部门职能及岗位说明书.docx

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部门职能及岗位说明书

（一）部门简介

（二）部门组织架构

（三）部门及各科室组织职责

办公室负责推动全公司的经营工作，包括公司策略、经营分析、目标、体系、制度审核的管理及劳动安全与生产安全的监督管理。

办公室设主任或副主任一名，下设科员若干。

1.1策略管理

统筹全公司内、外部环境的分析及分析报告的制作发行等，对各月经营分析、策略规划及年度事业计划进行阶段汇总并呈报。

1.2质量体系

统筹公司管理体系的推动、认证及建立健全质量手册和质量管理体系。

统筹文件的发放、更改和内控管理。

统筹公司QCC活动的组织、合理化建议及改善提案的开展。

1.3劳动安全环保等

负责安全生产、劳动保护管理工作的规划、监督、执行及责任制的落实。

负责员工的职业健康体检和建档。

负责工业安全（包括危险设备检查、人员证照与安全培训）事项的规划、执行及整改。

负责厂区安全、灾害预防、环境安全、门禁管理、综治维稳管理、环保卫生及配合上级部门的其它安全事项。

负责安全用品的购买。

1.4监察及党支部工作

1.4.1负责公司采购、基建、发外等工作的供应商（货比三家）的效能监察工作，并参与重大项目开标时的纪律监察工作。

1.4.2协助公司党支部开展相关的活动，做好人员的选聘、考核以及思想政治工作。

1.5公司印鉴及档案管理

1.5.1负责公司保密制度的制订和组织实施。

1.5.2负责档案资料的接收、整理、建档及保存。

1.5.3负责组织对各部门档案管理的规范性进行检查考核。

1.5.4负责公司公章、合同章和董事长私章的管理。

1.6公司办公事务管理

1.6.1负责公司重大活动的组织、筹备、预算工作。

1.6.2负责公司董事会的各项工作。

1.6.2.1负责公司与各股东的联系、协调及收集整理各股东的提案。

1.6.2.2负责股东来访的安排、接待以及相关事宜的办理。

1.6.2.3负责董事会会议资料的准备、会议的筹备、董事的接待和食宿安排。

1.6.2.4负责董事会会议纪要的起草及决议事项的检查落实。

1.7公司企业文化建设

1.7.1组织制订公司企业文化建设的中长期规划。

1.7.2组织进行企业形象建设、公司网页及宣传片等的制作。

1.7.3负责公司外发文件、公函的起草或审核。

1.7.4负责公司文件的收发、流转、呈批及归档。

1.8负责驻在员的会议协调、接待日程计划的排定及其他相关活动的统筹安排。

1.9负责信息的上传下达、领导交办工作的落实与检查，并向相关领导报告检查结果。

1.10负责公司宣传事务的统筹与实施。

1.11负责公司法律事务的咨询与指导。

1.12负责管理评审会会议资料准备、会议筹备、会议纪要起草及决议事项的检查落实。

3.2资讯科

资讯科负责信息系统的开发、建立、管理与维护及网络规划。

负责计算机软、硬件的规划、请购及维护等。

负责固定资产及公司LOGO的管理。

资讯科设科长或副科长一名，下设科员若干。

（四）部门岗位说明书

1.1办公室主任岗位说明书

岗位信息

报告关系

岗位名称

办公室主任

所属部门

办公室

薪资等级

岗位编号

任职资格

学历

大专或以上

专业

企业管理、行政管理

技能技巧

良好的组织、协调、策划、管理经验，较强沟通、分析能力、具备企业经营管理实践经验，较好的文书管理能力。

有一定的行政、安全、质量体系和内控管理经验。

知识经验

5年以上文秘或行政管理工作经验，具备汽车行业企业任职经历3年以上，有一定的财务和人事管理知识，较强的公文写作能力，具备党、工、团的相应知识。

职责概述

1.掌握公司主要工作的进展情况，负责制定、落实办公室工作计划和办公室内部的管理；

2.制订本部门年度、月度工作目标、工作计划；监督指导工作计划的落实；负责本部门员工队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见；

