江苏档案工作等级评定试行办法.docx
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江苏档案工作等级评定试行办法
江苏省档案工作等级评定试行办法
苏档〔2003〕106号
档案工作是国家各项事业发展的基础，是各机关、团体、企业、事业单位开展工作必不可少的环节和组成部分。
为进一步提高全省机关、团体、企业、事业单位档案工作的整体水平，更好地开发利用档案信息资源，服务于单位各项工作和社会主义现代化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规，制定本试行办法。
一、适用范围
本办法适用于江苏省辖区内除国家综合档案馆之外的各级各类机关、团体、企业、事业单位（以下简称单位）档案工作的等级评定。
二、档案工作等级的划分
档案工作等级分为五级，分别为特一级（五星级）、特二级（四星级）、省一级（三星级）、省二级（二星级）、省三级（一星级）。
特一级（五星级）为最高等级。
三、档案工作等级评定标准
制定《江苏省档案工作等级评定试行标准》（见附件一，以下简称《标准》）。
档案工作等级评定内容分为四类四十五条，第一类为组织管理，第二类为设施设备，第三类为业务建设，第四类为开发利用，总分120分。
其中，标“*”的条款（共20分）只适用于特一级、特二级的评定。
各等级应具备《标准》的相应条件，分值要求为：
特一级110分以上（含110分，其中标“*”条款的评定得分不少于15分），特二级100分以上（含100分，其中标“*”条款的评定得分不少于10分），省一级为90-100分（含90分），省二级为80-90分（含80分），省三级为70-80分（含70分）。
《标准》是档案工作等级评定的考核标准，也是各单位档案业务建设的工作标准和档案工作水平的评定体系。
其中省三级是省档案局对各单位档案工作的基本要求，该等级由各单位对照《标准》自行评定，不需向档案行政管理部门申报评定。
四、实现等级目标的程序
1．等级目标确立：
按照《标准》确立等级目标，并于每年年初将目标计划报同级档案行政管理部门。
2．等级申报：
单位对照《标准》进行自检，认为已达到某个等级可提出申报。
中央驻苏单位、省级单位直接向省档案局申报。
市级单位申报特一级、特二级的，由所在市档案局审核后向省档案局申报；申报省一级、省二级的，直接向市档案局申报。
县、乡级单位申报特一级、特二级的，经所在县（市、区）档案局同意，由所在市档案局审核后向省档案局申报；申报省一级的，由所在县（市、区）档案局审核后向所在市档案局申报；申报省二级的，直接向所在县（市、区）档案局申报。
申报单位应提出书面申请，填报《江苏省档案工作等级评定申报表》（表式见附件二），并附档案工作自检情况报告。
3．等级认定：
接受申报的档案行政管理部门组织认定组对申报单位进行档案工作等级认定。
省档案局负责组织中央驻苏单位、省级单位所有等级和市、县、乡级单位特一级、特二级的认定工作。
市档案局负责组织本辖区内市级单位省一级、省二级和县、乡级单位省一级的认定工作。
县（市、区）档案局负责组织本辖区内县、乡级单位省二级的认定工作。
若区档案局无法组织认定工作，则由所在市档案局组织。
各有关专业主管部门可参与本系统的档案工作等级认定。
4．等级核准：
认定组织单位将申报单位的书面申请、自检情况报告以及认定工作中形成的程序、意见、认定组成员签名表和签署意见后的《江苏省档案工作等级认定申报表》（一式两份）汇总并报送有关单位核准。
省档案局负责中央驻苏单位、省级单位所有等级和市、县、乡级单位特一级、特二级的核准工作并定期公布结果。
市档案局负责本辖区内市、县、乡级单位省一级、省二级的核准工作并定期公布结果，同时将核准结果报送省档案局备案。
五、档案工作等级的有效期限及复查
1．档案工作等级有效期为5年。
2．在有效期内未晋升更高等级的单位应在有效期满前3个月提出复查申请，经复查合格后办理换证手续。
对未按规定提出复查申请或复查不合格的单位，原等级自动失效。
3、复查申请、认定、核准等工作程序同等级目标实现程序。
六、档案工作等级的晋升
档案工作等级评定原则上应逐级申报。
取得相应等级后经过一年以上时间的巩固和提高，才能申报上一等级的评定，条件特别具备的，也可以越一级申报。
七、评定工作的组织与管理
1．档案工作等级评定在省档案局的统一组织协调下，由省、市、县（市、区）档案局分别组织进行。
