某上市企业SA社会责任体系文件管理.doc
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Q/HFF46—2002
2009-04-01实施
2009-04-01发布
体系文件管理
QMB-GB.029—2009
Q/MB
美的制冷家电集团冰箱事业部企业标
准
1
QMB-GB.029-2009
签署页
编制：
审核
会签：
会审：
批准：
修订页
编制/修订原因说明：
为适应美的制冷家电集团企业标准《体系文件管理》中的相关规定，规范企业流程，对体系文件管理重新进行修订。
章节号
修订内容
编制/修订人/时间
新编，第1版
王海文2006.11.28
2
3
4.2
4.9.4
4.3.2
4.9.8
4.6.6
4.2
4.3
4.5
4.9.4
5
原引用标准“QJ/MB01.04-2006企业技术标准的标准格式和QG/MB06.02-2006技术标准管理”修订为“《GB/T19000-2000质量管理体系――基础和术语》；《GB/T19001-2000质量管理体系要求》；《GB/T19004-2000质量管理体系――业绩改进指南》”；
增加“本标准采用《GB/T19000：
2000质量管理体系—基础和术语》中的定义和下列定义”；删除名词解释3.2职能部门，3.3职能部条款；此标准中所有“各职能部门”修订为“各部门”；
“所有管理标准由制造中心下属品质部归口管理”因组织架构变更修订为“…由冰箱事业部品质管理部归口管理”；
表三中的部门代号根据新的组织架构重新调整.
企业标准编号规则调整；
增加“电子版本文件和记录的保存”；
增加“在文件修订页由文件拟订人员增加审核、会审、会签、批准人员的名单”.
体系文件归口部门更改为营运管理部；
企业标准重新分类及编号规则调整；
体系文件编制审批发布流程的修改；
记录表格的编号规则调整、增加“记录表格的统一归档要求”；
增加“体系文件考核指标”。
陈仙铜2007.01.21
郑英/陈仙铜
2007.06.10
黄飞云2008.01.21
4.5
4.6.10
调整为营运与人力资源部的称呼与相关内容
修改作业指导书类文件的审批和归档发布权责
规定品质管理部和营运与人力资源部文件初审的权责
增加现场作业指导书的管理规定
张斌2008.9.23
2
4.2
4.4.3
引用文件中增加《SA8000：
2008社会责任管理体系要求》
增加SA8000社会责任管理体系
增加SA8000社会责任管理体系
陈仙铜2009.04.01
III
体系文件管理
1范围
本标准规定了美的制冷家电集团冰箱事业部（以下简称冰箱事业部）体系文件和记录的批准、发布、修订、
使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制。
本标准适用于冰箱事业部。
2引用文件
a）《GB/T19000-2000质量管理体系――基础和术语》
b）《GB/T19001-2000质量管理体系要求》
c）《GB/T19004-2000质量管理体系――业绩改进指南》
d）《GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南》
e）《GB/T28001-2007职业健康安全管理体系规范》
f）《HSPMQC080000：
2005有害物质过程控制体系要求》
g）《SA8000：
2008社会责任管理体系要求》
3术语和定义
本标准采用以上引用文件中的定义和下列定义：
3.1文件归口管理部门
负责组织起草、修订、解释、废止文件，评审文件的适宜性和有效性，对文件运行过程出现的分歧或争
议进行协调的部门为文件及其记录的归口管理部门。
3.2体系文件：
规定冰箱事业部及各部门运作流程并经相关权限批准发布的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、
跨部门的和重复使用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求和职责权限，具有相对的稳定性。
3.3文件审核:
由文件编制部门领导，对本部门编制文件质量的充分性进行把关。
3.4文件会签:
由文件执行的相关部门负责人，对文件中对本部门业务或管理活动规定的适宜性进行确认。
3.5文件会审:
