备品配件业务指导书.docx
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备品配件业务指导书
前言
为进一步规范公司备品配件管理，实现备品配件管理的精细化，帮助备品配件业务人员和新进人员熟悉备品配件工作内容和工作流程，尽快适应工作岗位，提高业务技能和管理水平，满足集团化备品配件管理的需要。
装备部根据各子公司备品配件管理的实际情况，在系统总结近几年备品配件管理经验的基础上，结合06年一季度装备管理会议研讨建议，按照“集团有优势集团做、子公司有优势子公司做”的原则，优化分级采购方案和管理流程，增强信息管理，完善监督考核机制，提高备品配件管理的规范性，重新修订编写了《备品配件管理业务指导书》，用于指导各子公司备品配件的管理工作。
本文尚有不完善之处，请各子公司提出宝贵建议。
装备部在今后应用过程中将不断完善、修正。
本文适用于海螺集团控股水泥企业子公司，其他非控股水泥企业子公司参照使用。
目录
第一章备品配件的范围
第二章备品配件的定额管理
1、定额的含义
2、定额的编制
3、定额的审核
4、定额的分解、考核与优化
第三章备品配件计划管理
1、计划的重要性
2、计划的编制
3、计划的评审
4、计划的实施
5、计划的申报质量考核和追究
第四章备品配件采购权限管理
1、采购权限的划分
2、分级采购方案
3、一厂一策式分级采购管理
第五章事故和交叉备件管理
1、事故备件的范围
2、事故备件的采购、储备和领用
3、交叉储备备件的范围、采购、储备和领用
第六章进口备品配件管理
1、计划的申报
2、计划的审核
3、入、出库及付款流程
第七章备品配件采购管理
1、备品配件采购的方式
2、招（议）标采购程序
3、比质比价采购程序
4、采购合同的签订
5、合同的履行及管理
6、采购渠道和供应商管理
第八章备品配件验收及仓储
1、备品配件的验收
2、备品配件入库及付款流程
3、备品配件仓储管理
4、备品配件的账务管理
第九章备品配件领用及消耗
1、备品配件领用管理
2、备品配件领用流程
3、备品配件消耗管理
第十章备品配件调剂管理
1、废旧备件管理
2、调剂管理
3、调剂流程
第十一章备品配件基础管理
1、备品配件目录编制
2、技术资料管理
第十二章备品配件监督管理
第十三章备品配件管理报表及信息披露管理
1、备品配件管理报表
2、备品配件信息披露内容
第十四章备品配件信息化管理
1、信息化管理要求
2、备品配件的编码
第一章备品配件的范围
生产性维修用备品配件和辅助材料属股份公司装备部、供应部两个部门管理，为便于归口管理和统计，装备部、供应部分别按以下范围进行归口管理：
一、由装备部归口管理的范畴
1、热工设备备件：
主要是指预热器内筒、翻板阀、分料档板、撒料板、三次风挡板；回转窑窑口护板、窑尾护板、窑尾舌形板；冷却机篦板、盲板、侧铸件、密封件及热工设备用其它备件；
2、粉磨设备备件：
主要是指球磨机隔仓板、衬板、护板；立磨辊皮（胎）、磨盘衬板、空气导向锥、喷口环衬板；辊压机辊子、选粉机叶片及粉磨设备用其它备件；
3、破碎设备备件：
主要是指矿山破碎机锤头、锤轴、衬板、篦子板；冷却机破碎机锤头、格子板；各种砂岩、粘土、石膏、原煤破碎机轧辊、锤头、锤轴、衬板、格子板及破碎设备用其它备件；
4、输送设备备件：
主要是皮带机托辊、滚筒；提升机、裙板机、拉链机、板喂机、堆取料机、螺旋输送机链条、斗子、槽板、吊瓦及输送设备用其它备件；
5、计量设备备件：
主要是指各种皮带称、喂料称、配料称、地中衡、轨道衡用备件；
6、装卸设备备件：
主要是指各种装船机、卸船（料）机、包装机、桥式起重机、门机用各种备件等；
7、环保、工艺阀门、各类风机、水泵设备备件：
