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順豐速運(集團)有限公司
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第四部分:
主要费用管理规定
费用管理的把关人为财务人员,财务人员应遵循《资金审批权限》和《费用预算制度》中的规定对每笔发生费用进行核查,并及时对一些费用进行归集汇总,提供准确的财务数据。
(一)公关、招待费用:
1.凡因公司发展需要而发生的公关费(包括餐费及赠送礼品费用),必须事前提出专项申请,根据《资金审批一览表》的规定由相关人员审批。
2.报销时必须提供已经审批的《申请报告》(元以除外),报部门负责人备案即可,财务人员核对报销容是否与《申请报告》容一致,如果是赠送礼品,需要提供《礼品清单》。
3.经办人在报销招待费用时应注明以下信息:
招待时间,招待理由,招待人员,陪同人员,招待地点。
4.招待费用发生一周,经办人应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。
5.公司所有公关、招待费用控制在年度累计销售额的2.5%之;各大区域、各办事处的公关费用都属
“招待费用”畴,遵循下列规定。
6.各大区域本月招待费用合计数统一控制在本区域上月销售业绩千分之1.0之,超支部分先行自付并保留发票,在12月前统计各大区域本月止年度累计招待费用控制在本区域上月止''年度累计销售业绩”的千分之1.0之,如有节余差额,在年末可凭发票在节余差额报销。
7.各办事处本月招待费用合计数统一控制在本办事处区域上月销售业绩千分之2.5之;超支部分先行自付并保留发票,在12月前统计各办事处本月止年度累计招待费用控制在本区域上月止“年度累计销售业绩”的千分之1.0之,如有节余差额,在年末可凭发票在节余差额报销。
A.招待标准
宴请客人餐饮标准
公司人员公司/办亭处经理
\
一级
及以下级别
二级
三级
公司区域总监、总监
副总、总经理/总裁助理
总经理/
总裁
一级
二级
三级
一级
二级
三级
客人级别、
\城市
城市
城市
城市
城市
城市
城市
城市
城市
客户
80
70
60
100
90
80
180
170
160
实报销
说明:
i•以上金额以人次计算,报销应注明客户人数与我司人数〉
2•筹办、安排宴请的人员或部门,应事先了解清楚客人级别,按标准执行。
3•超过自己权限国的宴客,应该在事前向上一级主管以报备,经同意后方可宴请,报销时以向上一级主管签名批准的书面申请为准。
否则不予报销。
4•事先耒经申请批准,不按程序先斩后奏的超额部分不予报销。
5•业务相待费:
实行事先分层级申请,按计划、限额、据实报销,应列明招待客户的时问、地点、事由,且每次不超过上面相应层级档次規定限額(总经理级人员除外);如属在外出差宴请关系单位人员,则当餐次不可报销出差伙食补助。
(二)对外合作经费报销:
1.对外合作经费指基于公司业务或市场开拓需要产生的对外合作费用。
2.对外合作所产生的必要经费,需以书面形式预先提出申请(此预算往往包含在正式的对外合作项目报告书)经审批同意后,方可予以报销。
3.未经预先申请的经费,视为个人费用,公司一概不报销
4.实际报销时,在审批同意围予以实报实销,超出围的费用公司不承担报销责任:
5.报销流程为:
本人申请经费一一总裁审批一一本人填单一一财务审核一一财务副总裁根据申请及单据核准一一出纳报销
(三)新项目研发及开拓费用报销:
1.新项目指公司研究讨论通过,具备可行性的新项目或新产品,其研发与开拓方向须与公司战略一致。
2.新项目研发及开拓需预先设定研发预算,报董事会批准后执行;
3.新项目研发及开拓费用报销严格按照预算额度报销,超支部分需提前报董事会审批,否则公司不承担报销责任:
4.新项目研发及开拓费用报销流程:
本人申请一一董事会批准一一本人填单一一财务审核一一总裁审批一一财务副总裁核准一一出纳报销
(四)会议费
1.此会议费仅指主要部门部会议场地租用费、餐费、物品费、交通费、住宿等费用。
部会议具体指月度总结、月中会议、经理沟通会议等。
2.经办人在报销会议费用大的时必须遵循真实完整的原则,在报销单中需注明以下信息:
开会主题、会议地址、物品清单,会议费用应按场租、餐费、物品费用,交通费,住宿等分类汇总,直接写会议费用XX元的不予报销。
3.在会议同时发生的活动费,奖励费用大的应单独填写报销单,按活动费用大的奖励费用规定报销。
4.超预算或无预算举办会议,一律不予报销。
5.会议结束后一周,会议主办方应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。
