盛安物业服务有限公司档案管理办法.doc
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石家庄市盛安物业服务有限公司
档案管理办法（初稿）
为全面加强石家庄市盛安物业服务有限公司档案管理工作，确保公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。
第一章总则
第一条本管理办法所称的档案资料是指石家庄市盛安物业服务有限公司及下属客户服务中心成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各种形式（纸质、电子、声像、实物等）资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。
第二条档案资料工作的基本原则：
集中统一管理石家庄市盛安物业服务有限公司及各下属客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于各项工作的开展和利用。
第三条具体归档范围、归档时间、保管期限及审批权限详见附件一（《石家庄市盛安物业服务有限公司档案资料归档范围及审批权限参考表》）。
第二章权责
第四条石家庄市盛安物业服务有限公司负责对档案资料工作的指导、监督、检查。
第五条石家庄市盛安物业服务有限公司对本部档案进行直接的管理，同时对下属客户服务中心的档案管理工作进行业务指导和监管，并承担公司本部及有关客户服务中心档案工作的管理责任，并可根据权限和有关规定统一保管或调用各客户服务中心的有关资料。
第六条客户服务中心负责所属楼盘的有关档案工作，承担管理责任。
第三章人员配备和工作岗位职责
第七条物业公司档案采取分级管理模式，即物业公司档案管理资料员（专人或兼职）和下属各客户服务中心兼职档案资料员。
物业公司主要收集和保管公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体管理各自的物业档案和资料。
物业公司及下属各客服中心均需设立独立档案室。
第八条物业公司须配备档案管理的专责人员，下属各客服中心根据自身实际情况，须指定专人负责或配置兼职档案管理员，具体管理本客服中心日常档案资料。
第九条档案资料专员岗位职责
1、物业公司档案资料工作人员主要职责有：
（1）贯彻执行《档案法》、《石家庄市盛安物业服务有限公司档案管理办法》等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善物业公司及下属各客服中心档案资料管理工作相关规章制度；
（2）统筹规划并负责物业公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设；
（3）督促公司各部门及下属各客服中心档案资料的移交工作。
监督落实同步归档制度，接收和保管各部门以及地产公司移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作；
（4）负责对下属各客服中心档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各客户服务中心档案资料管理工作；
（5）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。
2、客户服务中心档案工作人员主要职责有：
（1）负责客服中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作；
（2）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。
并完成物业公司档案管理员交待的其他相关工作任务。
第四章档案资料的收集和整理
第十条物业公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料：
；字确认。
.险柜内，若放于办公桌或档案柜内的必须加锁封存。
使用时 1、物业公司公章和相关证照由物业公司统一管理；
2、文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。
主要指地产公司、物业公司领导签字的各类批示，以公司及职能部门等名义发出或制定的文件以及与公司职能有密切关系或由公司承担有关责任并需要执行的重要文件；
3、重大、突发事件的处理资料。
主要包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾害的突发重大事件的经过和处理过程记录及相关材料；
4、合同档案、管理监察档案、资产档案资料等。
主要包括公司所签订的合同资料，监察职能部门对公司进行检查的书面及取证材料以及公司固定资产相关材料；
5、人事档案资料；
6、实物、声像类档案，包括各种电子档案。
在实际工作中，实物、声像档案资料比较少，根据使用频率及重要性选择自行存放或移交公司档案管理部门，自行保管时要注意保护完整性；
7、荣誉类档案；
8、其他档案资料。
第十一条各客户服务中心管理自身楼盘、业主和经营相关的档案和资料：
1、客户服务中心业务章及相关证照由客服中心自行管理；
2、小区基本情况材料
（1）房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格；
（2）技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料；
（3）接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。
3、业户档案资料（包括维修基金档案资料）
主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。
由于日常工作的需要，业户档案资料一般存放于各个客户服务中心。
因此，业户档案资料的管理是各客户服务中心档案工作的重点。
对于业户资料必须妥善保管并及时更新。
具体收集整理要求如下：
（1）业户档案资料包括：
业户姓名、地址、收楼时间、面积等,根据具体需要，选择将档案袋装进档案盒内，并将业户的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列。
在盒上面备有相应档案标签，将制作好的档案标签贴在档案盒（夹）的侧立面距顶部3CM位置上，并把档案盒排列在档案柜中。
档案柜必须加锁封存；
（2）及时做好业户档案的跟踪、更新工作。
当发生情况变化时，如通讯电话联络方式发生变化时；业户发生更替时，档案管理人员应将变化情况记录在业户档案中，及时做好业户档案资料的更新；
（3）借阅方面，业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须履行档案借阅审批手续，并经主管领导签字确认后方可查阅，业户档案应永久保存；
（4）具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑，建立业户电子档案进行管理。
同时做好电子档案的更新。
4、日常管理服务资料
（1）各部门日常的各种往来函件、值班记录，各种内部通启等文书资料的管理。
（2）人事管理相关材料。
客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。
（3）物业经营管理材料。
各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。
（4）设备档案管理，包括设备的标识、设备台帐和设备资料等。
（5）工程图纸档案资料。
可分为：
建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图。
各类图纸分装不同档案盒并在盒面上制作标签，注明图纸的单位，名称、日期等。
（6）物业租赁材料。
包括租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出（转）租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图等。
（7）各客户服务中心或个人参加各种活动材料。
包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。
5、小区创优档案资料及社区文化资料。
包括但不限于企业内部评比创优资料、行业内评比资料、省市级评比创优资料、国家级评比创优资料；企业ISO9000认证及其它认证材料等。
第五章档案资料的移交和归档要求
第十二条移交前资料管理
1、各客户服务中心的档案资料在移交前由各客服中心档案资料员负责存档管理；
2、各客户服务中心必须设置档案的固定存放处，并将档案资料分类存放入不同的档案袋（盒）内，客户服务中心档案资料员对应归档资料的完整、完好负责；
3、各客户服务中心存放的档案资料根据自己的使用频率和密级性，把档案资料分类存放，并可定期（暂定半年一次）向物业公司档案室进行一次移交。
对于自己保存的档案资料，按类别和年限两级分类分柜存放。
第十三条移交：
各客户服务中心暂时不用并需要长期保存的档案可定期移交物业公司档案员保存，主要包括实物档案、声像档案等，资料类档案由各客服中心自行保存不需移交（移交相关表格请参见附件二《档案移交书》、附件三《档案移交案卷目录表》、附件四《卷内目录》）
1、资料归档前各客户服务中心档案资料管理员须按类整理好，并填写档案资料移交表，履行移交手续；
2、移交时，物业公司和各客户服务中心档案资料管理员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接双方在移交清单上签字，并加盖部门公章；
3、移交清单一式两份，物业公司和各客户服务中心交接人各留存一份；
4、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案资料，没有档案室签字确认，行政人事部门不得办理调离手续。
第十四条归档要求：
以下主要是指档案类归档内容的归档要求，资料类档案归档时要求按日期分类装订，以方便自行保存、查阅即可
1、物业公司及下属客服中心按照本管理办法的归档范围及归档日期要求及时、准确、规范地进行归档；
2、归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，并加盖档号章、装盒、编制档案目录；
3、幅面一般采用标准A4型（297mmx210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。
非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面；
4、文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；
5、归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档；
6、热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；
7、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
8、归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来；
9、声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材料一并保存。
第六章归档档案资料检查
第十五条物业公司的档案资料工作应纳入日常管理当中。
第十六条物业公司负责检查、监督、指导并考核各客户服务中心档案资料的管理工作。
统计汇总下属各客服中心归档资料目录清单，定期对下属各客服服务中心档案的归档工作进行实地检查，主要检查其归档资料完整性、及时性、准确性，并对检查结果进行记录。
