管理制度设备物资材料采购管理办法试行月日修订.docx

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管理制度设备物资材料采购管理办法试行月日修订

（管理制度）设备（物资）材料采购管理办法（试行）月日修订

新疆天华矿业有限责任公司

设备（物资）、材料采购及出、入库管理办法

（试行）

第壹章总则

第壹条为规范公司采购业务，提高采购物资质量，降低采购物资成本，理顺物资的使用和管理，保证公司生产运营的正常开展，特制订本办法。

第二条本办法中所指“采购”，是指办公用品、办公设备、低值易耗品、生产所需物料、生产设备等公司生产运营需用的所有物资的采购活动。

第三条本办法适用于本公司。

第二章采购计划编制和申购

第四条为防止出现因待料停工影响生产运营的情况，积极配合公司生产计划和资金周转，有效指导物资采购工作，各部门应于年度末按照具体设备、具体使用部位详细编制本部门下年度物资需求计划，列出常备易耗件库存下限，填写《设备（物资）材料计划申请表》，详细注明品种、名称、质量、数量、规格型号及厂商等内容，必要时应附有设备物资材料的技术要求或技术参数、图纸等，由部门负责人签字后报公司分管副总经理审核签字。

之后由后勤保障部汇总，根据年度末库存情况编制下年度采购计划，且填写《设备（物资）材料采购计划审批单》，由后勤保障部负责人审核签字后，报公司办公会议审批是否需要采购，之后开展询价定价等后续工作。

第五条对于日常生产过程中所需的或临时应急需采购的物资，为确保物资采购的及时性，各部门须于每月20日前提交下月物资材料需求计划，填写《设备（物资）材料计划申请表》，详细注明品种、名称、质量、数量、规格型号及厂商等内容，必要时应附有设备物资材料的技术要求或技术参数、图纸等，且根据不同物资种类或不同的采购地点以及供货商的具体供货周期，提前做出计划，给后勤保障部采购预留较充裕的时间，以保证所需物资及时到货。

各部门向后勤保障部所提交计划申请，必须由部门负责人或部门所指派的专职人员负责计划的申报，其他人员以任何形式所报计划视为无效。

第六条若采购人员因客观原因未能按既定进度完成物资采购任务时，应及时向主管领导及使用部门通报情况，且说明原因和预定完成日期，以便使用部门能够及时采取关联对策。

第七条后勤保障部接到使用部门以口头通知的紧急采购要求时，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到《设备（物资）材料计划申请表》后，按壹般采购程序优先办理。

