办公室日常行为准则.docx
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办公室日常行为准则
深圳中炭实业办公室日常行为准则
1、不得大声喧哗、打闹，不许利用计算机、CD等高声播放音乐或歌曲而影响他人工作，也不许讨论与工作无关的事及公开对公司内部政策和公司内部人员发表直接或间接的评论或牢骚；
2、个人通讯方式要留存公司，下班后、每周休息日、调休日、节假日22点以前保持开机，若有急事须及时回复，以免耽误工作；
3、保持办公区域环境清洁：
不得在办公区域内堆放纸箱或其它杂物；
不乱扔杂物、随地吐痰；
不得在办公桌上摆放与工作无关的物品，下班前保持桌面整洁、座椅归位。
4、未经许可，不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件，废弃的文件应及时销毁，机要传真内容不得随便传阅泄密；
5、不得利用公司的网络资源转发任何形式的垃圾邮件；
10、不得利用工作时间和公司设备干私事；
11、不得使用侮辱语言；
12、下班后，最后离开工作区域者负责关闭电源（电灯、电脑、空调等设施），关好门窗；
13、未办理相关手续，不得将公司财产、记录或其他物品带出；
14、严禁在工位上吃东西。
早点及午餐可在会议室或业务室食用，上班时间不得吃零食。
着装
公司全体员工在对外交往中，必须着装整洁、大方，体现职业风范。
接听电话
1、请不要在公司大声喧哗，接电话时声音尽量不影响其他人工作为准。
2、非紧急情况下，上班时间不得因私使用公司电话，不得在电话上长时间聊天。
3、使用电话应注意礼仪和语气，维护公司形象，对待每一个打进电话的人都像对待我们客户的要求一样。
4、不得使用不文明用语。
5、接听外线电话必须报出公司名称。
6、主动帮助同事接听电话、转接或留言，接听电话注意保守同事个人隐私。
7、接听电话的过程中注意严守公司机密，在没有经公司部门经理以上领导同意的情况下，不得接受任何媒体、个人、团体等的电话采访。
如果接到电话邀请，询问访问主要内容、用途，然后请对方留下联系方式，报请部门经理批准之后，确保公司没有机密外泄并且不影响公司形象的情况下才可接受访问。
而且访问过后，必须将访问内容概要通过书面形式提交部门经理备案（并签字/日期）。
月计划、周计划检查
1、公司每一位正式员工、临时员工、实习员工，每周需根据自己的工作计划按照公司统一《月（周）计划月（周）总结模板》填写个人本月、本周工作计划和上月、上周工作总结.。
2、月计划必须在每月最后一次周例会日下午5：
30以前交直接领导，上月工作总结必须在每月第一次周例会日开始前交直接领导。
本周的工作总结和下周的工作计划必须于本周周五前交直接领导；部门领导将批复后的计划、总结及自己的计划、总结于次日交总经理
3、各计划、总结将张贴于公司墙壁上；计划中有协作任务的必须抄送相关协作方以便配合安排工作；
4、计划和总结以各级直接领导收到的时间为准进行统计，如果因为忘记递交，按照迟交处理，由行政人事部负责监督执行。
5、每周五下午下班之前，行政人事部监督周计划和周总结的提交情况，向总经理汇报。
对有拖延的情况予以跟进并监督。
固定资产管理
一、固定资产定义：
第一类：
1）笔记本电脑；
2）台式电脑；
3）移动硬盘；
4）数码相机；
5）打印机；
6）传真机；
10）固定电话。
第二类：
其他单位价值在500元（含）以上的资产。
二、固定资产的购买：
1、申请：
1）公司各部门因工作需要增加固定资产，以书面形式填写“固定资产采购申请”，后附不少于三家的采购报价单（可由行政人事部询价），报总经理审批后交由行政人事部采购。
