合同管理系统需求分析说明书Word文档下载推荐.docx

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功能范围包括系统管理，应用管理，合同管理，合同执行管理，统计分析，工作流管理。

1.3.3建设原则

1.4术语解释

术语

描述

1.5参考资料

《xxxx合同管理系统总体技术要求》2000年11月

第2章整体业务分析

2.1组织机构

xxxx具体的组织机构如下图所示：

2.2业务职责

2.3工作内容

2.4管理流程

2.5用户描述

2.5.1合同经办人

2.5.2合同管理员

2.5.3合同会签部门

2.5.4法律审核人员

2.5.5各级领导

2.5.6系统管理员

2.5.7业务管理员

主要是对系统中和业务相关的基础数据管理，比如审批流程的设定,合同类型管理，合同编号管理等等。

第3章合同管理系统

3.1业务组成

3.1.1起草/修订合同模板

3.1.2会签合同模板

3.1.3审批合同模板

3.1.4发布合同模板

3.1.5起草合同

3.1.6新建合同变更/补充协议

当一个合同发生变更或有补充协议时，需要创建新的合同变更或补充协议。

其中的合同中止，合同解除，合同终止都将以新建补充协议的方式进行处理。

新建时需要选择母合同，新建的子合同的流水号要以母合同为基准。

再在后面手工加上编号。

具体规则？

将来合同统计时将以合同的子合同的编号来统计是否有中止，是否有解除等。

新建子合同的审批流程和母合同流程一样。

3.1.7会签合同

3.1.8法律审核

指合同会签后，流转到法律部门，法律审核人员对文本内容的合法合规性，完整性审核及相关资质等的复核。

法律审核人员提供三种审核意见：

完全同意，带意见同意，不同意。

如果选择不同意时，法律审核将退回给合同经办人，并可决定合同经办人修改后是否走流程，还是直接送到法律审核人员。

3.1.9审批合同

1.指二，三级部门领导的审批，审批通过转流转到下一个流程。

审批不通过直接退回到合同经办人。

3.1.10批量审批

当待办任务中审批的合同的类型为同一种，且都为模板合同时。

支持批量审批。

来加快审批速度，提高工作效率。

3.1.11合同归档

3.1.12合同授权管理

3.1.13合同台账管理

3.1.14框架协议管理

合同经办人可以添加框架协议，框架协议内容主要包括：

协议编号，协议名称，开始时间，结束时间。

框架协议分成：

签署结算协议的框架协议和不签署结算协议的框架协议。

3.1.15律师函申请管理

3.1.16合同翻译申请管理

3.1.17合同签署、执行情况统计

支持由具体承办人回填合同签署时间（有效期）；

支持按不同条件查询要求、实时对合同执行情况进行跟踪、统计；

支持提前终止已经过审批但最终未能签署的合同，但承办人员要说明原因并需获得部门领导审批确认意见；

且相关信息可以依照权限查询；

3.1.18*合同付款申请

3.1.19用户投诉/争议、合同纠纷管理

3.1.20合同查询统计管理

3.1.21效能分析管理

3.1.22统计报表

3.1.23信息发布功能

3.1.24流程管理

3.1.25基础数据管理

3.1.26系统管理

3.1.27待办提醒功能

系统对各个环节设定审批/执行期限，超过期限未进行办理的，自动进行代办提醒。

3.1.28合同承办人变更

因为某种原因合同承办人需要发生变化，发生变化后而不影响合同正常的审批流程和执行。

所以系统需要提供合同承办人变更功能来满足实际业务需求。

3.2业务流程

3.2.1合同模板审批和发布流程

3.2.2二级部门经办合同审批流程

3.2.3三级部门经办合同审批流程

3.2.4合同翻译申请流程

3.2.5律师函申请流程

3.2.6授权委托流程

3.3人员岗位

人员岗位名称

涉及功能

人员岗位说明

1

合同经办人

2

合同管理员

3

合同会签部门

4

合同审核人员

5

各级领导

6

系统管理员

3.4业务需求

业务需求编号

业务需求列表

业务需求描述

A001

A002

A003

A010

A011

B001

B002

B003

B010

B011

3.5用户场景

3.5.1UC00Error!

