42 编辑文本.docx

42 编辑文本.docx

《42 编辑文本.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《42 编辑文本.docx（23页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

42编辑文本

4.2编辑文本

一、输入文本

在制作一个文档文件的时候，就需要对其输入文本。

文本的输入分为英文和中文。

中文文本可以通过系统自带的输入法来建立，也可以安装第三方开发的输入法来建立。

第三方开发的输入法有很多种，如五笔输入法、笔画输入法、数字输入法等等。

英文输入非常简单，只要直接敲击键盘就可以输入英文。

英文也可以安装第三方输入法，这样输入英文就会非常方便。

在Word中输入文本，首先就要了解光标的概念。

光标就是在Word工作区中闪动的黑竖线。

这个黑竖线位置在哪里，输入文本的位置就在哪里。

光标可以通过鼠标和键盘来定位。

鼠标定位很简单，将鼠标放在目标位置，单击后就定位到那里。

键盘定位就需要利用键盘上的一些捡来定位光标。

按键功能

↑向上移动光标

↓向下移动光标

←向左移动光标

→向右移动光标

按键功能

Home向上移动光标

End向下移动光标

PageUp向左移动光标

PageDown向右移动光标

1、输入一般文本

光标位置确定以后，就可以通过键盘输入文本了。

当发现文本中有输入错误时，只要将光标插入错误处的后边，然后按键盘上的BackSpace键即可删除错误的文本，若将光标插入到错误的前面，按键盘上的Delete键也可将其删除。

2、插入符号

在文本输入过程中往往要用到一些符号，这些符号大多数是无法依靠输入法来完成的。

在Word中可以依靠其提供的符号来解决这个问题。

插入符号的步骤如下：

（1）、选择“插入”|“符号”命令，将弹出“符号”对话框。

在“符号”对话框中有很多种符号。

（2）、在“字体”下拉列表框中选择符号的字体，字体不同，符号也就不同，在“符号”对话框下面列有近期使用过的符号。

（3）、单击“符号”对话框中的“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，在这个对话框中可以对符号设置快捷键，使符号的输入更加方便快捷。

（4）、将鼠标选择在“请按新快捷键”文本框中，然后按键盘上要指定的快捷键，这时对话框下面的“指定”按钮便有效了，单击这个按钮，就为这个符号指定了一个快捷键。

提示：

在指定快捷键的时候一定要选择组合键，如Ctrl+W或者其他，尽量不选择单一键。

3、插入特殊符号

在特殊符号里都是一些不经常使用的比较特殊的符号。

要插入特殊符号，可以选择“插入”|“特殊符号”命令来打开“插入特殊符号”对话框。

在这个对话框中特殊符号被分为以下6类：

●“单位符号”选项卡中的符号。

●“数字符号”选项卡中的符号。

●“拼音”选项卡中的符号。

●“标点符号”选项卡中的符号。

●“特殊符号”选项卡中的符号。

●“数学符号”选项卡中的符号。

在“插入特殊符号”对话框中单击“显示符号栏”按钮，将出现键盘对应的符号，这样就可以通过键盘来输入符号了。

4、插入日期和时间

在日常工作和学习中，有时需要在文档中插入固定的日期或时间，有时则需要插入当前的日期和时间，这些在Word2003中都可以实现。

在文档中插入当前的日期和时间的操作步骤如下：

（1）、在光标定位到要插入当前日期和时间的位置。

（2）、选择菜单栏中“插入”|“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框。

（3）、在“可用格式”列表框中选择一种需要的格式。

（4）、若选中“自动更新”复选框，则在打印文档时，Word将自动更新日期和时间；如果没有选中“自动更新”复选框，则文档将始终打印插入时的日期和时间。

（5）、单击“确定”按钮后，在文档中将按选中的格式插入日期和时间。

5、中文简繁转换

许多网上的文章是繁体中文。

随着网络的发展，已不用担心阅读的困难，只要使用Word2003提供的中文简繁转换功能将其转为简体中文，然后再阅读或打印文档就会很方便。

“中文简繁转换”功能可以很容易地将简体中文与繁体中文互相转换。

用户在编辑文档时，可以根据自己的需要进行中文简繁之间的转换。

其具体操作步骤如下：

（1）、首先选中要进行转换的文本内容。

如果在转换时没有选中任何文本，Word将把整个文本转换成简体字或繁体字。

（2）、单击“常用”工具栏中的“中文简繁转换”按钮右边的下三角按钮，在出现的下拉列表中选择“转换为简体中文”（或“转换为繁体中文”）选项，即可将所选的内容改变为简体（或繁体）字。