2．为准确掌握评定标准，保证等级评定的顺利开展，省档案局聘请“江苏省档案工作等级评审员”参加评定工作。
3．特一级、特二级标准认定组由7－9人组成，其中评审员不得少于认定组人数的三分之二。
省一级、省二级标准认定组由5－7人组成，其中评审员不得少于认定组人数的一半。
4．评审员应具备中级以上档案专业技术资格或从事档案工作满5年以上，熟悉档案业务，责任心强，客观公正，能胜任评定工作。
5．评审员由市档案局或省有关部门推荐（推荐表表式见附件三），经培训并考核合格后，由省档案局聘任。
评审员任期五年，可连聘连任。
因工作变动或不宜担任评审员的，其推荐单位应及时将有关情况报告省档案局并补聘评审员。
6．省档案局对取得档案工作等级的单位统一颁发《江苏省档案工作等级证书》和星级铜牌。
等级证书是档案工作综合水平的标志和评选档案工作先进单位的重要依据。
获得等级证书的单位应对本单位档案工作人员及其他有关人员给予适当奖励。
7．省档案局对省一级及其以上等级的单位中做出突出贡献的有关领导和专兼职档案人员颁发《江苏省档案工作等级评定荣誉证书》。
特一级单位推荐领取荣誉证书的人数不超过该单位专兼职档案人员总数的40%,特二级单位不超过30%,省一级单位不超过20%。
有关领导不受比例限制。
荣誉证书可作为评选先进、评聘专业技术职务的依据之一。
八、附则
1．本试行办法由江苏省档案局负责解释。
2．本试行办法自二○○四年一月一日起施行。
附件：
1.江苏省档案工作等级评定试行标准
2.江苏省档案工作等级评定申报表
3.江苏省档案工作等级评审员推荐表
附件1:
江苏省档案工作等级评定试行标准
类别
名称
项次
评定项目
评定内容
标准分
评分细则
一
组织
管理
（20分）
（一）
管理职责（4.5分）
1、学习宣传档案法律法规
1
（1）组织全体人员学习《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》，并开展宣传活动，0.5分；
（2）有事例和记录说明成效，0.5分。
2、档案工作纳入单位年度工作计划
1.5
（1）近三年单位年度工作计划中均列有档案工作内容，1分，只列入部门年度工作计划的，可得0.5分；
（2）按计划部署、落实，0.5分。
3、档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书中
1
（1）纳入领导岗位职责，0.5分；
（2）纳入单位档案员和部门兼职档案人员岗位职责或职位分类说明书中，0.5分。
4、领导关心重视档案工作
1
领导经常过问和检查档案工作，有效地解决实际问题，单位档案工作所需经费有保障，1分。
（二）
机构人员（8分）
5、档案工作机构
2
（1）有文件明确成立综合性的档案工作机构，1分；
（2）实现了单位各种门类、载体档案的集中统一管理，1分。
6、档案管理网络
1.5
（1）档案管理网络健全，1分；
（2）能正常开展年度文件材料归档等档案业务活动，0.5分；
类别
名称
项次
评定项目
评定内容
标准分
评分细则
7、档案工作人员
4.5
（1）档案人员均具有大专以上文化程度，1分；
*
（2）50%以上的档案人员具有本科以上文化程度，0.5分；
（3）档案人员经过档案专业岗位培训并取得上岗资格，1分；
（4）档案人员工作认真负责，按时完成各项工作任务，1分；
*（5）档案人员在省级以上刊物或会议发表、交流业务文章，1分；
（6）三年内有档案人员受到党纪、政纪处分的，此项不得分。
（三）
管理制度（4.5分）
8、制订并落实档案工作制度
2.5
（1）制订并落实了文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、档案人员岗位责任制等档案工作制度，缺一项扣0.5分，缺四项或四项以上扣2分；
*
（2）制订并落实了电子文件归档管理制度，0.5分。
9、有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统
2
有具体措施或手段，如“三纳入”、“四参加”等保证档案的完整、准确、系统，2分。
（四）
业务联系（3分）
10、主动与当地档案行政管理部门建立档案业务联系
2
（1）按时完成同级档案部门布置的工作任务，0.5分；
（2）在档案部门近三年组织的有关检查中达到合格以上，0.5分；
（3）及时向档案部门反映本单位档案工作情况，0.5分；
