广西电力职业技术学院档案管理办法.docx

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广西电力职业技术学院档案管理办法

广西电力职业技术学院档案管理办法

第一章总则

第一条为加强我院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用。

根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关法律和规定,结合本院实际，制定本办法。

　　第二条本办法所称档案是指学院在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的、对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条档案工作是学院建设的重要基础工作之一，学院把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

　　第四条学院严格实行部门立卷制度，做到“三纳入”“四同步”：

即纳入学院计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

　　第五条学院档案部门与全院专兼职档案工作人员须严格执行《档案法》的有关规定，严守档案秘密，确保学院档案实体和档案信息机密的安全。

第二章体制与任务

　　第六条学院档案工作遵照统一领导、分级管理的原则。

学院的档案工作由院长具体分管，并成立广西职业技术学院档案工作网络。

　　第七条学院各部门的档案工作由各部门的分管领导负责，并配备一名专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。

　　第八条学院综合档案室的基本任务。

　　一、贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、法令和规定，规划全院档案工作。

　　二、制定、实施全院档案工作规章制度，指导本院文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督、指导和检查执行情况。

　　三、负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计全院的各类档案及有关资料。

　　四、负责编制各类档案检索工具及参考资料，积极开展档案的开发和利用。

　　五、建立和健全学院档案工作网络，负责对全院档案工作人员的培训。

　　六、开展档案学术研究和交流活动。

　　七、开展档案的宣传工作和利用者教育工作。

　　八、遵守党和国家的保密制度，严守机密，确保档案安全。

　　九、采用先进的科学技术，逐步实现档案管理现代化；

十、做好“八防”工作，即防高温、防强光、防潮、防火、防盗、防霉、防虫、防尘等，确保档案安全。

　十一、完成学院领导及上级业务主管部门交办的各项工作任务。

　　第九条（专）兼职档案员工作职责。

　　一、贯彻执行国家档案政策法规和学院档案工作的规章制度，忠于职守、钻研业务、提高专业素养；

　　二、负责制定本单位档案工作计划，并组织实施；

　　三、参加档案业务培训并负责本单位各类材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作；

　　四、负责本单位档案的齐全、完整、准确、系统、安全和保密，并按有关规定向学院综合档案室移交档案。

第三章档案的接收

　　第十条学院档案的收集范围，按《学院档案实体分类方案》（附件2）、《学院部门档案立卷归档范围和保管期限规定》（附件3）执行。

　　第十一条学院各部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门负责整理立卷，并经本部门负责人审查合格后向综合档案室移交。

　　第十二条综合档案室接收的档案应符合《高等学校档案工作规范》的有关案卷质量标准的规定与要求。

　　第十三条学院对科研课题、基建工程、仪器设备进行鉴定和验收时，应有综合档案室工作人员参加。

并由档案人员会同有关部门对应归档的文件材料审查加以接收。

没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收和结算，不予上报成果。

　　第十四条归档要求。

　　一、立卷人必须按文件材料的自然形成规律加以系统整理编排件号、页号，填写卷内目录，经本部门领导审核签字装订后向学院综合档案室移交并履行移交手续。

移交目录一式两份，并由交接双方签字盖章。

　　二、凡归档的文件材料（包括纸质、照片、声像等各种载体形式）应完整、准确、系统，要按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存价值，划定密级，分类整理、立卷。

一般书面材料的纸张大小，尽可能使用A4纸标准。

　　三、案卷标题要简明确切，文字工整清晰。

　　四、案卷内不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔等易褪色的字迹（包括领导的签批），不得用复写纸书写（财务凭证除外）。

归档的文件材料原则上要求必须是原件。

　　第十五条归档时间。

　　一、党政、财务按年度归档的部门在次年五月底前归档。

　　二、教学类和按学年度归档的材料在次年寒假前归档。

　　三、科研、基建项目，在项目完成通过鉴定验收或结算后两个月内归档。

　　四、会议文件、外事活动及声像类档案，根据情况随时交接归档。

　　五、随时接收上级领导指定应接收的档案。

第四章档案管理

第十六条学院综合档案室是永久保存学院档案的基地。

为了确保档案安全，学院应为档案室提供专用的、符合档案管理要求的库房；存放声像、照片、光盘等特殊载体的档案应设有专门库房并配置恒温、恒湿设备。

　　第十七条档案室接收档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方法，进行统一分类、登记、编目、排列。

