文件控制程序程序.docx

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文件控制程序程序

程序文件

文件编号:

WS/QP401-2012

文件名称:

文件控制程序

版本号

质量管理体系文件

实施日期

A/2

制订

审核

批准

文件制订/修订/增补申请表

申请部门

品管部

文件名称

测量仪器控制程序

文件编号

QP401

类别

□制订■修订□增补

版本号

A/2

日期

2012.09.16

原文件内容：

修订后内容：

文件编写部门领导意见:

签名：

日期：

文件保管部门意见：

签名：

日期：

管理者代表意见：

签名：

日期：

编号：

QR4-02

文件修改记录表

序号

章节号

页码

修改原因

修改后版本号

修改人

日期

文件修改

A/1

王彪

2008.12.15

文件修改

A/2

黄道君

2010.09.20

编号：

QR4-04

主责部门

输入

主要流程

输出

行政人事部

品管部

销售部

行政人事部

各部主管

各部门主管

部门主管/管理者代表

总经理/管理者代表/授权人

行政人事部

各部门

各部门主管

ISO/TS16949、

产品标准、顾客要求/法律法规及相关方要求

同上

文件控制程序

岗位职责

同上

文件一览表

文件发放策划记录

产品标准/顾客要求

相关文件

法规、标准、实际需求的变化

分类、格式、要点、编号

质量/管理体系文件

文件会签记录（签字）

顾客规范评审记录

文件审核记录（签字）

文件批准记录（签字）

文件标识记录（印章、编号）

文件发放记录

现有产品处理记录

活动实施记录

文件更改申请单

文件控制程序WS/QP401-2012

主要流程图

文件控制程序WS/QP401-2012

1目的

编制本程序的目的是为了对公司质量管理体系、环境管理体系文件及行政文件、技术

文件的标识、编制、审核、批准、发放、修改的管理要求进行控制，以确保公司质量及环境体系的有效运行。

2适用范围

2.1程序规定了质量、环境管理体系文件及行政、技术文件的编写、审核、批准、发放、更改等管理控制要求。

2.2适用于公司范围内所有质量、环境管理体系文件及行政、技术文件的管理和控制。

3名词解释

3.1质量管理：

在质量方面指挥和控制组织的协调的活动。

3.2质量管理体系：

在质量方面指挥和控制组织的管理体系。

3.3体系：

相互关联或相互作用的一组要素。

3.4文件：

信息及其承载媒体。

媒体可以是纸张、磁盘、光盘、照片、标准样品或它们的组合。

公司文件大至分为三大类,即:

技术文件类、质量/环境管理体系文件类、行政管理文件类。

4职责：

文件名

编制

标审（格式、编号、接口、）

审核

批准

归档（电子版本、纸张正本）

复印发放

质量手册

品管部

管代

总经理

行政人事部

程序文件

公司职能部门

品管部

各部门负责人

管代

行政人事部

公司工作文件（跨部门）

公司职能部门

品管部

各部门负责人

管代

行政人事部

外来质量管理文件

行政人事部

文件控制程序WS/QP401-2012

5工作程序

5.1文件分类管理

技术文件（WS/Q/GJ××-××）由技术中心门归口管理,执行《技术文件管理办法》；行政管理文件（WS/Q/GL××-××）由行政人事部归口管理，执行《行政公文管理办法》；质量体系文件（WS/QP××-××）由品管部归口管理，行政人事部存档，按本标准执行。

5.2文件的编写

5.2.1质量/环境管理体系文件根据ISO标准和公司的实际运作及文件的编写、审核、批准权限，具体实施编写工作。

5.2.2文件的编号和版本的控制，由行政人事部统筹管理。

5.2.2.1质量手册的编号：

WS/QM—01-年份

序号

质量手册代码

公司代号

5.2.2.2程序文件的编号：

WS/QP—XNN-年份

文件流水号01、02、03……

文件对应的标准条款号

程序文件代码

公司代号

X代表：

4（QualiZJSystem质量管理体系）：

5（ManagementResponsibiliZJ管理职责）；6（ResourceManagement资源管理）；7（ProductRealization产品的实现）；8（CheckAnalysis&Measurement检查、分析及改进）。

NN代表：

从01开始

文件控制程序WS/QP401-2012

5.2.2.3基础文件编号：

WS/OPX.01—年份

年份

基础文件顺序号

从属程序文件号.