主要是指各种电收尘、袋收尘、增湿塔、工艺阀门、膨胀节、各类风机、空压机、水泵、冷却塔等设备用各种备件；
8、机电设备用各种液压、润滑元件及气动元件；
9、机电设备用滑动轴承、滑动轴承座、非标轴承及轴承座；
10、非国家标准的密封件、机械传动用专用链条、链轮；
11、特殊的紧固件，如耐热不锈钢紧固件、高强度及特殊用途的紧固件；
12、传动装置中减速机及部件、制动器、联轴器、液力偶合器、电动滚筒备件；
13、火车机车、罐车及铁路用专用备件、矿山电铲备件；
14、化验室各类专用设备备件；
15、电机、变压器、变频器、软启动器、供配电设备、200A及以上容量的断路器、接触器；
16、DCS、PLC控制系统备件、计量设备、料位计、电动执行器、气体分析仪、工业电视、窑胴体扫描、UPS电源、热电偶、热电阻，各种变送器和控制仪表、光缆及特殊电缆；
二、由供应部归口管理的范畴
1、机动运输车辆及其内燃机备件；
2、各类工程机械备件，如各种液压正铲、反铲、钻机、装载机、推土机、叉车、吊车等备件；
3、各种三角带及“V”形带、输送皮带、环形皮带，斜槽帆布；
4、各种滚动轴承及标准轴承座；
5、各种标准紧固件；
6、各种标准橡胶密封件、各种盘根；
7、各种二类电气产品、电线、电缆；
8、各类钢材；
9、球磨机耐磨钢球；
10、各类润滑油、脂；
11、耐火材料；
12、蓬布、收尘袋；
13、炸药；
14、标准砂；
三、子公司在申报计划、统计和分析时应按归口管理的范围进行，具有委托采购权的子公司（如保全处、供应处分别承担采购职责时），也应按上述范围归口管理进行采购。
四、下列属固定资产范畴，由集团公司归口统一管理，不属于备品配件范畴，按集团公司固定资产管理相关制度进行管理。
使用期限超过一年，单位价值在2000元以上，在生产经营活动中独立发挥作用，并且保持原有物质形态的劳动资料和其它物质资料，包括土地、房屋及建筑物、机器机械设备、运输设备、电气电子设备、通讯设备、办公设备，以及其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的，也应作为固定资产。
第二章备品配件的定额管理
公司对备品配件的管理实行定额制管理，定额分吨产品消耗定额、储备定额和采购定额。
吨产品消耗定额同窑型、同磨型原则上一致，储备定额根据生产线的规模、数量、现有库存金额确定；各子公司要从定额指标管理入手，抓营运质量；认真落实“三项定额”编制、分解和考核工作，实行月度控制、季度分析。
定额实际执行情况要与相关负责人和管理责任人员的薪酬考核挂钩。
一、年度定额计划
备品配件年度定额计划由吨产品消耗定额计划、储备定额计划和采购定额计划组成。
（一）、编制依据
1、年度生产经营综合计划；
2、各项单耗定额；
3、公司设备运行现状及设备管理年度计划；
4、公司历年来吨产品消耗的历史统计数据或股份公司内同类生产线吨产品消耗的历史统计数据。
（二）、编制方法
1、定额编制重点编制吨产品消耗和储备计划；
2、吨产品消耗定额编制：
根据上述各项计划及有关统计数据,按备件分类标准及生产线或生产区域确定生产线或生产区域年度备件消耗量，汇总确定各子公司年度备件消耗总量；按各子公司生产经营综合计划确定的总产量计算出吨产品消耗额度；
3、储备定额的编制：
各子公司依据年度备品配件消耗总额、上年度备件储备总额及新增产能规模确定储备总额；
4、采购定额编制：
根据年度备件消耗总量及上年末库存备件库存额，确定年度总采购额；
5、每年12月份各子公司生产单位根据本部门的实际情况编制本部门年度定额计划报保全处，由保全处统一汇总编制子公司备品配件管理定额计划报子公司办公会审核后报股份公司装备部。
6、备件消耗定额编制格式如下：