由拟发布文件的管理部门负责人，对此文件是否符合管理要求进行的确认。
3.6文件批准:
文件生效前所进行的对文件的充分性、适宜性所作的最终认可。
3.7归档发布:
由文件管理部门对文件原件进行归档保存，纳入受控清单，按规定的分发范围进行发放的一系列过程。
4管理程序
4.1文件控制流程
文件通用控制流程见上图。
4.2体系文件包括:
a）企业标准：
管理标准、技术标准、工作标准。
b）外部文件：
法律法规、标准及其它要求、外部提供的图样、技术要求、说明书及参考资料、顾客提供的文件和记录等。
所有管理标准由冰箱事业部营运与人力资源部归口管理，所有技术标准由研发中心标准化室归口管理，所有工作标准由营运与人力资源部归口管理；涉及到质量管理体系、环境管理体系、QC080000有害物质过程控制体系、SA8000社会责任管理体系的内审、管理评审、第二方审核以及第三方审核由品质管理部归口管理。
国内产品认证由技术研发中心管理，海外产品认证由海外营销公司管理。
外部文件中除与产品有关的国家或行业技术标准由研发中心负责收集、发布外，其他全部由使用部门收集并报营运与人力资源部统一发布，发布以内部文件形式发布，具体内容见4.7.1。
4.3企业标准分类及编号规定
4.3.1分类：
4.3.1.1冰箱事业部管理标准分四层管理：
a）第一层：
管理手册；
b）第二层：
程序文件；
c）第三层：
体系管理标准；
d）第四层：
工作指引。
4.3.1.2技术标准的分级见QMB-GC12.004-2008；
4.3.1.3工作标准的分级见QMB-GC02.002-2008和QMB-GC02.003-2008；在审批发布流程中分二级管理；
一级：
中层人员（含P3、M3、P4、M4）；
二级：
其他人员；
高层人员（含M5/P5以上）工作标准制定权在制冷家电集团行政与人力资源部。
4.3.1.4管理标准、技术标准、工作标准分类见表一。
4.3.2企业标准编号的方法及表达形式
4.3.2.1完整的企业标准编号格式如下：
如:
QMB-GC01.001-2008a
上图说明见下表：
区分
代号
代表对象
区分
代号
代表对象
企业标准类
Q
企业标准
标准类
J
技术标准
标准类
G
管理标准
标准类
W
工作标准
美的冰箱事业部代号：
用字母“MB”表示；
标准类代号见QMB-GC02.002-2008a和QMB-GC02.003-2008a
顺序号
按发布的先后顺序编号，如001、002…，如超过999则顺延编号，各类文件编号时顺序需要从001起编
年份号
按发布的年份编号，如2008、2009…
版本号
同一年内修订发布标准，在发布年号后面增加一位小写英文字母，a、b、c……来区别版本，a表示同一年内第一次修订，b表示同一年内第二次修订等
4.3.2.2企业标准说明
美的制冷家电集团冰箱事业部企业标准用“美的制冷家电集团冰箱事业部企业标准”为标志。
4.4文件编号规定
4.4.1与产品有关的国家或行业技术标准无须另外编号；
4.4.2其他外部文件使用公文编号；
4.4.3企业标准编号按下表规定执行，由归口管理部门统一编号管理。
表一：
标准分类表
标准类别
标准层级
标准分类
标准代号
标准编号
管理
标准
（G）
第一层
管理手册
A
QMB-GA.***-200**
第二层
ISO9001质量体系
B
QMB-GB.***-200**
ISO14001环境管理体系
B
QMB-GB.***-200**
OHSAS18001职业健康安全体系
B
QMB-GB.***-200**
QC080000有害物质
过程管理体系
B
QMB-GB.***-200**
计量体系
B
QMB-GB.***-200**
SA8000社会责任管理体系
B
QMB-GB.***-200**
第三层
标准编写规则
C01
QMB-GC01.***-200**
标准化管理标准
C02
QMB-GC02.***-200**
质量管理标准
C03
QMB-GC03.***-200**
产品企划
C11
QMB-GC11.***-200**
设计开发
C12
QMB-GC12.***-200**
采购管理
C13
QMB-GC13.***-200**
生产制造
C14
QMB-GC14.***-200**
检验和试验
C15
QMB-GC15.***-200**
仓储与运输
C16
QMB-GC16.***-200**