基础文件（工作文件）代号

本公司产品代号

5.2.2.4技术文件编号：

WS/Q/JGNN-年份

5.2.2.5行政管理文件编号：

WS/Q/GLNN–年份

5.2.2.6记录表单编号：

WS/QP—XNN-＊＊（○）

5.2.3质量手册的编写规定

5.2.3.1质量手册内容的构成

我公司目前的质量/环境手册主要用于质量/环境体系管理，其构成应包括以下内容：

a）封面；

b）目录——各章节内容；

c）前言——企业概况:

企业名称、隶属关系、所有制性质、主要产品情况、企业规模、

发展简史等；

文件控制程序WS/QP401-2012

d）修改记录；

e）手册颁布令——公司总经理关于质量手册发布、实施的批准签字；

f）管理者代表任命书；

g）质量/环境手册管理；

h）引用标准、术语及定义；

i）范围和使用领域；

j）质量/环境管理体系组织机构；

k）公司组织机构、质量/环境职责与权限；

l）质量/环境管理体系；

m）管理职责；

n）资源管理；

o）产品实现；

p）测量分析和改进；

5.2.3.2质量手册的具体编写格式

a）版面——均采用A4版面；

b）封面格式；

版本号、实施日期宋体3号字

文件类别宋体1号字

文件控制程序WS/QP401-2012

页眉高度：

1.5cm　　页脚高度：

1.75cm

c）文件编号格式（见5.2.2.1手册编号规则）；

d）版本/修订格式；（1/1表示1版第1次修改）。

e）内页格式；

质量/环境手册编号

（章节号）（标题）

（内容）

5.2.4程序文件的编写规定

5.2.4.1程序文件的结构

程序文件内容的构成主要有以下项目：

a）目的——通过制订本程序是为了达到什么控制目的；

b）适用范围——规定了文件内容，适用于哪些活动（简述）；

c）术语及名词解释——需要时可对所用词句特别规定其含义；

d）职责——规定哪些部门或个人负责履行与本文件规定活动有关的权利和义务；

e）工作程序——描述活动的控制要求和具体控制步骤；

f）相关文件——直接在程序中引用用于支持、补充本程序的文件；

g）质量记录——因活动而产生的报告和记录；

h）流程图——整个活动流的图解说明；

5.2.4.2程序文件编写具体格式

a）版面——均采用A4版面；

b）封面格式——同质量/环境手册封面格式；

文件控制程序WS/QP401-2012

c）文件编号格式——见5.2.2.2文件编号规则；

d）版本/修订格式——见手册版本/修订格式；

e）

内页格式；

（文件名称）（文件编号）

流程（流程图说明）

1目的

制定本程序目的是-------------。

2适用范围

本程序适用于---------------。

3术语和名词解释

3．1XX：

-------。

3．2XX：

-------。

4职责：

4．1XX部：

--------。

4．2XX部：

--------。

5程序

5．1XXXXX。

5．2XXXXXX。

6相关文件和记录

页码

f）质量记录格式；

质量记录的具体格式应根据实际需要，按照简单、明确的原则编制。

一般须有表格的称谓、质量记录的编号（置于右下角）。

g）记录的编号——见5.2.2.6文件编号规则；

5.2.5基础文件（各类规程、作业办法、制度等），也称三层次文件；

5.2.5.1基础文件的构成；

a）目的——说明制定该文件的理由和要达到的效果；

b）适用范围——阐述该文件的具体适用领域；

c）术语及名词解释——需要时，可对某些词句的概念特别规定；

d）职责——明确有关部门（人）的权利和义务；

e）流程及作业方法——文件的主题部分，说明实施的流程、步骤、控制要求等等；

文件控制程序WS/QP401-2012

f）相关文件——引用标准，文件和资料情况说明；

g）质量记录——实施文件规定过程中产生的报告与记录；

h）流程图——整个活动流的图解说明；

5.2.5.2基础文件的格式；

a）版面——采用A4的版面；

b）封面格式——同质量手册封面格式；

c）内页格式——见程序文件内页格式；

d）文件编号格式——见5.2.2.3文件编号规则；

e）版本/修订格式——见手册版本/修订格式；

f）质量记录格式——见程序文件修订格式；

5.3文件的发放

5.3.1所有的质量体系文件的发放范围及数量均由文件的批准者进行审批后，公司行政人事部按《文件发放申请审批表》的审批结果发放，并根据《文件发放登记表》的内容发放到公司各职能部门。

5.3.2《质量手册》和《程序文件》由品管部填写《文件发放申请审批表》，质量工作文件由起草部门填写《文件发放申请审批表》，经相应人员审核、批准后交行政人事部统一发放。

