人力资源部岗位说明书及管理规章制度手册.docx
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人力资源部岗位说明书及管理规章制度手册
第四章人力资源管理
一、岗位说明书
针对每个设立的工作岗位，为落实管理目标，清晰的划分责任与权利以及工作内容，制定出各岗位说明书（以下是服务中心经理的岗位说明书样本）。
岗位说明书
工作内容
1、全面负责业主服务研究工作
Ø通过不断学习，建立客户沟通渠道，把脉市场，带领全体员工做好业主服务研究工作，做到服务创新、管理创新。
Ø在日常工作过程中不断改进服务方法，增强员工服务意识，提升服务质量。
Ø不定期地组织参观学习先进的优秀的物业管理做法，不断研究业主潜在需求、管理理念，提升管理水平。
2、充分利用社会资源，帮助、指导、支持滨江名都服务中心工作
Ø做好与本地房产管理部门物业监管处、辖区派出所、居委会、工商、税务、银行、自来水公司、供电局等社会关系的建立及沟通，以求得他们的支持和配合。
Ø做好与滨江名都各业主、各维保单位、各分包公司关系的建立及沟通，不定期的进行回访、交流，以获得他们的支持、配合和谅解。
Ø做好与苏州华粤物业管理公司领导、各部门负责人，各分公司负责人以及其它物业管理公司关系的建立、交流和沟通，充分实现资源共享。
3、全面负责服务中心日常管理工作
Ø代表物业管理公司认真履行好苏州华粤物业管理合同各项条款。
Ø熟悉政策、法律、法规、物业管理相关的文件。
Ø负责制定服务中心年、月度工作计划，每半年总结一次工作。
Ø每月主持召开一次以上员工大会，对部门的工作情况随时进行检查、指导、点评。
Ø负责批准服务中心月度培训计划，并督促各部门按时实施，抽查员工的培训效果。
Ø对员工的工作进行合理分配，每周抽查各部门的绩效考核情况，协调各部门关系。
Ø负责审批各项采购计划，不定期到库房检查。
Ø分配宿舍并做好宿舍的管理工作。
4、对滨江名都的工程管理工作负责
Ø督促工程部编制各项工程管理、维保、材料采购计划，并负责审批。
Ø对工程部日常工作进行督导检查。
Ø对新进业主的装修方案，组织有关部门有关人员进行评审，最后签署意见并批准实施。
5、对滨江名都设备维护、保养、保障等管理工作负责。
设施设备完好率100%
负责与相关分包单位签订分包合同。
Ø督促工程部对各分包项目，各维保单位的工作进行监督管理。
Ø负责审核工程部、各分包公司、各维保单位的工作计划和设备保养计划。
Ø每月对分包单位工作评审一次，并将评审情况书面上报公司。
Ø负责各种设备大中修，新购进设备的申报工作。
Ø督促工程部做好每年一次的红旗设备评审工作。
6、对滨江名都安全管理工作负责，确保小区安全无事故
Ø审批制定安全部关于小区年度，月安全管理方案。
Ø审批制定安全部关于小区消防管理方案。
Ø审批制定安全部关于小区消防演习方案，并全权负责消防演习工作。
Ø对安全部日常工作随时进行抽查。
Ø每月组织有关人员对该区消防设施设备进行一次全面检查。
7、对服务中心档案管理效果工作
Ø小区竣工移交资料的管理。
Ø各种设施设备档案资料的管理。
Ø各业主入住资料及装修档案的管理。
Ø消防档案管理。
Ø创建资料管理。
Ø日常记录管理。
Ø收发文函管理。
8、对滨江名都社区文化工作效果负责
Ø负责审批服务中心提出的小区年度，月社区活动计划和每次活动策划方案。
Ø支持服务中心积极开展社区文化活动，特别是重大节日装饰宣传活动。
Ø协助客服部做好小区各业主间联谊、联欢活动，增进友谊和凝聚力。
9、对服务中心接待工作负责
Ø对客服部服务中心前台日常接待工作随时进行抽查。
Ø负责地产，公司安排的外事和来客参观访问接待工作。
10、对小区宣传活动负责