销售管理
C17
QMB-GC17.***-200**
售后服务
C18
QMB-GC18.***-200**
顾客满意
C19
QMB-GC19.***-200**
环境管理体系类
C31
QMB-GC31.***-200**
职业健康安全管理体系类
C32
QMB-GC32.***-200**
能源管理标准
C33
QMB-GC33.***-200**
社会责任体系
C34
QMB-GC34.***-200**
战略与投资管理
C41
QMB-GC41.***-200**
法务
C42
QMB-GC42.***-200**
IT管理
C43
QMB-GC43.***-200**
行政和后勤
C44
QMB-GC44.***-200**
人力资源
C45
QMB-GC45.***-200**
审计
C46
QMB-GC46.***-200**
财务管理
C47
QMB-GC47.***-200**
第四层
工作指引
D**
QMB-GD**.***-200**
技术
标准
（J）
基础标准
体系类基础标准
10
QMB-J10.***-200**
技术类基础标准
11
QMB-J11.***-200**
制图及术语类基础标准
12
QMB-J12.***-200**
其他类基础标准
19
QMB-J19.***-200**
产品标准
产品标准
20
QMB-J20.***-200**
设计标准
基础通用类设计规范
30
QMB-J30.***-200**
结构类设计规范
31
QMB-J31.***-200**
制冷系统类设计规范
32
QMB-J32.***-200**
电控类设计规范
33
QMB-J33.***-200**
电器类设计规范
34
QMB-J34.***-200**
平面印刷类设计规范
35
QMB-J35.***-200**
工艺和半成品标准
通用工艺规范
40
QMB-J40.***-200**
总装工艺规范
41
QMB-J41.***-200**
部装工艺规范
42
QMB-J42.***-200**
钣金工艺规范
43
QMB-J43.***-200**
注塑、挤塑工艺规范
44
QMB-J44.***-200**
半成品技术标准
48
QMB-J48.***-200**
其他工艺规范
49
QMB-J49.***-200**
原材料和零部件标准
制冷系统类
51
QMB-J51.***-200**
电器电控类
52
QMB-J52.***-200**
平面包装类
53
QMB-J53.***-200**
塑料类
54
QMB-J54.***-200**
钣金类
55
QMB-J55.***-200**
原材料类
56
QMB-J56.***-200**
综合类
59
QMB-J59.***-200**
生产设备和工装标准
生产类外购设备标准
61
QMB-J61.***-200**
生产类设备备件标准
62
QMB-J62.***-200**
基础设施标准
63
QMB-J63.***-200**
工艺装备标准
64
QMB-J64.***-200**
计量与测试仪器标准
计量与测试仪器标准
70
QMB-J70.***-200**
质量检测方法标准
质量检测方法标准
80
QMB-J80.***-200**
其他技术标准
安装交付技术标准
90
QMB-J90.***-200**
服务技术标准
91
QMB-J91.***-200**
环境技术标准
92
QMB-J92.***-200**
能源技术标准
93
QMB-J93.***-200**
安全技术标准
94
QMB-J94.***-200**
职业健康技术标准
95
QMB-J95.***-200**
搬运储存技术标准
96
QMB-J96.***-200**
信息技术标准
97
QMB-J97.***-200**
其他类技术标准
99
QMB-J99.***-200**
工作
标准
（W）
通用工作标准
管委会
01
QMB-W01.***-200*a
营运与人力资源部
（副）总监
10
QMB-W10.***-200**
营运管理
11
QMB-W11.***-200**
综合管理
12
QMB-W12.***-200**
IT管理
13
QMB-W13.***-200**
其他
14
QMB-W14.***-200**
投资管理
15