(五)活动费用
1.活动申请及其费用预算须事先申请报区域总监、系统营销分管副总经理审核、总经理审批后才能实施。
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2.经办人报销活动经费时应遵循真实完整的原则,在报销单中需注明以下信息:
活动容,参与人员(附参与条件),活动日期,活动地点,活动费用应按场租、餐费物品费用、交通费、住宿费等分类汇总,直接写活动费用XX元的不予报销。
3.活动费用发生一周,经办人应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。
(六)奖励费用
1.奖励费用须事先申请报区域总监、系统营销分管副总经理、财务中心审核、总经理审批后才能发放。
2.经办人在报销奖励费用时应注明以下信息:
奖励条件,奖励容,奖励人员,并附《奖励签收清单》,提供不完整的一律不予受理。
3.各办事处本月奖励费用合计数统一控制在上月业绩千分之2.5之;超支不予审批。
(七)差旅费报销规定:
一、差旅费报销具体原则:
1.为了提高出差人员办事效率,节省时间和节约开支,公司员工出差,在选择乘用交通工具、住宿、应酬餐饮等方面,应根据实际情况,按级别、按目的地的实际消费水平等来选择所需乘用的交通工具、选择住宿的宾馆以及应酬餐饮的等级,具体标准按以下制度实行。
2.差旅费指相关人员因公出差,如:
参加总部组织或培训等活动、总部相关人员市场督导、视察、指导工作而发生的交通费、住宿费等,除此类活动外,各系统分管的高管(副总经理、总监)另行有出差活动需事先报总经理审批,其他人员另行有出差活动由分管总监或分管副总经理审批,否则费用自理。
3.员工因公出差宴请关系单位人员,则当餐次不可报销出差伙食补助。
二、差旅费报销规定:
1)出差费用的报销、凡属公司职能部门的报销应于返回公司7日整理后由财务总监签名报销;属店铺费用按相应审批程序报销。
2)差旅费报销应按时间发生的顺序、地点、路径填写,车费、补贴要分开填列,并要有部门总
监的审批竟见c
3)《差旅境报站单》除反映出差人员出差期间发生的路桥费、油费、出差期间的车费、补贴外,不属于以上的其他费用(业务招待费、房租费、广告、宣传费、办公费、水电费、信息费等),另单独用《费用报销单》分开填报。
4)如果一笔业务,要贴多差旅费报销单,经办人应在每报销单大写金额的左边注明共多少,本单是第几;或用分数(N/M)表示,M表示共M,N表示第心财务人员审核时,应在第一单右下边空处用钢笔注明共多少,“合计金额”多少。
每一差旅费报销单都要有经办人.部门总监、费用会计签名,财务总监或总经理只在第一差旅费报销单(含:
合计汇总实报总金额.总数)上签批。
5)下级陪同副总经理级领导同时出差,如属开会、考察,统一按排食、宿的,全部按实报实销处理;如开会、考察不按排食、宿或是其他公务,则按“就髙不就低”的报销标准处理。
6)同次出差,如属两位或三位员工性别相同者,除经副总经理或以上领导审批同意住单间房的以外,原则上要求住标准双人、三人间,并按较高职级员工住宿标准报销一个人的住宿费。
7)出差地办事处或店铺能安排住宿者,出差人员不得报销住宿费用。
8)当日12:
00时前出差,可享受全天出差伙食补助;当日12:
00时后出差,可享受半天的出差伙食补助。
9)在市区上班的员工,享受的中餐补助(外地出差除外)按人事部规定执行。
10)员工出差期间的住宿费本着“根据发票限额据实报销”的原则。
11)出发地或目的地到机场的交通费实报实销。
12)公司部组织人员由外地调入总部或由总部调往外地而发生的派遣费(属差旅费围)一律由当事人在新单位报到后,据实报销。
13)派驻外地长期工作人员(如:
办事处人员、店长、区域经理等职员)在任命之日起,10个工作日必须在调入当地租赁房屋,10日可享受外地出差差旅费补助;超出10个工作日而入住宾馆的住宿费用自理。
三、办理出差申请、借支及报销手续:
1.公司员工出差时,须事前填写《出差申请表》(需注明出差人数)并经部门总监或分管副总经理批准。
2.出差借支,经办人应事先填写《出差申请单》,并根据《开会通知》或《出差申请单》,根据公司差旅费标准,预计出差天数,出差人数,计算借支金额,填写《出差借支单》,按
《资金审批流程、权限一览表》报批。
3.差旅费报销时,报销人转交《开会通知》或《出差申请表》财务联及出差费用票据给相关会计审核,会计审核后呈交财务总监核准,总经理审批,会计录制记帐凭证核销。
附:
出差申请表
填写部门
申请人
目的地
出差时间
起至生
需乘坐的交通工具
□飞机□火车□汽车□其他
出差目的
部门总监审批
跨级别非标准费用出差特批
总经理批准:
总监出差审批