3.制定并完善部门工作制度，检查本部门工作的执行情况；

4.负责协调下属员工之间、本部门与相关部门之间关系；

5.监督本部门的工作目标和经费预算的执行情况，及时给予指导；

6.协调股东双方关系；

7.协助党工团工作的管理。

职责模块

职责细则

主要见证表单/文档

经营策划管理

1.审核全公司内、外部环境分析及分析报告；

2.审核策略规划及年度事业计划进行阶段汇总并和各月經營分析；

3.年度工作目标的组织讨论、收集、汇总。

分析报告

月度经营分析

年度工作目标

发文管理

1.公司发文校队；

2.规章、制度校对的审核。

通知

发文审批单

驻在员、技术支援人员的管理

1.驻在员的返乡管理；

2.驻在员、技术支援的日程管理。

出差申请单

日程管理表

股东双方关系的协调

1.联系，协调，收集整理各股东的提案；

2.协调股东来访的事项安排；

3.董事会会务方案的审核；

4.董事会资料的汇总成册；

5.董事会纪要、决议的起草、跟踪；

6.督促股东双方汇报资料的提交。

董事会日程表

董事会纪要

董事会决议

总经理周报、月报

新项目汇报

企业文化管理

1.组织制订公司企业文化建设规划；

2.企业形象建设、宣传片；

3.公司简介的制作与更新；

4.公司VI的管理与审核；

5.内部宣传管理。

公司VI

公司简介

安全综治管理

1.审核公司安全、综治组织架构；

2.审核安全、综治制度；

3.审核“三同时”工作及应急预案；

4.参与安全生产检查、应急演练；

5.审核交通安全、生产安全、特种设备管理等事项；

6.参与安全生产事故的分析、管理；

7.审核职业健康体检方案；

8.审核门禁管理；

9.审核安全生产、综治维稳的培训工作；

10.审核年度安全、综治达成情况；

11.维护和协调上级安全部门。

组织结构图

应急预案方案

检查记录表

各类台账

培训签到表

目标责任状

印章、档案管理

1.印章管理制度的审核；

2.印章的制作、备案、销毁；

3.印章的管理、用印；

4.档案管理制度的审核；

5.监督档案管理的分类、保管、维护；

6.监督法律顾问事宜的执行。

印章管理记录

印章管理台账

重大活动、会议

1.年中工作会议的组织、筹备、预算；

2.年中工作报告的收集、汇总；

3.年总工作报告的收集、汇总；

4.督促员工大会、经营层会议的召开。

推动表

行程表

体系管理

1.监督公司管理体系的推动；

2.监督质量体系的推动、建立、维护；

3.监督、审核公司的质量体系文件；

4.监督管理体系、质量体系的内审、外审；

5.监督体系文件的发行、维护。

推动计划

文件清单

党、工、团管理

1.党支部、工会的筹建；

2.撰写工会年度工作总结，拟订下一年工作计划；

3.党支部的年度计划与执行，年终工作总结；

4.效能检查、廉政建设工作的推进、管理、汇报；

5.维护与上级党、工、团组织的工作联系；

6.完成上级党、工、团组织委布置的工作。

年度工作计划

工作总结

其它

1.完成上级临时交办的工作。

1.2经营层秘书岗位说明书

岗位信息

报告关系

岗位名称

经营层秘书

所属部门

办公室行政组

薪资等级

岗位编号

任职资格

学历

大专及以上

专业

文秘、行政管理、英文专业

技能技巧

具备较强的沟通、协调能力，具备良好的团队精神，工作积极上进、认真仔细、服从工作分配，办公软件使用熟练、服务意识强，较强公文写作能力

知识经验

3年以总经理助理工作经验，有一定得企管、财务经验，优秀的办公软件（Office软件）操作能力和文书撰写能力，具备文档管理经验

职责概述

协助经营层做好经营策划管理，负责董事会及经营层的日常工作事务，公司的通知、公告、制度管理，行政系的日常管理，公司档案的管理。