Ø对会议厅使用情况和宣传内容不定期进行抽检。
Ø负责审核编辑内部刊物。
11、对服务中心财务管理工作负责
Ø每月审批财务部上报的财务报表。
Ø每月审批财务部核定的工资报表。
Ø根据公司规定标准，负责审批日常管理费支出。
12、负责完成公司、地产领导临时交办的其它工作。
13、负责处理客户重大投诉及突发事件处理工作。
二、建立强有力的人力资源执行组织
☆各主要岗位任职资格要求
（一）服务中心经理任职资格
教育程度：
大专以上
年龄要求：
30---55岁
工作经验：
从事物业管理工作5年以上，持有物业管理企业经理上岗证。
综合能力：
具有极强的协调、沟通、领导能力，市场分析能力综合素质佳，有涵养、有耐心、有较强的文字和语言表达能力，熟悉苏州市及全国物业管理市场和物业管理相关法律法规，有丰富的物业管理经验，能承受较大的工作压力。
技能要求：
能熟练使用计算机和网络，了解物业设备的基本运作
特殊要求：
具有强烈的事业心，奉献、进取、开拓创新精神和客户服务意识，有写字楼、大型社区管理经验者优先。
（二）客服部主管任职资格
教育程度：
大专以上
年龄要求：
28---35岁
工作经验：
从事客户服务管理相关专业3年以上，持有物业管理上岗证。
综合能力：
性格外向、思维活跃、服务意识强，具有极强协调、沟通、组织管理能力，能熟练使用计算机和网络，有较强的文字和语言表达能力。
特殊要求：
熟悉相关行业规范标准，有奉献、上进、创新精神。
（三）工程部主管任职资格
教育程度：
大专以上，中级以上职称
年龄要求：
28---45岁
工作经验：
工程相关专业，从事工程项目管理3年以上，持有专业资格证。
综合能力：
具有协调、沟通、组织与工程项目管理能力技能要求：
能熟练使用计算机和网络，有较强的文字和语言表达能力。
特殊要求：
熟悉相关行业规范标准，有奉献、上进、创新精神。
（四）安全部主管任职资格
教育程序：
大专以上，持有物业管理上岗证
工作经验：
3年以上相关经验
年龄要求：
25－35岁
综合能力：
较强的组织指挥能力和协调沟通能力
基本技能：
熟练掌握保安员的训练大纲，有较强的文字和语言表达能力
特殊要求：
退伍军人，了解物业管理的法律法规文件，具有较强的责任心、创新精神、上进心和服务意识，同时具备敏锐的观察力、较强的判断力。
三、增强人力资源管理工作的计划性
☆人员培训
（一）培训制度
1.1概要
1、培训的目的
让员工了解、熟悉行业和公司的特点及管理模式，增长适应岗位要求的知识、技能、素质，提高其称职能力，改善其工作绩效，最终作用于公司经营成果的获得。
2、培训的策略
根据公司管理服务在较长时期内的发展状况和趋势，由公司人力资源部统筹安排，对现有人员作出全局性、方向性的培训谋划，制定培训计划、评估培训效果。
3、培训的原则
“以业务需求为依据，以提高素质为中心，以增进绩效为目的”
1）层次化：
由于各岗位所需掌握知识、技能的不同，培训工作须分层次有针对性地进行----管理层、操作层（维修技工、护卫员、清洁工）。
2）标准化：
各岗位都有一个公司经营管理总体目标所要求的标准，使各岗位员工的培训课程、教材、提纲、考核标准统一
3）系统化：
按岗位的不同有系统、有顺序地进行培训。
1.2内容和形式
1.培训内容
培训内容包括岗位技能培训、企业文化培训和职业素质培训。
1）岗位技能培训：
不断实施员工本专业和相关专业的新知识以及在职员工岗位职责、操作规程和专业技能的培训，使其在充分掌握理论的基础上,能自由地应用、发挥、提高，使员工掌握完成本职工作所必备的技能。
2）企业文化培训：
使员工认同公司经营理念，适应公司管理模式，建立起公司与员工相互信任，培养员工对公司的忠诚度，培养员工应具备的精神面貌和心态。
3）素质培训：