QMB-W15.***-200**
招聘管理
21
QMB-W21.***-200**
绩效管理
22
QMB-W22.***-200**
薪酬福利管理
23
QMB-W23.***-200**
其他
24
QMB-W24.***-200**
财务管理部
（副）总监
30
QMB-W30.***-200**
财务规划管理
31
QMB-W31.***-200**
成本控制管理
32
QMB-W32.***-200**
会计核算管理
33
QMB-W33.***-200**
存货管理
34
QMB-W34.***-200**
销售管理
35
QMB-W35.***-200**
单证管理
36
QMB-W36.***-200**
物资管理
37
QMB-W37.***-200**
其他
38
QMB-W38.***-200**
品质管理部
（副）总监
40
QMB-W40.***-200**
体系管理
41
QMB-W41.***-200**
品质改进
42
QMB-W42.***-200**
测试验证
43
QMB-W43.***-200**
其他
44
QMB-W44.***-200**
供应链管理部
（副）总监
50
QMB-W50.***-200**
体系管理
51
QMB-W51.***-200**
采购管理
52
QMB-W52.***-200**
模具管理
53
QMB-W53.***-200**
其他
54
QMB-W54.***-200**
技术研发中心
（副）总监
60
QMB-W60.***-200**
技术管理
61
QMB-W61.***-200**
工艺管理
62
QMB-W62.***-200**
开发部
63
QMB-W63.***-200**
其他
64
QMB-W64.***-200**
海外营销公司
（副）总监
70
QMB-W70.***-200**
市场管理与推广
71
QMB-W71.***-200**
产品技术区
72
QMB-W72.***-200**
业务片区
73
QMB-W73.***-200**
其他
74
QMB-W74.***-200**
国内营销公司
（副）总监
80
QMB-W80.***-200**
市场部
81
QMB-W81.***-200**
销售部
82
QMB-W82.***-200**
各地产品管理中心
83
QMB-W83.***-200**
顾客服务部
84
QMB-W84.***-200**
其他
85
QMB-W85.***-200**
工
厂
A高新区工厂
B经开区工厂
C广州工厂
（副）总经理
90
QMB-W90.***-200**
制造部
91
QMB-W91.***-200**
技术部
92
QMB-W92.***-200**
品质部
93
QMB-W93.***-200**
设备部
94
QMB-W94.***-200**
车间
95
QMB-W95.***-200**
其他
96
QMB-W96.***-200**
4.5文件编制审批发布流程：
见表二；
表二
标准
分类
标准
分级
编制
审核
会签
会审
批准
归档发布
管理
标准
一级
品质管理部
管理者代表
各部门负责人
营运管理部
事业部总经理
营运管理部
二级
归口部门
部门负责人
相关部门负责人
品质/营运
事业部总经理
营运管理部
三级
归口部门
部门负责人
相关部门负责人
品质/营运
部门负责人
营运管理部
四级
归口部门
部门负责人
相关部门负责人
营运管理部
部门负责人
营运管理部
技术
标准
/
编制人
部门负责人
相关部门负责人
编制人模块经理
标准化室
经理
技术总监
标准化室
作业
指导
书类
工艺
各工厂
工程部
工艺经理
生产/品质负责人
/
工程部长
工程部
品质
工厂品质部
部门负责人
各工厂品质部长
/
品质部总监
品质部
设备
设备工程师
设备模块经理
生产/工艺
技术部
工程部长
工程部
工作
标准
一级
营运与人力
资源部
人力资源部总监
相关部门负责人
/
事业部总经理
人力资源部
二级
归口部门
部门负责人
/
人力资源部
部门负责人
人力资源部
二、三级管理标准中，涉及到质量体系管理标准的，由品质管理部体系管理进行初审，涉及到运营系统的管理标准，由营运与人力资源部综合管理进行初审。
对新增的管理类体系文件，在走MIP审批流程前，文件编制人员应到营运管理部体系管理专员处确认审批人清单并获取编号；
