人事信息管理操作手册10.docx
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人事信息管理操作手册10
中铁十九局集团
综合信息化系统操作手册
人事信息管理操作手册
中铁十九局集团信息化实施小组
第1章概述
1.1人事档案管理简介
员工档案是新中大人力资源管理系统的基础信息。
人力资源系统的许多分析功能，都需要以员工档案信息为基础进行，同时其他业务系统的记录，也需要及时在员工档案信息中留下痕迹以备今后的查询。
如员工劳动合同变动签订历史、员工岗位变动过程以及员工在企业内所参加的各类培训、每次绩效评估的信息等，都需要在员工档案中有完整的记录。
员工档案管理的功能结构如下图所示：
在员工管理功能中，我们主要为您提供以下服务：
1、档案信息结构设置，根据企业的需要，设定员工档案所需要的信息结构以及添加一些自定义信息。
2、建立基础员工档案，需要手工维护员工档案的相关基础信息，如联系信息、家庭成员信息以及其他统计功能的基础属性。
3、员工档案的基础应用，包括员工花名册管理、员工统计与查询、员工通讯录管理等。
4、联盟体人才管理，维护联盟体人才档案，以及执行一些与联盟体人才有关的管理活动，如培训、员工关怀等。
5、其他系统更新员工档案内容：
这里不作详细介绍，如培训信息、绩效评价信息、岗位变更、合同变更等，在其他相关业务流程完成以后，系统会自动更新员工档案，不需要手工操作。
第2章组织机构管理
2.1组织体系管理
组织机构管理用于建立企业的人力资源管理的组织结构、职位体系、岗位体系。
并建立企业的职务职能体系和职业技能标准，为工作分析、员工能力素质评价建立数据基础。
从而，建立现代人力资源管理的基础。
对中铁十九局来说，其每年的组织结构都会发生一定的变动，一旦组织结构发生变动，相应的岗位体系、部门及员工设置也会发生相应的变动。
人力资源管理系统必须能够适应企业的这种变化，必须能够实现动态组织建模，避免因组织架构的变动而带来大量的调整工作，例如员工档案的重新修改、岗位体系的重新配置、查询权限的重新配置等等。
2.1.1组织编码体系
组织编码体系主要用来编写企业的所有组织结构，包括法人组织和部门。
操作步骤：
“人力资源”－“组织机构管理”－“组织编码体系”－“新增”。
列举如下组织列表：
2.1.2组织关系管理
组织关系管理主要建立企业各种组织关系树，如：
人力资源组织关系、财务组织关系、生产组织关系、项目组织关系等等。
注意：
每种关系树只允许建立一个
操作步骤：
“人力资源”－“组织机构管理”－“组织体系管理”－“组织关系管理”－“新增”
2.2工作分析管理
2.2.1职位体系管理
职位体系管理主要设置企业的各种职位。
操作步骤：
“人力资源”－“组织机构管理”－“工作分析管理”－“职位体系管理”－“新增”
关键字段解释：
代码：
设置职位时的代码，系统支持用户自定义。
名称：
职位名称
职位类型：
职位的具体分类。
如：
管理类、技术类等等。
2.2.2岗位体系管理
岗位体系管理主要设置职位类型下的具体岗位
操作步骤：
“人力资源”－“组织机构管理”－“工作分析管理”－“岗位体系管理”－“新增”。
关键字段说明：
编码：
设置岗位的代码，系统支持用户自定义
名称：
岗位的具体名称
组织：
岗位所使用的具体组织
职位：
岗位相对应的职位类型
第3章人事档案管理
员工档案是整个人力资源管理系统的核心基础数据，以人力资源档案中保存的各类信息为基础提炼出来的各类人事分析数据也是企业人力资源决策的重要依据。
3.1员工档案分类
在人力资源系统中，依据员工的在职状态分为：
在职员工、离职员工、退休员工及停薪留职员工。
当然，对不同类型的用户，您所需要的员工在职状态分类可能是不同的。
在员工档案列表中，根据需要，直接点击工具栏下方的员工在职状态类型TAB项即可迅速切换不同类型的员工。
主要包括：
“在职、停薪留职、退休、离职、全部”。
3.2新建和修改员工档案
对于员工档案的日常维护，通常是通过“新建员工”录入员工档案的主信息，包括系统信息、基本信息、合同信息和联系信息内容，然后再到员工档案列表中，通过“维护档案”功能，录入员工档案的其他内容。
同时，使用“维护档案”功能进行员工档案的日常变更维护。
3.2.1新建员工
操作步骤：
“人力资源”－“人事档案管理”－“员工档案管理”－“新建员工”，系统打开新建员工页面。
在此页面，主要用于录入员工档案系统信息、基本信息、合同信息和联系信息。
其他信息还需要通过档案维护进行录入。
也可以使用员工档案列表工具栏【新建员工】打开员工档案系统信息录入窗口。
