电子订货系统周春芳商业自动化松岗商业自动化中心.docx

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电子订货系统周春芳商业自动化松岗商业自动化中心

第七章電子訂貨系統

第1節諸論

一、EOS的意義

電子訂貨系統（ElectronicOrderingSystem，EOS）是指透過電子資料交換方式取代傳統下單、接單及其相關動作的自動化訂貨系統。

依據EOS所函蓋的範圍來區分，可分成狹義的EOS與廣義的EOS；而狹義的EOS是指零售商將訂單傳送到批發商、供應商為止的自動化訂貨系統；廣義的EOS則是從零售點下單開始經批發商接單後，再經驗貨、對帳、轉帳等步驟完成所有商品交易動作為止（如圖7-1）。

電子訂貨系統包括訂貨、通訊網路及接單三大系統，若從作業面來看則可分為賣場、資訊轉換中心及供應商（製造商）三部份。

其中的資訊轉換中心，可以是加值網路業者主導或是由供應商聯盟或協會共同建立。

電子訂貨系統的作業流程，先是利用掃瞄器讀取貨架或訂貨簿的條碼，然後將數量鍵入電腦或掌上型終端機，再透過通訊網路將訂貨資料傳至訂貨作業處理處，依訂貨對象作供應商分單及必要的轉換後，再次透過通訊網路將訂單資料傳至供應商接單系統進行處理。

二、EOS的效益

（一）零售商方面

零售商導入EOS將有以下的好處：

1.下單簡便，且迅速正確：

透過電腦自動或經手動確認調整等方式下單，不但簡單方便、節省人力，且不易發生輸入錯誤或重覆輸入等人為疏失情形。

2.交期縮短，減少缺貨：

經由電腦網路傳遞訂單，供應商能夠很快的接到訂單進行處理，加速貨品的送達，可有效縮短交期進而降低缺貨率。

3.降低庫存：

在供應商少量、多樣、高頻率配送的配合下，可降低店內庫存量。

4.管理方便：

透過EOS結合POS等資訊系統，可方便進行進貨、銷售、庫存、應付帳款…等管理工作。

（二）供應商方面

供應商導入EOS將有以下的好處：

1.減少接單處理作業並縮短時間：

透過EOS自動接單處理，可減少人工處理、確認及重覆輸入等工作，不但有效縮短作業時間、降低成本，且能夠快速處理顧客的訂單，提高服務品質。

2.減少退貨率：

顧客若依POS系統分析進行下單，在下單時已考量市場需求，較不易產生臨時取消訂單的情形，而且因為訂單資料錯誤情形極低，較不會出現配送錯誤而發生退貨狀況。

3.保持適當的庫存量：

零售商經由POS系統能夠充分掌握市場狀況而下單，供應商更可透過此資料來了解市場變動的情形，調整生產及行銷計劃以維持適當的庫存量。

三、實施EOS的環境評估

透過研究流通業的發展或是觀察整體市場的環境變化，可知目前對於EOS的強大需求是有其源由的。

從圖7-2中可看出因應市場的需求，EOS形成的原因及其扮演的角色。

（一）市場背景衍生需求

消費多樣化時代的來臨，消費者對商品的選擇要求多樣化及個性化，導至商品的生命週期縮短、新商品的不斷推陳出新，零售商在面對此劇烈變化的市場環境，如何管理為數眾多的商品，維持適當的庫存量，將是一大難題。

