资料归档指南.docx
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资料归档指南
南京方圆建设工程管理咨询有限公司
监理资料管理和归档指南
南京方圆建设工程管理咨询有限公司
2008-8-18
目录
第一章总则
第二章监理资料的基本内容
第三章监理资料的日常管理
第四章监理资料的归档管理
附件一、监理文件资料传递流程图
附件二、工程建设监理档案封面样式
附件三、监理资料归档案卷题名分类
附件四：
监理单位报送建设单位监理资料内容
第一章总则
第一条：
为了贯彻国家建设工程规范和强制性条文，结合建设部制定的《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建设工程文件归档整理规范》（GB50328-2001）和省建设厅制定的《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》，公司结合工程实际制定《南京方圆建设工程管理咨询有限公司监理资料管理和归档指南》，目的在于使工程建设能在施工监理过程中形成一套完整、准确和全面反映工程有关进度、质量、投资、安全及合同信息管理的实际情况的资料与档案，并具有可追溯性和历史检验性。
第二条：
本规定编制的依据是《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建设工程文件归档整理规范》（GB50328-2001）和省建设厅制定的《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》、《建设工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）、工程建设强制性标准和江苏省档案归档标准。
第三条：
为了保证监理资料的完整性、系统性和真实性，现场监理人员必须高度重视监理资料的收集、整理和保管工作，要将监理资料的形成落实到监理工作的每道程序、每项工作之中，牢固树立监理档案的形成是监理人员从事监理活动的记录和结果的观念，监理人员一定要克服“即兴发言、口头指令、不做文档记录”的不规范的做法，要做到“想到的要看到、看到的要说到、说到的要做到、做到的要保持、一切用文字和数据说话”，使监理资料真正成为评价监理工程师工作业绩的主要标准。
第四条：
监理资料是实施监理工作的最终成果，监理人员不得以任何理由带走任何资料和档案，不得泄露建设单位禁止泄露的任何工程机密。
工程竣工后，在规定的时间内向建设单位、监理公司上交全部装订完好的监理工程资料。
第五条：
各监理部要高度重视监理资料的收集、整理和保管工作，各监理部总监理工程师为总负责人，各专业监理工程师（或专职资料员）负责对日常监理文件资料的收发和管理工作。
监理文件传递流程详见附件一。
第二章监理资料的基本内容
第六条：
工程建设监理档案封面样式见附件二。
监理资料案卷题名分类详见附件三。
第七条：
监理文件资料形成过程中使用的工作表，主要有A、B、C类表，文件之间的关系、使用方法及要求详见《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》。
第三章监理资料的日常管理
第八条：
监理资料的日常管理的基本要求是：
及时整理、真实齐全、分类有序。
总监理工程师应指定专人负责，总监理工程师为文件资料管理的总负责人。
资料文件管理人员负责日常收发文登记。
各类会议应有专人记录，工程例会和专题会议要形成会议纪要，并需与会的相关人员签字。
第九条：
公司要求各监理部运用计算机来进行文件资料的管理。
第十条：
监理工程师应根据相关要求认真审核往来的资料。
若发现手续不全、描述不清或不按要求程序报送的资料应立即退回，并要求重报。
对审核审批后的文件，整理后归档。
第十一条：
在监理过程中形成的文件资料，应集中保管，按规定所列的类别和基本内容分类存放，并按类别分阶段对监理文件进行整理归档。
第十二条：
监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续，建立监理资料的完整记录，不得遗失。
第四章监理资料的归档管理
第十三条：
监理资料归档的内容分类
1、监理合同
2、监理规划和监理细则
3、监理月报
4、会议纪要