职责模块

职责细则

主要见证表单/文档

经营策划管理

1.收集全公司内、外部环境信息并进行分析，做成分析报告；

2.协助经营层策略规划及年度事业计划进行阶段汇总并对各月经营情况进行分析；

3.协助经营层制定年度目标并进行分解，阶段性总结。

发文管理

1.公司通知、公告的发号、校对、发放、管理；

2.公司类规章制度、表单的起草、发号、校对、发放、管理。

通知、制度

制度、表单一览表

董事会、经营层协助

1.经营层日常审核文件的收集、呈签、发放；

2.经营层日常会议、员工大会、经营层座谈会、周期性会议的安排、召集并做纪要、发放、管理；

3.经营层日程、事务的管理；

4.经营层的出差、培训、外出、休假等的申请，费用报销

5.经营层会议发言稿的撰写，来访客人的接待；

6.收集及统计汇总总经理所需的各类报表；

7.经营层提交股东双方的报表汇总、跟进；

8.董事会的会务方案提交、实施、跟进。

文件呈签交接单

日程管理表

出差申请单

费用报销单

董事会议程

公司类事物

1.公司月度会议架构的做成提交；

2.公司法律咨询实务的统一对应；

3.驻在员、技术支援的周度日程；

4.技术支援的对应管理；

5.公司团委的筹建、管理并提供支持。

会议架构

日程管理表

技术支援台账

筹建推进计划

档案管理

1.档案管理制度起草；

2.档案管理的分类、保管、维护；

3.公司合同编号管理与保管。

档案分类表

合同一览表

部门内事物管理

1.部门内员工的考勤管理；

2.部门内文具、劳保用品、低值易耗品计划、领用；

3.部门内的用餐管理；

4.部门内收文的归档、培训、管理；

5.负责对行政组及人员的培训、管理、监督。

考勤汇总表、加班单、员工假单审批单、员工加班调休表、公出单

其它事项

1.完成上级临时交办的其它工作。

1.3体系专员岗位说明书

岗位信息

报告关系

岗位名称

体系专员

所属部门

办公室

薪资等级

岗位编号

任职资格

学历

专科及以上学历

专业

机械或管理相关专业

技能技巧

有建立认证体系经验和文件编写经验，沟通协调能力强，文字编辑能力强。

知识经验

熟悉ISO9000、OHSAS18000/14000、TS16949标准；至少3年以上体系管理经验；有内审员证书（有外审员证优先）。

职责概述

协助管理者代表策划、建立、实施、维持和持续改进管理体系。

职责模块

职责细则

主要见证表单/文档

管理体系工作

1.体系咨询辅导、认证公司的选择、调研、评审及导入；

2.协助管理者代表策划、建立、实施、维持和持续改进管理体系；

3.稽核体系的建设工作进度、推行情况、有效执行并即时向管理者代表汇报；

4.管理体系相关事宜和内外部的联络和组织；

5.体系流程文件的规范、修订、完善、发放、回收、销毁、归档等文件管理工作；

6.内部体系稽核和管理评审的组织、召开等。

辅导、认证公司评审报告，体系推行计划，管理体系文件（一、二、三、四级文件），体系相关培训记录，体系审核记录等。

1.4安全主任岗位说明书

岗位信息

报告关系

岗位名称

安全主任

所属部门

办公室

薪资等级

岗位编号

任职资格

学历

专科以上学历

专业

环境工程、机电一体化、工业民用建筑等

技能技巧

良好的表达能力以及沟通协调能力和组织能力，具有办公软件的应用能力、敏锐的观察和预知能力，有对事故的逻辑分析条理能力。

知识经验

3年以上大型企业现场安全管理工作经验，熟悉国家和当地安全生产法律法规，熟悉基本的安全急救和安全知识，有良好的电器、机械、消防安全的知识，掌握企业安全三同时和各项安全标准化及职业健康标准化工作。