因此，若能建立一套有效率的「少量多樣」的訂貨方式，對於零售商而言將是一大利器，然而電子訂貨系統即是上述市場環境下的最佳工具之一。

（二）環境變革下產物

1.標準化共識逐漸形成：

各項標準漸漸的統一，各業者達成共通性標準的共識，有利電子訂貨系統的推行。

2.技術革新：

由於資訊科技的發達，各種自動化設備不斷更新，電子訂貨系統的經濟性及便利、親和性愈趨理想。

3.通訊應用環境漸趨成熟：

民營電信的開放、網路傳輸的改良，使得通訊網路的穩定性及速度都有顯著的改善，電子訂貨系統的利用更為方便、快速。

4.基層勞力不足：

人力不足、人工費用太高等因素，導致零售業喜愛採用工讀生，為使訓練時間縮短、減化訂貨作業，推行電子訂貨系統將更有效的運用人力資源。

第二節電子訂貨系統的分類

一、從應用層面來區分，可分成企業內電子訂貨及企業間電子訂貨兩類：

1.企業內電子訂貨

初期的電子訂貨是先由企業內部的訂貨開始，也就是各分店或分公司，藉由終端機和總公司的電腦連線來傳送訂貨資料，總公司再將各分店的訂貨資料彙整，再透過電話、傳真等傳統的方式將下訂單給供應商，供應商收到後再重新將訂單輸入電腦完成接單而後再進行後續的作業。

而比較先進的做法是，總公司也透過數據機或是加值網路中心所提供的E-mail功能來傳送訂單資料給供應商，但是供應商對於所收到的訂單資料還需要經過轉檔或是印成報表經由人工再行輸入供應商的訂單處理系統中，以便進行後續的揀貨、出貨動作，如圖7-3所示。

若零售商與供應商的主機系統不同無法直接傳送時，有些供應商為了接生意另外購買能與對方通話的通訊軟體或甘脆另設一部電腦接收其電子訂貨資料，這種作法在交易對象多時是很不符合成本效益的。

2.企業間電子訂貨

企業間網路連線傳遞資料並不困難，但是如何解決彼此間的資料格式不符的問題則並不容易，因此企業間的電子訂貨首要之務是建立一套資料交換標準，以利交易資料的傳遞。

因此企業間的電子訂貨需要藉由EDI及VAN的導入來提供協助。

各零售店經過加值網路中心將訂貨資料傳給總公司，經彙整處理後將訂貨資料轉為標準EDI格式，再傳給VAN中心，由VAN中心將資料傳給各別的供應商；或是零售商直接將訂單資料傳給VAN中心（可先轉成標準EDI格式），再由VAN中心傳送訂單資料給各供應商。

而供應商可主動或被動的從VAN中心取得訂單資料，而後將所取得的標準EDI資料轉成公司內部系統所使用的格式，再進行接單作業，然後再進行後續的處理作業，如圖7-4所示。

二、依商品特性及訂貨方式分類

1.定期性訂貨商品

此類商品通常固定一週訂貨1、2次，常是些餅乾、糖果等乾貨類，考慮陳列空間及倉庫大小，商家會希望「小量多樣」的方式來下單，而也由於這一類的商品標準化作業容易，因此導入電子訂貨系統初期都是先以此類商品為施行對象。

2.日配品

日配品指的是麵包、牛奶、雞蛋等每日要補充的商品，甚至有些商品需要一日數配（如熱食、便當）。

這類商品通常是由供應商主要進行補貨或配貨的方式送達，若要導入EOS，因需維持其高度的時效性，所以需要供應商的配送及接單系統能夠配合，否則即使導入了EOS，還是看不出其效益來。

3.生鮮食品

生鮮食品因為市場價格的變化較大，且保存期限通常都不長，而且往往須經過清洗、分裝等加工處理，因此，要導入EOS系統是很困難的。

4.新產品或促銷商品

由於新產品或是促銷商品的銷售數量很難掌握，因此要訂多少貨及何時訂貨都很難確定，因此導入EOS的效益也不大。

第三節EOS之構成要素

電子訂貨系統的架構因應大環境條件、企業體質及運用的情形的不同而有不同的運作型態。

參考先進國家的模式，健全的電子訂貨系統應有下列要件：

1、共通性的訂貨傳票

電子訂貨系統要能夠順利的運作，最重要的就是要有一共通的訂貨傳票，若未能有一共通性的標準格式，傳票格式間的轉換、重複鏈入等工作是費時費力的，因此為使電子訂貨系統能夠運作順利，必須透過業界協會、國家電子資料交換標準及共同加值服務網路中心等具公信力的團體，共同來制定共通性的訂貨標準供大家遵守執行。