　　第十八条严格执行安全和保密制度。

建立定期检查库房和设备制度并做好记录，对破损和字迹模糊变质的档案应及时修补和复制。

　　第十九条认真执行档案查借制度，严格履行查、借、复印的审批手续。

　　第二十条对已归档的档案材料需要补充或更改的，必须经负责人审查核准后方可进行，并在卷内备考表中作必要的说明。

　　第二十一条单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走或销毁。

　　第二十二条对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定和利用效果等定期进行统计，编制档案工作基本情况统计表并向有关部门报送。

　　第二十三条定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。

对于到期的档案，由档案人员会同有关业务人员组成鉴定小组共同鉴定，提出存毁意见。

经鉴定应销毁的档案须登记造册并报学院主管领导批准后方可销毁；销毁档案时要有二人以上监销；批准人和监销者应在销毁清册上签字。

第五章档案的利用与开发

　　第二十四条本院综合档案室所保存的档案主要供本院利用，本院各部门或个人可查阅、摘录和复制一般性的档案文件。

院外单位或个人需要查阅本院档案时，需持有单位证明并写明利用档案的范围及目的，经院办主任审查同意后，方可查阅。

凡属下列情况之一的，须经档案形成部门领导或主管院领导同意后，方可提供利用。

1、涉及党和国家秘密的；

2、涉及专利或技术秘密的；

3、档案形成部门限制利用或不宜公开的。

　　第二十五条积极开展编研工作，加强对档案史料的研究整理，有计划地组织出版档案材料并在一定范围内发行。

第六章考核、奖励和处罚

第二十六条学院综合档案室在分管院长的领导下，负责对全院档案工作定期进行检查、考核，并将检查结果在全校通报，对档案工作做得好的部门和业绩突出的工作人员予以表彰。

　　第二十七条对于没有达到学院档案工作有关要求的，限期改正；对于违反规章制度的，按有关规定处理；对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，将按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程度和处理方法予以处罚。

第七章附则

第二十八条本办法自公布之日起执行，由学院综合档案室负责解释。

附件2：

广西电力职业技术学院

档案实体分类方案

一、编制目的

为适应档案综合管理的需要，统一学院档案实体分类，实现档案实体分类、编号、检索的标准化、规范化、促进计算机技术在档案管理中的应用，我院采用GD2000档案管理软件对学院归档文件进行辅助管理，并结合国家教委《高等学校档案实体分类法》的要求，特制订本方案。

二、编制原则

  1、以我院全部档案为对象，按照“形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别”，维持学院档案的完整性、系统性、力求保持所设类目的稳定，同时并具有可容性和可扩展性。

    2、类目名称、标识符号、力求准确、简明易懂、便于掌握使用。

三、类目划分与标识

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我院档案实体分类的最高层次，我院档案确定的一级类目为十一个，其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母。

例如：

行政（XingZheng）标识为“XZ”。

一级类目名称、标识符号和主要内容如下：

DQ党群

主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政职能部门（教务、科研、产品、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科学研究

主要包括科研管理和实践活动中形成的文件材料。

JJ基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成文件材料。

SB仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器仪设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

SX声像

主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声像材料。

SW实物

主要包括题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品、奖杯、奖旗、奖状、证书等实物。

（二）二级类目的划分与标识

1、二级类目是对一级类目的细分。

细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。

2、二级类目的标识，采用“双位制”。

如：

“综合”为“11”，其余二级类目依次累为12、13、14……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