5、检验批、分项、分部及单位工程质量评定资料
6、质量事故处理资料
7、投资控制资料
8、进度控制资料
9、监理工程师通知单
10、合同其他事项管理文件
11、工程验收资料
12、监理工作总结
第十四条：
监理资料归档组卷方法
1、档案组卷按单位工程进行，组卷卷数可参考附件三执行，不同工程项目可根据实际情况进行增删。
2、卷内文件应按专业和形成资料的时间顺序编写卷内目录。
3、档案的规格：
图纸的折叠装订应符合市档案的统一规定。
4、整理完所有资料，按卷存放。
第十五条：
监理资料的验收、移交和管理
1、工程档案齐全、系统、完整。
2、工程档案内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。
3、文件的形成、来源符合实际，签章手续完备。
4、总监理工程师组织监理资料的归档整理工作，并负责审核及签字上报。
5、由总监理工程师负责，于工程竣工后15日内将日常监理档案资料按附件三分册装订上交公司，按《建设工程文件归档整理规范》（GB50328-2001）要求的内容上交建设单位。
6、各监理部向建设单位移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
7、上交到监理公司的档案需要借阅，需办理借阅手续。
第五章附则
第十六条：
各监理部除按本规定做好工程监理档案资料内业管理工作外，还应熟悉建委、质监站及档案管理部门对工程竣工资料报验存档的要求，协助、督促施工单位做好工程资料的跟踪上报工作，工程竣工后抓紧进行竣工资料的整理及归档备案工作，以利竣工验收的顺利进行。
附件一
监理文件资料传递流程图
附件二
工程建设监理档案
档案号：
第卷
共册第册
工程名称：
案卷题名：
编制人：
编制日期：
总监理工程师：
审核日期：
南京方圆建设工程管理咨询有限公司
监理部
附件三
监理资料案卷题名分类
第一卷合同管理资料
第一册、合同文件
1、监理合同…………………………………………（）
2、承发包合同………………………………………（）
3、分包合同…………………………………………（）
4、材料、设备、购配件供应合同…………………（）
5、合同外工程协议…………………………………（）
6、施工过程中签署的合同补充协议………………（）
第二册、合同管理文件
1、施工投标书、中标通知书………………………（）
2、施工单位、分包单位资质审查…………………（）
3、立项批复文件、开工许可证等批准文件………（）
4、工程移交证书……………………………………（）
5、保修合同书………………………………………（）
第二卷监理工作管理
第一册、监理规划、监理细则、安全监督管理方案
1、监理规划…………………………………………（）
2、监理细则…………………………………………（）
3、平行检验方案……………………………………（）
4、旁站方案…………………………………………（）
5、安全监督管理方案………………………………（）
第二册、监理日记
第三册、监理月报
1、第一期月报………………………………………（）
2、第二期月报………………………………………（）
……
第五册、图纸会审、会议纪要、监理通知、专题报告
1、图纸会审纪要……………………………………（）
2、工程设计变更、洽商……………………………（）
3、设计交底、图纸会审纪要………………………（）
4、例会纪要…………………………………………（）
5、专题会议纪要……………………………………（）
6、监理通知单………………………………………（）
7、监理总结…………………………………………（）
8、工程照片…………………………………………（）
9、监理文件收发台帐………………………………（）
第三卷工程进度控制
1、工程开工/复工报审表……………………………（）
2、开工/复工令………………………………………（）
3、工程暂停令/复工令………………………………（）
4、施工进度计划（总、周、月）报审表…………（）
5、施工进场设备报审表……………………………（）
6、延长工期报审表…………………………………（）
第四卷工程质量控制
第一册工程质量技术管理资料
1、施工组织设计及审批……………………………（）
2、施工安全措施及应急预案………………………（）