2）采购：
采购工作原则上由行政人事部负责。
2、登记：
固定资产采购到货后由财务部填制《固定资产领用约定》（以下简称：
《约定》）并编制固定资产编号并进行登记备案。
3、报销：
报销时必须向财务提交“固定资产采购申请”表。
如项目需要临时采购，采购后须报财务部填制《约定》并编制固定资产编号后方可到财务部报销。
三、固定资产的领用与归还：
1、固定资产领用时，使用人须在《约定》上签字并在财务部存档。
2、员工离职时须将领用的全部固定资产交回公司，由行政人事部人员按固定资产帐明细请点，并在《约定》上签字确认。
有短缺者按价赔偿，行政人事部应及时协调财务部进行帐务处理。
3、员工之间不得私自调换自己使用的固定资产，如确需要调换使用，必须以书面形式通知行政人事部，经确认后，新的使用人须重新填写《约定》后方可使用。
四、固定资产的维修
固定资产出现故障后有应及时联系行政人事部，行政人事部接到申请单需先查询固定资产帐，确定其维修价值，联系售后服务商。
五、固定资产的盘点
财务部每月与行政人事部对公司固定资产进行盘点，财务部出据盘点报告并与固定资产帐核对。
办公用品领用
1、办公用品属于公司消耗品，不限定领用数量，但提倡勤俭节约的作风，每个员工要尽到其用，反对奢侈和浪费。
2、办公用品领用需向行政人事部提出申请，申请形式可以是书面或者口头，领用后个人主动在办公用品登记本上做相应的登记。
3、对于常用物品，行政人事部会酌量库存，遇特殊需求物品请提前告之行政人事部采购，如特殊物品金额在50元以上，请报行政人事部审批后，行政人事部再予以采购。
办公设备保管责任
因公司工作需要，工作人员带移动办公设备出差，日常保管监督由出差人员本人负责，由此产生的任何损失由该人员承担。
保密制度
公司保密制度
1、为保证公司机密信息，使公司免受不公平竞争带来的损失，公司要求每一位员工都要自觉地严格遵守公司制定的保密规定，
2、属于保密范围的机密信息有：
1）公司业务有关的客户、产品和其他有关公司信息；
2）公司已经或将要告知员工的经营或技术信息；
3）员工在公司工作期间接触到的或察觉到的与员工在公司的工作有关的经营和技术信息；
4）特别是有关公司的销售赢利、市场份额、价格、经营策略、商务谈判、客户资料、新产品及研发、投资及财务数据、上市进展、组织机构、业务拓展、经营计划、数据库资料等；
5）员工的薪资及各种津贴补助情况；
6）公司的各项运营报告、策划方案。
2、发现同事在不宜场所谈论涉及公司保密事项时，应主动提醒，加以劝阻。
3、有丢失、泄密保密文件时，应立即向你的上级汇报并尽最大努力来争取果断补救措施。
4、当你不论任何原因离开公司工作时，应将全部书面机密材料交还公司并保证不得将公司的机密外传，否则公司将诉诸法律。
5、这些资料的种类包括但不限于：
文件报告、图册、磁盘、磁带等；
6、这些资料的来源包括：
时代年华公司在经营活动中创造、生产、收集或使用的与其目前或未来业务有关的任何资料；
8、不经许可越级阅览公司机密材料的行为均属违规行为。
9、公司从保护其利益和经营的角度出发，可以针对某些工种人员要求签定保密协议，员工任何违反本规定的行为均被视为严重违反公司规章制度的行为，因此公司有权对员工进行处分，甚至开除。
11、无论公司是否对员工进行记录处分或其他任何处分，公司均有权追索员工因其违反规定而直接或间接导致的公司任何损失的责任，并有权要求员工做赔偿。
客户信息保密制度
公司在为客户提供服务期间，客户可能会因工作需要为我们公司提供其内部的机密信息、资料、商业秘密等。
基于商业道德和良好的职业习惯，我们每一位员工都有义务为客户保守秘密，坚守公司的商业道德，维护公司的形象：
