企业管理制度汇编.docx
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企业管理制度汇编
企业管理制度汇编
企业管理制度汇编第一章公文管理
1．公文的种类
1.1决定：
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
1.2通告：
适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
1.3通知：
适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。
1.4通报：
适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。
1.5报告：
适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。
1.6请示：
适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。
1.7会议纪要：
适用于记载和传达会议情况和决定事项。
1.8函：
适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
2．发文
2.1凡以公司名义制发的文件，一般文件由总经理以上人员签发，重要文件需请示执行董事同意后，由有关部门负责拟稿，由执行董事签发。
2.2公司所有签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。
2.3以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，按照印章使用程序办理相应手续盖章后发出。
2.4复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。
2.5发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。
3．公文格式
3.1公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。
3.2发文字号格式：
部门简称+（年号）+文件编号（**号），例如行政人事部发文：
行政人事（2008）012号，表示行政人事部2008年发的第12次公文。
3.3紧急文件分别标明“特急”、“急件”。
3.4公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：
“关于******请示”（报告、通知、决定、通报）。
3.5公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。
3.6公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。
4．行文规则
4.1“请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。
4.2“报告”中不得带请示事项。
4.3行文统一使用《签报单》并付上公文，给各级领导批示。
5．公文立卷、归档及销毁
5.1公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。
5.2没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。
第二章请示报告制度
目的：
为建立良好的工作秩序，进一步规范公司的办事程序，提高工作和办事效率，特制定本制度。
1请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或报告工作。
2请示工作可采取发送《签报单》及口头请示两种形式进行，重大、重要工作的请示，必须报送《签报单》。
3《签报单》的报送，需经本部门及有关职能部门审核后，再报主管领导、总经理审批。
审批时间一般不超过3个工作日，紧急工作事宜，需及时签署审核、审批意见。
4请示的工作事项办毕后，承办部门负责人（承办人）应及时向有关领导汇报办理情况，便于领导统筹安排下一步工作。
5涉及费用支出的事项，未经请示不得擅自决定，否则，其费用由有关责任人自理。
6本规定也适用使用电子办公系统的请示与报告。
第三章资料管理
1．目的
明确公司资料管理原则，建立完善准确的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。
2．定义
资料是指公司在经营活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。
3．原则
3.1部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。
3.2各部门上交资料，需填写移交表。
3.3行政人事部按规定格式填写案卷目录。
3.4公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。
3.5公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。
4．需要保管的档案资料及其分类
4.1文书类：
营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。
4.2财务类：
各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐等）、会计报表等由财务部负责保管。
4.3物业类：
施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由物业部保管，项目完工后移交给行政人事部。
4.4策划类：
市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。
4.5销售类：
客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。
4.6图书资料：
公司各部门所购买的图书资料统一交由行政人事部，存放于阅览室，员工需要用时需办理借阅手续。
5．有关注意事项
5.1各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。
5.2各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。
对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。
6．档案目录制定
所有档案的前二级目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。
7．处理条例
有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1）毁损、丢失或擅自销毁公司资料；
2）擅自向外界提供、抄摘公司资料；
3）涂改、伪造资料；
4）未及时归还；
5）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）
第四章门禁管理规定
1．总则：
为维护公司安全及使人员、车辆、物品出入的管理有所遵循，特订定本规则。
2．适用范围：
人员、车辆、物品出入公司门口时，应遵守本规定，由保安负责管理。
3．人员出入管理：
4.1本公司人员：
总经理以下员工（周六除外），应按规定穿着工装。
4.2非本公司人员：
如因公需入公司者，前台文员应登记并联系相关人员接待，离开时登记出公司时间，同时须注意是否有物品出入。
4.3参观人员：
3.3.1政府机关或本公司人员亲友等如有必要入公司参观，须先经得行政人事负责人同意。
入公司时前台文员应于登记并签注入公司时间，参观完毕出公司时签注出公司时间，翌日送行政人事部门存查。
3.3.2本公司经理级以上人员陪伴宾客参观事前免办申请手续，但应于当日内补填登记，送保安签注入出公司时间后送行政人事部门存查
3.3.3参观时间以上班时间内为限。
未经行政人事部同意，不允许来访人员拍照或摄影。
4．大件物品出入管理：
4.1外来物品：
携带大件物品入公司应在来访人员登记时备注，出公司时核查。
4.2公司物品：
公司大件物品要搬出公司，须提供相关部门提供的证明，由前台文员/保安电话向行政人事部汇报，得到肯定答复后予以放行。
第十一章名片管理
1.公司员工的名片经行政人事部审核后统一印制，个人不得私自印制。
2.名片上须注明公司传真、办公电话、公司邮箱及公司网站名称。
3.印制名片要提前三天填写《名片印刷申请表》，由部门负责人签字后送行政人事部。