公司年备品备件分区域消耗定额计划
生产区域
备件类别
2500t/d
5000t/d
产量
（万吨）
消耗
（万元）
吨消耗（元/吨）
产量
（万吨）
消耗
（万元）
吨消耗（元/吨）
矿山
破碎机锤头
其它
制造
耐热件
立磨辊皮和衬板
球磨机衬板
其它
水泥
粉磨
（*）
衬板
其它
商品发运
其它
合计
备注：
1、产量是指该熟料生产线熟料、水泥磨的水泥年度计划产量。
2、基地工厂汇总产量是指熟料总产量+0.25*水泥总产量，粉磨站汇总产量是指水泥总产量。
二、定额的审核
各子公司按上述要求编制备品配件管理三个定额计划报装备部，装备部组织初审并召集专业委员会进行评审，报股份公司审定后报集团公司审批。
三、定额的分解、考核与优化
1、消耗定额的分解：
备品配件消耗定额经集团公司审批下发后，在实际生产和备品配件供应中必须认真贯彻执行，各子公司应建立健全日常管理制度，加强定额基础管理，并按本公司实际管理情况按分厂或管理区域对定额进行分解，落实到各二级单位和管理责任人；各子公司也可根据实际情况按月度对定额进行分解，但分解后整个公司的年度消耗必须控制在集团公司审批下发的定额之内。
定额一般按矿山、制造、商品发运、水泥粉磨系统四个区域进行分解，同时要细化分解到每条生产线，以便实际考核工作的可操作性。
矿山开采设备（除电铲外）及工程机械由供应部门管理，指标由供应部门确定。
破碎机到堆料机属矿山区域，取料机到熟料库顶设备属制造区域，熟料库底到码头或铁路属商品发运区域。
年度定额指标可以按月度均指标分解，也可根据实际生产计划检修情况，按月指标不均分解。
2、定额的考核
（1）各子公司对定额分解后与本公司二级单位及管理责任人的月度考核挂钩，年终与二级单位领导及管理责任人考评挂钩，同时须建立健全一整套适合本公司管理特点的定额管理制度，如备品配件领用的分级审批制度、超定额使用审批制度、交旧领新制度、修旧利废和废旧备品配件处理制度等。
（2）股份公司依据生产经营计划确定的定额指标，按各子公司实际执行情况对子公司领导班子年薪挂钩考核。
（3）备品配件超出定额标准的，由各子公司申报计划，报集团公司特批后，方可使用超定额指标。
3、定额的优化
装备部结合自身的工作，在不断总结、分析、优化各子公司定额管理实际状态的基础上，不断对“三大定额”的编制、分解和管理进行优化。
第三章备品配件采购计划管理
备品配件采购计划是企业生产经营计划的重要组成部分，是装备管理工作的中心环节,有了准确严密的计划，才能据以有效进行组织、实施把握装备运行状态。
准确编制备品配件月度采购计划，是各子公司落实“三项定额”管理的前提，也是在低储备状态下满足生产运行的关键。
一、月度采购计划的编制与申报
1、子公司各生产单位根据下月生产、设备维修实际情况，结合库存储备，合理考虑采购周期及储备量，经研讨后每月25日前向保全处申报下月备品配件采购计划。
2、月度备品配件计划应列出明确的备件名称、规格型号、数量、库存数量、到货时间、供货单位建议等，对有特殊要求的备品配件必要时需提供样品、图纸、生产厂家、材质等资料。
3、保全处根据各生产单位申报的备品配件计划，编制下月备品配件采购计划。
4、各子公司要重视并加强计划的编制工作，努力提高配件计划的编制质量，应指定熟悉现场、有经验且工作责任心强的专人负责。
二、月度采购计划的评审
1、保全处组织各生产单位召开月度备品配件评审会，公司分管领导参与，对上月备品配件执行情况进行通报，对下一月备件计划进行评审。
2、审核依据：
①下月实际需用量
②各类备品配件的合理储备量（生产消耗情况、采购周期）
③当前实际库存情况
④公司可供调剂的库存资源
⑤市场因素（市场价格变动、资源情况）
⑥供应商的批量价格优惠情况
⑦公司资金状况
