行政公文制度.docx
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行政公文制度
公文处理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为做好上海普天友通信息科技有限公司（以下简称公司）公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国家有关公文处理的规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。
第二条 公司公文是在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 综合办公室是公文处理的管理机构，主管并负责指导各部门的公文处理工作。
第四条 各级管理工作人员，特别是领导干部要十分重视公文处理工作，树立好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，坚决精减不必要的行文。
第五条 公文处理必须做到准确、及时、安全。
第六条 各管理部门要逐步改善办公条件，积极推进办公自动化建设。
第七条 在公文处理工作中，必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关规定，确保国家秘密。
第二章 公文种类
第八条 公司公文文种有：
决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要，具体适用范围如下：
（一）决定
适用于依照有关法律规定发布规章条例；宣布施行重大强制性措施；奖惩有关人员；撤销下级不适当的决定；对重大事项或重大行动做出安排。
（二）公告
适用于向国内外宣布重要事项。
（三）通知
适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
（六）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复
适用于答复下级单位请示事项。
（八）函
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管部门请求批准等。
（九）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由眉首、主体、版记三要素组成。
（一）公文眉首，由发文单位标识、发文字号、签发人三部分组成。
1、发文单位标识，由发文单位全称或规范化简称加“文件”组成。
联合行文，主办单位应当排列在前。
2、发文字号，由发文单位代字、年份和序号组成。
联合行文，只标明主办单位发文字号。
3、上报的公文，需在首页标识签发人姓名。
（二）公文主体，由公文标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章组成。
1、公文标题
（１）公文标题一般由发文单位名称（因眉首上已有发文单位名称，故可省略）、公文主要内容、文种三个要素构成。
（２）标题文字力求准确、简要，除法规、规章名称和被批转、印发、转发文件的标题加书名号外，公文标题中间一般不用标点符号。
2、公文附件
（１）公文如有附件，应在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码。
（２）正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，正文之后不加附件说明，也不标“见附件”等字样。
（３）附件名称后不加标点符号。
（4）附件应与正文一起装订；如附件与正件分别装订，应在附件首页左上角第一行顶格标识发文字号和附件顺序号。
3、成文日期
成文日期以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发领导人的签发日期为准。
4、印章
公文应当加盖印章，要求印章上距正文一行之内、下压成文日期。
（三）版记，一般由主题词、抄送单位、印发单位和印发日期组成。
第十条 公文应当阿拉伯数码标注页码。
单页码居右下角，双页码居左下角。
双面打印或印刷。
第十一条 文字从左至右横写、横排。
公文用纸采用GB/T148中规定的Ａ４型纸（长２９７毫米、宽２１０毫米）。
左侧装订。
第四章 行文规则
第十二条 行文单位的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
党政公文分开。
第十三条 向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。
第十四条 各单位一般不得越级请示。
因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位。
第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其它单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。
除领导直接交办的事项应当写明缘由并通过办公室转报外，“请示”不得直接送领导者个人。