1、不在公司内部公开讨论客户的机密信息以防无意地信息外泄。
2、不传播客户的资料和信息，无论是什么形式的传播：
口头、电话、传真、文本、电子邮件、网络论坛、上传下载、资料交换等等。
3、不在其他客户面前展示另外一个客户的机密信息；如果需要展示其他客户的报告资料时，我们需要将其他客户的相关名称、数据、图表隐去，以防机密信息外泄。
4、在同客户谈判的时候不引用其他客户公司的机密信息，如果确实需要可将相关信息屏蔽，一般情况下谈判客户方不仅仅会理解我们的做法，并且会钦佩我们的职业道德。
反之，我们会导致客户的不信任，由此带来不必要的麻烦及损失。
公司一般管理规定
个人信息提供
员工应保证为公司提供的个人信息的真实、准确，否则公司将会认为你虚报资料，会按照情节轻重给以处分。
为了使公司人事档案准确、真实，请你在下述情况发生更改时立即通知公司行政人事部：
住址、联系电话、在发生意外或病痛时的联系人、本人的姓名、婚姻状况等。
三级警告制度
1、本规章制度，以及公司制定的其他规章制度，都是为了使所有职工了解公司希望他们遵守的某些程序和行为准则。
违反这些规章制度会受到纪律处分。
2、作为雇员，必须勤奋工作并达到合格的标准和服从上级经理的领导。
职工的行为不应有损公司的利益。
3、职工工作表现欠佳或行为失当，可能受到纪律处分。
实际给予的处分将按违章的具体情况而定。
4、以下列举的行为失当的例子并不完全，也不意味着没有列举的其他的失当行为，就不会导致包括解雇在内的纪律处分。
5、书面警告、正式警告、辞退处罚会以书面确认，该警告副本将存入职工的人事档案。
6、初次犯有正式警告或书面警告过错，可视过错的严重性给与立即解雇，且不发给任何解雇费。
7、额外纪律处分：
职工如工作表现欠佳或违反公司劳动纪律，可对其采取下述额外的纪律处分：
a减薪：
扣减后不得底于最底工资标准。
b降级（降职）职工工作表现欠佳或违反公司劳动纪律，可受降级处分。
c停职处分（留用察看）职工可受停薪停职处分，处分期限由公司决定。
深圳中炭公司三级警告制度
级别
表现形式
处罚方式（元/次）
1
上班迟到、早退
当月绩效50元
2
在工作时间使用辱骂性的语言
当月绩效50元
3
下班不关电脑，最后下班离开办公室不关电灯、空调及其它办公电器设备
当月绩效50元
4
接听电话不按公司要求接听且没做接听记录没传达通话内容
当月绩效50元
5
使用公司手机话费补助者，没有在当天早9点到晚6点保持电话畅通，也未做知会。
（不可抗拒因素除外）
罚50元
以上条款，在30个工作日内重犯二次，转到二级警告
二
级
警
告
1
行为失当受到客户批评或顶撞上级
罚100元
2
在工作时粗心大意，造成200元以上，1000元以下损失
罚损失金额的30%
3
上班时间未经直接领导批准，擅离工作岗位（2小时以上）
罚100元
4
得到加班通知后，无正当理由不配合导致业务损失
罚100元
5
未经直接领导同意，无正当理由变更工作计划导致业务损失
罚100元
6
未经本人许可，随意翻动或查看同事的电脑、记事本或其它物品（公司抽查除外）
罚100元
7
利用工作时间或公司设备干私事
罚100元
8
无故矿工1天，事后没有正当解释或拒绝陈述矿工原因
扣发当日工资，并罚100元
以上条款，在60个工作日内重犯二次，转到三级警告
三
级
警
告
1
在工作时粗心大意，造成1000元以上损失
罚损失的1/2或另调职位降级使用
2
故意损坏公司或他人的物品
按原价赔偿损失
4
蓄意不服从或抗拒直接领导的工作安排
罚200元
5
受到客户严重投诉，调查后确属工作失误
罚200元
6
未经批准，将公司重要文件给不相关人员