职责概述

安全培训工作、消防安全工作、生产现场安全检查及隐患整改工作、特种设备和特殊岗位管理、劳保用品管理、外来人员的管理、安全三同时和安全标准化工作、事故管理等。

职责模块

职责细则

主要见证表单/文档

安全培训工作

1.新员工入司的厂级安全培训的实施并监督部门和班组做好二级教育和三级教育的落实，并对员工的安全三级安全教育资料归档；

2.员工的消防安全知识的提高和培训，增强员工的自救和扑救火灾的能力；

3.特种设备、特殊工种、职业危害岗位、公司安全管理责任人的安全专业知识培训工作。

三级安全教育卡、

消防培训记录照片、

其他培训记录表和培训资料PPT。

安全检查工作、隐患整改工作

1.日常安全检查管理工作；

2.节假日前的安全检查工作；

3.重点防火部位的专项安全检查工作；

4.安全责任人每月定期的安全检查工作。

安全检查表、工作日志表单、隐患整改通知单等

特种设备和特殊岗位管理

1.特种设备和特殊岗位的台帐建立；

2.与质量技术监督局的联系取得相关的资质；

3.特殊岗位（包括特种设备作业人员）的培训；

特种设备和特殊岗位台帐

年检合格证

相应的操作资格证

劳保用品管理

1.审核各部门科室上报的月度劳保用品数量（依照标准）

2.督促和指导现场人员正确使用和穿戴劳保用品；

3.把握劳保用品供应商供用的符合国家标准的产品

劳保用品采购申请单据、劳保违章处罚教育记录、供应商评审表和抽查表，劳保用品合格证明等

外来人员的管理

1.外来施工单位临时接用电源管理；

2.外来施工单位安全协议和安全培训监督；

3.外来施工单位动用火气的管理才；

临时用电审批单据

安全协议、安全培训表

动用火气审批表

安全“三同时”和安全标准化工作

1.对新建、扩建、改建的新设备和新项目的三同时管理工作；

2.推行公司安全生产标准化工作和安全体系的完善。

各项规章制度和取得相关安全监督管理和部门的认证。

事故管理工作

1.事故的调查、分析、处理、和教育及措施的设立；

2.事故人员的医疗费用及相关工作的跟踪；

3.事故的报告和事故的统计、分析等；

4.检查审核考勤各类假别的管理；

5.检查督促考勤数据资料的统计与处理和考勤仪器的维护和维修。

事故调查表

定点医院的相关账单

事故分析表

其它

1.完成上级临时交办的工作。

1.5综治维稳主任岗位说明书

岗位信息

报告关系

岗位名称

综治维稳主任

所属部门

办公室

薪资等级

岗位编号

任职资格

学历

专科以上学历

专业

不限

技能技巧

良好的表达能力以及沟通协调能力和组织能力，具有办公软件的应用能力、有对事故的逻辑分析条理能力，保安管理和征兵工作经验。

知识经验

3年以上大型企业保安管理工作经验，熟悉国家和当地安全生产法律法规，熟悉国家征兵和重大不安全事件的应急救援。

熟悉国家征兵方面的工作经验，有退伍经验尤佳。

职责概述

1、防汛、防暴等突发应急；

2、保安工作的管理；

3、征兵工作；

4、公司及周边不稳定事件的应对和应急对应；

5、公司内部不稳定思想和不稳定因素的管理管控；

6、其他领导安排的临时性工作。

职责模块

职责细则

主要见证表单/文档

突发应急管理

1.汛期做好相关的防汛宣传和汛期的备用物质的准备工作；

防汛应急预案和组织落实情况

2.防暴的组织结构确定和联系公安及当地武装配合工作；

防暴应急预案

保安工作的管理

1.对保安班进行日常工作管理

2.对公司保卫技防设施（视频监控、红外报警器和其它设施）进行管理、检查

3.调查处理公司内发生的各种治安保卫事件，并向上级汇报

4.组织员工进行治安防范、法制教育和宣传

5.向上级建议如何做好公司的治安保卫工作

6.编写保卫方面的工作制度、文件

7.了解公司内及属地的治安保卫情况，并做好防范工作

保安交接班记录/门禁管理制度和放行条等表单/付款单据和处罚单据

征兵工作

1.配合当地和上级公司做好企业的征兵工作和兵役员工的家庭和其他方面的工作；