第十六条 受双重领导的单位向上级单位请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。
上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。
第十七条 “报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。
第十八条 经批准在报刊上全文发布的公文应当视为正式公文，可不再行文。
同时，由发文单位印制少量文本，供存档备查。
第五章 公文办理
第十九条 公文办理分为收文和发文
（一）对来自公司外部的公文所实施的收文处置与管理活动，一般包括传递、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
１、传递 发文单位分别通过邮政部门、机要通信部门、自备通信设备或其它途径（如托人捎带）向公司传递公文。
２、签收和登记 综合办公室为公司唯一正式收文单位，指定专人负责确认、清点、核对、检查、签收、登记外来公文。
３、拟办 综合办公室指定专人根据收文的内容、领导和职能部门的分工，提出阅知公文领导名单和承办单位的意见，同时也可提出建议性的处置意见。
４、批办 相关领导对公文批示或圈阅并签署名字和日期。
５、承办 分主办单位和会办单位。
前者的负责人和有关人员阅后必须对公文和领导批示提出处置意见、签署名字和日期并承接处置公文所针对的问题和事务；后者的负责人和有关人员阅后可以在公文上只签署名字和日期并配合主办单位处置公文所针对的问题和事务。
承办单位对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当将公文迅速退回综合办公室并说明理由。
６、催办和查办 由综合办公室或组织相关承办单位根据承办时限和其它要求对公文承办过程和执行情况实施催促和检查。
７、处置办毕公文，包括立卷、归档、销毁等。
（二）公司内部的上行公文，发文单位应送至综合办公室，不应送交领导个人，其处理方法同上款第３、４、５、６、７项。
（三）发文一般包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印或签署、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
１、拟稿 撰拟公文文稿是一项艰苦细致的创造性工作，是对有关信息材料的收集加工和再创造，不仅各类具体工作人员应积极参与，各级领导也应亲自动手草拟各类重要公文。
草拟公文应当做到：
（１）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
（２）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，书写工整，篇幅力求简短。
（３）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号，前为加书名号，后者加圆括号。
日期应当写具体的年、月、日。
（４）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。
（５）必须使用国家法定计量单位。
（６）用词用字准确、规范。
文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
文中的外国人名、机构名称或其他专用名称，一律先写中文，然后写外文并加圆括号。
（７）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
（８）根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。
２、审核 拟就的文稿在送交有关领导签发或讨论之前，由部门负责人对文稿做全面的核查工作。
３、签发 由领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期。
一般公文的文稿，一经履行签发手续即为定稿，即有正式公文的效用。
４、编号、缮印、校对、用印或签署是公文的制作过程，除校对工作由拟稿人负责外，其余工作由综合办公室负责，其中用印应保证印迹端正、清晰、完整，用印次数以公文核准印数（主、抄送单位数加归档一份之和）为限。
第二十条 草拟、修改和签批公文，应使用蓝黑色或黑色墨水笔，以符合存档要求。
不得在文稿装订线外书写。
第二十一条 上报的公文，如不符合本办法第十四条、第十五条和第十九条第三款第一项的规定，上级单位的文秘部门可退回呈报单位。
第二十二条 上级单位的秘密公文，除绝密、机密和注明不准翻印的以外，须经公司保密委员会批准，方可翻印。
翻印时，应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。
第二十三条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。
利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。
绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第二十四条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文和有关材料整理立卷、归档和销毁。
第七章 附 则
第二十五条 本办法由综合办公室负责解释。
第二十六条 本办法自发之日起施行。
公文办理中的收文处理实施细则（试行）
一、总 则
第一条 为使上海普天友通信息科技有限公司（以下简称公司）内部公文办理工作规范、高效，根据《公司公文处理办法》，特制订本细则。
第二条 本细则适用于公司外部公文和内部公文的传递、签收、登记、拟办、批办、承办、归还等程序。
第三条 公文办理中收文处理各程序的完成时限如下表：
程序内容
责任单位（人）
完成时限
传递、签收、登记、拟办
两级办公室
半个工作日
批办
公司领导人
两个工作日
传递、签收、承办（主办）、归还
各部、室
半个工作日
总计
三个工作日
二、传递、签收、登记、归还公文
第四条 各部、室指定的专人负责传递、签收、登记、归还公文。
第五条 内、外部公文应分别签收和登记。
第六条 公文处理完毕后，由综合办公室负责保管、归档，各部、室、个人不许截藏留存。
第七条 内部公文的上行传递，由各部、室指定的专人送至综合办公室，不应送交公司领导个人或其它职能管理部门。
第八条 外部公文的下行传递，由综合办公室负责送至各部、室指定的专人签收，不应交领导个人或交其他无关人员代传。
三、拟办、批办、承办公文
第九条 内部公文由综合办公室根据收文内容、公司领导人和职能管理部门的分工，提出批办公文公司领导人、承办公文单位的名单和批办、承办公文的顺序，同时也可提出建议性的处理意见。
第十条 外部公文由综合办公室根据收文内容、公司领导人和职能管理部门的分工，提出批办公文公司领导人、承办公文单位的名单，同时也可提出建议性的处理意见。
第十一条 公司领导人应对内部公文的内容或承办公文单位的处理意见、方案批示或圈阅并签署姓名和日期。
第十二条 公司领导人应就外部公文的内容或指导承办公文单位批示或圈阅并签署姓名和日期。
第十三条 内部公文的承办公文单位分主办单位和会办单位。
（一）主办单位的负责人和有关人员必须就公文的内容提出处理意见、方案报公司领导人审批或按公司领导人的批示提出处理意见、方案，并签署姓名和日期，直接承担问题和事务的处理。
（二）会办单位的负责人和有关人员可就公文的内容和主办单位提出的处理意见、方案或公司领导人的批示发表意见或圈阅，并签署姓名和日期，配合主办单位承担问题和事务的处理。
第十四条 外部公文的承办公文单位分主办单位和会办单位。
（一）主办单位的负责人和有关人员必须就公文的内容，按公司领导人的批示提出处理意见、方案，并签署姓名和日期，直接承担问题和事务的处理。
（二）会办单位的负责人和有关人员可就公文的内容，按公司领导人的批示和主办单位提出的处理意见、方案发表意见或圈阅，并签署姓名和日期，配合主办单位承担问题和事务的处理。
第十五条 承办单位对不属于本单位职权范围或不适宜由本单位办理的公文，应立即送退综合办公室并说明理由。
第十六条 各批办和承办公文人员的批示、圈阅和处理意见、方案及签署的姓名、日期应用蓝黑或黑色水笔书写在“公文处理单”上，不得直接在公文上书写。
第十七条 各批办和承办公文的人员和部、室应自觉遵守第三条规定的各程序完成时限，在逾期不说明缘由的情况下，上行公文的请示部、室可按请示已得到同意行事；其它不良后果由相关责任者承担。
第十八条 对因相关批办人员出差、告假而无法按时限要求批办的公文，综合办公室直接交承办部、室处理或采取其他办法处理，避免延宕误事。
四、附 则
第十九条 本细则由综合办公室负责解释。
第二十条 本细则自2002年9月28日起施行。
发文号的规定（试行）
根据公司组织机构设置情况，亦符合中国普天集团公司CS的要求，现对行文的发文字号规定如下：
公司对外发文用：
上普友司〔200ⅹ〕ⅹⅹ号
公司内部行文用：
上普友司内发〔200ⅹ〕ⅹⅹ号
公司内部各部门发文用：
综合办公室综合办〔200ⅹ〕ⅹⅹ号
人力资源部人力〔200ⅹ〕ⅹⅹ号
财务部财务〔200ⅹ〕ⅹⅹ号
研发中心研发〔200ⅹ〕ⅹⅹ号
市场营销部市营〔200ⅹ〕ⅹⅹ号
生产资材部生产〔200ⅹ〕ⅹⅹ号
品管部品管〔200ⅹ〕ⅹⅹ号
今后各部门对内、外要发文，可根据发文的种类（决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要），先由部门拟稿，交部门领导签字，报综合办公室编号，请主管领导审批，再回复各部门执行。
本规定从2002年9月28日起施行。
科技档案管理规定（试行）
第一章总则
第一条为加强上海普天友通信息科技有限公司（以下简称公司）企业档案的收集、整理等管理工作，确保其完整、准确、系统、安全，以利于其被有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》、《国营企业档案暂行规定》，并结合公司具体情况，制定本规定。
第二条本规定所述科技档案是企业档案中的一部分，包括：
生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类以及合资、合营公司等不同载体的档案。