员工档案的系统信息包括以下内容：
员工编码、姓名、曾用名、英文名（姓和名分开）、员工性别、证件类型、证件编号、入职日期、职能机构、员工类型、员工状态、领导职务、技术级别、行政级别、专项级别、当前任职的岗位（职位）及职位、职称、排序号、考勤卡号、是否后备人才、是否组织代表、人才类型、创建编码一致操作员。
员工编码：
在本系统中，员工编码是不能重复的，而且一旦建立，不允许直接修改。
员工编码既可以手工录入，也可以通过编码方案设置，由系统自动生成。
（员工编码自动生成方案设置，参见相关手册：
基础数据管理的有关介绍）。
是否组织代表：
表明该员工代表其所在组织处理与外部单位的事务交互，主要是反馈招聘需求征集、反馈培训需求征集。
创建编码一致操作员：
表明该员工同时也是系统的用户，选中以后，该系统的用户编码将与其员工号一致。
“证件类型”与“证件编号”：
对于能够表明员工身份的证件，用户可以自行增加。
对于使用身份证的，系统要求“身份证号”必需是15位或18位。
是否后备人才：
用于表示该员工是否被列入企业的后备人员清单，可用于员工档案检索的条件。
人才类型：
是企业对所拥有员工的人才分类。
同一个员工可以具备多项类型。
如即是管理型人才，又是技术型人才。
注意：
在员工的系统信息中，包括人力资源管理中所需的员工档案的最基础的信息。
同时，如果该员工也是系统的业务人员，也需要维护相关业务人员的信息，包括：
工种、用户状态、工作任务。
同时需要选中“业务员”属性。
关于基本信息、合同信息、联系信息部分参照第二节“维护档案”部分。
录入完毕后，提交保存，系统返回员工档案列表页面。
如下图：
员工档案列表分左右两部分，左部显示当前操作员权限内的组织结构树。
右部分显示所选节点下的员工清单。
注意：
在此列表中，不仅显示员工的正式任职岗位的相关信息，用户还可选择查询员工的其他兼职或代理岗位的任职信息。
在员工档案列表中，您可以进行如下操作：
【新建员工】、【维护档案】、【查看档案】、【变更类型】、【匹配岗位】、【预览档案】、【查询】、【高级查询】。
3.2.2维护档案
如前文所介绍，【新建员工】仅用于录入员工档案中最基本的系统信息、基本信息、合同信息和联系信息。
而【维护档案】则可以维护员工档案的所有内容。
选中某条员工，然后单击工具栏【维护档案】按钮，系统打开员工档案的维护页面。
在人力资源系统中，对员工档案的信息进行了结构化的处理。
目前HR系统中，员工档案共分为四大类24个小类。
具体情况如下表：
序号
大类
小类
信息说明
1
员工档案
系统信息
系统必须的基本信息
2
基本信息
员工个人基本信息
3
任职信息
员工当前在组织中的各个岗位的任职记录
4
薪资信息
员工当前薪资基本信息
5
合同信息
当前签订的劳动合同基本信息
6
担保信息
员工入职时提供的担保信息
7
职位目标
企业为员工制定的职业发展方向
8
家庭成员
员工个人家庭成员信息
9
联系信息
员工本人的工作和私人联系信息
10
联系人信息
能够与员工取得联系的其他联系人信息
11
体检信息
用于记录员工的体检信息
12
自定义信息
用户自己扩展的员工档案内容
13
个人简历
教育信息
员工参加的各类学历和技能教育的信息
14
工作经历
员工进入本组织以前的工作经历
15
工作业绩
员工进入本组织以前的主要工作业绩情况。
16
证书清单
员工本人当前所拥有的相关重要证书的清单
17
变更记录
培训记录
员工在本单位期间参加的各类培训活动的记录
18
奖惩记录
员工在本单位工作期间所获得的各类奖励或处罚记录
19
岗位变动记录
员工在本单位工作期间工作岗位的变动记录
20
合同变更记录
员工在本单位工作期间劳动合同签订及变更的记录
21
绩效考核记录
员工在本单位工作期间各次绩效考核成绩记录
22
关怀记录
员工沟通、员工事件、员工意见处理记录
23
素质模型
素质模型
依据企业的能力素质标准数据，对员工个人进行评估的结果。
24
历史数据
员工各项能力素质指标的历史评估结果数据。
第一部分：
员工档案
员工档案部分包括系统信息、基本信息、合同信息、任职信息、职位目标、联系信息、重要联系人等内容：
1、系统信息，见“新建员工”操作。
2、基本信息：
员工档案基本信息包括：
生日、民族、籍贯（国家、省份、县市）、政治面貌、政党团体、婚姻状况、健康状况、毕业时间、毕业院校、专业、学制、学历、外语掌握程度、参加工作时间、企业工龄、社会工龄、身高、体重、视力（左）、视力（右）、色盲、听力（左）、听力（右）、血型、兴趣爱好、性格特点、特长、组织关系单位、档案所在地、户口所在地等内容。