⑧全年备品配件定额
3、经子公司评审后的统购备件计划于每月3日前报装备部，装备部对各子公司上报的统购采购计划进行汇总、评审并编制公司月度统购备件采购计划报公司分管领导审核后，于每月10日前反馈给各相关子公司设备管理部门。
4、装备部评审时主要是结合各子公司生产线的维修、现有储备情况，兼顾事故备件、交叉备件区域储备和工程项目可调剂情况，对消耗量大、制造周期长的耐磨件、耐热件及价值较高的传动减速机等备件规格型号、技术参数、采购数量和采购时间进行审核。
三、月度采购计划的实施：
1、统购采购备件计划由装备部负责实施采购或装备部委托子公司实施采购；
2、委购备件由子公司负责组织实施采购。
3、对装备部评审并经股份公司领导审批的计划中需子公司修改和确认完善的内容，子公司必须认真执行保证计划的严肃性。
4、属统购备件装备部书面委托子公司采购，子公司需将其实际执行情况于下月3日前与月度备件计划一起反馈、上报装备部，具体格式见下表：
公司月份委托采购备件执行情况反馈表
序号
备件名称
规格、型号
单位
计划采购
实际采购
执行情况说明
四、紧急备品配件采购计划的申报和执行：
紧急备品配件采购计划需经各子公司生产单位领导签字，子公司分管领导审批后，子公司可先行采购，后补充到下月采购计划中，其中统一采购备件需上报装备部，经装备部（书面委托后）后可自行采购。
五、统购备件计划审核流程如下：
子公司设备管理部门根据各生产单位申报情况初步评审并编制本公司采购计划
子公司评审并经分管领导审核后报股份公司装备部
审批结果反馈给子公司设备管理部门
装备部组织评审并报股份公司领导审批后执行
六、月度备品配件采购计划申报格式：
公司月份采购备件计划申报表
序号
备件名称
规格与图号
单位
装机数量
库存数量
申报数量
用途
建议厂家
备注
公司领导：
部门领导：
编制：
装机数量指同一公司内有互换性的备件总数，装机数量、库存数量的准确是审核计划的关键；规格、图号准确性直接决定采购的效率和差错。
七、经常统计分析逐步了解备品配件的正常寿命周期，为科学编制备品配件计划，需熟悉部分备品配件使用寿命，以下是部分备品配件正常使用寿命（供参考）：
序号
备件名称
使用寿命
1
球磨机耐磨衬板
目前基本为改性高锰钢、超高锰钢和中合金钢，一般一仓隔仓板合理寿命应达到24个月以上，二仓隔仓板应达到36个月以上，衬板寿命应比隔仓板长1.5倍
2
原料立磨辊皮、衬板
因物料成份，磨机工况不同，其寿命差别较大，且不同的材质寿命也有差异，目前材质有镍硬Ⅳ、高铬铸铁，表面堆焊等，合理寿命各公司要尽快掌握，如ATOX50辊皮其使用寿命在12-36个月左右。
3
煤立磨辊套、衬板
在煤质成份波动不大的情况下为12-18个月左右
4
石灰石破碎机锤头
因物料成份不同，其寿命差别较大，单转子破一套锤头可破石灰石30-150万吨，双转子一套锤头可破石灰石60-250万吨
5
耐热件
现不同位置和材质寿命差异大，窑口护铁达到与窑口耐火材料同等寿命，预热器内筒寿命一般二级内筒寿命较长为5年，三级内筒2-3年，四级内筒2年，五级内筒1年
6
皮带机托辊
平均寿命应达到15000小时
7
链条
取料机链条寿命一般应达到24-36个月，斗提机链条应达到36个月，斜拉链机链条应达到60个月左右，基他链条寿命应达到24个月以上
在日常设备管理中要对各类备件使用情况进行状态检测，掌握各类备件使用规律。
八、备品配件计划申报质量考核和追究
1、计划有效期：
月度备件计划有效期为二个月，二个月内仍未采购的备件计划，如需采购须重新申报采购计划。
对未采购的备件计划首先应分析原因，如属计划不科学、现场实际情况有变更或规格型号错误等应作废或调剂到新计划中，以不断提高计划的编制水平和体现计划的有效性。