不断实施心理学、人际关系学、社会学、管理学的培训，满足员自我实现的需要，开发员工的潜质，提高员工的职业素养。
2.培训形式
培训形式分为公司内部培训、外派培训和员工自我培训。
1）内部培训：
全员参加，分阶段、分层次实施。
第一阶段：
入职培训。
凡经公司初审合格可与之签约的员工，在正式入职前必须通过公司企业文化、员工守则、服务的礼仪礼节等相关知识的培训，使其更快融入企业工作氛围，更好地发挥个人才干。
第二阶段：
上岗培训。
凡确定派入该项目的工作人员，都必须参加针对此项目而设计的有关培训，如项目的发展历史、商务礼仪礼节、写字楼的管理与服务技巧等的培训；并在正式上岗前，进行岗位职责、工作流程、质量标准及相关的业务知识的强化培训和考核。
第三阶段：
在岗培训。
在工作岗位上，接受定期的相关培训，使员工服务意识、服务技巧与专业水平不断得到提升，更好地为业主提供服务。
第四阶段：
转岗培训。
根据工作需要，公司原有从业人员调换工作岗位时，按新岗位要求，对其实施的岗位技能培训。
转岗培训可视为新员工培训和岗位技能培训的结合。
第五阶段：
管理骨干提高——升职培训。
在此项目工作期间，将根据不同的对象，开展系列化、正规化的培训工作。
2）外派培训：
培训地点在公司以外的培训，包括总公司组织的各类培训、短期培训，另外还包括上岗证书、资格证书培训等。
具体内容见《员工外派培训规定》
3）员工自我培训：
公司鼓励员工利用业余时间积极参加各种提高自身素质和业务技能的培训。
1.3培训的责任
1.公司人力资源部门培训职责
1）拟订培训政策、培训方案、编制培训预算。
2）选定培训对象。
3）完成培训工作分析。
4）提出培训建议，协助公司领导确定培训项目。
5）组织安排培训工作，承担培训任务。
6）衡量、评价培训工作
7）管理培训师日常工作。
8）管理各种培训设施
2.培训师职责
1）编写、购买、整理培训教材、教案、相关资料。
2）负责培训课程的实施与管理。
3）负责学员的培训效果考核（试卷编印、考试评卷）包括培训后工作绩效考核统计。
4）负责校对各种打印、分发培训资料。
3.其他工作人员职责
1）协助培训师做好种项培训准备。
2）管理学员参加培训的日常考勤。
3）协助打印、管理各种培训资料。
4）协助培训师进行培训效果分析统计
5）负责教学书籍与器材的管理。
6）协助处理培训活动的接待事务，做好培训的服务与保障工作。
1.4培训需求分析
培训需求分析的依据
培训必须立足于公司发展的需要，同时也要为员工个人的职业发展提供支持，以达到员工职业发展与公司经营发展相结合形成利益共同体的需要。
主要依据如下：
Ø公司的战略规划；
Ø公司人力资源规划；
Ø公司年度经营目标；
Ø公司绩效、部门绩效与员工个人绩效；
Ø业务流程、部门运行状况和在职员工岗位胜任力状况
1.培训需求分析的主要方法
1）关键事件分析法：
通过分析本年度发生的重大不良或关键事件，发现公司运营管理方面存在的不足，从流程、制度、能力等多方面分析事件发生的原因，如果是能力不足的原因，则对症安排培训。
2）绩效考核分析法：
分析绩效不佳、出色、创新等的问题所在、原因所在、责任部门和人员所在，针对性地提出流程能力改善计划和个人能力提升计划；分析员工行为表现，得出文化、制度、技能等方面的培训需求。
3）访谈法：
通过访谈各部门、各层级领导、业务骨干，了解业务实际运行状况和员工个人需求，从而筛选培训需求
4）问卷法、观察法等
2.培训需求运用
培训需求由公司人力资源部不定期的统一组织，各部门应大力支持与配合。
需求分析结果可以为培训课程的设计、开发或培训计划与组织提供依据。
1.5培训计划
年度培训计划分为由公司组织实施的培训计划和服务中心组织实施的计划。