政治面貌：
用于区分员工的政治身份，如干部、工人、学生等。
政党团体：
用于区分员工所参加的各类民主党派信息。
企业工龄、社会工龄：
由系统自动计算输入。
组织关系单位：
记录员工所属政党的组织关系保存地。
3、任职信息：
任职信息记录员工在企业内担任的各个工作岗位的情况。
可以通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行任职记录。
员工任职信息记录包括：
任职类型、任职时间、工作岗位是否岗位代表、职位、职等、详细描述。
通过在企业各组织的岗位列表中选择员工将要担任的工作岗位，系统自动将岗位所对应的职位加入记录中。
职等：
当在系统基础设置中启用了使用全局职位等级的设置后，需要在此处确定员工担任该岗位工作时所担任职位的具体职等信息。
4、薪资信息：
薪资信息用于管理员工工资福利发放的主要内容。
包括：
工资类别、发薪资方式、发薪币种、纳税编号、对应所得税政策、各类卡号、机号、社会保障号，以及以下记录：
交个人所得税、交公积金、有计件工资、有计时工资、交员工福利费、交工会费、交员工教育经费、参与考勤、财务需要、外方人员、工资冻结等。
相关信息的说明，参见手册《薪资福利管理介绍》。
5、合同信息：
合同信息记录员工与企业签订的各类劳动合同的基本信息。
主要包括：
合同编号、合同类型、签订日期、签订方式、甲方、乙方、合同期限、试用期限、开始日期、试用开始日期、结束日期、试用结束日期、转正日期、终止日期、终止类型、违约金额、补偿金额、备注等。
合同类型：
用于区分劳动合同、兼职合同、返聘合同等。
签订方式：
可以是首次签订，二次续签等。
乙方：
不一定是员工姓名，在有外借员工，或员工租赁的情况下，乙方可以是提供人才租赁的人才中介机构。
终止类型：
用于区分劳动合同是到期终止，未到期的辞职或辞退解除等情况。
6、担保信息：
在部分企业中，员工入职需要提供相关担保，在员工档案中，主要记录员工以下担保信息：
担保人姓名、担保责任方式、担保期间、担保人证件类型、证件编号、承保要求、备注、以及担保人联系信息等。
7、职位目标：
职位目标即企业通过员工职业生涯管理，为该员确定的未来中工将可以达到的职位发展目标，可以通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行职位目标记录。
员工的职位目标记录包括：
职位目标、时间目标、备注三项。
“时间目标”注明员工将何时可能发展或晋升到该职位目标。
此处为员工确定的职业生涯发展目标以职位为方向，而不是以岗位为方向。
8、家庭成员：
家庭成员记录该员工家庭成员的相关信息。
可以通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行家庭成员记录。
员工的家庭记录包括：
与本人关系、姓名、英文名、性别、生日、所在城市、工作（学习）单位、联系地址、邮编、联系电话、手机、传真、电子邮件、备注等信息。
9、联系信息：
联系信息即与该员工本人相关的所有联系信息。
包括以下内容：
联系地址、家庭住址、家庭邮编、家庭电话、通信地址、邮政编码、电话
（1）、电话
（2）、手机
（1）、手机
（2）、传呼、传真、E-mail、备注等信息。
10、重要联系人信息：
重要联系人记录与该员工相关的重要联系人信息。
可以通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行重要联系人记录。
重要联系人记录包括：
与本人关系、姓名、英文名、性别、生日、所在城市、工作（学习）单位、联系地址、邮编、联系电话、手机、传真、电子邮件、备注等信息。
11、体检信息：
记录与该员工相关的体检信息，可以通过单击窗口工具栏种的【新增】按钮增加体检记录。
体检信息包括：
本次体检日期、下次体检信息、体检医院、体检费用、体检项目、体检结论等信息。
对于下次体检日期，系统提供预警功能。
用户可在基础数据/系统配置/预警设置页面里设置。
第二部分：
个人简历
员工个人简历部分包括教育信息、工作经历、工作业绩、证书清单等内容。
1、教育信息：
教育信息记录与该员工相关的教育学习历史记录信息，可以通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行教育信息记录。
教育信息记录包括：
开始日期、结束日期、教育机构、专业、级别、证明人、备注说明等信息。
2、工作经历：
