英语信件写法注意事项EmailLetters.docx

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英语信件写法注意事项EmailLetters

基本知识

在收信人名称之前冠以尊称:

Mr.（Mister）,用于无职衔的男子。

Mrs.（Mistress）。

用于已婚女子。

Miss，用于未婚女子。

Misses（Miss的复数），用于复数未婚女子。

Dr·（Doctor），用于博士。

Pro.（Professor），用于大学教授。

Ms.用于女士通称。

常用的收信人的称呼:

DearMadam：

亲爱的女士：

DearSir：

亲爱的先生：

DearSirs：

亲爱的先生们：

MydearMadam：

亲爱的女士：

MydearSir：

亲爱的先生

常用语

一、开首语

Pardonme,thoughastrangertoyoupersonally,fortakingliberty

toaddressyouthesefewlines.

AsIhavenotheardofyouforlong,Ifeelanxious.

Imustapologizefornothavingwrittentoyoupreviously.

Pleasepardonmylonginwritingtoyou.

Pardonmeforneglectwhenyouhonoredmewithavisittheotherday.

Havingmislaidyouraddress,Ihavenotbeenabletoreplysooner.

Yourletterofthe4ththismonthwasdulyreceived.

Ihavethepleasuretotellyouthat..

Ihavejustreceivedyourkindletter.

YourkindletterofSaturdayarrivedthismorning.

二、结束语

Pleasenotifymesoon.

Lookingforwardtoapromptreply.

Pleasedonotfailtowritetome.

Ishallfeelobligedbyareplyatyourearliestconvenience.

Ilookforyouranswerinafewdays.

Letmehearifyoureceivetheparcelsafely.

Astheseasongrowscolder,Ihopeyouwilltakegoodcareofyourself.

Withkindregardstoyourfamily.

Pleasegivemycomplimentstoyourfamily.

PraygivemybestremembrancestoMr.Brown.

Myparentsaskalsotoaddtheirbestthankstomine.

Adieutillthen.

Thankingyouforthepastfavour.

Ithankyouforthetroubleyouhavetaken.

Hopingyouwillhaveapleasanttrip.

Wishingyouapleasantjourney.

Thehelpyousentissincerelyvalued.

三、社交用语

Thebearerofthisletter,Mr.Chen,professorof...,（anesteemedfriendofmine）,isdesirousofbeingintroduced

toyouracquaintance.

Iamverygratefulforyourkindnessinpermittingmeto...

Irespectfullyacknowledgeyournoteandwillwaituponyouasproposed.

Shouldaninterviewbedesired,Ishallbehappytocallat

anyhouryoumayappoint.

Ihavesomeimportantbusinessmattertocommunicatetoyou.

Anythingfurtherwillbediscussedwhenwemeet.

Iregretthatapriorengagementwillpreventmefromatending.

Ithinkyouforyourkindentertainmentlastevening.

Ishallhavegreatpleasureinacceptingyourinvitation.

Acceptmythanksforourhandsomepresent.

四、祝愿语

IwishyouahappyNewYear.

PrayacceptmybestandsincerestwishesfortheNewYear.

Presentingthecomplimentsoftheseason.

Witheverygoodwish.

Prayallowmetocongratulateyourmostheartilyonyoursuccessinyourexamination.

Iamgladtohearthatyouwereappointed...,onwhichI

congratulateyoumostheartily.

Icongratulateyouuponyoursuccess.

Iwishyoustillfurthersuccess.

這是信頭稱呼對方的地方。

这是信头称呼对方的地方。

稱呼的後面，應是加「分號」，但若「收件人」是熟悉的朋友，也可以使用「逗號」。

称呼的后面，应是加「分号」，但若「收件人」是熟悉的朋友，也可以使用「逗号」。

依狀況而言，可分為二種情形：

依状况而言，可分为二种情形：

1.一般情形，如：

1.一般情形，如：

DearMr.Brown:

DearMr.Brown:

Amy,Amy,

Hello,Amy,Hello,Amy,

2.對一群人時：

2.对一群人时：

正式點：

正式点：

Hello,All,Hello,All,

Goodmorning,Everyone,Goodmorning,Everyone,

DearTeam,DearTeam,

非正式點：

非正式点：

Hi,Hi,

Greetings,Greetings,

這是信的結尾問候語部分，其後加「逗號」，但記得和Body之間要「空一行」。

这是信的结尾问候语部分，其后加「逗号」，但记得和Body之间要「空一行」。

常用的有：

常用的有：

Regards,Regards,

Gratefully,Gratefully,

Goodluck,Goodluck,

Thankyou,Thankyou,

Sincerely,Sincerely,

Allthebest,Allthebest,

Bestwishes,Bestwishes,

較不正式的用法有：

较不正式的用法有：

Cheers,Cheers,

Later,Later,

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。

另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写，如：

NewE-mailAddressNotification.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：

URGENT：

Submityourreporttoday!

　　E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如“DearMr.John”之类的表达。

在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。

如：

Tommy，或者Mr.Smith.

　　E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。

一个段落大多仅由一到三个句子组成。

信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。

常常只须一个词，如：

“Thanks”，“Best”，“Cheers”，不需要用一般信函中的“Sincerelyyours”或“Bestregards”。

称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。

如：

　　Jimmy，

　　IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.

　　Best，David

　　在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩略词，如：

　　duwnt2goout2nite：

Doyouwanttogoouttonight?

　　lol：

Laughingoutloud

　　oic：

Oh，Isee.

　　mte：

Mythoughtsexactly.

　　brb：

I‘llberightback.

　　cu2morrow：

Seeyoutomorrow.

　　fanx4urelp：

Thanksforyourhelp.

　　gr8：

great

　　btw：

Bytheway

　　imho：

Inmyhumbleopinion

　　asap：

Assoonaspossible.

　　另外，网友们为了给枯燥的文字加入感情色彩，还创造了一种表示感情的小符号，英语叫smiley.如：

：

-）代表“I‘msmilingatthis”，　：

-（代表“I’msadaboutthis”。

果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：

“DearSirs,”（英式）或“Gentlemen:

”（美式）。

在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用ToWhomItMayConcern或DearMadamorSir。

不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。

在写信给特定的组织时，更愿意使用DearMember,DearCustomer,和DearHumanResourcesManager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

商务信函一般用DearMissBrown，DearMr.Smith。

Dear纯属公务上往来的客气形式。

写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。

例如：

Mydearfather，DearTom等。

至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是DearSirs，（英式）或Gentelmen:

（美式），则结尾敬辞采用Yoursfaithfully，（英式）或Yourstruly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是DearMr.Brown，则结尾敬辞采用Yourssincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

一、英文信封的写法

1、在信封的左上角写「寄信人」的名字和住址。

2、在信封的中间或右下角偏左的地方写「收信人」的名字和住址。

3、寄信人不自称Mr.、Mrs.或Miss，但是在收信人的姓名前则必须加上尊称Mr.、Mrs.或Miss以示礼貌。

4、住址的写法与中文相反；英文住址原则上是由小至大，如必须先写门牌号码、街路名称，再写城市、省（州）和邮政区号，最后一行则写上国家的名称。

5、在信封的右上角贴上邮票。

6、信封上的邮政区号（zipcode），在美国州名之后以五位数阿拉伯数字表示，前三位数代表州或都市，后两位数表示邮区，至于邮政区号10027的念法是onedoubleotwoseven。

7、住址中常用字：

有简写的多用简写：

楼F（e.g.2F）巷Lane（e.g.Lane194）段Section；Sec.（e.g.Sec.Ⅱ）弄Alley（e.g.Alley6）路Road；Rd.（e.g.ChunghuaRd.）街Street；St.（e.g.YangkwangSt.）

  例子：

ZhangXiang

NO.56MiddleSchoolstamp

Shanghai200433

People’sRepublicOfChina 

                                                                                              Prof.K.F.Hill 

                                                                                              DepartmentofMathematics

                                                                                             TheUniversityofMichigan

                                                                                             AnnArbor,Michigan48109

                                                                                             U.S.A.