第八条如果于已提交《设备（物资）材料计划申请表》后因各种原因需撤消时，使用部门须以书面方式告知后勤保障部，必要时应先口头告知。

后勤保障部接获通知后，立即停止壹切采购动作，未能及时停止采购时，应通知原申请使用部门且商议善后工作。

第三章采购方式

第九条采购方式分为招投标采购、询价比价采购、零星采购。

1．招标采购（含公开招标、邀请招标、议标），必须以预先询价为基础。

重要设备且单次采购标的额于10万元人民币之上时，要通过公开招标的方式进行。

2．询价比价采购

（1）常用的物资、价值较大，但品种繁多，不宜招标的。

（2）符合招标采购条件，但由于其它原因无法实施招标的。

（3）对日常生产中因其品种繁多、数量巨大的，通过询价来确定若干家厂商进行采购，且于采购过程进行比较分析，对同种类、同规格、同质量的物资要以最低价者供应。

3．零星采购

（1）零星、小件物资采购由后勤保障部根据情况独立或集体研究，确定供应厂商。

（2）单壹厂商供应或紧缺物资无法招标的，若价值较大，由总经理或副总经理组织有关人员集体研究决定。

4．无论以何种方式采购，后勤保障部必须根据使用部门的使用要求进行，对无法满足的应及时反馈，说明原因。

第十条招投标采购方式，参照公司招投标关联规定进行。

第十壹条询价比价采购方式：

1．询价文件的编制：

根据《设备（物资）材料采购计划审批单》及关联技术要求进行编制。

2．询价对象原则上控制于3家之上，将各供应商报价信息汇总后报审计监察室接受监督。

3．报价书的接收和管理：

厂商的报价书应密封盖章后，于规定的时间内送达指定的地点，经各关联部门会议研究确定供应商。

第十二条设备、物资采购纪律：

1．物资采购应遵循公开、公正、公平的原则，严禁暗箱操作。

2．采购过程中，严禁任何人收受厂商的贿赂。

3．采购人员不得于亲属开办的商店采购物资。

4．保守采购信息秘密的职责，于采购过程中不得将壹个厂商的价格泄漏给另壹个厂商，（但于询价采购过程，为了统筹物资的采购，对合格供应厂商少数价格压降到最低报价的情况除外）；不得将招投标标底预先向供应厂商泄露；不得将壹个厂商的技术、工艺秘密，生产成本及其他商业秘密互相泄露；不得将评标委员会的成员名单泄露给投标单位。

第四章询价和定价

第十三条由公司分管后勤的副总经理组织后勤保障部及关联部门根据经公司办公会议审批后的《设备（物资）材料采购计划审批单》要求，开展多方询价，于询价过程中各询价部门或询价人员严禁将厂商的报价信息进行相互沟通。

选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序来选择。

比价、议价过程由审计监察室负责监督。

第十四条凡属合约定点采购项目，后勤保障部根据合约价格核价，不需另询价。

合约条件发生重大变化除外。

第十五条议价时应综合考虑价格、品质、交货期限、售后服务等因素。

第十六条询价完成后，由公司分管后勤的副总经理组织关联部门和关联技术人员共同召开会议，会议将各候选供应商（原则上于三家之上，确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊情况，不受此限制）的投标书或报价书进行现场拆封，且根据设备（物资）材料的品种、性能指标、报价、运输及付款方式等情况进行比价、议价，出具书面的询价和议价结果（必要时附上书面说明），提出采购意见后，由公司分管后勤的副总经理审核，报公司总经理及董事长审批。

第十七条采购计划及价格审定后，零星采购的后勤保障部应及时安排采购。

需要签订合同的，后勤保障部和供应商洽谈购买合同，合同文本内容须经关联部门审议后，报公司分管副总经理、总经理及董事长审核。

最后由采购员实施采购程序，采购员主要负责供货进度、提货等事宜，不参和任何询价、定价及确定厂家之事宜。

第五章采购、验收和付款

第十八条采购人员根据合同约定，应立即向供应商订购所需物资，且以电话或传真形式确认交货期。

零星物资采购，单件价值3000元之上或批量价值于20000元以内，由采购人员将询价结果报部门领导，经审计监察部门、分管领导审批同意后方可购买。

20000元之上需签定买卖合同。

第十九条后勤保障部按合同约定的关联条款，及时催促供货方按时发货。

采购的设备（物资）材料到货后，后勤保障部立即通知设备（物资）材料验收小组成员（采购、库管、审计监察、财务、使用方）及时验货，对所到的设备（物资）材料由使用方负责卸货。

对壹时无法验收的货物先对到货数量进行接收后及时卸货，填写《到货数量接收单》。

且根据合同约定或采购计划审批单及供货方的供货清单或发票，对到货的设备（物资）材料的供货厂商、品种、名称、质量、数量、规格型号、单价、外观及有无损毁等情况进行验收，确认相符后由库房库管员填写《设备（物资）到货验收单》，且经验收小组成员签字确认。