第十七条物业公司不定期对各客服中心的档案管理工作进行抽查或实地检查，包括各客服中心档案管理、及下属楼盘档案监督检查情况、移交档案的及时性等方面。
物业公司于每年6月30日和12月31日前分别将整理好的半年的档案资料目录清单，以电子版形式进行备案。
第七章档案资料的利用
第十八条档案资料借阅基本程序
档案资料借阅使用时，仅在档案室查阅一般资料，办理普通登记手续即可；查阅重要密级资料，须履行档案借阅审批手续（具体各项档案借阅审批权限请参见附件一）；且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印（相关表格请参见附件五《档案借阅申请表》、附件六《档案借还登记表》）。
第十九条档案资料借阅事项规定
1、借阅的档案资料必须按时归还，并及时办理清户手续。
借出的档案资料一般不超过7天，超过7天需办理续借手续，未办理延期手续且借出档案超过15天者，对相关责任人进行失职问责处理，在借阅期间造成重要资料丢失者，对相关责任人进行失职问责并报上级领导部门处理；
2、借阅者不经允许不得随便摘抄、拍照、复制档案资料，凡经允许摘抄、复制的档案资料必须由档案资料管理人员进行审查和核对；
3、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得在档案资料上涂改、划线、圈点等，并保证如期归还；
4、实物档案一般不外借，声像档案资料应以复印件提供利用。
第二十条档案资料密级确定及管理
1、物业公司及下属各客户服务中心档案资料密级分为机密、秘密、普通三等级，密级事项划分详见档案资料归档范围；
2、查阅机密档案资料，只能在档案室内查阅；
3、须在设备完好的保险装置中保存密级资料，且档案室内门、柜应做到随开随锁；
4、档案室的档案资料要定期清查，做到账物相符。
发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。
第二十一条物业公司应注意保护业主和住户的个人信息，业主个人信息档案只保存在有关客户服务中心的档案库中，如需调用调阅档案中保存的含有业主姓名、电话和居住单元等个人隐私信息，须客户服务中心负责人批准，如需调出或复制超过三十份业主个人隐私信息的须经客户服务中心负责人和物业公司负责人两级批准，并由有关档案人员记录去向和跟踪有关信息资料及其销毁情况。
第八章档案资料分类及编目原则
第二十二条详见附件七《档案分类及编目规定》及附件八《档案分类体系一览表》。
第九章档案资料管理和鉴定
第二十三条档案室的设置
1、物业公司及下属各客户服务中心可根据自身实际情况设置综合档案室、资料保管室和库房。
若技术资料不多或者空间不够的情况下，可只设立综合档案室或两者合并统一存放，但在室内须分类明确，至少保证具有相对独立的空间并能保证资料的安全与完备。
2、库房设置的具体要求：
（1）库房相对独立，具有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温等设备的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危险物品，配备灭火器材，标示禁止烟火标志；
（2）库房内尽力按分类设置，档案资料柜（架）应按分类，顺序整齐排放，并与窗户垂直，以免阳光直射并便于通风，并将所有档案柜（架）统一编号，编制档案资料存放位置索引。
第二十四条档案资料统计
1、物业公司及下属各客户服务中心在每年12月31日前对档案资料的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案资料的借阅利用等情况进行统计；
2、各项统计数据一律用钢笔、档案墨水和阿拉伯数字书写，且字迹工整；
3、物业公司档案员将统计结果报物业公司负责人，下属各客户服务中心档案员将统计结果报客户服务中心负责人；
4、统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际。
第二十五条档案资料的鉴定
1、档案资料一经归档，未经档案资料主管领导鉴定和批准，任何人不得擅自销毁；
2、经鉴定后仍无法确定其保存价值的档案资料，应继续保存至次年再进行鉴定（请参见附件九《档案鉴定申请表》）；
3、技术档案资料鉴定时，需附工程口技术部门的专业意见；
4、不能单纯从保管期限，年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出继续保存或销毁意见。
第二十六条档案资料的销毁
1、经鉴定后批准销毁的档案资料，由档案室负责人妥善处理，不得作其他用途或当作废纸出售（请参见附件十《档案鉴定与销毁目录》）；
2、销毁档案资料须有至少两名监销人。
监销人应认真复核做销毁的档案资料。
销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字；
3、档案资料管理员应及时做好档案资料整理、检索工具调整等工作。
第十章奖罚
第二十七条物业公司根据每年检查结果对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的单位、部门或个人，将给予相应表彰或奖励等。
第二十八条对于工作不负责，未认真贯彻执行物业公司档案工作要求的档案管理人员，导致档案管理工作混乱，物业公司对档案管理具体工作人员和相关领导将对其进行处罚。
第二十九条因管理或使用不当，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，将根据情节严重程度给予相关责任人相应处分。
第25页共34页
附件一
石家庄市盛安物业服务有限公司档案资料归档范围及审批权限参考表
类别
序号
归档范围
归档时间
保管期限
密级
审批权人
备注
一、档案类
综合档案
文书档案
证照
1
物业公司及下属客户服务中心各类证照、公司章程、启用印信和印模登记等
办理完毕三个工作日内
长期
秘密
物业公司总经理/副总经理
文件
2