3、施工方案及审批…………………………………（）
4、分包单位资质及相关资料审批…………………（）
5、施工测量控制点验收资料………………………（）
6、主体工程沉降观测记录…………………………（）
第二册工程质量保证资料（综合册）
1、工程地质报告……………………………………（）
2、桩位图及放线报验………………………………（）
3、桩基设备检验报验………………………………（）
4、秤（测）量器具计量检验报验…………………（）
5、工程材料报验……………………………………（）
6、钢筋焊接试验报告………………………………（）
7、螺纹套筒连接试验报告…………………………（）
8、焊条试验报告……………………………………（）
9、基桩检测报告……………………………………（）
10、钢结构焊接试验报告……………………………（）
11、钢结构螺栓试验报告…………………………（）
12、预应力锚具报验…………………………………（）
13、混凝土预制构件报验……………………………（）
14、保温板（保温沙浆）报验………………………（）
15、施工测量放线报验单……………………………（）
16、地基验槽报告……………………………………（）
17、土方回填密度测试报告…………………………（）
18、砂石垫层密度或贯入度测试报告………………（）
19、沙浆试验单报验…………………………………（）
20、混凝土试配单报验………………………………（）
21、沙浆试块检验报验………………………………（）
22、混凝土试块检验报验……………………………（）
23、门窗检测报告……………………………………（）
24、室内环境检测报告………………………………（）
25、消防检测报告……………………………………（）
第三册工程质量验收记录
1、地基与基础分部工程质量验收记录……………（）
1）、土方开挖分项工程检验批质量验收记录………（）
2）、土方回填分项工程检验批质量验收记录………（）
3）、桩基（地基处理）子分部质量验收记录…………（）
4）、锚杆及土钉墙支护分项工程检验批质量验收记录…（）
5）、钢或混凝土支撑系统分项工程检验批质量验收记录…（）
6）、地下连续墙分项工程检验批质量验收记录……（）
7）、沉井（箱）分项工程检验批质量验收记录……（）
8）、各类地基分项工程检验批质量验收记录……（）
9）、模板分项工程（现浇结构模板安装）检验批质量验收记录…（）
10）、模板分项工程（模板拆除）检验批质量验收记录…（）
11）、钢筋分项工程（原材料、钢筋加工）检验批质量验收记录…（）
12）、钢筋分项工程（钢筋连接、钢筋安装）检验批质量验收记录
…（）
13）、混凝土分项工程（原材料、配合比设计）检验批质量验收记录
…（）
14）、混凝土分项工程（混凝土施工）检验批质量验收记录…（）
15）、现浇结构分项工程（结构施工）检验批质量验收记录…（）
16）、现浇结构分项工程（设备基础）检验批质量验收记录…（）
17）、砖砌体分项工程检验批质量验收记录…………（）
18）、防水混凝土分项工程检验批质量验收记录…………（）
19）、卷材防水层分项工程检验批质量验收记录…………（）
20）、涂料防水层分项工程检验批质量验收记录…………（）
21）、防水混凝土细部构造分项工程检验批质量验收记录…（）
22）、渗排水、盲沟排水分项工程检验批质量验收记录…（）
备注：
各项验收记录后附：
检验批报审、施工检查记录、隐蔽验收记录、平行检验、旁站记录等内容。
2、主体结构分部工程质量验收记录…………（）
1）、模板分项工程（现浇结构模板安装）检验批质量验收记录…（）
2）、模板分项工程（预制构件模板安装）检验批质量验收记录…（）
3）、模板分项工程（模板拆除）检验批质量验收记录…………（）
4）、钢筋分项工程（原材料、钢筋加工）检验批质量验收记录…（）
5）、钢筋分项工程（钢筋连接、钢筋安装）检验批质量验收记录…（）
6）、预应力分项工程（原材料）检验批质量验收记录…（）
7）、预应力分项工程（制作与安装）检验批质量验收记录…（）
8）、预应力分项工程（张拉和放张、灌浆及封锚）检验批质量验收记录…（）
9）、混凝土分项工程（原材料配合比设计）检验批质量验收记录…（）
10）、混凝土分项工程（混凝土施工）检验批质量验收记录…（）
11）、现浇结构分项工程（结构施工）检验批质量验收记录…（）