工作经历记录与该员工相关的工作经历历史记录信息，可以通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行工作经历记录。
工作经历记录包括：
开始日期、结束日期、工作单位、所有制性质、所属行业、企业规模、入职部门、入职职位、离职部门、离职职位、证明人、与本人关系、联系电话等信息。
3、工作业绩：
工作业绩记录与该员工相关的重要工作业绩、个人成就信息，可以通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行工作业绩记录。
工作业绩记录包括：
取得日期、业绩内容、工作单位、具体描述等信息。
4、证书清单：
证书信息记录与该员工相关的各类身份、资历、业绩证明文件，可以通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行证书信息记录。
证书信息记录包括：
证书名称、编号、发证机构、证书存放单位、证书等级、是否年检、年检时间、培训活动、备注等信息。
第三部分：
变更记录
变更记录主要是指员工在企业工作期间的相关信息的变更记录，包括岗位变更、合同变更、培训记录、奖惩记录等内容。
1、岗位变更信息:
岗位变更分类项记录员工在企业工作期间的历次工作岗位变更情况，通过该分类项，可以以时间顺序查看员工的工作岗位变更和发展历程。
通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行岗位变更记录。
岗位变更记录包括：
变更类型、变更日期、相关文件号、批准人、文件批准日期、以及前更前及变更后的任职类型、开始日期、结束日期、组织、岗位、职位、职等、是否组织代表、备注等信息。
2、合同变更信息：
合同变更分类项记录员工在企业工作期间的历次劳动合同签订与变更情况，通过该分类项，可以以时间顺序查看员工的历次劳动合同的签订或变更信息。
通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行合同变更记录。
合同变更记录包括：
变更类型、变更日期、变更单号、合同编号、签订方式、变更原因、备注等信息。
3、培训记录：
培训记录即员工在企业工作期间参加的各次培训记录，通过该分类项，可以以时间顺序查看员工的在企业工作期间的培训经历。
通过单击窗口工具栏中的“增行”按钮增加一行培训记录内容。
培训记录包括：
培训开始时间、结束时间、培训方式、培训机构、培训地点、培训内容、培训内容、是否索赔、培训活动号、培训活动名称、获得证书、备注等信息。
4、奖惩记录：
奖惩记录即员工在企业获得的各类奖励或惩罚情况的记录，通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行奖惩记录内容。
一条奖惩记录包括：
时间、类型、名称、是否现金、金额、原因、措施、批准人、批准文件、批准时间、检查人绩效参考分数、薪资是否月结、备注等信息。
5、绩效考核记录：
绩效考核记录即员工在企业的各种考核情况记录的汇总。
此处不允许用户修改，全部数据来源于人力资源/绩效管理模块的考核结果，用户可查看考核过程及考核结果。
6、关怀记录：
关怀记录是员工沟通、员工事件、员工意见处理记录汇总。
此处数据来源于员工关怀处理，只允许用户查看，不允许修改。
第4章员工查询
员工查询的目的是获得符合某种查询要求的员工清单，在人力资源系统中提供三种方式。
一是根据员工信息中的某此条件组合实行查询一个或多个员工；二是根据特定岗位、职位的任职要求查询符合该岗位或职位的员工列表；三是根据员工档案的各类信息，自定义查询方案，获得需要的员工结果。
4.1.员工看板
您可以在全局模式下查看员工档案信息，如下图所示：
如上图所示，提供了某员工的看板信息。
点击“切换员工”按钮，打开员工帮助列表，选择员工，可以在各个员工之间切换。
点击“详细信息”，进入员工档案查看页面。
第5章员工花名册
使用员工花名册中的查询（高级查询），以及该花名册提供的列选择和列排序功能，您可以获得所需要的各类员工清单报表。
在员工花名册中，您可以获得当前系统中所有法人组织下全部职能机构中的员工数据，这一点与员工档案列表不同，后者只能对当前登录法人组织员工进行事务处理。
双击导航栏“人力资源\人事档案管理\员工档案管理\员工花名册”，系统打开“员工花名册报表”窗口。
在员工花名册报表中，系统提供查询、高级查询功能。
相关操作见前一节所介绍的员工档案的查询功能“第4章查询员工”。
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