外来文件控制程序.doc

外来文件控制程序.doc

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外来文件控制程序

1.0目的

本程序规定了对外来文件（不包括外来记录）的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。

2.0适用范围

本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。

3.0职责

3.1外来文件由文件管理员负责整理、存档。

4.0程序

4.1评审与批准

对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由总经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。

4.2标识

经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按“发文单位-日期-序号码”

发文单位-文件发出的单位

序号-文件顺序编号取二位数字,从01开始进行

日期-取文件的年月的四位

4.3发放与保管

4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。

正本存入文件档案内,正本文件的复印件为副本，作为发放文件。

对于接收的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文件”章，在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。

4.3.2文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填写《文件签收记录表》。

4.3.3外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

4.3.4若需领用外来文件,须填写《文件发放审批表》经批准后分发；

4.3.5若文件严重损坏或遗失，应立即汇报，并书面申请补办；填写《文件发放审批表》经批准后补发。

4.4外来文件的更改

4.4.1更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,4.3”相同。

4.4.2文件管理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。

若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件,文件管理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文件档案内，更改的文件正本存入文件档案内，所有旧文件的副本作废品处理。

若新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。

4.4.3作废的外来文件永久性保存。

4.4.4更改的外来文件是指发文单位有指定更改的外来文件或有改版的外来标准文件并可追溯出以前的外来文件。

5.0记录

《外来文件登记表》