和合同约定或采购计划单及供货方的供货清单不符的、质量经检测和合同约定标准不符的可拒绝接收或将货退回供应方。

第二十条对到货的设备（物资）的品种、质量、数量、规格和合同不符的，后勤保障部应及时告知供货方，且就退货、经济补偿、赔偿事宜进行谈判。

第二十壹条验收完毕后，库房库管员根据由验收小组成员签字的到货验收单、供货清单或发票，填写入库单办理移交入库手续。

采购人员持入库单、采购计划审批单及有关发票或收据到财务资产部报账或办理付款事宜。

第二十二条于落实采购计划过程中，若遇到市场变化或其他原因等，后勤保障部应和使用部门及时取得联系，说明原因，征得公司分管领导同意后再行购买。

第二十三条后勤保障部于采购过程中若碰到节假日或其他原因使得无法按规定日期到货，应及时通知使用部门，且说明原因。

第二十四条对有规定生产厂家的材料，应按规定厂家采购，若有原因而无法按规定厂家采购的，后勤保障部应向使用部门说明，且提出合理的厂商代替。

第二十五条结算付款

1．单批购买金额于2000元（含）之上的，必须通过转账结算。

2.单批购买金额于2000元以下的小规模不确定物资的购买，尽量通过转账结算。

如无法实现，能够视情况采取由采购人员先付现金结算再报销的方式。

3.采购人员能够向财务资产部申请3000元以下额度的备用金，用于突发性的零星物资购买（但须报请公司总经理或董事长批准）。

第六章设备、物资的运输

第二十六条后勤保障部于采购过程中要充分考虑到采购设备、物资的运输问题，根据具体情况采取自行组织运输或由物流公司运输等多种运输方式。

第二十七条对于签订合同的物资，要于合同中明确该设备、物资的运输责任：

包括由谁负责运输，采取何种方式运输，到达地点时间，费用负担等，由公司负责运输的物资，应根据物资的体积，重量等合理组织车辆运输。

由公司承担运费的，应将运费控制于合理范围内，不得高出正常水平。

对于大额、大件物资，仍应同时签订运输合同。

第二十八条任何设备、物资的运输均要考虑到运输安全，运输车辆不得超载，对超出车厢高度、宽度的物资应捆扎好。

严禁危险物资和普通物资混合装载。

第七章设备、物资发票（票据）管理

第二十九条按照公司及财务资产部要求取得符合规定的发票。

第三十条签订合同的采购结算应附以下票据：

发票、供货清单、到货验收单、入库单。

所有单据齐全后出具结算单，供货方根据结算单开具发票。

第三十壹条支付运费应附以下票据：

结算单、运费发票、到货验收单或磅单。

第三十二条零星采购物资的报账，采购员应提供计划审批单、到货验收单、入库单、发票，所有单据齐全后方可报账。

第八章出入库管理

第三十三条库房库管员根据设备（物资）验收小组成员签字后的《设备（物资）到货验收单》及采购计划单、供货清单等验收资料办理设备（物资）材料的入库手续，填写入库单。

第三十四条库房库管员根据设备（物资）的属性、种类的不同，分门别类填写入库单，不得混填。

第三十五条入库单的填写内容包括：

入库日期、供货厂商（品牌）、设备（物资）名称、规格型号、数量、单价、金额等内容。

填写内容要齐全、字迹清晰工整，不得涂改。

有涂改或填写错误需作废的出库单必须注明“作废”字样，“作废”的出库单，各联均应保持于原本上。

第三十六条入库单必须由库管员、采购员共同签字后方可生效，且由库管员根据入库单，按设备（物资）的使用部门、属性及种类，分门别类记入账本，且输入电脑备份。

第三十七条入库登记完成后，库管员应根据本次货物验收单和采购计划单认真进行对比，核对本次计划未购回的设备（物资）项目，以备下次计划参考使用。

第三十八条库存设备（物资）的出库坚持“先进先出”的原则进行发放。

第三十九条根据劳动保护用品发放标准，劳动保护用品的领用实行统壹审批制度，库房库管员要建立健全且做好个人劳动保护用品台帐。

第四十条库存设备（物资）如五金杂品、电器仪表、专用材料、工程物资（燃料、钢材等）、备品备件、行政物资、耗材等物资的日常领用，必须由各部门或班组指定的领料员负责领料，有库存的由库管员开具出库单，领料员、库管员签字方可出库。

如无库存物资（品）时，由库管员负责填写《设备（物资）材料采购计划审批单》报至后勤保障部，以便及时组织采购。

对于外协单位需购买我方库存物资时，由外协单位提交书面申请单，由关联业务对口主管部门负责人签字审核，报分管领导签批后，由库管员根据签批后的申请单办理出库手续，费用计算按照公司关联计费标准计算。