公司组织实施的培训为集中培训；此外，公司可以根据实际工作中发生的情况或存在的问题，随时进行针对性的专项培训工作。
1.计划的制定
1）人力资源部根据培训需求报告，绩效考核等信息年初制定公司年度培训计划。
2）各服务中心、部门收到公司培训计划的二周内，结合本单位情况制定出车单位的年度培训计划（公司定期检查、跟踪、实施），并上报公司人力资源部。
3）各服务中心、部门培训计划中除了按要求含有公司集中培训和各服务中心、部门培训内容外还应包含专项培训和外派培训的内容。
2.计划的审核
人力资源部将公司年度培训计划以及各服务中心、部门年度培训计划上报公司领导审核批准后下发各服务中心、部门。
3.临增计划
对于临时提出参加各类外派培训或进修的员工，均要打申请报告，经所在部门负责人同意，公司领导批准，报人力资源部备案后方可。
1.6培训的实施
实施的准备
公司人力资源部在集中培训和临时专项培训具体实施前应提前三天制定相应的计划或通知，明确受训人员、地点、日程安排、资源需求、授课人等，经批准后实施。
1）理论培训之前，应准备相应培训教材，必要时，作为发放资料给参加培训人员。
培训教材可根据培训课程编制或根据公司下发教材、文件选择，来源不限，但是必须有据可查。
作为服务中心培训工作的过程控制的检查项目之一。
2.实施的过程
1）集中培训和临时专项培训由人力资源部统一组织，品质管理部协助。
2）各服务中心组织实施的培训是服务中心内部开展执行的，公司品质部在楼检时进行检查。
服务中心年度培训计划制定以后，可以根据实际情况适当变更。
但月度培训计划必须严格执行，若未能按时完成，要在培训总结中说明原因和补充计划
1.7培训的评估
评估原则
培训效果应在实际工作中得到检验（而不是在培训过程中）
1.培训项目（课程）的评估
1）是对培训项目的改进，是为公司以后的培训工作积累经验，以不断改善、提高培训工作的技巧和水平。
2）评估项目应包括：
培训供应商选择与费用支出；培训整体安排情况；培训教材专业化水平；培训讲师职业化素质及授课水平；学员培训后的整体感觉；培训实施效果的评估等
2.受训员工的评估
1）培训结束后，视实际需要进行培训效果测验，受训员工应按照要求独立完成测试内容，达不到要求者给予相应处理。
2）人国资源部根据各级培训计划组织有关单位定期以笔试、口试、实操等形式进行考核，以保证培训效果。
考核试卷、分数均应留档保存在组织单位，可随时调用。
3）品质管理部每季度对服务中心进行一次抽查考核，考核的对象随机选择，结论为合格和不合格。
被考核者的考核结论作为服务中心的培训效果，按照抽查数量的算术平均进行服务中心培训效果总结。
4）特殊技术工种和专业技术人员的考核结论以是否获取相应资质证书作为培训结论的参考的标准。
4.检查、反馈
1）各部门应对参加培训的员工，在工作岗位上进行严格的督导检查、考查员工培训后在工作态度和工作绩效的表现，将结果反馈人力资源部。
2）人力资源部将学员在培训期间的表现、出勤、成绩及时反馈各部门。
（二）项目培训的实施
2.1入伙前项目全体员工岗前培训计划表
序号
课时
课程
授课人
培训对象
方式
1
2
服务中心概况、架构及规章制度
服务中
心经理
全体员工
课堂讲授
2
2
小区情况介绍及管理目标方向
服务中
心经理
全体员工
课堂讲授视听教学
3
3
小区管理服务方案讲解
服务中
心经理
全体员工
课堂讲授
4
3
企业文化和辖区文化两
项精神文明建设的融合
服务中
心经理
全体员工
课堂讲授
5
3
行为礼仪规范、服务理念、
职业道德教育
服务中
心经理
全体员工
课堂讲授样板示范
6
3
消防安全、应急常识讲解
及案例分析
安全部主管
全体员工
课堂讲授视听教学
7
4
各岗位职责、服务规程、