二、文本的选择

文本选择有多种方法，下面分别进行介绍。

1、选择一行文本

选择一行文本常用的方法有以下两种：

●选择一行文本，只要把光标移动到要选择文本行的开头，然后按住鼠标左键拖动到行尾，就可以选择这行文本了。

●将鼠标放在要选择文本行的前面。

当鼠标成为形状的时候，单击鼠标左键，就可以选择该行的文本了。

2、选择一段文本

要选择一段文本，常用的方法有以下两种：

●要选择一段文本，只要将光标移动到段落开始，然后按住鼠标左键拖动到段落尾部的位置，就可以选择该段文本了。

●将鼠标放在要选择文本段落的首行前面，当鼠标成为形状的时候，按住鼠标左键，拖动鼠标到段落行尾。

3、选择整个文本

选择整个文本有以下3种方法：

●按快捷键Ctrl+A就可以选择全文。

●选择菜单栏中的“编辑”|“全选”命令。

●将鼠标放在下图所示位置，连续单击鼠标左键3下，就可以选择全文了。

技巧：

利用键盘上的F8键也可以选定文本。

一般情况下，第1次按F8键，Word将进入“扩展”状态（此时，状态栏中的“扩展”图标将变为黑色），第2次按F8键，将选定插入点处的词组，第3次按F8键，将选定插入点所在的句子，第4次按F8键，将选定插入点所在的段落，第5次按F8键，将选定整个文档。

三、文本的移动即复制与粘贴

了解完文本的选择后，下面就来了解一下文本的移动、复制与粘贴。

1、文本的移动

在Word2003中可以轻松地移动文本，而不必像在纸上那样——需要擦除原位置的文本，然后再正确的位置重新书写。

（1）、用鼠标左键移动文本

要想用鼠标左键移动文本，可以按照以下步骤进行：

①要移动文本就要先选择文本，选择文本后将鼠标放到如下图所示的位置。

②按住鼠标左键不放，拖动鼠标，此时鼠标指针将变为形状，同时会看到有一个竖得虚线。

③将竖线放在文本要移动到的位置上，松开鼠标左键，就会看到，文本被移动到虚线的位置了。

（2）、用鼠标右键移动文本

利用鼠标右键也可以移动文本。

其操作步骤如下：

①选定要移动的文本。

②在选中的文本上按住鼠标右键不放，然后将选定的文本拖动到目标位置，松开鼠标即出现快捷菜单。

③选择“移动到此位置”命令及完成文本的移动。

3、利用快捷键移动

Word2003允许用户利用快捷键F2键来快速移动文本。

其操作步骤如下：

①选定要移动的文本。

②按下F2键，此时，状态栏中将显示提示信息“移至何处”。

将光标移到目标位置，此时插入点呈虚线状。

③按Enter键即可将选定的内容移动到目标位置。

提示：

前三种方法适合目标位置与原位置距离较近时使用，如果文本的原位置离目标位置较远，不能在同一屏中显示，可以使用剪贴板来移动文本。

4、使用剪贴板移动文本

使用剪贴板移动文本的操作步骤如下：

①选定要移动的文本。

②单击常用工具栏中的“剪切”按钮

，或者选择“编辑”菜单中的“剪切”命令（或者按Ctrl+X组合键），选定的文本将从原位置处删除，被存放到剪贴板中。

③把插入点移到想粘贴的位置。

如果是在不同的文档间移动内容，将活动文档切换到目标文档中。

④单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮

，或者选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（或者按Ctrl+V组合键），即可将文本粘贴到目标位置。

2、文本的复制

复制文本与移动文本有着本质的区别：

复制后，原位置的文本还存在，原文本的副本将粘贴到文档的其他位置；而移动文本后，原文本的位置将发生变化。

（1）、使用鼠标左键复制文本

使用鼠标左键复制文本的操作步骤如下：

①选定要复制的文本。

②将鼠标指针只想选定的文本，鼠标指针变成箭头形状。

③按住Ctrl键，然后按住鼠标左键，鼠标指针将变成状，并出现一条虚线插入点。

④拖动鼠标，此时虚线插入点表明将要安插复制文本的目标位置。

⑤松开鼠标左键，选定的文本便从原来的位置复制到新的位置。

（2）、用鼠标右键复制文本

利用鼠标右键也可以复制文本。

其操作步骤如下：

①选定要复制的文本。

②在选中的文本上按住鼠标右键不放，然后将选定的文本拖动到目标位置，松开鼠标及出现快捷方式。

③选择“复制到此位置”命令即完成文本的复制。

（3）、使用剪贴板复制文本

对于远距离的文本的复制，可以使用剪贴板来完成。

其操作步骤如下：

①选定要复制的文本。

②单击“常用”工具栏中的“复制”按钮

，或者选择“编辑”菜单中的“复制”命令（或者按Ctrl+C组合键），选定的文本即被存放到剪贴板中

③把插入点移到目标位置，如果是在不同的文档间移动内容，将活动文档切换到目标文档中。

④单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮

，或者选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（或者按Ctrl+V组合键），即完成文本的复制。