Nosequencespecified.合同起草

用例名称

合同起草

参与者

用例描述

合同起草人输入合同相关信息，送审并保存。

前置条件

用户进入合同管理系统，可以看到合同起草功能菜单

后置条件

部门审批领导收到审批待办任务

基本操作流程

1.用户点击合同起草功能

2.系统显示合同起草页面，显示合同相关的信息，包括：

合同名称

合同类型

合同编号（根据选择的合同类型系统自动生成）

选择相对人信息

付款信息

是否模板合同。

合同文本内容

合同附件

是否关联交易，根据输入的相对人信息，系统自动判定

合同签约依据

3.选择送审部门或领导。

4.点击保存按钮，提示保成功。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

1.提示用户对应的配置项输入不合法，以及提示参考信息

转3

异常流程

无

3.5.2UC002三级部门领导审批

三级部门领导审批

三级部门领导

三级部门领导对合同经办人提交上来的合同进行审批，如果没有问题送审二级部门领导或选择三级部门会签。

有审批待办任务

二级部门审批领导收到审批待办任务或三级会签部门收到会签待办任务。

1.从待办任务或合同审批列表中选择一个打开。

2.输入审批意见

3.可选择：

退回或送审二级部门审批或送相关三级部门会签。

4.

审批条件不能为空。

3.5.3UC003三级部门会签

三级部门领导会签

三级会签部门领导，对会签合同中和本部门相关的条款，提出自己会签的意见。

有会签待办任务

如果为最后一个会签部门，将给二级部门审批领导发送审批待办任务

1.从待办任务中或合同会签列表中选择一个合同打开。

2.输入会签意见

3.点击确认完成。

会签意见不能为空。

3.5.4UC004二级部门领导审批

二级部门领导审批

二级部门领导

二级部门领导对三级部门领导提交上来的合同进行审批，如果没有问题送审法律人员。

法律人员收到审核待办任务。

或二级会签部门合同管理员收到待办任务。

3.选择：

退回或送审法律人员审批或送相关二级部门会签。

审批意见不能为空。

3.5.5UC005二级部门会签

二级部门会签

二级会签部门领导，对会签合同中和本部门相关的条款，提出自己会签的意见。

。

用户进入合同管理系统，有会签待办任务。

如果为最后一个会签部门，将给法律审批人员发送审批待办任务

3.选择是同意还是不同意。

然后点击确认完成。

3.5.6UC006法律人员审核

法律人员审核

法律审核人员

法律审核人员对合同从法律角度进行审批，如果没有问题送审公司主管部门领导审批或退回合同起草者修改。

用户进入合同管理系统，有审批待办任务。

公司领导收到审批待办任务。

或合同经办人收到修改待办任务。

2.输入审批意见,三种类型意见。

一完合同意，二带意见同意，三退回意见

退回或送审公司主管领导。

3.5.7UC007分管副总审核

分管副总审核

分管副总

分管副总对法律人员审核通过提交上来的合同进行审批，如果没有问题报呈总经理。

进入合同管理系统，有审批待办任务

退回或其它副总会签或报呈总经理。

3.5.8UC008合同翻译申请

合同翻译申请

合同经办人输入合同翻译申请，送审并保存。

用户进入合同管理系统，可以看到合同翻译申请功能菜单

1.用户点击合同翻译申请

2.系统显示合同翻译申请页面，输入合同翻译申请的信息，主要有：

选择翻译申请的合同

申请时间

必须选择翻译申请的合同

3.5.9UC009授权书申请

授权书申请

合同经办人输入授权书申请，送审并保存。

用户进入合同管理系统，可以看到授权书申请功能菜单

1.用户点击授权书申请

2.系统显示授权书申请页面，输入授权书申请的信息，主要有：

授权书申请名称

授权书申请文本内容

3选择送审部门或领导。

必须输入授权书名称

3.5.10UC010律师函申请

律师函申请

合同经办人输入律师函申请相关内容，送审并保存。

用户进入合同管理系统，可以看到律师函申请功能菜单

1.用户点击律师函申请功能菜单