罚200元
7
传播对公司不实言论，造成严重影响
罚200元
8
无故矿工2天
扣发2天工资，并罚200元
9
最后一个离开办公室不锁门（没有造成公司财产损失）
罚50元
以上条款，在90个工作日内重犯二次，予以辞退
辞
退
1
受贿、贪污
辞退
2
公司进行工作调查时，不配合调查，或提供伪证
辞退
3
为牟利或其他任何不正当目的，串通客户或其他员工伪造公司记录或文件
辞退
4
偷窃或挪用属于公司、公司客户或任何其他员工的物品或财产
辞退
5
不诚实和诈骗行为，包括骗取假期或诈病缺勤，或入职时提供虚假证明资料
辞退
6
未经公司同意，向任何个人、实体或机构，包括媒体陈述或披露任何涉及公司和公司客户的机密信息
辞退并追究法律责任
7
未经公司同意，在其他机构从事兼职或全职的工作，或从事在公司工作以外的任何其他业务活动
辞退
8
无故矿工3天
辞退
9
恶意行为造成公司重大损失
辞退并追究法律责任
10
内部同事间谈恋爱，公司按回避原则为此调整工作岗位后，仍然不服从的
辞退
11
给客户造成极大的负面影响，如：
与客户争吵
辞退并追究法律责任
12
员工亲友干预公司事务
辞退
公司财产管理制度
1、固定资产管理制度
a公司的固定资产包括办公场所、办公家具、台式/笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。
b公司的每一位员工均有责任和义务爱护使用这些设施，如有损坏、请当事人主动承认并承担赔偿。
2、办公用品的采购和保管
办公用品由行政人事部统一采购。
员工需节约办公用品，仔细保管，尽量避免丢失。
3、图书资料的管理
a员工自行购买公司图书资料，应事先征得部门经理的同意。
公司的每一位员工均有责任和义务爱护使用公司的各种图书资料。
b员工借阅图书，必须在总经办的“图书及月登记”上登记。
c员工一次最多借阅两本，每本借阅时间不得超过一个月；如果需要续借，应重新在行政人事部登记。
d因工作需要而存放在个人手中的图书、词典、电话号码薄等，要保证其完好无损，如因个人不当所造成的损坏、丢失，当事人负责赔偿。
e公司所购买的图书、资料是为了员工工作提供方便，因此非经批准严禁擅自将公司的各类资料外借或带离公司。
f根据工作需要，总经办有权提前收回图书。
员工应在行政部发出通知后三个工作日内归还，如果逾期未还，则对其进行处罚，具体规则视情况而定。
4、防火防盗
1、办公室人员下班时，关闭你所使用的任何电源和门窗，锁好有关抽屉以防有关文件及其它物品遗失或被盗，作为参考，我们不希望你将非常贵重的私人物品、钱财带入公司以免发生不必要的麻烦。
2、公司管理人员有责任督促员工和其他管理人员采取措施防止公司财物和员工财物被盗，并在发生时立即通知有关单位以保护公司和员工的利益。
3、每天下班，最后离开公司的员工应该负责把公司的主机电源、所有的照明电源关闭以防发生火灾；同时要锁好公司的门窗以防被盗。
财务管理规定
财务收支审批、报销规定
一、财务收款规定：
1、公司一切收入必须上缴财务部统收进帐，不准截留公司收入、不得私分、据为己有。
2、任何销售人员向财务上缴产品销售收入，无论是现金或是银行支票，财务部必须给经办人出具收款收据，如收据需要提供给客户的，请销售经办人员自行复印收据，做为双方交付接收证明（银行间电汇汇款除外）
3、财务出纳人员应在每张收据上注明付款公司名称、经办人员、收款金额、收款方式（现金或银行支票），以做备查。
4、出纳人员于每周五将收据存根交给财务会计人员，财务会计根据周资金报表及银行对帐单核对每笔银行收款、根据库存现金余额核对每笔现金收款，是否落实相符情况。