服务标准培训
各部门主管
按部门
分散上课
课堂讲授集中研讨
8
4
现场参观考察
服务中
心经理
全体员工
按部门
侧重参观
样板示范现场模拟
9
2
考试
公司
全体员工
笔试闭卷
备
注
公司/服务中心统一规划、统一安排、统一考核、统一记录，培训时间为入伙前半个月，依据具体安排临时通知。
2.2新员工培训
1、企业文化培训
1）由人力资源部及服务中心负责人共同组织实施，人力资源部向每位正式报到的新员工发放《员工手册》
2）培训内容：
公司历程、规模和发展前景、公司文化、公司理念、组织结构、相关制度和政策及职业道德教育。
2.工作引导培训
1）服务中心负责人代表部门对新员工表示欢迎，介绍新员工认识部门其他人员，并协助其较快地进入工作状态
2）主要包括：
介绍服务中心结构、职责、公司管理规范及福利待遇、培训基本专业知识技能、讲授工作程序与方法、介绍考核工作指标等
2.3管理人员培训
1、目的：
更新知识、增强技能，创综合素质优良的管理干部队伍。
2、要求：
a）传递信息：
通过培训及时了解服务中心的目标、指标以及同行业各类信息。
更新知识：
及时补充、更新各类技能知识，跟上时代的步伐。
b）提高能力：
提供各种外培机会，全面提高管理人员各项管理服务水平。
3、培训内容：
对骨干员工培训重点侧重于技能、综合素质方面，此外还有市场经济所要求的系统管理理论和技能。
4、培训方式
Ø集中培训：
有计划、有选择地安排员工参加公司自行组织的各类针对性的培训班。
Ø自行学习：
鼓励员工参加国家职业技能鉴定考试举办的各级职业资格培训班，如中级物业管理师等
Ø有计划、有选择地组织骨干人员参加各级物业管理人员上岗证培训班。
5.管理人员项目培训计划表
时间
内容
目的
方式
考核
岗前培训
24
学
时
1、岗位职责
2、基本业务知识、业务范围、工作技巧
3、ISO体系要求的服务标准
独立上岗
独挡一面
直接领导者的面授教育和自学、实践相结合
上岗考核鉴定
在职培训
年240学时
1、月工作总结，分析、积累工作中处理得法或不当的案例，积累经验及吸取教训
2、学习《物业管理通论》及相关文件
3、学习经济学常识和管理知识
4、举行各类专题知识讲座（根据临时通知安排）
不断提高管理能力，更新管理知识，掌握行业信息
以部门为单位集中研讨，案例分析，灌输新知识
第四季末管理知识考试；年末绩能考核
外培取证
按外培单位要求
1、物业管理岗位资格培训。
2、ISO9001内审员培训。
3、各类专业知识培训。
寻求发展
实现达标率
脱产或半脱产
取得
证书
参观考察
每半年一次
同行业中业绩优良的单位
扩张管理思维，
学习先进经验
公司
统一组织安排
2.4操作员工培训
1．范围：
基层员工包括工程技术人员、安全护卫人员、清洁绿化人员、客户服务人
员和各类职能人员等。
2．目的
提高基层员工的专业技术水平和业务能力，掌握本专业的应知、应会以及本专业领域的新知识和新技术
3．培训内容
针对在岗员工岗位职责、专业技能、操作规程、业务流程等进行反复强化培训,以使员工在充分掌握理论的基础上,能自由地应用、发挥、提高。
4．培训方式
1）讲座、授课、讨论、看碟、案例分析、参观考察等
2）服务中心自行组织实施
5.维修工培训计划
1）目的，明确维修工的职责任务，树立维修服务职业意识，不断巩固和提高基本理论知识及操作水平，培养一支技术熟练、纪律严明、热心服务的维修队伍，保质保量地完成维修达标任务，达到使业主满意的目的。
2）内容及进度（详见下表）
岗前培训
时间
内容
方式
负责人
考核
2小时
《员工手册》
面授
部门主任
笔试
一个月
维修文明语言、维修服务范围和流程、维修工职责、维修养护技能及操作技巧
个别辅导和自学实践