以物业公司及职能部门等名义发出或制定的文件，包括决议、决定、通知、通报、合同、协议、统计表、纪要、制度及分公司领导在各种会议上的重要讲话等
文件发出即归档
长期
秘密
各种重要决定、决议、纪要、合同、协议由所属机构总经理审批，其他文件可直接到档案管理员处借阅
公函
3
地产公司、物业公司领导签字的各类批示，包括请示、报告、规定、批复、证明、委托书、承诺函、对外函件等
批办完毕三个工作日内
长期
秘密
所属机构行政人事部经理及以上
计划总结
4
物业公司及下属客户服务中心年度、季度和月度重要节点工作计划及总结、会议纪要、表彰大会材料等
批办完毕三个工作日内
长期
秘密
物业公司总经理/副总经理
上级来文
5
与物业公司职能有密切关系或由物业公司承担有关责任并需要执行的重要文件
收文后三个工作日以内
长期
秘密
政策法规
6
国家及部门颁布的物业相关法律、法规、条例
颁布一个月内
长期
普通
所属机构行政人事部经理及以上
7
省市政府职能部门颁布的物业相关法律、法规、条例
颁布一个月内
长期
普通
8
物业管理协会发布的规章制度
发布一个月内
长期
普通
管
理
监
察
档
案
9
监察职能部门对物业公司及下属各客户服务中心工作进行重要检查的书面及取证材料，包括：
检查方案、总结分析、检查报告、照片（含底片）、光盘等
取得公司领导批示后一个工作日内部门归档完毕，定期集中移交物业公司本部档案管理资料员
长期
机密
物业公司总经理/副总经理
10
物业公司及下属各客户服务中心经营中出现的重大违规、违纪以及重大事故的调查报告、处理意见等
长期
机密
合
同
档
案
11
物品采购、工程建设、工程委托、清洁、绿化、服装等合同
合同签订后即归档
长期
秘密
所属机构总经理/副总经理
12
广告设计、宣传和发布合同，以及各类品牌宣传载体的拍摄制作等合同
长期
秘密
13
房屋租赁、商铺租赁、场地租赁等经营合同
合同期满后两年
秘密
牵涉纠纷等特殊情况的长期保存
创
优
档
案
14
国家级创优评比资料
资料形成即归档
永久
秘密
所属机构总经理/副总经理
15
省、市级创优评比资料
资料形成即归档
永久
秘密
16
行业评比资料
资料形成即归档
永久
秘密
17
企业内部创优评比资料
资料形成即归档
永久
秘密
18
企业ISO9000认证及其它认证材料
资料形成即归档
永久
秘密
突发重大事件
19
楼宇、交通、治安、公配等方面以及自然灾害的突发重大事件的经过和解决过程的记录及相关材料
资料形成即归档
长期
秘密
所属机构总经理/副总经理
人
事
档
案
20
员工人事档案
每月底
长期
秘密
行政人事部经理或以上
21
人事劳动合同
签订后即归档
长期
秘密
22
员工花名册
每月底
长期
秘密
23
绩效考核类：
考勤、绩效考核、转正材料、惩奖记录等
每月底
长期
秘密
24
员工福利类：
社保、公积金等材料
每月底
长期
秘密
25
人才库
每月底
长期
秘密
26
各类培训的相关资料（培训考试试卷等以资料存放，考试成绩等纳入人事档案管理）
每月底
长期
秘密
业
户
档
案
27
准予入住通知书
当天
永久
机密
客户服务中心总经理/副总经理
28
购房合同复印件、房产证复印件
当天
永久
机密
29
入伙缴款单（蓝色）
当天
永久
机密
30
前期物业服务协议
当天
永久
机密
31
消防安全责任书
当天
永久
机密
32
房屋钥匙确认书
当天
永久
机密
33
楼宇情况反馈表
当天
永久
机密
34
入伙文件签署发放确认表
当天
永久
机密
35
专项维修基金复印件
当天
永久
机密
36
业主临时公约、业主公约
当天
永久
机密
37
装修申请书、装修审批记录、装修平面设计图、装修承诺书、装修许可证、装修工人身份证复印件、电力照明设计及用电配置图、给排水设计图、装修验收表、装修违章处理通知单
当天
永久
机密
38
投诉处理档案卡
每月底
永久
机密
39
房屋变更资料
当天
永久
机密
40
业户档案表
当天
永久
机密
三十份以下（不含三十份）由客户服务中心负责人审批，超过三十份需同时经物业分公司负责人审批
41
业主身份证、工作证复印件
当天
永久
机密
设
备
资
产
档
案
42
各种设备的合格证、使用说明书、保修卡、图纸、安装材料等
当天
长期
普通
所属部门经理及以上
43
各种设备（特别是大型或公配设备）维修保养报告书、年检报告及原始记录等
资料形成即归档
长期
普通
44
入库单、出库单、直拨单、资产移交台帐
当天
长期
秘密
所属机构总经理/副总经理
45
库存盘点、资产台帐包括固定资产、低值易耗品
当天
长期
秘密
46
各种资产报废、销毁记录
当天
长期
秘密
所属行政人事部经理及以上
工
程
档
案
47
房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格
资料形成即归档
永久
普通
所属机构部门经理及以上人员
48
物业接管验收交接资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、隐蔽工程记录、接管文件
资料形成即归档
永久
普通
49
工程施工图、竣工图、房屋及共用设备（施）的设计、安装图纸资料目录
资料形成即归档
永久
普通
50
园区规划总平面图
资料形成即归档
永久
普通
51
业主工程维修项目价格表
资料形成即归档
长期
普通
52
公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料
资料形成即归档
长期
普通
53
公共配套系统年度保养计划、年检报告等
资料形成即归档
长期
普通
54
维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单、签证单
资料形成即归档
长期
普通
声
像
档
案
55
各个时期公司领导班子参加重要活动及反映公司各个历史时期建设面貌的声像材料
档案形成后三个工作日内归档完毕
长期
普通
所属机构部门经理及以上人员
56
上级领导来公司检查指导工作，各级领导和著名人物参加的与本公司
升级会员 