二、商店訂貨系統配置

要導入電子訂貨系統，商店所需具備的軟硬體設備如下：

1.通訊設備：

使用數據機及電話機作為訂貨資料的傳輸媒介。

。

2.電子訂貨終端機：

使用掌上型終端機（HT）、商店POS終端機或電腦，進行訂貨的作業

3.貨架卡或訂貨簿：

貨架卡（PriceCard）上標示著商品條碼、產品名稱、價格等必備資料及貨架代號、訂貨單位、過去訂貨日期及數量等選擇性資料，貼在貨架上，可供訂貨掃瞄輸入，亦方便貨架的整理及盤點用；訂貨簿則是用於一些沒有貨架或是不方便貼貨架卡的時候，改用一本可供記錄翻閱的訂貨簿來取代。

4.其他設備：

若商家需要自製標籤、條碼時，也可增購條碼印製機；若是要將訂貨資料印出存檔，也可加裝印表機…等設備來擴充EOS系統的功能。

三、供應商接單系統及配置

同樣的，供應商方面也需要有下列設備才能做到自動接單的功能：

1.通訊設備：

使用數據機及電話機作為訂貨資料的傳輸媒介。

2.電腦：

需有適當的軟體做資訊接收的工作，甚至經由相關應用系統，自動分析產生後續作業所需報表。

3.標籤印製機：

主要用途在於印製貨架卡、標籤供客戶使用。

四、支援系統

有了前述三項基本條件就已可進行電子訂貨了，各種標準規範只須參與連線的廠商、店家協定共同遵守即可，但是當連線數量多時，標準、規範的制訂最好是經由具公信力的中介單位來協助訂定，透過其專業的服務來推動標準的執行。

此時為了要能夠發揮更大的效果，就須有以下的支援系統來協助了：

1.商品主檔

電子訂貨系統要能夠順利運作，則商品主檔的建立及維護是相當重要的。

對於商家而言，如何有系統的維護商品主檔，增加新產品的資料及刪除停產的商品，以利電子訂貨系統的運作。

2.共同的企業代號及商品代號

為便於識別及共通之用，建立各交易企業及商品的代號是有必要的，雖然在連鎖體系或是由供應商發起的電子訂貨系統中，可自行建立各自的企業代號及商號代號對照表，但最理想及最省時省力的方式還是有著一唯一且共通的代號存在，並給予條碼化，如此，不到易於管理且可大幅提升輸入效率及減少錯誤發生。

這也就是為何要讓商品條碼普及的道理所在。

3.共同資料庫

若能夠將商品代號、企業代號等各項資料建立在一共同的資料庫中，內容包括商品名稱、規格、參考價格及企業單位名稱、地址、電話、負責人…等相關資料，將此資料庫提供給外界查詢、列印、分析等加值服務，對於商家導入電子訂貨系統及其他銷售情報管理系統、戰略情報系統等將有很大的助益。

五、共同訂貨中心

共同訂貨中心以其公信力，制訂各種規範、標準並推行，及提供系統轉換、資料處理、資料庫服務等多元化服務，其所扮演的是將多對多的訂、發貨端轉換成單一窗口的角色。

而共同訂貨中心是由電子訂貨系統網路的營運事業體、提供電子訂貨服務的加值網路公司及利用電子訂貨系統共同訂貨中心的供應商與零售商所共同組成的，其功能主要是要讓EOS使用方便、導入容易，降低花費及利於推行共同的規範，並致力於提供的下列標準化服務：

標準電子訂貨系統模式、商品主檔、共同企業代號、共同商品代號、標準格式的訂單及傳票、標準資料交換格式、更準通訊傳送規約、標準貨架卡標籤、標準操作使用手冊及訂貨系統、收單系統等標準系統設備規格。