5.4文件的回收

当文件更改后需换版或换页，旧文件必须收回并在《文件发放登记表》中记录清楚，将回收的旧文件统一处置。

若需留用旧文件作参考，则必须盖上“作废”章，并由行政人事部登记于《作废文件一览表》后发放。

5.5文件的更改

5.5.1公司的每位员工都可以提出文件更改意见，但必须填写《文件制订/修订/增补申请表》，

文件控制程序WS/QP401-2012

审批程序按原文件审批路径，批准后由起草部门进行更改并须经过再次批准。

其更改前、后的内容应在申请上增加说明。

5.5.2文件由于更改内容较多，应填写更改单申请换版，换版前的原稿和《文件更改申请审批表》一同保存。

5.5.3种类较多的文件，由于运行或组织机构有较大的变化等原因，出现了成批量的更改或换版时，可采用多种文件的汇总方式办理更改或换版手续。

5.6文件的受控管理

5.6.1“受控”和“非受控”的划分如下：

a）向公司所属部门和第三方认证机构发放的质量体系文件，属受控文件，发放时应加盖“受控”印章。

b）向其他单位（如：

顾客）提供质量体系文件，属非受控文件，发放时加盖“非受控”章不负责对其修改。

c）所有外发文件登记于《外发文件登记表》。

5.6.2所有的质量体系文件由行政人事部的文件管理员严格按《文件发放申请审批表》的审批结果进行复印、装订、盖章、登记、发放，任何人不得私自复印。

5.6.3公司所有质量体系文件和用于批生产的技术文件均应在封面盖上红色的“受控”印章，

并按《文件受控号一览表》中给定的受控号进行编号。

5.6.4行政人事部对质量体系文件和用于批生产的技术文件进行分类编制《质量体系文件总览表》和《技术文件总览表》；公司各部门对本部门的文件应分类编制部门文件相应的总览表。

5.7文件的正、副本管理

5.7.1质量体系文件的正本（原稿）和电子版均由行政人事部保存，受控副本由文件拥有部门保存。

文件控制程序WS/QP401-2012

5.7.2任何人不可在受控文件上作记号或涂改，应保持文件的完整性和完好性。

5.7.3如因工作需要须增补文件时，可填写《文件补发申请单》经主管副总审核，管理者代

表批准后到行政人事部补领。

5.7.4当文件丢失且无法找到应向本公司报告申请补发，补发程序按5.7.3条执行，并在补发文件上同时盖“受控”和“补发”印章。

5.8外来文件

5.8.1国家、行业、法律法规和地方标准的管理

5.8.1.1对公司使用的国家、行业、法律法规和地方标准统一填写《国家、行业和地方标准一览表》

5.8.1.2文件管理员每年定期一至两次致电浙江省（或金华市）技术监督局或上网查询以上标准的更改动态，以确保公司使用的标准是最新版本。

5.8.2当公司收到其他外来文件时，应立即明确文件性质,由归口管理的文管员填写《收文处理签》，文管员按所批署的意见负责传阅、发放并归档。

5.8.3质量体系文件的对外发放由管理者代表审批，品管部具体组织管理和实施。

6.相关文件和记录

《行政公文管理办法》WS/Q/GL.01-2012

《技术文件管理办法》WS/Q/JG.01-2012

文件发放申请审批表WS/QP401-01（a）

文件更改申请审批表WS/QP401-02（a）

文件发放登记表WS/QP401-03（a）

外发文件登记表WS/QP401-04（a）

文件补发申请表WS/QP401-05（a）

文件控制程序WS/QP401-2012

质量管理体系文件发放申请审批表WS/QP401-06（a）

文件销毁清单WS/QP401-07（a）

质量管理体系文件动态总览表WS/QP401-08（a）

附录一:

文件受控号一览表

1．公司各领导文件受控号一览表：

俏宇机车部件有限公司

序号

受控号

使用人

序号

受控号

使用部门

JQZ01

总经理

JQB01

办公室

JQZ02

副总经理

管理者代表

JQB02

品管部

JQB03

技术部

JQB04

生产部

JQB05

采购部

JQB06

仓储部

JQB07

销售部

JQB08

制表：

审核：

批准：

文件发放申请审批表

编号:

文件名称

文件编号

文件主题内容：

申请人：

部门负责人：

申请发放份数

发放人/部门

受控号

份数

发放人/部门

受控号

份数

合计：

标审

签名/日期：

审核

签名/日期：

批准

签名/日期：

办理结果：

Q/JQ.GZ/T2.01-02（a）

文件更改申请审批表

编号：

文件名称

所有体系文件

版本/修订

申请人

文件编号

申请日期

部门主管

更改内容及理由

审

批

意

见

起草（归口）部门：

签字/日期：

办理结果：

更改人: