文件管理制度-(1)文档格式.doc

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适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等，以及各部门制定的内部使用文件。

3、职责：

3.1办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理；

3.2各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。

4、管理要求

4.1文件的发放

4.1.1各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。

根据文件的性质分为：

受控文件和临时文件。

受控文件是公司内正式、长期执行文件；

临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件，临时文件的有效期不超过3个月。

4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期；

临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章，填写分发号和发放日期。

4.1.3文件编号应严格执行下表的规定：

序号

文件编制部门

编号

1

董事办

DS

7

后勤部

HQ

2

董秘办

DM

8

采购部

CG

3

总经办

ZB

9

销售部

XS

4

财务部

CW

10

零货库

LS

5

办公室

BG

11

整件库

ZK

6

质管部

ZG

12

信息部

XX

4.1.4文件发放时由文件发放部门填写“受控/临时文件收发记录表”，由文件接受部门负责人（或部门负责人指定）签字接收，实行“谁签字谁负责”的要求。

修改时间

修改内容

批准

审核

制定

年月日

年月日

4.2受控文件的保管与使用

4.2.1各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件。

其职责包括修订本部门“文件清单”；

妥善整理、装订和保管；

借阅时进行登记并及时回收；

文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。

4.2.2受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。

若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50---200元绩效；

并及时向文件发放部门申请补发。

4.3文件的复制

4.3.1使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制，各部门不应擅自复制，否则扣绩效100元/张。

4.3.2文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章。

4.3.4复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表”上进行登记，由接收人签字。

4.4文件的更改与收回

4.4.1文件由文件发放部门根据需要进行更改。

需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。

4.4.2文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。

作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废”章。

4.4.3因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。

4.4.4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”，由交、收双方签字。

4.4.5作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。

4.5电子版受控文件的管理

4.5.1不准擅自下载受控文件内容。

4.5.2文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。

附件：

文件收发记录表

文件名称

部门

份数

页数

接收人

回收人

备注