第四節EOS系統之導入

1、事先檢核

在導入電子訂貨系統時，須先考慮下列幾點，再進行系統的規劃執行：

1.商家的業種、業態屬性

不同的業種、業態有不同的配送體系及訂貨、配貨習慣，將會影響電子訂貨系統的建置，補充訂貨型的商品比較適合導入EOS，其中又以定期訂貨及日配品等訂貨頻率高者較為適用，如：

食品、生活用品、文具、藥品等。

而對於一次大量訂貨的訂購型態或是訂貨頻率不高的商品、或是不易納入標準化規格的商品，都比較不適合電子訂貨系統，如服飾、家電等。

若從業態來看，便利商店、超市、藥局及文具店，由於交易對象較多、薄利多銷型，且講究物流效率，都是比較適合參加共同訂貨中心體系者。

2.資訊化程度

因為電子訂貨系統，必須交易雙方密切配合，因此除了商店本身經營體制的合理化和資訊化程度需考量外，對於訂貨對象的供應商方面也須進行同樣的考量。

一般來說，資訊化程度高的企業，其內部作業制度應該都有相當程度的合理化過。

若沒有足夠的合理化及資訊化程度作基礎，在導入EOS時將會困難重重。

3.維護系統的能力

由於電子訂貨系統是例行性且會是永續性的作業，交易頻繁且又非常瑣碎，又常常在更新商品主檔，來自各連線供應商或是共同訂貨中心的資訊不斷，因此是否有意願及能力維護EOS系統的正常運作將直接影響成敗。

2、系統規畫內容

電子訂貨系統會因導入模式、規模以及是否要加入共同訂貨中心，而有不同的準備動作，而因為多數的作業需要零售商、供應商及加值網路中心三者密切搭配才能完成，彼此互動的關係複雜。

電子訂貨系統全程的準備工作依序如下：

1.申請加入公眾網路及加值網路

依企業資訊化程度、擬導入EOS程度、服務功能價格及交易夥伴加入情形，選擇最適合的加值網路中心或共同訂貨中心。

2.建立連線交易對象協力體制

EOS導入前，要先與連線對象建立共識，建立協力運作體制，以進行後續各項作業的運行。

3.建立企業代號、商品代號

從共同企業代號、共同商品代號、自有商品代號等相關管理體制，都應在導入EOS系統前建立。

4.建立商品目錄

商品目錄是將商品主檔以書面的方式來呈現，可從此目錄掃瞄來進行電子訂貨。

5.建立訂貨標準模式

包括訂貨方式、訂貨時間、訂貨週期、訂貨人及訂貨終端機台數等訂貨模式的決定。

6.建立或提供商品交易檔案

根據商品目錄建立或提供商品交易檔，如此加值網路中心或供應商才能進行分單處理及後續管理。

7.貨架卡定位

貨架卡是執行電子訂貨系統所必備的條件之一，商店應確實配合作好貨架管理的工作。

8.訂貨傳票制度的檢討變更

訂貨傳票應有共同的標準，若有所變更時，更事先協調共同訂定。

9.作業人員的教育訓練

相關作業人員在實際導入EOS之前應先行進行教育訓練。

10.指定對外窗口

指定對外窗口以利進行連絡協調等事宜。

11.故障意外狀況的對策

應事先考慮各項設備故障、通訊網路問題及訂貨錯誤等意外狀況的緊急處理方式，將影響減至最低。

12.導入測試

在正式上線前，應先進行系統測試。

第五節電子訂貨系統未來趨勢

電子訂貨系統未來可能的發展趨勢如下：

1、使用的商家增多

1.除了連鎖體系的商店採用，許多中小型的零售業也相繼導入。

2.除了零售業和批發業之間使用，批發業和製造商之間也開始採用。

2、運用的範圍擴大

1.從企業內部的系統擴大成為企業間連線系統。

2.與POS資料結合，經由POS系統及EOS資料的整合，自動列出需進行補貨的商品，甚至自動發出訂單。

3、合作開發EOS比率增多

1.以業界團體或協會為核心，共同開發及運用同一套EOS系統的情形增加。

2.由異業種批發業與中小型零售商共同推動EOS系統的情形增多。

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理論與應用，華泰，民86年3月。

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