对与过程工作相关性强，用于规定体系管理中必需过程的三级管理文件，应以二级管理标准的形式发布，其审批流程按二级标准规定的要求执行。
4.6文件控制要求
4.6.1文件归口管理部门负责组织文件的起草、修订、解释、废止，评审文件的适宜性和有效性，相关职
能部门应按归口管理部门的计划执行。
4.6.2管理标准编制格式以本文件标准模版格式编制，文件内容应包括“目的与范围”、“名词解释”、“引
用标准”、“管理程序”、“记录”、“相关文件”等，不适用项可省略，技术标准格式应符合QMB-J10.002-2007。
4.6.3标准编制部门确保文件在会签之前已经在部门内部就文件的内容达成一致，再按编制审批流程进行。
4.6.4文件会签人员负责审查该文件的内容和本部门的文件是否有冲突或不适宜之处，并提出修改意见。
4.6.5文件会审部门负责审查该文件的格式、内容是否符合标准要求。
4.6.6凡是需走MIP或PDM审批流程的标准、图纸、通知单等文件，由文件拟订部门在文件修订页需事先
填写上审核、会审、会签、批准人员名单，日期由营运与人力资源部/研发中心技术管理部或其它备案人员依据MIP/PDM审批流程中的签署日期填写。
4.6.7企业标准上挂PDM系统公用文件夹，放在“企业标准体系”目录内，各使用部门或人员按规定路径
进行查询和使用。
文件归口管理部门应确保文件的正确、有效。
4.6.8除非有特殊的管理需要，标准一律采用电子文件形式发布。
4.6.9质量、环境、健康安全管理手册是质量、环境、健康安全管理的的纲领性文件，涉及到质量环境、
健康安全管理体系的所有文件不得与其发生冲突，若有冲突必须按管理手册规定的原则和要求进行修订；标准中凡和国家标准、行业标准以及适用的法律法规有冲突的则视为无效，必须重新修订。
4.6.10现场的作业指导书由使用部门提出需求申请，归档发布部门进行下发或替换并做好登记。
归档发布部门定期对现场作业指导书的有效性进行稽查，稽查内容包括：
文件版序号是否正确、是否清晰并易于获取等。
稽查发现的不符合文件应及时替换并对责任人进行考核。
4.6.11各部门应建立本部门有关的《体系文件清单》，用于工作指引和内外部审核。
4.7体系文件发布、回收和作废
4.7.1体系文件的发放
文件一般只通过PDM以电子版本形式发布。
文件发布后，各文件归口管理部门负责更新文件清单，若
需做书面发放的应由发放部门加盖受控章，并做收发记录。
电子文本文件的发布可以不填写《文件收发记录》。
4.7.2未盖控制印章的书面文件一律视为参考的文件，不具执行力。
4.7.3重新发布、回收和作废
4.7.3.1更改后文件的重新发布
文件更改后须换版重新发布，对于修改的条款应着红色标记，修订后的文件按新的实施日期开始生效。
如文件的更改内容仅涉及到格式的转换、文字的部分调整、或增加、删减内容对流程运作不产生实质性影响，且原有审批流程人员没有变更的，经文件归口管理部门领导同意后，修订后的文件可不经会审、审核、会签等，直接由信息员上挂PDM系统，替换原文件。
否则，需按全新文件控制要求执行。
4.7.3.2修订后文件的回收和作废
各部门文件管理员应及时更新相应文件并回收逾期作废的书面版本文件并销毁，需保留逾期作废书面文
件须加盖相应逾期或作废标识。
4.8文件评审、修订
4.8.1标准归口管理部门每对企业标准评审不少于一次。
在以下情况（但不限于）应组织对标准的评审，必要时进行修订，并由授权人员确定其适宜性。
——组织结构发生重大调整时；
——产品结构出现重大调整时；
——流程发生重大调整时；
——法律法规有特殊要求时；
——体系运行无效时（如发生重大质量问题、环境事故、职业健康安全事故、事件等）；
——管理评审决定调整时；
——出现重大环境因素或重大危险源较大调整时；
——相关部门提出流程调整申请时。
4.8.2修订要求
a）修改后要调整版本号
b）在文件的修改页填写修改内容
4.9记录表格控制
4.9.1记录表格的形成
当需要重复记录某一过程的输出时，应制定固定的记录表格，新记录表格应和其支持文件一起审批、归
档。
新编或新修订的体系文件中有记录表格的，在走MIP审批流程前，到PDM上查询其表格对应编号；如没有编号，须到营运与人力资源部办理表格编号；表格和对应编号应在体系文件正文中统一注明。
4.9.2记录表
升级会员 