发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处。

 住址中常用字：

***室/房Room

******村（乡）***Village

***号No.

******号宿舍***Dormitory

***楼/层***/F

***住宅区/小区***ResidentialQuarter

甲/乙/丙/丁A/B/C/D

***巷/弄***Lane

***单元Unit***

***号楼/幢***Building

***公司用拼音拼写

***厂***Factory

***酒楼/酒店***Hotel

***路***Road

***花园***Garden

***街***Street

***县***County

***镇***Town

***市***City

***区***District

***信箱Mailbox***

***省***Prov.

****表示序数词，比如1st、2nd、3rd、4th……如果不会，就用No.***代替，或者直接填数字吧！

另外有一些***里之类难翻译的东西，就直接写拼音***。

而***东（南、西、北）路，直接用拼音也行，你可以写成：

***East（South、West、North）Road也行。

还有，如果地方不够可以将2栋3088室写成：

2-3088。

 例如：

宝山区示范新村37号403室

Room403,No.37,ShiFanResidentialQuarter,BaoShanDistrict

虹口区西康南路125弄34号201室

Room201,No.34,Lane125,XiKangRoad（South）,HongKouDistrict

河南省南阳市中州路42号

No.42，ZhongzhouRoad，NanyangCity，HenanProv.

湖北省荆州市红苑大酒店

HongyuanHotel,Jingzhoucity,HubeiProv.

河南南阳市八一路272号特钢公司

SpecialSteelCorp，No.272，BayiRoad，NanyangCity，HenanProv.

中山市东区亨达花园7栋702

Room702,7thBuilding,HengdaGarden,EastDistrict,Zhongshan

福建省厦门市莲花五村龙昌里34号601室

Room601,No.34LongChangLi,Xiamen,Fujian

厦门公交总公司承诺办

ChengNuoBan,GongJiaoZongGongSi,Xiamen,Fujian

山东省青岛市开平路53号国棉四厂二宿舍1号楼2单元204户甲

NO.204,EntranceA,BuildingNO.1,The2ndDormitoryoftheNO.4State-ownedTextileFactory,53KaipingRoad,Qingdao,Shandong

二、英文书信的格式

                                                                                                       248ParkStreet（寄信人住址） 

                                                                                                      Taipei,Taiwan105

                                                                                                      September8,2002（写信日期）

DearSusan,（称呼）

Ienjoyedreadingyourletterverymuch.

………………………………………………………………………………

…………………

                                                                                                                              Yourfriend,（结尾） 

                                                                                                                                          Joe（签名）

1、信纸的右上角写上日期，如September8，也常用简写Sep.8；非正式的信件，年代常省略；正式的书信则不只会写上年代，还会把发信者的住址写在日期的上方。

2、接下来在信纸的左方写收信人的称呼语，通常用Dear开始，再接着写名字（一般都用firstname），如DearSusan（亲爱的苏珊）；至于名字的后面则通常打上逗号或留白。

3、称呼语写完后，通常会先空一行才开始写信的本文。

4、本文结束后，再写上结尾语，如Seeyou（再见）、（With）Bestwishes（祝你平安）、Yoursalways（永远是你的挚爱）、Yoursever（永远爱你的）、Yourfriend（你的友人）、Trulyyours（挚友）、Sincerelyyours或Yourssincerely或Sincerely（最诚挚的友人）、Love（爱人，避免用在两个男士间的信件）…等。

 注意：

（1）结尾语的第一个字母要大写，最后还要加上逗点。

（2）若要针对收信的对象，将结尾语加以区分，则对于比较亲密的对方，可以用Sincerelyyours、Yourssincerely或Sincerely；对于一般的朋友可用Yourfriend；如果是儿女写给父母，就用Yourlovingson（daughter）；对长辈则写Respectfullyyours，至于生意上的往来就用Faithfullyyours。

5、在结尾语下面的署名必须亲自签名，不可用打字的，而且在签名之后，也不加任何的标点符号。

英文的信封格式/国际邮件书写格式及信封要求

1、信头（Heading）

指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。

一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。

英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：

第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。

标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

日期的写法，如1997年7月30日，英文为：

July30，1997（最为普遍）；July30th，1997；30thJuly，1997等。

1997不可写成97。

2、信内地址（InsideAddress）

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。

将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

3、称呼（Salutation）

是写信人对收信人的称呼用语。

位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。

（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。

例如：

Mydearfather，DearTom等。

（2）写给公务上的信函用DearMadam，DearSir或Gentleman（Gentlemen）。

注意：

Dear纯属公务上往来