2、计划审核：
统购备件计划审核采取子公司和装备部二级评审制，计划经子公司审核申报后需装备部组织评审，计划的审核要落实问责制，杜绝盲目采购造成的积压和浪费。
3、责任追究：
因计划不准确造成备件积压或储备超定额的，应对相关人员进行责任追究和经济赔偿。
4、备件超储和积压的界定
备件超储是指子公司备件的库存总额超过了股份公司所规定储备定额的部分。
备件积压是指因计划不准确、规格、型号错误或因工作责任心不强而导致多购、误购，且一定时期内不需使用或不能使用的备件；不含因现场设备技改或撤除后造成积压的备件。
第四章备品配件采购权限管理
按照“集团有优势的集团做、子公司有优势的子公司做”的原则，为充分发挥股份公司统一采购和供应的成本和规模效应，进一步规范备品配件管理，降低运行成本，兼顾各子公司管理水平不一，考虑各子公司地域的差异性，对备品配件进行分级采购管理。
一、采购权限的划分
1、进口配件
由国际业务部负责采购，国产化的进口备件由装备部负责采购或书面委托白马厂采购；
2、事故备件
事故备件中的进口备件由国际业务部负责采购，国产事故备件由装备部负责采购，事故备件修复由装备部负责或书面委托子公司办理；
3、统购备件
由装备部负责采购或书面委托子公司采购；
4、委购备件
由子公司自行采购；
5、原配置没有，生产需增加或改进的部件
由装备部负责采购或书面委托子公司采购。
二、事故备件范围
事故备件主要指生产线主机设备的关键部件，其范围由公司专业委员会讨论确定。
事故备件主要指：
1、回转窑主减速机、主电机、托轮瓦、液压挡轮等关键部件；
2、立磨用关键部件；
3、矿山破碎机转子等关键部件；
4、圆形、长形、侧式堆、取料机、装船机传动用减速机等关键部件；
5、窑尾高温风机液偶、大型风机转子等关键部件；
6、进口斗提机、斜拉链用传动减速机；
7、粉磨系统大型斗提机、选粉机、磨机传动减速机及瓦、磨机球面瓦等关键部件；
8、主机设备用高压电机。
三、基地统购备件范围
1、皮带机托辊备件；
2、耐磨件：
破碎机锤头、锤轴、衬板、篦子板、齿滚、刮板；球磨机隔仓板、衬板、护板；立磨辊皮（胎）、磨盘衬板、空气导向锥、喷口环衬板、选粉机叶片；篦冷机熟料破碎机锤头、衬板、篦子板；
3、耐热件：
预热器内筒、翻板阀、分料档板、撒料板、三次风挡板；回转窑窑口护板、窑尾护板、窑尾舌形板；冷却机篦板、盲板、侧铸件；
4、输送链：
提升机、裙板机、拉链机、板喂机、堆取料机、熟料拉链机输送链条；
5、传动设备备件：
15kw及以上减速机、电动滚筒总成件；
6、电气自动化设备备件：
高压电机和90kw及以上低压电机总成件；15kw及以上变频器、软启动器总成件；压力变送器、电动执行器、DCS和PLC控制系统备件、热电偶（阻）。
7、单价在2万元以上的备品配件。
四、基地委购备件范围
1、铆焊件、非标加工件；
2、备件修复；
3、收尘、风机、泵类、空压机、液压、气动备件；
4、堆取料机及输送设备备件；
5、起重设备备件；
6、装（卸）车（船）机备件；
7、制动器、联轴器、液力偶合器；
8、电机集电环、碳刷、风叶等备件；
9、200A及以上容量接触器、断路器和现场仪表；
10、湿法线、铁路和矿山电铲备件；
11、装备部书面委托采购的备品配件
注：
上述1至10项的委购备件范围均不含事故备件、统购备件。
五、粉磨站统购备件范围
1、耐磨件：
球磨机隔仓板、衬板、护板；破碎机锤头、转子、推力板、篦子板；
2、输送链：
拉链机、提升机、板喂机等输送链条；
3、传动设备备件：
15kw及以上减速机、电动滚筒总成件；
4、电气自动化设备备件：
高压电机和90kw及以上低压电机总成件；15kw及以上变频器、软启动器总成件；DCS和PLC控制系统备件。