2.系统显示律师函申请页面，输入律师函申请的信息，主要有：

律师函申请名称

律师函编号

律师函申请文本内容

相关合同

3选择送审部门或领导。

4点击保存按钮，提示保成功。

必须选择申请的合同

3.5.11UC011合同归档

合同归档

合同管理员对已经完成审批的合同进行分类归档。

用户进入合同管理系统，可以看到合同归档功能菜单

1.用户点击合同归档功能菜单

2.选择要归档的年份

3.选择要归档的类别

4.点击添加合同按钮，弹出合同查询窗体，所显示的合同合部为已审批通过的合同。

5.选择要添加的合同，点击确定关闭查询窗体。

6分类归档完毕。

3.5.12UC017合同纠纷申请

合同纠纷申请

合同经办人输入合同纠纷申请相关内容，送审并保存。

用户进入合同管理系统，可以看到合同纠纷功能菜单

1.用户点击合同纠纷申请功能菜单

2.系统显示合同违约申请页面，输入合同纠纷申请的信息，主要有：

纠纷情况说明

处理建议

不能为空。

3.5.13UC018合同查询统计

合同查询统计

合同经办人，合同管理员，法律审核人员，各级领导

以上参与者，进入合同查询后，可以输入查询条件，点击查询，系统显示查询结果。

不同级别的领导只能查看本部门的数据。

合同经办人只能查询到自己经办的合同。

用户进入合同管理系统，可以看到合同查询统计

功能菜单

1.用户点击合同查询统计

2.系统显示合同查询统计页面，可以输入查询条件，主要有：

合同编号

相对人

合同金额范围

合同申请开始时间

是否关联交易

合同状态

等等

3点击查询按钮。

4显示查询结果。

A1

3.5.14UC019效能分析

效能分析

二级部门以上领导

结果主要是统计各个部门的合同审批超时数量和合同审批时间长短。

用户进入合同管理系统，可以看到合同效能分析

1.用户点击合同效能分析

2.系统显示效能分析页面，可以输入查询条件，主要有：

分析的部门

分析的时间段

支持列表方式和图形方式显示。

3.5.15UC020统计报表

统计报表

三级部门以上领导

以上参与者，进入统计报表功能后，可以输入查询条件，点击显示报表，系统将显示报表，用户可以选择打印或导出成其它格式。

用户进入合同管理系统，可以看到统计报表

1.用户点击统计报表

2.系统显示统计报表页面，可以输入查询条件，主要有：

选择查询的部门，只能二级部门以上领导才能选择，其它人将不能选择。

查询时间段，

合同类别

合同状态

3点击显示报表。

4可以选择打印或导出成其它格式。

3.5.16UC021组织机构管理

组织机构管理

系统管理员可以对组织机构进行增，删，改操作

用户进入合同管理系统，可以看到组织机构管理

1.用户点击组织机构管理

2.系统显示组织机构管理页面，组织机构将以树形方式显示。

左边为一个组织机构树，右边所选组织机构详细信息。

3．选择一个组织机构后（此机构将做为新增机构父机构），点击新增组织机构按钮，弹出新增页面，输入机构名称，机构描述等，点击保存并关闭页面。

4组织机构自动刷新，显示新加入组织机构。

5.选择新添加的机构时，此时右边将显示组纷机构名称和描述，你可以此修改名称和描述，点击保存按钮，提示保存成功。

6.选择新添加的机构时，你也可以点击右边的删除按钮，系统提示是否删除，如果选择是将接删除所选机构。

如果下面有子机构将提示不能删除。

机构名称不能为空

3.5.17UC022用户管理

用户管理

系统管理员可以对用户进行增，删，改操作。

用户进入合同管理系统，可以看到用户管理

1.用户点击用户管理

2.系统显示用户管理主页面，一个用户查询页面，有添加用户按钮，

3．点击新增用户按钮，弹出新增页面，输入用户登录名，真实姓名，组织机构，角色，联系方式等，点击保存并关闭页面。

4用户点击查询，显示按条件查询出来所有用户。

7.双击查询出来的用户将弹出用户修改页面，输入要修改的东西，点击保存按钮，提示保存成功并关闭页面。

8.选择查询出来用户，你也可以点击右边的删除按钮，系统提示是否删除，如果你选择是将接删除所选用户。

如果此用户有待办任务时是否也删除？

9.

