进出口英语外贸函电范文.docx

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进出口英语外贸函电范文

进出口英语外贸函电范文

1.主动联系采购商

DearSirs:

May1,2001

Inquiriesregardingournewproduct,theDeerMountainBike,havebeencominginfromallpartsoftheworld.Reportsfromusersconfirmwhatweknewbeforeitwasputonthemarket-thatitisthebestmountainbikeavailable.Enclosedisourbrochure.

Yoursfaithfully

2.提出询价

DearSirs:

Jun.1,2001

Wereceivedyourpromotionalletterandbrochuretoday.WebelievethatyourwoulddowellhereintheU.S.A.Kindlysendusfurtherdetailsofyourpricesandtermsofsale.Weaskyoutomakeeveryefforttoquoteatcompetitivepricesinordertosecureourbusiness.Welookforwardtohearingfromyousoon..

Truly

3.迅速提供报价

Gentlemen:

June4,2001

ThankyouforyourinquiryofJunethe1stconcerningtheDeerMountainBike.Itgivesusgreatpleasuretosendalongthetechnicalinformationonthemodeltogetherwiththecatalogandpricelist.Afterstudyingthepricesandtermsoftrade,youwillunderstandwhyweareworkingtocapacitytomeetthedemand.Welookforwardtotheopportunityofbeingofserviceofyou.

4.如何讨价还价

Gentlemen:

June8,2001

Wehavereceivedyourpricelistsandhavestudieditcarefully.However,thepricelevelinyourquotationistoohighforthismarket,Ifyouarepreparedtograntusadiscountof10%foraquantityof200,wewouldagreetoyouroffer.Youshouldnotethatsomepricecutwilljustifyitselfbyanincreaseinbusiness.Wehopetohearfromyousoon.

Yourstruly

5.通知已开立信用证

DearSirs:

June24,2001

ThankyouforyourletterofJune18enclosingdetailsofyourterms.AccordingtoyourrequestforopeninganirrevocableL/C,wehaveinstructedtheBeijingCityCommercialBanktoopenacreditforUS$50,000inyourfavor,validuntilSep.20.Pleaseadviseusbyfaxwhentheorderhasbeenexecuted.

Sincerely

6.请求信用证延期

Gentlemen:

Sep.1,2001

Wearesorrytoreportthatinspiteofoureffort,weareunabletoguaranteeshipmentbytheagreeddateduetoastrikeatourfactory.WeareafraidthatyourL/Cwillbeexpirebeforeshipment.Therefore,pleaseexplainoursituationtoyourcustomersandsecuretheirconsenttoextendtheL/CtoSept.30.

Sincerely

7.同意更改信用证

Gentlemen:

Sept.5,2001

Wereceivedyourlettertodayandhaveinformedourcustomersofyoursituation.Asrequested,wehaveinstructedtheBeijingCityCommercialBanktoextendtheL/CuptoandincludingSeptember30.Pleasekeepusabreastofanynewdevelopment.

Sincerely

邀请与答复

InvitationandReply

DearMr./Ms,

WeshouldliketoinviteyourCorporationtoattendthe2000InternationalFairwhichwillbeheldfromAugust29toSeptember4attheaboveaddress.FulldetailsontheFairwillbesentinaweek.

Welookforwardtohearingfromyousoon,andhopethatyouwillbeabletoattend.

Yoursfaithfully

尊敬的先生/小姐，

在上述地址，我们想请贵公司参加于八月二十九日到九月四日举办的2000国际商品交

易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。

希望不久能收到你的来信，并能来参加。

您诚挚的

肯定答复

DearMr./Ms,

ThankyouforyourletterofJune28invitingourcorporationtoparticipateinthe2000InternationalFair.Weareverypleasedtoacceptandwillplantodisplayourelectricalappliancesaswedidinpreviousyears.

Mr.LiwillbeinyourcityfromJuly2to7tomakespecificarrangementsandwouldverymuchappreciateyourassistance.

Yoursfaithfully

尊敬的先生/小姐，

感谢六月二十八日来信邀请我们公司参加2000国际商品交易会。

我们乐于参加并计划

展示我们前几年生产的电子设备。

李先生将于七月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢

你的协助。

你诚挚的

否定的答复

DearMr./Ms,

Thankyouverymuchforyourinvitationtoattendthe2000InternationalFair.Asweare

goingtoopenarepairshopinyourcityatthattime,wearesorrythatweshallnotbeableto

come.

Wehopetoseeyouonsomefutureoccasion.