四、编号方案

（1）编号：

指在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写档号、序号。

①档号包括年度号、分类号、盒号三个部分。

年度号：

文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2005。

分类号：

档号的主体，一般由二级类目代号组成。

盒号：

档案按大类分年度的顺序排列后的流水号。

②序号即件号，档案盒内文件流水编号。

（2）档案的实体排架问题：

按“一级类目、年度”大流水排架，在二级类目里按永久、长期混排。

附件3：

广西电力职业技术学院各部门归档范围和保管期限表

一、党办、院办

（一）党委办公室

1.上级党组织文件

（1）普发性文件长期

（2）针对本校的批复、通知永久

2.本校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿

领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名

单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等永久

（2）提案及办理情况；会议简报、会议纪要、小组会议记录等长期

3.本校党委会、党委扩大会、院长办公会、党总支（支部）

书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久

4.党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久

5.党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知长期

6.以党委名义召开的工作会议材料长期

7.校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久

8.党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久

9.党委工作简报永久

10.党委大事记永久

11.党群系统启用新印章的文件和印模永久

12.党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复等长期

13.党委保密、秘书工作的有关材料长期

14.重要的群众来信来访及处理材料长期

15.党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期

16.分党委、总支、（支部）工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查

材料、会议记录和统计表长期

17.上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期

18.本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久

19.本校组织机构设置、变动的报告及决定、上级批复、通知永久

20.党内统计年报及其它重要统计材料永久

21.分党委、总支建立、改选报告、审批材料长期

22.党员花名册长期

23.发展新党员、预备党员转正名册或取消资格、党员退党的文件材料长期

24.有关党员的奖励和处分材料长期

25.业余党校形成的文件材料长期

26.反映校组织工作的声像资料（照片、磁带、光盘等）长期

27.上级关于宣传工作的文件长期

28.宣传工作规章制度、管理办法长期

29.宣传工作计划、总结、决定、报告、通知长期

30.开展理论学习的决定、通知、计划、总结长期

31.教职工政治思想工作动态及调查材料长期

32.其它有保存价值的材料

（二）学院办公室

1.上级机关文件

普发性长期

针对我校的通知、批复、决定等永久

2.本校教育事业规划、计划及上级批复永久

3.本校综合评估材料永久

4.本校年度、学期工作计划、报告、总结、批复永久

5.本校学年报表及综合统计永久

6.全校性规章制度永久

7.院长办公会、会议记录、纪要永久

8.校务委员会名单、会议记录、纪要永久

9.全校性的工作会议、座谈会文件（包括声像材料）长期

10.校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期

11.教职工代表大会文件材料长期

12.本校向上级的请示及批复永久

13.本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期

14.有关全校性工作的调查材料和经验总结永久

15.启用印章的文件及印模永久

16.本校历史沿革、大事记、年鉴、简报、信息、动态等永久

17.校庆工作材料（领导讲话、总结、纪念册、重要活动及声像材料）永久

18.重要的群众来信来访文件材料及处理结果长期

19.本校与有关单位签订的合同、协议书长期

20.其它有保存价值的材料

二、纪检、监察室

1.上级关于纪检、监察、审计工作的文件长期

2.纪检、监察、审计工作规章制度长期

3.纪检、监察、审计工作计划、总结、报告、统计报表、调查材料永久

4.校纪委会议记录长期

5.表彰材料长期

6.党员处分、复查材料及处理意见长期

7.群众来信来访及处理意见短期

三、人事处

1.上级关于人事工作文件长期

2.本校人事工作计划、总结、报告、请示及批复、调查材料、会议记录长期

3.人事工作规章制度长期

4.人事统计年报表永久

5.关于机构设置、编制规划、及其变化的文件材料永久

6.教职工名册登记表永久

7.副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知

（包括上级任免的，要附任免呈报表）永久

8.中层及以上干部的考核材料长期

9.后备干部的材料长期

10.表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期

11.处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期

12.师资培养、管理工作计划、规定、总结长期

13.教师进修计划、安排、总结长期

14.教师工作量的规定及执行情况、教师业务考核材料长期

15.教职工引进、录用、调入的有关材料（请示、批复、审批表、调令、

转移行政、工资关系介绍信）长期

16.教职工调出有关材料（包括商调函、转移行政、工资关系

介绍信存根）长期

17.教职工转正、评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（附审批表）长期

18.教职工工资调整材料、名册长期

19.教职工校内调动材料长期

