OUTLOOK邮件归档使用指引.docx

OUTLOOK邮件归档使用指引.docx

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OUTLOOK邮件归档使用指引

OUTLOOK本地归档使用指引

一、存档说明

因个人容量有限，当总量超过一定的比例后，服务器会发出“将满”的警告，量继续增大甚至将无法继续发送和接收新。

总量指所有含附件的总大小，包括收件箱、发件箱、已删除，因此有几点必须注意：

1、尽量不要发送大附件（一般10M以上就属于大附件，）大附件不但发送和接收速度慢，还会造成同一文件空间的重复占用，应尽量通过即时通讯工具（如MSN、）的文件传输功能或者共享文件夹的方式传送。

2、养成定期清除过期非重要的好习惯，这里要说明的是，第一次删除，会进入“已删除”文件夹中，此时并没有真正删除，还是在继续占用总量，因此需要到“已删除”中再此删除才会释放空间。

3、除了通过良好的使用习惯来避免超载外，一个比较行之有效、立竿见影的方法是通过Outlook中的归档功能，来将指定日期前的旧从服务器上归档到本地硬盘。

注意：

1、进行归档后，指定归档日期前的将从服务器下载到本地保存，通过WEB方式访问的时候将无法读取到这部分，要在工作机器外的其他地方访问归档，必须将归档文件通过移动介质拷贝后，在其他机器通过附加的方式，通过Outlook来读取（具体操作后面将做讲解）。

因此建议没有固定办公机器的同事不要进行此操作，以免造成不必要的麻烦。

2、以下操作以Outlook2010版本演示截图，其他版本Outlook操作界面不尽相同，但操作过程基本类似。

二、查看大小

1.Outlook客户端查看方法

正常登录2010客户端后，从左侧导航栏上找到“—XXX”，选中点击右键，点击数据文件属性。

在出现的属性界面中，点击“文件夹大小”，如下图

点击本地数据可查看保存在本地计算机上的数据大小，点击服务器数据，可查看保存在服务器上数据大小，并可以看到子文件夹的大小，如发件箱、收件箱、垃圾等。

2.WEB界面查看方法

在IE界面登录进系统后，将鼠标放在用户名处，即可显示大小，如下图

三、设置存档

1.建立存档文件夹

在本地磁盘D:

盘建立一个新文件夹，命名为“存档”如已存在该文件夹可跳过此步。

2.归存档

（1）打开Outlook

（2）点击“文件”——“清理工具”

（3）选择“存档”

（4）弹出“存档”对话框

（5）选中需要存档的。

假如只要存档某个下的某个文件夹，比如只想对“发件箱”做存档，那么只要选中此下的“发件箱”文件夹就OK。

如下图：

（6）选择需要归档的日期，将对所有此日期前的进行本地归档

（7）选择归档文件的地址、文件名

这一步非常关键，建议不要用系统默认的存放地址，而是在非系统盘C盘的其他盘里新建一个自己的目录进行存放，比如可以新建一个”D:

\归档”的目录，然后在这里将存放地址指向此文件夹，命名为mymailbackup.pst（自定义）。

不保存在默认位置而是新建文件夹来保存到其他盘下，这样可以避免突发的系统故障或者重装系统时忘记备份C盘数据而丢失以往，切记！

（8）以上选项都选择完成后，点击“确定”，就开始往相应位置备份指定日期以前的了，此时Outlook右下角会出现“正在存档……”字样（如下图），此时不要急于关闭Outlook，待归档字样消失后，就是归档完成（当第一次归档或者需要归档的较多时，此过程会稍显漫长，请不要关闭Outlook，耐心等待）。

（9）存档完成后，点击Outlook菜单栏上的“文件”，回到Outlook界面，在您的下面将出现一个“存档”的文件夹

3.存档的读取、备份和迁移

1.存档的读取

归档完毕后，在左侧的列表里会有一个“存档文件夹”，展开后会发现它和有着相似的目录结构，在“存档文件夹”下的“收件箱”等文件夹里面存放的就是中相应文件夹的归档，归档的可以在里面查阅。

2.存档的备份

归档之后的全部包含在存档目录下一个后缀为pst的文件中，比如归档文件存放地址设定的是D:

\归档\mymailbackup.pst，那么这个pst文件就包含了此归档的历史，建议定期将此文件做好备份，存放到移动介质或者另一台机器中，以防意外丢失。

3.存档的迁移

当需要在另一台机器读取归档的时候，只要将上述pst文件拷贝到任意位置，然后打开Outlook（版本不能低于生成pst文件的Outlook版本），点击“文件”—“打开”—“Outlook数据文件”，选择之前拷贝到本地的pst文件，左侧就会出现相应的“存档文件夹”。

【完】