Yoursfaithfully

尊敬的先生/小姐，

非常感谢您邀请我们参加2000国际商品交易会。

由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。

希望以后在某些场合见到您。

您诚挚的

外贸中经常收到的邮件分类

在开展国际贸易网络营销中，如果你开展了一系列的网络推广工作，你就会不断地收到形形色色的电子邮件。

在这些邮件中，就会有一部分就是你所期盼的询盘邮件，而询盘邮件的质量也是有很大地差别的。

对询盘邮件进行分类和筛选，并将你最好的资源投入到真正的潜在客户身上，这会大大提高你的工作效率。

1、寻找卖家型:

这种类型的询盘人，正在寻找你所提供的产品（或类似的产品），他们正在执行着采购计划。

他们也在为完成采购任务而奔忙。

他的询盘最大的特点是:

目标明确（例如，有品名、要货数量、交货条款等），信息全面（例如，有公司名称、地址、电话、传真、联系人等），询问专业，问题详尽。

你的及时回复无疑是雪里送炭。

对于这类询盘要高度关注，及时、准确、全面、专业的答复和有竞争力的报盘是达成交易的关键。

2、准备入市型:

这种类型的询盘人，也许他在他所在的国家已经有经营经验，但对你的产品还不够了解;也许他的客户已经到他这里询盘;也许他已经知道通过进口你所提供的产品，可以获得较好的利润……。

总而言之，他们已经准备和你做生意，但还许多具体问题还须解决。

他们是新手。

在这类人的询盘中，一般信息比较全面（例如，有公司名称、地址、电话、传真、联系人等）。

但你从所提问题的专业化程度，可以对其做出判断。

这类客户是你的潜在客户，他

们需要你的培育。

耐心、专业的回答和恰当地跟踪，有利于不断培养他对你的信任，不断增强他和你做生意的信心。

3、无事生非型:

现在有很多在线交易市场或其他的贸易平台，为了便于用户查询，他们都提供了一种组合查询的功能。

用户使用这种功能，只要在他感兴趣的产品后点击选上，就可以给供方发去标准格式的询盘邮件。

这虽然是个好办法，但给一些无事生非者也提供了方便，他们毫不费力地选择后，你就可以收到他的一个很象样的询盘。

这时，你是倍加关注，实际对方毫无兴趣。

对于这样的询盘（一般在邮件格式中都有说明它是来自什么网站），撰写一封通用格式的电子邮件，表达你非常希望和他建立业务关系，并请他们更多地介绍他们自己的信息。

将这样的邮件发给对方，就会将这类人过滤出去，因为他们多不会回复你。

4、信息收集型:

他们是技术人员，他们现在正要开发或仿造和你的产品相同或相似的产品，他们需要了解市场、了解产品、得到更多的同行信息。

十分专业是这类人的询盘的特点。

也许和他们交流一、两个次，他们就会汇来购样品款。

但是，他们永远不会成为你的客户，相反他们有可能成为你在他们国家的竞争对手。

回复这类人的邮件要把握专业的尺度，超出销售的话题，要设法有礼貌地拒绝。

5、索要样品型:

这类人的目标是索要免费样品。

他们多是欠发达国家或地区的客户。

经过交流，你会发现他对价格、质量等并不关心，他关心的只是给他送样品。

坚持让他付样品费和邮费，会使他远离你。

6、窃取情报型:

他是你的竞争对手，他是你的敌人，他们是有备而来。

他利用互联网的特点，装扮成外国客户来刺探你的价格、交易条款等信息，从而制定出他们更有竞争的策略。

这是最难回复的邮件。

他可以伪装成就要给你下订单的样子，你不得不告诉他你的信息。

这种类型人，除了有互联网经验的人用技术手段鉴别外，多是通过多次往复的交流，主观地甄别出来。

催款函是卖放在规定期限内未收到货款，提醒或催促买方付款的函件。

写此类催款函要求文字简练、意思清楚;同时要求语气诚恳、体贴，彬彬有理。

不可轻易怀疑对方故意拖欠不付，以免伤害对方感情，不利于达到索款的目的，或妨碍以后的业务。

对于某些屡催不付，故意逃款的客户，语气则要强硬，措辞坚决。

总之索款要把握一个原则:

既要达到索款目的，又要与客户保持友好关系。

外贸英语函电:

催款函范文实用范例

（1）subjectdemandingoverduepayment

dearsirs,

acno.8756

asyouareusuallyverypromptinsettlingyouracs,wewonderwhetherthereisanyspecialreasonwhywehavenotreceivedpaymentoftheaboveac,alreadyamonthoverdue.

wethinkyoumaynothavereceivedthestatementofacwesentyouon30thaugustshowingthebalanceofus$80,000youowe.wesendyouacopyandhopeitmayhaveyourearlyattention.

yoursfaithfully,

xxx

催款函主题:

索取逾期账款

亲爱的先生:

第8756号账单

鉴于贵方总是及时结清项目，而此次逾期一个月仍未收到贵方上述账目的欠款，我们想

知道是否有何特殊原因。

我们猜想贵方可能未及时收到我们8月30日发出的80，000美元欠款的账单。

现寄出

一份，并希望贵方及早处理。

你真诚的xxx

（2）subjecturgingpayment

dearsirs,

acno.8756

nothavingreceivedanyreplytooure-mailofseptember8requestingsettlementoftheaboveac,wearewritingagaintoremindyouthattheamountstillowingisus$80,000.nodoubtthereissomespecialreasonfordelayinpaymentandweshouldwelcomeanexplanationandalsoyourremittance,

yoursfaithfully,

xxx

催款函主题:

再次索取欠款

亲爱的先生:

第8756号账单

未见贵方对我们9月8日来信要求结算一事之回复。

我们再次来函提醒贵方，欠款为

80，000美元。

毫无疑问，一定有特殊原因使贵方延误付款，我们期待贵方说明原因并寄上

汇款。

你真诚的xxx

（3）subjectinsistingonpayment

dearsirs,

acno.8756

itisverydifficulttounderstandwhywehavenotheardyouinreplytoourtwoe-mailof8thand18thseptemberforpaymentofthesumus$80,000youarestillowing.wehadhopedthatyouwouldatleastexplainwhytheaccontinuestoremainunpaid.

iamsureyouwillagreethatwehaveshowneveryconsiderationandnowyoufailtoreplytoourearlierrequestsforpayment,iamafraidyouleaveusnochoicebuttotakeotherstepstorecovertheamountdue.

wearemostreluctanttodoanythingwhichyourcreditandreputationmightsufferandevennowwepreparetogiveyouafurtheropportunitytoputthematterright.wethereforeproposetogiveyou15daystoclearyourac,

yoursfaithfully,

xxx

催款函主题:

三度索取欠款

亲爱的先生:

第8756号账单

我们于9月8日及9月18日两次去函要求结付80，000美元欠款，单至今未收到贵方

任何答复，对此我们感到难于理解。

我们希望贵方至少得解释为什么账款至今未付。

我想你们也知道我们对贵方多方关照，但你们对我们先前的两次询函不作答复。

你们这

样做恐怕已经使我们别无选择，只能采取其他步骤来收回欠款。

我们极不愿意做任何损害你们信誉的任何事情。

即使现在我们还准备再给你们一次机会

来挽回此事。

因此，我们再给你们15天时间来结清账目。

外贸英语函电催款函典型句型

（1）thefollowingitemstotaling$4000arestillopenonyourac.

你的欠款总计为4000美元。

（2）itisnowseveralweekssincewesentyouourfirstinvoiceandwehavenotyetreceived

yourpayment.

我们的第一份发票已经寄出有好几周了，但我们尚未收到你的任何款项。

（3）i’mwonderingaboutyourplansforpayingyouracwhich,asyouknow,isnowover40daysastdue.

我想了解一下你的付款计划，要知道，你的付款已经逾期40多天了。

（4）wemustnowaskyoutosettlethisacwithinthenextfewdays.

请你务必在这几日内结清这笔账款。

外贸函电中很常用的英语词汇

（1）贵函

Yourletter;Yourfavour;youresteemedletter;Youresteemedfavour;Yourvaluedletter;Yourvaluedfavour;Yournote;Yourcommunication;Yourgreatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;Yours.

（2）本信,本函

Our（my）letter;Our（my）respects;Ours（mine）;Thisletter;theselines;Thepresent.

（3）前函

Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastcommunication;Thelastrespects（自己的

信）;Thelastfavour（来信）

（4）次函

Thenextletter;Thenextmail;Thenextcommunication;Theletterfollowing;thefollowing.

（5）贵函发出日期

Yourletterof（the）5thMay;Yourfavourdated（the）5thJune;Yoursofthe3rdJuly;Yoursunderdate（of）the5thJuly;Yourletterbearingdate5thJuly;Yourfavourofevendate（AE）;Yourletterofyesterday;Yourfavourofyesterday''sdate;Yourletterdatedyesterday.

（6）贵方来电、电传及传真

Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram（从国外）;Yourcodedwire（密码电报）;Yourcode

message;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax.（

（7）贵方电话

Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephoniccommunication;Yourtelephonecall;Yourring.

（8）通知

（Noun）Advice;Notice;Information;Notification;Communication;Areport;News;Intelligence;Message.（Verb）（通知,告知）Tocommunicate（afact）to;Toreport（afact）to...on;Toapprise（aperson）of;Tolet（aperson）know;Toacquaint（aperson）with;Tointimate（afact）to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite（aperson）information;Togivenotice（预告）;Tobreakanewsto（通知坏消息）;Toannounce（宣布）.

（9）回信

（Noun）Ananswer;Areply;Aresponse.（Verb）Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveone''sanswer;Tomakeananswer;Tosendananswer;Towriteinreply;Toanswerone''sletter.（特此回信）Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inresponseto.（等候回信）Toawait

ananswer;