4.新印制名片要在行政人事部备案，已备案的名片，在增印时可不再备案。
5.员工离职时，应将名片交回行政人事部。
第十二章通讯管理
1.公司办公楼电话总机由行政人事部负责安排人员转接。
2.部门的电话机、传真机及其它办公设备的购买、维修，由行政人事部统一负责。
3.手机由员工个人购买。
4.手机话费限额标准：
公司根据员工的职责及级别实行限额包干，超出部分自付，具体每月限额如下：
（1）执行董事：
全报；
（2）总经理：
全报；
（3）副总理：
120元；
（4）总助：
100元；
（5）经理：
80元；
（6）副经理：
60元；
（7）主管：
50元；
（8）司机：
0-200元；
（9）其他职员通讯标准按“行政人事”、“财务”双签执行；
注：
1、没有设置手机费定额因工作需要手机费的岗位，或者是已设置定额因工作需要超标的岗位，由部门负责人申请，经行政人事负责人、主管领导审核后，报总经理批准生效；
2、以上已设置定额的岗位，但实际工作中不需要，或者是定额高于实际工作需要的，由各部门负责人提出，经行政人事负责人、主管领导批准报行政人事部备案生效。
5．第四条所定的岗位话费标准只是一个原则性参考标准，所有在职员工及新入职员工必须经过批准，财务部才可在员工工资中予以发放。
6．话费实施凭发票报销，享有话费补贴员工的手机必须24小时开机。
7．手机号码由员工自行购买，为了节省费用要选择话费优惠号码及尽量使用固定电话。
因工作需要需在公司直线拨打长途电话时，应在行政人事文员处做好登记。
8．公司固定电话费行政人事部文员每月5号以前要及时到电信局缴交，否则造成欠费停机一次，将对责任人进行一定的经济处罚。
第十三章会议管理办法
1．职责/权限：
行政人事部：
公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。
会议的接待工作。
会议室的日常清洁。
行政人事文员：
公司例会的接待与会后的台面整理工作。
部门文员：
部门会议的接待与会后的台面整理工作。
2．会议的组织：
2.1公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。
2.2部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。
2.3会议准备：
会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。
2.4拟定会议内容：
决定会议目的，归纳会议事项与要点。
2.5确定参会者。
2.6决定会议方式。
2.7选择开会时间、地点。
2.8拟定议事日程。
2.9会场布置：
会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。
2.10会议通知：
通知内容包括：
会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、议程、注意事项等等。
2.11会前审核：
会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重大的疏漏。
2.12会场准备：
扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题、茶水。
2.13会中事务：
签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。
2.14会议记录。
2.15会后工作：
撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。
3．会议室使用：
会议室使用须向行政人事部统一提出申请，由行政人事部统一安排。
4．会议纪律：
4.1实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。
4.2按时到会，不准迟到和早退。
4.3会议期间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。
4.4会议室内严禁大声喧哗与来回走动。
4.5会议室禁止吸烟。
5．会议要领：
要严格遵守会议的开始时间。
要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。
要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
6．注意事项：
6.1发言内容不得偏离议题。
6.2发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。
6.3个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。
6.4不可取用不正确的资料。
6.5不要尽谈些期待性的预测。
6.6发言不可不懂装懂，胡言乱语。
6.7尽量不要谈到抽象论或观念论。
6.8发言的内容应该朝着结论推进。
6.9主持人应当引导在预定时间内做出结论。
6.10讨论会议发言者不可过于集中于某些人。
6.11小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。
6.12全体会议人员都应专心聆听发言。
6.13不可打断他人的发言。
6.14不可对发言者吹毛求疵。
6.15在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。
6.16应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
6.17应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
7．其他：
主持会议须知：
注意开会时间。
了解会议目的。
善于引导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表决、应获得结论。
参加会议须知：
研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。
会议中提问方法：
间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。
8．附公司会议名录：
略。
第十四章办公用品管理办法
1．目的：
提高办公人员的工作效率，减少办公室的经费开支，增加经济效益。
2．职责/权限：
物业部：
负责办公用品的统一申购、汇总、保管、分发、报损、盘点等管理。
行政人事部：
权限内办公用品申购的批准。
部门负责人：
部门办公用品的申请的审核，指导部门员工避免浪费，节约资源。
3．规定内容：
3.1为了统一所有办公用品的上下限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政人事部统一负责。
3.2申购手续：
3.6.1公司统一于每月25日由各部门统一汇总申购下个月部门/个人需使用办公用品。
3.6.2如平时耗量过大，每周一可补申购一次，其余时间一概不予办理。
3.6.3各部门须根据各办公用品库存情况以及消耗水平，结合日常需求量，确定最终申购量。
3.6.4各部门根据最终申购量填写《物品申购表》，须清楚写明品名、规格、单价、数量、金额、用途及需用日期等。
3.6.5报经相关权限人审批。
获批后的《物品申购表》交行政人事部办公用品管理人员分类汇总采购。
3.3采购：
3.6.1行政人事部严格追踪到货时间。
3.6.2行政人事部对到货用品必须认真核对品名、规格、数量与质量，确保无误。
3.6.3行政人事部在对方送货单上签名后交财务部核签，并登记到货日期、数量等。
3.6.4行政人事部协助供应商持签收的送货单，凭发票到公司财务部结算货款。
如手续不符，财务部应不予结款。
3.4用品分发：
3.6.1办公用品不得重复领取，行政人事部统一建立《办公用品部门领用登记表》和《办公用品个人领用登记表》。
3.6.2部门/个人领用物品均须登录领用登记表。
部门用品需由部门负责人签收，个人用品由本人签收。
3.6.3重复领用物品（包括有残余部分的一次性损耗品如双面胶）必须以旧换新。
3.6.4负责办公用品发放的部门负责人员应每次认真填写《办公用品领用登记表》详细记录，作为发放与盘点依据。
3.5库存用品保管：
3.6.1所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出库管记录，建立基本库存标准。
3.6.2办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况，单品小于基本库存时须进行申购。
3.6.3库存品切实履行先进先出原则。
3.6.4经常整理与清扫用品仓库，必要时要实行防虫防鼠等保全措施。