第三条科技档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业历史真实面貌如经济利益、合法权益的一项工作，企业应将科技档案工作纳入生产、技术、科研管理的全过程，纳入相关部门的职责范围和相关人员的岗位责任制。
第二章科技档案的管理
第四条科技档案是企业的资产，不应被部门或个人占为己有，根据《档案法》，企业科技档案坚持集中统一管理原则，相关人员必须依照本办法，认真按类别、工程、项目、型号等积累有关材料，及时归档。
第五条企业全体员工都有保护档案的义务，对参与企业各项科技活动形成的有保护价值的文件材料都有归档的责任。
第六条对收集和归档的文件材料应进行系统的鉴别、整理，按文件形成的自然规律及文件之间的有机联系以及组卷的要求进行组卷。
第七条根据邮电工业企业档案实体的分类原则、分类方法、类目设置、所含基本范围及标识符号等对档案分类、标识，便于科学管理与开发利用。
第八条科技档案的收集、移出、保管、利用等工作均应建立登记和统计制度。
第九条科技档案管理人员调动工作，应办理交接手续，交待档案的数量和状况。
第十条科技档案管理人员应参加公司产品鉴定、创优、各类项目竣工验收及设备开箱等科技活动，及时了解档案形成的情况与质量，验收设备和工程的竣工资料。
第十一条正确划分保管期限（永久50年以上，长期16～50年，短期15年以下）。
定期对档案进行鉴定，对已超过保管期限的档案提出存毁意见，对需销毁的档案在鉴定工作结束后，向领导提交鉴定报告，附上需销毁的档案清册，经审核批准后进行销毁。
销毁档案实行两人监销制，监销人应在销毁清册上签字。
第三章档案材料的归档
第十二条为科技档案充分反映企业科技活动的全貌积累下较为完整的材料，利于工作查考和用作凭证，应有计划地经常调整和补充档案材料收集范围，充实档案内容（附件一）。
（一）通过相关部门收集生产调度、能源管理、安全管理、环境保护、科技管理、质量管理、计量管理、标准化工作、档案和信息管理的文件材料。
（二）通过产品运营部收集产品从立项开发、设计、试制、鉴定、工艺工装、加工制造生产、检验、包装、广告、产品技术成果创优，奖励等文件材料，以及课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报告、推广应用等全过程文件材料。
（三）通过相关部门收集每个单项工程项目包括的工程前期依据性文件、工程勘探测绘、设计施工、竣工验收、工程创优等全过程文件材料。
（四）通过各部门收集设备、精密仪表、仪器包括购置报批、购置合同、到货开箱验收、安装调试运行、维修及管理全过程的文件材料。
（五）通过综合办公室收集关于合资、合营公司组建时的各类文件及成立后历次董事会文件、决议。
第四章归档要求
第十三条归档文件材料必须完整，准确反映采购、生产、科研、基建和资产管理等各项活动的真实内容和历史过程，层次分明、符合形成规律。
第十四条档案具有充分的法律依据和凭证作用，因此，归档文件的材料必须与实际相符、数据准确，应将原件和附件如数归存。
归存材料需有责任者签章，公文应有标题、文号、落款，并加盖公章。
用计算机起草文件（文稿），在打印结束后可在打印纸上签名，以示负责。
第十五条归档的文件材料必须字迹工整，用钢笔书写（不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水和复写纸书写）；图像清晰，使用GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》规定的A4（210mm×297mm）规格的纸张、纸质优良，以利长期保存。
第五章档案的保管与保护
第十六条根据安全存放、利于保存、便于查找的原则，科技档案管理部门要建立坚固的、防火、防潮的专用科技档案库房，内设空调、去湿机、灭火机等设备，并配置铁质档案柜。
第十七条做好库房的防火、防湿、防潮、防盗、防光、防霉、防蛀、防高温等七防工作，经常检查设备和安全措施，保持库房内的整洁和适宜的温度（14C～24C）、湿度（相对湿度45%～65%）。
经常检查库存档案的保管状况，对破损和变质的档案，及时修补和复制。
第十八条科技档案室应设置三室分开的办公室、阅览室和库房，无关人员不得入内。
库存档案应分类按年度存放于铁柜内。
第六章档案的利用
第十九条遵守《企业档案查（借）阅制度》（附件二），为企业的各项活动、工作积极提供档案利用，并执行《企业档案保密制度》（附件三），注意做好保密工作。
第二十条以热情、耐心、仔细的工作态度尽力满足借阅者的查（借）阅要求，做到熟悉库藏，调卷迅速。
第二十一条档案的利用是档案管理的根本目的，编制必要的目录等检索工具，运用现代化管理手段，为查找利用提供服务。
第七章附则
第二十二条本规定如与上级有关规定抵触时，按上级规定执行。
第二十三条本规定由综合办公室负责解释。
第二十四条本规定自2002年9月28日起施行。
附件一
科技档案资料收集范围
为切实做好归档工作，确保档案材料的系统性和完整性、充分发挥其参考和凭证作用，特制定科技档案收集范围，希望各部门根据“收集范围”和归档要求及时做好收集、整理归档工作。
第一条生产技术管理
1.生产组织、调度、外协加工等方面的文件材料；
2.能源管理、节能降耗工作等文件材料；
3.安全生产管理、交通事故、工伤事故处理、职工安全教育等文件材料；
4.环境保护检测与控制，污染、治理等文件材料；
5.