第四十壹条出库单的填写内容包括：

出库日期、使用部门、设备（物资）名称、规格型号、数量、单价、金额、用途等。

填写应内容齐全、字迹清晰工整，不得涂改。

如有涂改或填写错误必须作废，该作废的出库单必须注明“作废”字样，“作废”的出库单，各联均应保持于原本上。

第四十二条出库单必须由库管员、领料员签字后生效。

库管员每天根据出库单库管联对出库设备（物资）材料的出库情况及时另行登记入账，且输入电脑备份，且做好设备（物资）材料领用人记录台账。

第四十三条库管员应熟悉掌握存货出入库管理软件，库房所有的设备（物资）分类输入管理软件中，对设备（物资）按使用性质分项编码，每壹种材料均有唯壹的编码，库管员于进行出入库登记时，只需录入编码，该材料的库存情况就可立即显示。

为了方便存取，设备（物资）只需按类别编码顺序摆放于货架上，存货出入库管理软件将直接显示材料位置，节约存放时间。

第四十四条库管员应认真核对每次新入库物资和现存物资规格型号、数量等内容，随时掌控物资（材料）库存情况。

且会同财务资产部门按季度或临时抽查的方式对材料明细账和实物进行盘点核对，发现问题及时检查，要做到账物相符。

第四十五条库管员每日应做好库房的安全检查工作，做到防范于未然，发现问题及时处理或方案。

第四十六条工具的领用和管理

1.根据具体工种岗位、班组、部门的日常工作需要配备工具。

日常使用的工具，由部门负责人根据各岗位、班组的工作性质提交工具配备计划，使用部门建立台账。

由财务资产部根据工具配备计划填写出库单，出库单由库管员、使用人员、财务资产部人员签字、部门负责人签批后生效。

2.工具配发后，使用人要认真做好所用工具的库管和维护，若因工作调整时，使用部门内部应办理工具交接手续。

3.因使用人个人原因库管不善或使用方法不当造成工具的丢失或非正常损坏，可修复的由当事人负责修复继续使用。

丢失或无法修复继续使用的由当事人按规定使用期限折算的金额进行赔偿。

需重新领用工具时，按照第四十六条第壹款的规定再行领用。

4.正常使用情况下，工具老化或损坏无法继续使用的，按照“交旧领新”的原则，将工具交回库房后，办理报废手续，且由工具使用人、班组长、部门负责人签字后认可。

之后将按照第四十六条第壹款的规定再行领用。

5.大型常用工具的领用，将实行谁领用谁库管的专人负责制原则。

工具丢失或非正常损坏，应按规定使用期限折算的金额由当事人负责赔偿或维修，维修费用由使用人自行承担。

6.特殊专用工具由库房负责保管，对每台（套、件）特殊专用工具建立领用、退仍台帐。

领用人应分别填写领用、退仍记录台帐，且经使用部门负责人、库管员签字后方可领用。

领用及退仍时应认真检查确认工具完好无损，工具清洁修复后方可签收。

工具丢失或非正常损坏，应按规定使用期限折算的金额由当事人负责赔偿或维修，维修费用当事人自行承担。

7.工具是否正常损坏的界定由后勤保障部和使用部门确定。

第四十七条设备（物资）的退库

1.领用出的设备（物资）材料于使用后未用完，且近期不再使用该设备（物资）材料时，领用人应及时办理退库手续。

2.办理退库时，库管员要认真仔细检查退回的设备（物资）材料，若未损坏且可照常使用时，由库管员、退库人及财务资产部人员及三方部门负责人共同签字后，方可登记办理退库手续。