3、文本的选择性粘贴

在Word2003中还提供了一种粘贴方式，就是选择性粘贴，选择菜单栏中的“编辑”|“选择性粘贴”命令，会打开“选择性粘贴”对话框。

在“选择性粘贴”对话框中可以选择要粘贴的具体形式。

技巧：

若只想复制选定的文字的内容而不需要复制选定文字的格式，可在“选择性粘贴”对话框的“形式”列表框中选择“无格式文本”选项。

4、剪贴板

在Word2003中的剪贴板可以保存多达24项的复制内容，因此粘贴时非常方便。

剪贴板只要选择菜单栏中的“编辑”|“office剪贴板”命令，就可以打开“剪贴板”任务窗格。

利用剪贴板也可以粘贴复制的文本，只要在剪贴板中找到要粘贴的内容，单击这个内容就会将其粘贴到指定的位置。

四、撤销与恢复

在对文档的编辑过程中，如果不小心删除、移动了一段文本，使用Word2003提供的

“撤销”、“恢复”功能，可以帮助用户迅速纠正错误操作，从而提高工作效率。

1、撤销

当需要撤销上一步操作时，单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮

，或者选择“编辑”|“撤销”命令即可。

如果撤销多步操作，单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮

右边的下拉按钮，打开其下拉列表将光标移到某一项操作上，Word2003将自动选定该项操作之前的所有操作，此时单击鼠标，即可撤销最新进行的若干项操作。

2、恢复

如果刚刚撤销了某项操作，又想把它恢复回来，可以单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮

，或者选择“编辑”菜单中的“恢复”命令。

如果需要恢复多步操作时，可以单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮

右边的下拉按钮，打开其下拉列表，在列表中单击要恢复的操作即可。

五、查找和替换

查找和替换可以说是非常有用的工具，也是用处最多的工具。

当输入完一段非常长的文本后，忽然发现有某个地方的文本有错误，但是却又想不起来在哪里了，这时就可以利用查找工具来查找想要的文本位置。

1、查找

查找文本的操作步骤如下：

（1）要使用查找工具，只要选择“编辑”|“查找”命令，就会弹出“查找和替换”对话框。

（2）在该对话框中的“查找内容”文本框中输入要查找的内容，然后单击“查找下一处”按钮，即会在文本中找到需要查找的位置。

如果在文本中有很多相同的查找内容，而第一次查找的结果不对时，那么可以单击“查找下一处”按钮并一直进行下去，直到找到需要的文本位置。

（3）在“查找”选项卡中还有一个“高级”按钮。

单击这个按钮后，“查找”选项卡下面会出现一个“搜索选项”选项组和“查找”选项组。

利用这两个选项组，可以选择查找的一些具体选项。

其中部分选项的作用如下.

●“搜索”：

在该下拉列表框中可以选择查找的形式，是搜索全文还是向上或向下搜索。

●“区分大小写”：

可以精确地区分查找内容的大小写。

●“全字匹配”：

可以查找和输入的查找内容完全一致的内容。

●“使用通配符”：

可以使用通配符查找。

●“同音（英文）”：

可以查找英文中的同音字。

●“查找单词的所有形式（英文）”：

可以利用查找中输入的内容查找到这个单词的所有形式，但只限应用于英文。

●“区分全/半角”：

可以区分查找内容的全角和半角。

（4）在“查找”选项组中有一个“格式”按钮，单击这个按钮后，在弹出列表中可以选择查找的格式。

如果要按照字体查找，就选择“字体”，如果按照段落查找就选择“段落”，其他格式以此类推。

（5）在“查找”选项组中还有一个“特殊字符”按钮，单击这个按钮后，在弹出的列表中可选择查找的特殊字符。

如果要按照段落标记查找，就选择“段落标记”，如果按照制表符查找就选择“制表符”，其他特殊字符以此类推。

（6）找到要查找的内容后希望退出查找功能，可以单击对话框或右上角的“关闭”按钮。

技巧：

找到要查找的内容后希望返回文档窗口，但不关闭“查找和替换”对话框，可以直接单击文档窗口，处理完毕后再单击“查找和替换”对话框中的任意位置，即可返回“查找和替换”对话框。