工程管理主管
期满由主管领导对其进行上岗考核鉴定
三个月
熟悉楼宇结构、初步了解设备特点（水电工）、水电气走向、班组主要机具、维修服务标准、维修工作程序
在老技工带
领下实操实练
工程主管
技能知识书面考试、实操水平、工作表现等具体业务考核
在职培训
时间
内容
方式
负责人
备注
每月上旬及中旬各一次,每次2小时
维修手册、设备手册、消防手册、维修技巧及常识、消防知识、主要设备知识、工具使用方法
讨论学习
工程主管
每半年一次实操考核，年末专业知识书面考试
每月末两次每次2小时
政治思想教育、职业道德教育和技术交流，案例分析；总结一月工作情况，扬长避短
集中研讨
工程主管
——
半年
一次
设备操作演练
集中学习
主管部门
——
每年
一次
全体维修工按工种、级别分别进行各类专业技能强化培训，而后进行等级评定考核
——
服务中心
按工种、级别分别进行实操和书面考核
6.护卫员培训计划
1）目的：
明确护卫员的职责任务，树立职业意识。
掌握上岗应知应会的基本知识和组织纪律，培养建设一支爱岗敬业、训练有素、纪律严明、文明值勤的护卫员队伍。
2）内容及进度：
（详见下表）
岗前培训
时间
内容
方式
负责人
考核
3小时
护卫员职责、工作规程、工作标准、纪律和奖惩制度、安全保卫服务的各项规章和有关政策及法令
集中学习
与个别辅
导相结合
部门主
管和领班
——
一周
本岗位安全保卫服务的基础知识运用：
消防、护卫设施、设备的操作
实习
领班
期满进行上岗考核鉴定
一个月
岗位服务技能、队列训练、素质训练
实地操作
培训
领班
期满部门主管进行实操考试
在职培训
时间
内容
方式
负责人
备注
上旬及中旬各一次,
月末两次
政治思想、职业道德、法律常识、消防知识、本岗位专业知识
集中学习
领班
每年末进行一次岗位知识考试
周二、四各3小时
队列、擒拿格斗、防卫术、捕俘拳、体能
集中训练
领班
每季度一次军训考核
每月一次
“小教员”集训一次
集中训练
公司主管部门
——
每季一次
高楼消防知识、紧急集合演练
集中训练
公司主管部门
——
半年一次
消防实战演习
集中训练
公司主管部门
——
7.绿化工培训计划
1）目的：
明确绿化工的职责和任务，强化服务意识，提高专业技能，熟练掌握本岗位的操作规程、技术要领和服务标准，建设思想好、技术精、作风正的绿化队伍。
2）内容及进度（详见下表）
名称
时间
内容
方式
负责人
考核
岗前培训
一周
绿化范围、达标要求、本岗职责、工作规程、服务标准、小区美化、绿化、静化、净化和意识，环保意识
面授教育和实操相结合
客服管理
部主管
上岗考
核鉴定
在职培训
上、中旬各一次月末两次，每次两小时
园林工具的使用保养，有关花卉养护常识，花卉树木修剪、整形常识；绿化专业书刊学习；园林绿化典范资料学习；园体绿化
赏知识学习
集中培
训学习
客服管理
部主管
年中一次实操考评,
年末一次专业知识考试
外培
根据即时通知
参观学习园林典范单位
参加园林单位强化培训
外出
参观学习
客服管理
部主管
——
8.保洁员培训计划
1）目的：
明确本岗位职责任务，树立清洁服务职业道德意识和从业热情，掌握本岗的操作规程和服务标准。
培养一支爱业敬业、纪律严明、专业技术过硬的保洁员队伍。
2）内容和进度（详见下表）
岗前培训
时间
培训内容
方式
负责人
考核
3小时
公司概况员工守则职业道德
面授
客服管理
部主管
——
一周
本岗位职责、工作纪律；本岗位清洁操作规程和工作标准；环境保护意识，小区美化概念
清洁班
长带领
下学习
清洁/绿化领班
一周后进行“员工上岗考
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