保密档案管理制度.docx
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保密档案管理制度
保密档案管理制度
（2015年12月版本）
1.
总则2
1.1.
目的2
1.2.
适用范围2
1.3.
权责部门2
2.
保密办法2
2.1.
密级的分类2
2.2.
公司保密范围3
2.3.
部门保密范围3
2.4.
保密期限6
2.5.
文件保密措施6
2.6.
文件复印、领用、查阅权限6
3.
U盘管理办法7
4.
网络信息管理7
5.
员工泄密处理7
6.
权利与义务8
7.
注意事项8
8.
生效日期8
9.
附件9
9.1.
U盘使用管理表格9
9.2.
文件复印/领用管理表格10
9.3.
档案借阅审批单11
1．总则
目的
为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
适用范围
权责部门
董事局、法务部、行政部负责本制度制定、修改、废止之起草工作。
督查小组按照本制度执行监督。
总裁负责本制度制定、修改、废止之核准。
2．保密办法
公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、纪要、目录、清单、合同、协议、备忘录等。
密级的分类
公司所有文件都需标注其密级。
公司文件的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“公开”四级：
绝密是指最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害的，仅限于公司内部个别人员知悉。
机密是指重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害的，仅限于文件处理过程中的相关人员知悉。
秘密是指一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害的，仅限于公司内部员工知悉。
公开是指公司可对内、对外公开的，不会损害公司的权益和利益的各类文件资料。
公司保密范围
公司商业机密。
公司重大决策中的秘密事项。
公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
公司所掌握的尚未公开的各类信息。
公司工资薪酬福利待遇。
其它经公司确定应当保密的事项。
部门保密范围
董事局保密范围
（1）公司发展决策、经营战略、经营规划、经营方向、可行性报告等——机密文件;
（2）部门经手或保管的其它秘密文件。
总裁办保密范围
（1）公司发展决策、经营战略、经营规划、经营方向、可行性报告等——机密文件;
（2）部门经手或保管的其它秘密文件。
财务部保密范围
（1）公司财政预算、决策报告、财务报表、统计资料、财务分析报告、审计资料、银行账号——机密文件；
（2）预算文件——机密文件；
（3）各类合同——机密文件；
（4）账本、账套、凭证——机密文件；
（5）客户出入金资料——机密文件；
（6）客户信息——机密文件；
（7）部门保管或经手的其它秘密文件。
人事部保密范围
（1）公司未公布的人事调动、人事任免——机密文件；
（2）公司机构的设置、编制、人员档案等——秘密文件；
（3）公司各级员工的个人薪金收入情况——机密文件；
（5）各类合同、保密协议——机密文件；
（6）部门保管或经手的其它秘密文件。
行政部保密范围
（1）商家报价单——秘密文件；
（2）与商家合同（采购单）——秘密文件；
（3）供应商、产品资料——秘密文件；
（4）物料入库（出库）单——秘密文件；
（5）部门保管或经手的其它秘密文件。
产品部保密范围
（1）购货合同类文件——机密文件；
（2）部门经手或保管的其它秘密文件。
客服部保密范围
（1）经纪商资料——机密文件；
（2）经纪人资料——机密文件；
（3）会员资料——机密文件；
（4）部门经手或保管的其它机密文件。
企划部保密范围
（1）活动策划方案——秘密文件；
（2）公司内部资料——秘密文件；
（3）对经纪商、经纪人内部通告、文件——秘密文件；
（4）部分注册信息——机密文件；
（5）网站、微信后台功能——机密文件；
（6）部门经手或保管的其它秘密文件。
法务部保密范围
（1）合同类文件——机密文件；
（2）部门经手或保管的其它秘密文件。
（1）公司组织、管理文件——秘密文件；
（2）融资条件、决议等资料——机密文件；
（3）客户信息、合同、协议、投资计划、定价政策类——机密文件；