12）、现浇结构分项工程（设备基础）检验批质量验收记录…（）
13）、装配式结构分项工程（预制构件）检验批质量验收记录…（）
14）、装配式结构分项工程（结构施工）检验批质量验收记录…（）
15）、砖砌体分项工程检验批质量验收记录…（）
16）、混凝土小型空心砌块砌体分项工程检验批质量验收记录…（）
17）、石砌体分项工程检验批质量验收记录…（）
18）、配筋砌体分项工程检验批质量验收记录…（）
19）、填充墙砌体分项工程检验批质量验收记录…（）
备注：
各项验收记录后附：
检验批报审、施工检查记录、隐蔽验收记录、平行检验、旁站记录等内容。
3、屋面分部质量验收记录……………………………（）
1）、屋面找平层分项工程检验批质量验收记录……（）
2）、屋面隔气层分项工程检验批质量验收记录……（）
3）、屋面保温层分项工程检验批质量验收记录……（）
4）、屋面卷材防水分项工程检验批质量验收记录……（）
5）、屋面涂膜分项工程检验批质量验收记录……（）
备注：
各项验收记录后附：
检验批报审、施工检查记录、隐蔽验收记录、平行检验、旁站记录等内容。
4、装饰分部工程质量验收记录……………………（）
1）、基土、灰土垫层、砂垫层和砂石垫层、碎石和碎砖垫层
分项工程检验批质量验收记录……………………（）
2）、三合土垫层、炉渣垫层、水泥混凝土垫层
分项工程检验批质量验收记录……………………（）
3）、砂浆、混凝土找平层分项工程检验批质量验收记录…（）
4）、隔离层、填充层分项工程检验批质量验收记录…（）
5）、水泥混凝土面层、水泥砂浆面层分项工程检验批质量验收记录…（）
6）、水磨石面层、水泥钢（铁）屑面层分项工程检验批质量验收记录…（）
7）、防油渗面层、不发火（防爆的）面层分项工程检验批质量验收记录…（）
8）、砖面层分项工程检验批质量验收记录……………（）
9）、大理石面层和花岗石面层分项工程检验批质量验收记录…（）
10）、预制板块面层分项工程检验批质量验收记录…（）
11）、料石面层、塑料板面层分项工程检验批质量验收记录…（）
12）、活动地板、地毯面层分项工程检验批质量验收记录…（）
13）、实木地板面层、实木复合地板面层分项工程检验批质量验收记录…（）
14）、中密度（强化）复合地板面层、竹地板面层分项工程检验批质量验收记录…（）
15）、一般抹灰分项工程检验批质量验收记录…（）
16）、装饰抹灰分项工程检验批质量验收记录…（）
17）、清水砌体勾缝分项工程检验批质量验收记录…（）
18）、木门窗制作分项工程检验批质量验收记录…（）
19）、木门窗安装分项工程检验批质量验收记录…（）
20）、金属门窗安装分项工程（钢门窗）检验批质量验收记录…（）
21）、金属门窗安装分项工程（铝合金门窗）检验批质量验收记录…（）
22）、金属门窗安装分项工程（涂色镀锌钢板门窗）检验批质量验收记录…（）
23）、塑料门窗安装分项工程检验批质量验收记录…（）
24）、保温分项工程检验批质量验收记录…（）
备注：
各项验收记录后附：
检验批报审、施工检查记录、隐蔽验收记录、平行检验、旁站记录等内容。
5、水暖分部工程质量验收记录……………………（）
1）、上下水分项分项工程检验批质量验收记录…（）
2）、消防分项工程检验批质量验收记录…（）
3）、暖气分项工程检验批质量验收记录…（）
4）、打压试验记录……………………（）
备注：
各项验收记录后附：
检验批报审、施工检查记录、隐蔽验收记录、平行检验、旁站记录等内容。
6、电气分部工程质量验收记录……………………（）
1）、变配电室安装分项质量验收记录…（）
2）、电气照明分项工程检验批质量验收记录…（）
3）、电气动力分项工程检验批质量验收记录…（）
4）、防雷及接地分项工程检验批质量验收记录…（）
备注：
各项验收记录后附：
检验批报审、施工检查记录、隐蔽验收记录、平行检验、旁站记录等内容。
7、建筑智能化分部工程质量验收记录……………………（）
1）、通信网络分项工程检验批质量验收记录……………（）
2）、办公自动化分项工程检验批质量验收记录……………（）
3）、建筑设备监控分项工程检验批质量验收记录……………（）
4）、火灾报警及消防联动分项工程检验批质量验收记录………（）
5）、安全防范系统分项工程检验批质量验收记录……………（）