3.6办公用品盘存：
3.6.1办公用品每月25日盘点库存。
盘点工作由行政人事部负责。
3.6.2盘点工作务必做到账物一致，如果不一致必须查出原因，然后调整账目，使两者一致。
物品遗失由负责办公用品管理人员照价赔偿。
3．7价值在100元以上的办公用品发生故障，须报行政人事部联系进行维修。
3．8离职回收：
3.8.1员工调职/离职时需按《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按原价赔偿，未交回物品按原价赔偿。
3.8.2部门负责人调职/离职时需按照《办公用品部门领用登记表》、《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按原价的扣款，未交回物品按原价扣款。
第十五章钥匙管理办法
1.为管理办公场所物品的整洁及安全，特定本办法。
2.公司钥匙由行政人事部统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理。
3.如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。
4.部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。
5.钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。
6.1离职时应将钥匙缴交行政人事部负责人。
6.2钥匙遗失时，应立即向行政人事部报备。
6.3非经物业部同意不得复制。
6.4不能任意借予外人使用。
第十六章印章管理办法
1．印章的种类：
1.1印鉴：
公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。
1.2职章：
刻有公司法定代表人的印章。
1.3部门章：
刻有公司部门名称的印章。
其不对外单位的部门章可加注"对内专用"
1.4职衔签字章：
刻有部门负责人以上职衔及签名的印章。
2．印章的使用规定：
2.1对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司公章。
2.2以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖公司公章。
2.3以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由部门负责人签章，盖公司公章。
2.4各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。
2.5涉及公司对外业务、经济类协议、合同，盖公司合同章。
3．印章的监印：
3.1法定代表人章及特定业务专用章得由财务部核定监印人员。
3.2公司公章、公司合同章由行政人事部核定监印人员。
3.3其它印章由相关部门主管领导级以上人员或指定监印人员。
4．印章盖用：
4.1文件需用印时，应先填写"用印申请单"，经部门负责人核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。
4.2监印人除于文件、文稿上用印外，并应于"用印申请单"上加盖使用的印章存档。
5．各种印章由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。
6．监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。
7．印章遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。
第十七章保密制度
1.总则：
为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。
公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。
对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。
2．保密范围和密级确定：
2.1公司秘密包括：
2.1.1公司重大决策中的秘密事项。
2.1.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
2.1.3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
2.1.4公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
2.1.5公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
2.1.6公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。
2.1.7其他经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
2.2公司秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
2.3公司秘级的确定：
2.3.1公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、总工程师及总经理移动硬盘为绝密级；
2.3.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、行政人事及财务人员移动硬盘为机密级；
2.3.3公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。
保密期限届满，自行解密。
3.保密措施：
3.1属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的秘密由行政人事部负责保密。
3.2对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
3.2.1非总经理批准，不得复制和摘抄；
3.2.2收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；
3.2.3在设备完善的保险装置中保存。
3.3属于公司秘密的设备或者产品的运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。
3.4在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。
3.5具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
3.5.1选择具备保密条件的会议场所；
3.5.2根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；
3.5.3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
3.5.4确定会议内容是否传达及传达范围。
3.6不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
3.7公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政人事部；行政人事部接到报告，应立即做出处理。
4.责任与处罚：
4.1出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资2000元以上10000元以下：
4.1.1泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
4.1.2违反本制度规定的秘密内容的；
4.1.3已泄露公司秘密但采取补救措施的。
4.2出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。
4.2.1故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
4.2.2违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
4.2.3利用职权强制他人违反保密规定的。
5.附则：
本制度规定的泄密是指下列行为之一：
（一）使公司秘密被不应知悉的；
（二）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
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