（1）科技工作的规划、总结，包括新产品、新技术开发的规划。
科技成果管理、技术革新、合理化建议、工艺管理、专利管理、技术引进、技术转让等文件材料；
（2）国家和上级关于科技工作方面的方针、政策、规定以及本企业有关科技进步的规定、措施等方面的文件材料；
（3）技术改造：
任务来源、项目申请、批复，预决算的报告，实施方案及实施过程中形成的有价值的科技文件（包括设计用试验报告、鉴定报告及改造前后的照片等），效益情况报告。
6.质量工作的规划、总结、质量体系文件（包括质量手册、程序文件、管理文件）；质量体系运行的情况和报告；质量例会、产品质量分析报告。
会议记录、纪要；产品质量专题攻关材料；质量事故处理分析及处理意见、重大质量申告及反馈报告（报表）报表；申报表等产品材料（包括附件）、来往文件、审核材料及获奖证明；例行试验报告；统计报表等。
7.计量综合管理，计量检测工作，计量普级与复查工作等文件材料。
8.企业技术标准化管理工作，各种技术标准档案。
9.企业档案、情报管理工作；有关档案、情报工作的来往文件、统计报表以及成果、获奖文件；各种专业会议出国考察带回的文件、资料等。
第二条产品
1.企业新产品试制、鉴定各阶段的所有文件资料
——立项开发：
项目建议书、可行性方案报告、方案论证报告、协议书或合同；
——研制及鉴定阶段：
项目批准书、部件试验报告、试制报告、技术经济分析报告、可靠性设计、估算及指标、研制阶段的测试记录、鉴定申请书、鉴定测试记录报告、工艺结构审核报告、标准化审查报告及产品型号申请单、用户报告、鉴定报告、鉴定证书、鉴定遗留问题处理报告、全套设计文件、关键工艺文件。
——生产定型设备阶段：
生产定型鉴定报告及相关文件；生产定型设备的全套文件，生产定型用户报告、全套设计、工艺文件。
2.科技成果奖、优秀新产品奖等各种新产品奖励方面的申报材料（包括附件），审核材料，来往文件、获奖证明等。
第三条基本建设
1.依据性文件：
项目申请报告、批复以及来往文件；项目可行性研究报告及附件；供水、电、煤等市政配套（如消防、卫生、环保三同时等）的有关协议、合同文件；设计任务书、委托书、合同；设计方案及审批材料；申请、批准用地的文件（包括红线用、土地征购证书、购地平面图及征购合同）；工程概算、拆迁文件等；
2.基础性文件：
工程选址报告；水文、地质勘察等调查报告；
3.设计文件材料：
初步设计及扩大设计的全套图样、文字说明。
设备选型定单、材料定单及审批文件；设计计算书、工程预算；施工设计的全套图样；技术设计的全套图样；总体规划、总体计划、方案设计及审批文件。
设计评价、鉴定及审批文件；关键技术试验，技术秘密材料、专利文件等；
4.施工文件：
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要，招、投标、承包合同、协议，建筑材料试验报告、原材料出厂证明、质量鉴定、设计变更、工程修改洽商单。
施工定位、测量复合定位。
施工补充地质勘察资料。
土岩实验报告、基础处理、基础工程施工土。
隐藏工程检查验收记录、图表、照片及工程现场原地物、地貌、建成后的建筑物、构筑物的照片、录像。
工程记录及测试、沿陷、位移、变形观察记录。
单项工程竣工验收材料、工程质量事故报告及缺陷处理、遗留问题处理意见、全套竣工图、工程总结报告、竣工报告及验收文件。
工程质量评定鉴定材料、工程决标及审批材料（如扩建或改建工程，其中缺项可阐明原因）。
第四条设备、仪器、仪表
1.外购:
每台设备、仪器、仪表从购置、报批、合同、开箱验收、安装调试运行到维修及管理全过程的文件，包括申请、批复，人员、培训、开箱检验记录、随机文件材料（合格证、阅检、储运文件）设备仪表安装调试记录，验收报告、操作规程、维修保养规程，运行记录及事故分析处理报告，大检修计划、记录、修改、通知，压力容器定期检验记录和实验报告等文件材料。
2.引进设备：
引
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