2、替换

替换和查找的意思差不多，不同之处在于，查找只是找到和查找内容相同的文本，而替换时找到和查找内容相同的文本后在替换成修改的文本。

其操作步骤如下：

（1）选择“编辑”|“替换”命令，就会弹出“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。

其中，“查找内容”文本框用于输入要查找的文本内容，“替换为”文本框用于输入要将查找内容替换成的文本。

（2）在这里如果单击对话框中的“全部替换”按钮，则将全文的“单独”都替换成“单个”；如果单击“查找下一处”按钮，就会查找到下一个“单独”的位置，此时如果需要替换就单击“替换”按钮，如果不需要替换就单击“查找下一处”按钮来继续查找。

（3）同样，单击“高级”按钮，在“替换”选项卡下面会出现一个“搜素选项”选项组和“查找”选项组。

利用这两个选项组，可以选择查找和替换的一些具体选项。

其方法与查找功能类似。

（4）替换完成后，单击对话框右上角的“关闭”按钮

关闭该对话框。

六、拼写和语法检查

在编辑完一段文章后，难免会有拼写或语法错误，这个时候就需要进行拼写和语法检查来改正错误。

1、自动语法检查

自动语法检查，顾名思义就是在拼写后会自动对拼写的内容进行检查，如果发现有拼写错误，将在错误的文本下面用红色的波浪线显示，如果发现有语法错误，将在错误的文本下面用绿色的波浪线显示，提醒用户这个地方可能出现拼写或语法上的错误。

使用自动语法检查功能的操作步骤如下：

（1）在输入文本之前进行设置，选择“工具”|“选项”命令，弹出“选项”对话框。

（2）单击“拼写和语法”标签，打开“拼写和语法”选项卡。

（3）选中“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”复选框，取消对“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框的选择，然后单击对话框中的“确定”按钮。

这时，再输入文本就可以自动进行拼写和语法检查了。

2、手动语法检查

在输入文本之前没有进行自动语法检查的设置或者有一段现成的文档需要检查，这时就需要用到手动拼写语法检查。

使用手动语法检查功能的操作步骤如下：

（1）如果想检查一部分文本，就选择者这部分文本；如果想检查整个文档，就将光标移到文档的开始处，然后单击“常用”工具栏中的“拼写和语法”按钮

或者选择“工具”|“拼写和语法”命令来启动拼写和语法检查器。

（2）当检查到错误的语法或单词时，将出现“拼写和语法”对话框。

（3）对拼写错误或语法错误的建议将显示在该对话框下部的“建议”列表框中。

如果要用“建议”列表框中的内容替换错误信息，可以单击“更改”按钮；如果忽略一次查找的错误，则单击“忽略一次”按钮；如果忽略全部错误，则单击“全部忽略”按钮；如果要查找下一次错误出现的位置，则单击“下一句”按钮；如果用户想对拼音输入法进行造词，则单击“词典”按钮，这时将打开“更新微软拼音输入法词典”对话框，在其中可以输入自己设定的词语，以后检查到这些内容时，Word都是为正确。

提示：

有些特殊的单词或词组，虽然在Word中认为是错误的，但事实是并非错误。

（4）当拼写和语法检查结束时，会出现一个消息框表明拼写和语法检查已经完成，单击“确定”按钮即可返回到文档中。

七、自动更正

在Word2003中编辑文档，可以使用自动更正功能自动检测和更正用户键入的错误单词或词组。

例如，输入onyl和一个空格，则Word2003会自动将其更正为only。

利用这一功能，用户可以避免发生错误，从而是文本的键入变得更为准确。

选择“工具”|“自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框，并自动打开“自动更正”选项卡。

可以看到，在“自动更正”选项卡下面列有很多自动更正的单词或符号，当输入错误的信息时，它们就会被替换成正确的信息。

用户还可以在“替换”和“替换为”下面输入自定义的自动更正内容，这样就可以加大自动更正的词库量，是输入的文本出错的可能性变得更小。

创建自动更正词条的具体操作步骤如下：

（1）选择“工具”|“自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框。

（2）在“自动更正”选项卡的“替换”文本框中输入要更正的文本“摄象机”。

（3）在“替换为”文本框中输入一个更正后的词条。

这里输入“摄象机”。

（4）单击“添加”按钮，将此词条添加到列表中。

（5）单击“确定”按钮结束。

技巧：

自动更正功能为我们带来了不少方便，但有时我们并不希望Word将键入的内容自动进行更正，这时可以把自动更正功能关闭。

操作很简单：

只要在“自动更正”选项卡中取消选取“键入时自动替换”复选框即可。