20.教职工支援边远地区材料长期

21.教职工离休、退休、离职和出国的有关材料长期

22.离退休工作的有关材料长期

23.使用临时工有关材料长期

24.其它有保存价值的材料

四、工会

1.上级有关工会工作文件长期

2.工会工作规章制度长期

3.工会工作计划、总结、报告、决定、统计、通知、请示、批复等文件永久

4.教职工代表大会有关文件材料（通知、名单、工作报告、决议、

选举结果、领导讲话、大会发言、重要提案及处理情况等文件）永久

5.工会委员会会议记录、纪要长期

6.工会统计年报表长期

7.表彰工会先进集体、个人的文件材料、名单长期

8.基层工会干部名册、会员名册长期

9.计划生育工作计划、总结、统计报表、通知长期

10.妇女工作材料长期

11.工会开展各种文体活动的有关材料长期

12.其它有保存价值的材料

五、团委

1.上级关于共青团的工作文件长期

2.本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久

3.本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久

4.团委工作计划、总结、报告及规章制度永久

5.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期

6.处分团员的材料及复查材料长期

7.批准入团、离团材料及名单长期

8.团干部名单及团员名册长期

9.共青团工作年报表永久

10.团委会议记录长期

11.学生会文件材料长期

12.团委、学生会编发的刊物长期

13.团委牵头进行的重大活动的有关材料长期

14.社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期

15.其它有保存价值的材料

六、图书馆

1.上级有关图书工作的文件长期

2.图书工作规章制度长期

3.图书工作计划、总结、报告长期

4.图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久

5.图书馆与校外交流的有关材料长期

6.图书馆指南长期

七、财务处

一、综合类

1.上级有关财务会计工作的文件材料永久

2.本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件永久

3.学校基金管理工作文件长期

4.有关财务管理方面的其他文件材料长期

5.会计移交清册长期

6.财会档案移交保管清册永久

7.财会档案销毁清册长期

二、会计报表

1.决算报表（含基建综合决算）永久

2.预算会计报表短期

3.年度以上规划表、分配计划、测算表长期

4.年度以上各种统计报表（含工资报表）长期

5.季度以下各种计划、统计报表短期

三、会计帐簿

1.涉及外事会计帐簿永久

2.总帐长期

3.预算内、外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期

4.学校专项基金帐簿短期

5.日记帐短期

其中：

现金、银行存款日记帐长期

6.固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）短期

四、会计凭证

1.涉及外事的会计凭证永久

2.预算内、外各种原始凭证、记帐凭证、记帐帐单短期

3.学校基金各种原始凭证、记帐凭证短期

4.银行存款余额调节表短期

5.会计拨款凭证及其他会计凭证短期

6.银行对外帐单短期

7.涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期

五、工资清册

1.工资发放名册、卡片永久

2.工资转移、证明、通知存根长期

3.各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等长期

八、教务处

1.上级下达的有关教学工作的文件材料长期

2.教学工作计划、总结、请示与批复、统计报表、会议记录、报告、简报永久

3.教学工作规章制度、管理办法长期

4.教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法长期

5.教学检查评估材料（文字、声像、多媒体等各种载体）长期

6.学科、专业、实验室建设计划、简报、统计表、总结材料长期

7.学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久

8.学生成绩总册永久

9.课程建设要求及安排、校历表、课表长期

10.各系、科、专业课程试题库长期

11.各系各专业使用教材目录长期

12.典型教案、重要备课记录长期

13.教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

（含合同、协议书、教学生产实习计划、实习安排、总结）长期

14.社会调查、社会实践计划、总结及有关材料长期

15.非学历教育的培训班、进修班材料长期

16.其它有保存价值的材料

九、招生与就业指导中心

1.上级有关招生、毕业生分配工作的文件材料长期

2.招生就业工作规章制度、管理办法长期

3.工作计划、总结、请示及批复、统计、简报永久

4.招生规划和生源计划长期

5.新生录取材料及新生名册长期

6.委培、代培、自费生计划、合同及名单长期

7.招生宣传材料、招生简章长期

8.毕业生就业计划、方案长期

9.毕业生就业情况名册永久

10.毕业证、派遣证领取签收册长期

11.毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期

12.其它有保存价值的材料

十、后勤处、保卫处

一、后勤管理综合类

1.上级有关学校后勤工作的文件长期

2.后勤处的规章制度、管理办法长期

3.后勤工作计划、总结、统计报表永久

4.房屋管理、调配使用、转移等规定、总结长期

5.防震、防汛、三废治理工作的文件长期

6.本校医疗、卫生、保健、等问题的请示、通知、报告、批复长期

7.车辆工作的有关文件材料长期

8.校园绿化工作的有关材料长期

9.伙食工作的有关部门材料长期

10.其它有保存价值的材料

二、基建综合类

1.上级关于基建工作的规定、办法、通知长期

2.基建工作的规章制度、计划、总结、简报、请示及上级批复长期

3.基建工作年度（季度）统计报表永久

4.全校性总体规划、设计总平面图永久

5.基建工程财务预、决算长期

6.本校关于土地征用（含私房产权证）、租借报告、合同协议书及上级批复永久

7.水、电、气管道分布图永久

8.地质勘探、地形测量材料长期

三、基建项目

（一）可行性研究

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