6）、智能化集成系统分项工程检验批质量验收记录……………（）
7）、住宅小区智能化分项工程检验批质量验收记录……………（）
备注：
各项验收记录后附：
检验批报审、施工检查记录、隐蔽验收记录、平行检验、旁站记录等内容。
8、通风与空调分部工程质量验收记录……………………（）
1）、送风系统分项工程检验批质量验收记录……………（）
2）、防排烟系统分项工程检验批质量验收记录……………（）
3）、除尘系统分项工程检验批质量验收记录……………（）
4）、空调风系统分项工程检验批质量验收记录……………（）
5）、净化空调系统分项工程检验批质量验收记录……………（）
6）、制冷设备系统分项工程检验批质量验收记录……………（）
7）、空调水系统分项工程检验批质量验收记录……………（）
备注：
各项验收记录后附：
检验批报审、施工检查记录、隐蔽验收记录、平行检验、旁站记录等内容。
9、电梯分部工程质量验收记录……………………（）
1）、电力驱动的曳引式或强制式电梯安装分项工程检验批质量验收记录……………（）
2）、液压电梯安装分项工程检验批质量验收记录……………（）
3）、自动扶梯、自动人行道安装分项工程检验批质量验收记录……………（）
10、分户验收记录……………………（）
11、室外工程质量验收记录……………………（）
1）、室外强弱电管网分项工程检验批质量验收记录……………（）
2）、室外给排水管网分项工程检验批质量验收记录……………（）
3）、室外消防管网分项工程检验批质量验收记录……………（）
4）、室外景观建筑分项工程检验批质量验收记录……………（）
5）、室外景观绿化分项工程检验批质量验收记录……………（）
6）、室外景观道路分项工程检验批质量验收记录……………（）
7）、室外围墙分项工程检验批质量验收记录……………（）
第五卷工程投资控制
第一册概算批文及招投标文件
1、概预算批文…………………………………………（）
2、招投标文件及工程量清单…………………………（）
第二册工程量计量与支付
1、工程量计量…………………………………………（）
2、进度款支付证书……………………………………（）
第三册工程结算书
1、单位工程结算书……………………………………（）
2、施工单位技术核定单………………………………（）
3、设计及建设单位变更单……………………………（）
第六卷设备资料
1、设备开箱验收………………………………………（）
2、设备安装验收………………………………………（）
3、设备空载试车………………………………………（）
4、设备联动试车………………………………………（）
附件四：
监理单位报送建设单位监理资料内容
归档文件
送建设单位
监理单位
送城建档案馆
1、监理规划
1）、监理规划
长期
短期
√
2）、监理实施细则
长期
短期
√
3）、监理部总控制计划等
长期
短期
2、监理月报中有关质量问题
长期
长期
√
3、监理会议纪要中的有关质量问题
长期
长期
√
4、进度控制
1）、工程开工/复工审批表
长期
长期
√
2）、工程开工/复工暂停令
长期
长期
√
5、质量控制
1）、不合格项目通知
长期
长期
√
2）、质量事故报告及处理意见
长期
长期
√
6、造价控制
1）、预付款报审与支付
短期
2）、月付款报审与支付
短期
3）、设计变更、洽商费用报审与签认
长期
4）、工程竣工决算审核意见书
长期
√
7、分包资质
1）、分包单位资质资料
长期
2）、供货单位资质资料
长期
3）、试验等单位资质资料
长期
8、监理通知
1）、有关进度控制的通知单
长期
长期
2）、有关质量控制的通知单
长期
长期
3）、有关造价控制的通知单
长期
长期
9、合同与其他事项管理
1）、工程延期报告及审批
永久
长期
√
2）、费用索赔报告及审批
长期
长期
3）、合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
√
4）、合同变更材料
长期
长期
√
10、监理工作总结
1）、专题总结
长期
短期
2）、月报总结
长期
短期
3）、工程竣工总结
长期
长期
√
4）、质量评价意见报告
长期
长期
√
银河湾紫苑
合同文件
银河湾紫苑
龙信建设
合同管理文件
银河湾紫苑
常洲一建
监理规划、监理细则
银河湾紫苑
龙信建设
工程进度控制
银河湾紫苑
工程质量控制
升级会员 