5、经办人员应主动向财务索取收款收据或及时做复印保留，做为交款的唯一凭据。
6、现金或银行支票收取出现差错，以备查收款收据为依据，追究过失一方的责任，视损失情况由公司做出惩罚措施。
二、财务借款流程：
1、填写《借款单》（文本）；
2、写明借款用途及金额、借款人等事项；
3、经总经理签字核批；
4、财务出纳根据符合审批手续《借款单》，支出现金。
其他规定：
1、如遇总经理出差，可以电话申请，填写《借款单》。
2、金额在500元以上的借款，必须提前一天申请。
3、公司所有借款必须遵守“前款不清，后款不借”的原则，遇特殊情况须总经理签字后方可办理。
三、财务报销流程：
1、一切费用报销必须填写《费用报销审批单》或《支出凭单》并附原始凭证，原始发票各项目应填写完整，“付款单位”处必须标有本公司的全称。
2、报销人整理原始单据，按票据不同性质分类粘贴、统计金额（比如：
市内交通、异地差旅住宿费、餐费、其他等等）。
3、报销人将粘贴好的原始单据及“报销明细单”（电子或文本）提交财务会计审核。
财务会计依据“报销明细单”逐项审核原始单据发票及金额的合法性、准确性，审核无误后将报销金额大写在“报销明细单”上，作为最终报销金额。
4、报销人持财务已审核的“报销明细单”经总经理审批签字后到财务办理报销手续。
5、财务出纳根据符合审批程序的《报销费用审批表》或《支出凭单》，进行复核合格后，予以报销或支付资金。
6、其他规定：
a各类报销应在费用发生后7个工作日内办完审批报销手续，特殊情况需向总经理请示批准，否则逾期未及时办理的，财务拒绝再报销，所有借款将在当月工资中全部扣除。
b‘报销明细单’的签字必须是文本形式留财务入帐。
如遇总经理出差的，可以由总经理指定财务经理审批报销。
财务审核准确无误后可以办理支付，但事后必须办理总经理补签手续。
C凡无费用单据的“报销明细单”，财务拒绝报销，由报销人承担责任。
四、采购付款审批流程：
1、根据工作需要购买的办公用品、办公用具、固定资产等，必须填写物品购买申请（详见附表）标明产品名称、型号、规格、申请理由等。
2、各部门人员向直接领导申请，由部门负责人向总经办书面申请批示。
购买原则：
谁需要，谁申请；谁批准，谁负责，入谁户头。
3、购进办公用品、办公用具、固定资产等，必须办理入库手续，并由经办人、批准人签字确认后方可到财务部办理付款。
4、一次购买物品在500元以上的采购，原则上应与对方签定合同。
5、所有固定资产的购置必须经总经理审批同意后才可办理付款手续。
印章管理使用规定
为加强公司印章管理，保护公司权益及保证公司各项工作的顺利进行，制定本规定。
印章分公司印章、合同章。
印章的保管和使用
1、公司所有印章统一由财务部专人负责保管。
2、印章由印章保管人员负责，其他人员不得擅自动用，如保管人员外出，由总经理指定临时代管人。
3、所有印章的使用必须在公司财务部进行，不得带出财务部。
4、使用公司公章、合同专用章，必须先填写用印申请表提请部门经理批准，然后呈报总经理审批。
规定需要盖章的文件或合同必须内容填写完毕，不准有空白的地方，重大合同和对外文件原稿必须留存底稿在财务。
5、印章保管人必须对总经理审批确认无误，对用印文书内容，必须认真审阅，尤其对一些证明材料、合同协议、重要报表等更应审阅清楚后才可加盖。
6、对不按规定流程办理用印的财务应拒绝受理。
检查和监督
1、由总经理选定监管人员对印章的保管、使用、登记情况进行检查。
2、监管人员每月未20日定期对上月印章的使用、登记情况进行检查，并及时汇报总经理。
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