（4）部门经手或保管的其它秘密文件。
（1）公司客户的资料——机密文件；
（2）公司销售合同——机密文件；
（3）部门保管或经手的其它秘密文件。
保密期限
秘密及以上级别文件保密期限为5年，特殊情况另外标明。
保密期限届满，除要求继续保密事项外，自行销毁。
文件保密措施
对于公司的保密级文本文件、资料和其他物品由各部门负责人保管；对于公司各类电子版保密级文件由各部门负责人或部门负责人指定人员保管，并对文件采取加密措施，公司员工需按级别查阅文件以防止泄露，员工禁止在未授权情况下以任何形式拷贝公司文档及资料。
在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总裁批准。
不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；不准在公共场所谈论公司秘密；不准通过其他方式传递公司秘密。
公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报督察小组；督察小组接到报告，应立即上报并作出处理。
督察小组对各部门保密文件及保密措施进行不定期检查。
文件复印、领用、查阅权限
员工查阅公司比自己级别高级别的文件必须填写档案借阅审批单。
绝密文件、机密文件：
公司总裁及其签字批准的人员。
秘密文件：
部门负责人以上领导及其签字批准的人员。
严禁复制绝密文件。
申请复制文件必须填写复印申请单，机密文件必须交由总裁批准，秘密文件由部门或部门负责人签字批准。
除总裁以外人员不得翻阅绝密文件，更不得留存文本文件和电子文件，以防止泄露。
部门负责人级别人员可以查阅、复印、领用本部门机密文件，跨部门查阅、复印、领用机密文件须经该部门负责人同意。
部门负责人级别以下人员跨部门查阅、复印、领用机密文件，须经本部门负责人批准及文件保管部门负责人同意。
部门负责人级别人员可以查阅、复印、领用公司秘密文件。
部门负责人级别以下人员可以查阅公司秘密文件；需复印、领用秘密文件的，须经部门负责人批准。
公司员工及客户可以查阅、领用公司公开文件资料。
3．U盘管理办法
公司员工未经批准不得使用除公司发放的U盘外的任何移动存储设备。
U盘需编号并配在相应的电脑上，员工不得私自将U盘带出公司。
如需外借或将U盘带出公司，需填写U盘使用管理表格（请查阅附件）。
4．网络信息管理
公司将实行上网行为监控、文件分级设密并定期更改密码、设定部门文件出入口、网络流量分级、以及全员固定内网沟通。
所有人员上班时间不可使用除钉钉外的各类社交软件（个别需要使用工作QQ人员除外）。
5．员工泄密处理
出现下列情况之一者，给予警告，并扣工资1000元以上2000元以下：
泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
已泄露公司秘密但采取补救措施的。
出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失并按公司《员工保密协议》约定的条款执行：
故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违反公司规章制度提供公司秘密的；
利用职权强制他人违反保密制度的。
6.权利与义务
公司提供员工正常的工作条件和业务拓展空间，努力创造有利于员工发展的环境；
员工需严格遵守本保密制度，防止泄漏公司秘密；
员工未经批准、不准复印、摘抄、随意或恶意拿走公司秘密文件、电脑软、硬件等；
员工未经批准、不得向他人泄露公司秘密、信息；
非经公司书面同意，不得利用公司秘密进行各类经营活动；
员工应妥善谨慎保管和处理公司及客户机密信息资料及固定资产，如有遗失应立即报告并采取补救措施挽回损失。
7.注意事项
公司人员应养成良好的保密习惯，做到：
不是自己应知道的事，不问；对别人不应知道的事，不说；公司重要资料不外传，不在聊天中泄露相关信息等等。
8.本制度自2015年12月21日起生效。
9.附件
U盘借用/外带登记表
文件查阅登记表
档案借阅审批单
附件
（1）U盘借用/外带登记表
（2）文件查阅登记表
（3）档案借阅审批单
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版本
编制人
编制日期
审核人
备注
1
申雅岚、罗洁
2015/12/11
袁海洋
2015年12月21日起执行
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