5、单价在1万元以上的备品配件。
六、粉磨站委购件范围
1、铆焊件、非标加工件；
2、备件修复；
3、包装、收尘、风机、泵类、空压机、液压、气动备件；
4、输送设备备件；
5、起重设备备件；
6、装（卸）车（船）机备件；
7、制动器、联轴器、液力偶合器；
8、电机集电环、碳刷、风叶等备件；
9、200A及以上容量接触器、断路器和现场仪表；
10、装备部书面委托采购的备品配件
注：
上述1至9项的委购备件范围均不含事故备件、统购备件。
七、统购备件合同：
（1）统购备件合同是指股份公司经招（议）标与相关供应商签订的合同，主要是指耐热件、球磨机耐磨件、皮带机托辊、输送设备链条、破碎机锤头、热电阻（偶）年度合同；
（2）统购备件合同主要由装备部负责执行，由装备部负责下达备件送货计划、催货、办理委托付款函；子公司按合同要求负责备件到货的验收及使用跟踪，出现异常情况及时与装备部联系，并按装备部书面委托函要求办理合同付款；
八、渠道备件合同：
（1）渠道备件合同是指股份公司为发挥集团规模采购优势、降低备件采购成本与相关供应商签订的合同，主要为空压机、液压气动元件、铆焊件、非标加工件、袋收尘、卸料器、液偶、各种专用螺栓、包装机、皮带机清扫器、电气自动化元器件备件合同；装备部要随时跟踪、掌握、了解渠道合同的执行情况，如发现备件性价比优于上述渠道备件合同所规定的供应商，要及时对原有供应渠道进行调整和优化。
（2）渠道备件合同由各子公司自行下达计划采购，属于渠道合同范围内的月度备件计划不需上报装备部。
（3）渠道备件合同实行动态管理，如子公司能够采购到性价比优于渠道备件合同规定的备件，子公司可以另行选择供货渠道采购，其采购价格不得高于渠道价，如高于渠道价，责令相关责任人进行赔偿；
九、一厂一策式分级采购管理
1、备品配件分级管理根据不同子公司特点，在上述分级的基础上，逐步扩大分级采购的比例，根据子公司阶段性设备管理特点及生产线实际配置情况，按“一厂一策”定期进一步细化分级内容，逐步建立成本最低、速度最快、质量最优的备件保供体系，并形成区域内备件保供网络。
2、为执行好分级采购工作，装备部要定期对各子公司备件采购范围及情况进行检查，也可组织各子公司之间进行互查，确保备件采购在授权范围内执行。
3、子公司备品配件具体分级采购内容见装备部下发给各子公司的《备品配件采购分级管理的实施方案》。
第五章事故与交叉备件管理
事故备件是充分发挥集团公司规模优势进行集中购置、统一和交叉储备、统一调配使用。
事故备件储备方案在各子公司上报的基础上，经专业委员会认真研讨后由装备部编制报公司审批后执行，对事故备件储备方案，根据实际使用情况，定期优化。
（一）、事故备件的范围
目前针对基地事故备件主要指：
1、回转窑主减速机、主电机、托轮瓦、液压挡轮等关键部件；
2、立磨用关键部件；
3、矿山破碎机转子等关键部件；
4、圆形、长形、侧式堆、取料机、装船机传动用减速机等关键部件；
5、高温风机液偶、大型风机转子等关键部件；
6、进口斗提机、斜拉链用传动减速机；
7、粉磨系统大型斗提机、选粉机、磨机传动装置、磨支撑瓦等关键部件；
8、主机设备用高压电机。
目前针对粉磨站事故备件主要是指：
1、进口和国产大型斗提机传动减速机等关键部件；
2、选粉机传动减速机等关键部件；
3、磨机主减速机高速轴及瓦等关键部件；
4、高压电机。
（二）、事故备件的采购、储备和领用
1、事故备件由装备部统一管理，集中采购，统一和交叉相结合的方式储备，储备的事故备件不占用各子公司储备定额；
2、各子公司领用事故备件前需向装备部提出申报，办理
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