〖档案销毁〗销毁审计档案，应由公司档案管理部门会同审计部提出销毁意见，编制审计档案销毁清册，经公司董事会审计委员会审核同意，并经董事长签名批准方可实施。

实施销毁时，应由公司档案管理部门和审计部共同派员监销，并在审计档案销毁清册上签名。

审计档案销毁清册应永久保存。

第五章附则

第二十八条〖解释〗本规程由公司审计部负责解释。

第二十九条〖修订〗本规程应根据法律法规及公司经营管理等实际情况的变化，由公司审计部在董事会审计委员会的指导下适时修订完善。

第三十条〖施行日期〗本规程自公布之日起施行。

附件：

卷内目录

顺序号

文件作者

文号

文件日期

标题

所在张号

备注

备考表

卷内文件张数

卷内文件有关情况说明：

立卷人

归档人

立卷日期

归档日期

全宗号

目录号

案卷号

（卷宗名称）

（类名）

自年月日起至年月日止

卷内张数

保管期限

归档时的案卷号：

全宗号

目录号

案卷号

案卷目录

顺序号

归档时的案卷号

案卷标题

起止日期

张数

保管期限

备注

案卷目录封面

卷宗号

目录号

年度

案卷目录

案卷目录目次

案卷

顺序号

年度

类别

名称

起止

页号

案卷数量

永久

长期

短期

合计

案卷目录说明

本目录案卷数量

保管期限

整理情况

存在问题及其他情况

编制人

编制日期

档案材料交接单

卷宗名称

所属年度

案卷数量

移交原因

附案卷目录份，其中份由接收方保存，份由移交方保存。

移交方

接收方

移交人

接收人

移交日期

接受日期

本单据一式二份，交接双方各执一份。

档案销毁单

卷宗名称

所属年度

案卷数量

销毁原因

审批

董事长

总裁

审计部总经理

经办

审计部

综合协调部

本单据一式二份，审计部和综合协调部各执一份。