3.领用的设备（物资）材料于使用中因规格型号或其他原因不能使用时，领用人、库管员、财务资产部三方也应依照第四十七条第二款之规定及时办理退库手续。

第四十八条库存设备（物资）的盘存和报损

1.库存设备（物资）、材料的盘点由财务资产部组织实施，材料会计、库管员、审计监察室等关联部门人员参加。

按（季、年）度组织盘点。

2.盘点完毕，库管员应及时会同财务资产部等关联部门将盘存情况汇编登记造册。

且录入电脑，计算出盈亏，同时，应对盈亏原因进行详细的分析，且及时反馈给公司主管领导。

3.财务资产部应及时撰写“（季、年）度盘存方案”，将盘存情况及盈亏原因以方案的形式提交分管领导、总经理及董事长审批后，依据财务管理制度做相应的会计账务处理。

4.领用的材料于使用过程中或库管员于检查中以及于（季、年）度盘点时发现某些材料因过期、损坏而不能使用，库管员应及时填写报损单，注明报损时间、报损材料名称、规格型号、数量、金额、报损原因。

之后交后勤保障部核实后报公司办公会议审议。

材料报损单壹式俩份，库管员壹份用于备案，财务资产部壹份用于账务处理。

第九章其他

第四十九条采购物资的质量跟踪：

采购人员应根据自己的实际采购情况建立质量跟踪计划。

对从供应商购进的物资，应随时跟踪其使用情况，出现问题要及时解决；经常性购进的物资，应定期向使用部门查询质量情况。

第五十条供应商档案的建立：

后勤保障部于业务操作过程中，应将经过筛选的合格供应商建立客户档案，将其企业性质、规模、人员组成、知识结构、产量、质量、运营品种、设备情况、发展方向、运营情况等详细记录于案。

公司合同关联审阅部门对供应商进行定期评审，相应淘汰壹些不理想的供应商，建立诚信供应商档案。

采购物资、材料要于合格供应商中进行。

第五十壹条有关物资采购的合同、招投标文件、询价文件等应及时由档案室归档。

第十章采购管理罚则

第五十二条若采购人员对规格型号不明确盲目采购致使错购或未履行审批手续擅自采购的，采购人员必须及时将货物退回，退货费用由采购人员自理。

物资无法退回的，价值于5000元以内的，采购人员承担15%；价值于5000元-20000元的，采购人员承担10%；超过20000元的，采购人员承担6%。

第五十三条若因申请使用部门计划错误造成物资无法使用或积压的，由采购人员及时将货物退回，退货费用由计划申请使用部门承担。

对于无法退回的，将对计划申请使用部门按壹定比例进行经济处罚：

价值于5000元以内的，处罚比例为货款的20%，价值于5000元-20000元的，处罚比例为货款的15%，价值于20000元之上的，处罚比例为货款的10%。

第五十四条后勤保障部对每落实完壹项材料计划后，应做好详细记录。

若发生重复采购，造成设备（物资）、材料积压等现象，应立即退回物资，退货费用自理，无法退回的，价值于5000元以内的，承担20%；价值于5000元-20000元的，承担15%；超过20000元的，承担10%。

承担的费用财务资产部直接通知后勤保障部，由后勤保障部根据责任大小确定个人承担数额，报综合部人力资源人员从工资中扣除。

第五十五条采购人员有下列情形之壹，给公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，分别给予记过、免职、辞退等行政处罚及500-5000元的经济处罚；给公司造成重大损失的，将依法追究其法律责任：

1.采购人员私自接收或向供应商索取财、物的；

2.采购人员接收财、物后未主动上缴公司的；

3.采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：

⑴泄露其它供应商对同类产品的报价；

⑵招投标中泄露其它参和的供应商名称；

⑶泄露标底的；

⑷泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的；

4.故意规避本办法或未按本办法规定执行的；

5.隐瞒供应商及供应物资质量问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的；

6.因工作疏忽或知情不报甚至和投标人串通于投标过程中作弊的；

7.其它有损于公司形象或不利于公司的行为。

第十壹章附则

第五十六条本办法自下发之日起执行，且可根据公司生产及发展需要，逐步补充完善。

原《新疆天华矿业有限责任公司筹建期设备（物资）采购暂行规定》、《新疆天华矿业有限责任公司存货管理及流程暂行规定》自本办法执行之日起自行作废。