10.A1用户输入的值不合法

用户登录名，真实姓名，组织机构，角色，联系方式不能为空

3.5.18UC023角色管理

角色管理

系统管理员可以对角色进行增，删，改操作。

用户进入合同管理系统，可以看到角色管理

1.用户点击角色管理

2.系统显示角色管理主页面，一个角色列表，有添加角色按钮，

3点击新增角色按钮，弹出新增页面，输入角色名称，角色描述，点击保存并关闭页面。

4双击列表中某个角色将弹出角色修改页面，输入要修改的东西，点击保存按钮，提示保存成功并关闭页面。

5选择列表中某个角色，你也可以点击右边的删除按钮，系统提示是否删除，如果你选择是将接删除所选用户。

如果此角色下存在用户提示不能删除。

添加和修改时角色名称不能为空

3.5.19UC024角色用户管理

角色用户管理

系统管理员可以查看每个角色下的所有用户，也可以将单个或批量用户设定成每个角色，也可以将用户从某个角色移走。

用户进入合同管理系统，可以看到角色用户管理

1.用户点击角色用户管理

2.系统显示角色用户管理主页面，左边一个角色树，右边为用户列表。

3先选择一个角色，然后点击新增角用户按钮，弹出一个用户查询页面，支持单选和多选，选择用户点击保存并关闭页面。

3选择一个角色后，右边将把将角色的所有用户显示出来。

支持单选和多选如果，选择中后用户点击删除，系统提示是否删除。

如果你选择是将接删除所选用户和此角色的关系。

3.5.20UC025合同分类管理

合同分类管理

业务管理员

业务管理员可以对合同类型进行增，删，改操作.

用户进入合同管理系统，可以看到合同分类管理

1.用户点击合同分类管理

2.系统显示合同分类管理主页面，左边一个合同类型树，右边为类型详细信息。

3先选择一个从树开型结构中选中一个类型，然后点击新增类型按钮，弹出新增页面，输入类型名称和描述，击保存并关闭页面。

4合同类型树自动刷新，显示新加入合同类型。

5选择新添加的合同类型时，此时右边将显示合同类型名称和描述，你可以此修改名称和描述，点击保存按钮，提示保存成功。

选择新添加的合同类型时，你也可以点击右边的删除按钮，系统提示是否删除，如果选择是将接删除所选合同类型。

如果合同类型已被引用将提示不能删除

3.5.21UC026相对人管理

相对人管理

业务管理

业务管理员可以对相对人进行增，删，改，查操作。

用户进入合同管理系统，可以看到相对人管理

1.用户点击相对人管理

2.系统显示相对人管理主页面，一个相对人查询页面，下面有添加用户按钮，

3．点击新增相对人按钮，弹出新增页面，输入：

相对人名称，以工商注册名称为准，并验证是否已存在。

信用等级，

注册资本，

法人，

联系人，

联系电话等，

可以上传资质文件.

点击保存并关闭页面。

4用户点击查询，显示按条件查询出来所有相对人。

11.双击查询出来的相对人将弹出相对人修改页面，输入要修改的东西，点击保存按钮，提示保存成功并关闭页面。

12.选择查询出来相对人，你也可以点击右边的删除按钮，系统提示是否删除，如果你选择是将接删除所选相对人。

如果此相对人已被引用将不能被删除

13.

14.A1用户输入的值不合法

相对人名，法人，信用等级，注册资本，资质文件不能为空

3.5.22UC027关联交易公司管理

关联交易公司管理

业务管理员可以对关联交易公司进行增，删，改，查操作。

用户进入合同管理系统，可以