（4）列入协作组的单位按时参加协作组活动，0.5分，近两年协作组活动有缺席情况的不得分。
类别
名称
项次
评定项目
评定内容
标准分
评分细则
*11、对本系统和所属单位档案工作监督指导得力
1
*
（1）定期组织本系统和所属单位开展档案业务检查、交流活动，一年不少于一次，0.5分；
*
（2）开展对本系统和所属单位档案工作的业务指导并与当地档案部门协调一致，0.5分。
二
设施
设备
（15分）
（五）
用房
（8分）
12、档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开
2
（1）做到三分开，2分；
（2）做到库房与办公用房分开，得1分。
*13、设有荣誉陈列室
1.5
*设有展示本单位三个文明建设成果的荣誉陈列室，并成为本单位的对外窗口，1.5分。
14、档案库房选址得当，有必要的防护措施
4.5
（1）库房选址得当，便于档案保管和利用，1分；
（2）配备温、湿度测记仪器设备，温、湿度控制设备，吸尘器，消防设备等，2分；
（3）采取了防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等防护措施，1.5分。
（六）
装具
（3.5分）
15、档案柜架
2
（1）有存放全部档案的金属柜架，1分；
（2）档案柜架有五年的余量，0.5分；
（3）档案装具的式样、规格及质量符合国家和省有关规定，0.5分。
16、档案卷皮、卷盒、装订材料
1.5
（1）档案卷皮、卷盒的式样、规格、质量符合有关规定，2000年后的档案卷皮、卷盒应为无酸制品，1分；
（2）档案装订材料符合质量要求，0.5分。
类别
名称
项次
评定项目
评定内容
标准分
评分细则
（七）
设备
（3.5分）
17、档案工作专用设备
3.5
（1）配备了计算机、光盘刻录机、复印机、录像机、收录机、电视机等档案工作专用设备，2.5分。
*
（2）配备了扫描仪、数码摄像机（或数码相机）等档案工作专用设备，1分
三
业务
建设
（60分）
（八）
收集
（13.5分）
18、制定文件材料归档范围和保管期限表
2
（1）按照管理职责制定了完整的文件材料归档范围，1分；
（2）制定了准确、合理的档案保管期限表，1分。
19、应归档文件材料齐全完整
8.5
（1）文书档案，3分；
（2）科技档案、主要业务档案，3分；
（3）其它门类、载体档案，2.5分；
（4）对上述三种类型档案进行抽查，每发现一份应归档文件材料缺失扣0.5分。
20、文件材料形成质量符合归档要求
2
（1）文件字迹材料符合国家规定的质量要求，1分；
（2）文件形成程序规范、签署完备、内容准确，1分。
21、收集与档案有关的资料
1
收集与档案有关的图书等资料，1分。
（九）
整理
（14分）
22、制定了档案分类方案
2
（1）分类方案涵盖本单位各种门类、载体的档案，1分；
（2）分类方案类目设置合理，编号科学，1分。
类别
名称
项次
评定项目
评定内容
标准分
评分细则
23、档案、资料均整理上架
2
各类档案、资料均已整理上架，无积存零散文件，2分。
24、档案整理、编目符合国家有关规范要求
8
（1）各类档案整理规范，符合国家和行业有关标准，4.5分；
（2）保管期限划分准确，1.5分；
（3）档案编号符合规范要求，2分。
25、档案排列有序
2
（1）各门类、载体档案分别排列存放，1分；
（2）排列有序，方法统一，1分。
（十）
保管
（8.5分）
26、建立全宗卷
1.5
建立了符合规范要求的全宗卷，1.5分。
27、建立存放索引或存放示意图
1
建立了清晰、准确的存放索引或存放示意图，1分。
28、坚持测记库房温湿度
2
（1）坚持测记温湿度，1分；
（2）库房温湿度达到标准，1分。
29、定期检查档案
2
（1）定期检查档案，有详细的检查记录，1分；
（2）档案无霉变、尘污及虫蛀鼠咬现象，1分。
30、破损、霉变、褪变档案进行处理
2
破损、霉变、褪变档案进行了修复、复制等处理，2分。
（十一）
鉴定统计
（5分）
31、档案鉴定
2
（1）成立鉴定小组，0.5分；
（2）按期完成到期档案的鉴定工作，并有鉴定记录，1分；
（3）销毁手续完备，0.5分。
类别
名称
项次
评定项目
评定内容
标准分
评分细则
32、档案收进、移出登记与档案统计台帐
1.5
（1）建有收进、移出登记簿并及时进行登记，且签字手续完备，0.5分；
（2）对各类档案建立了统计台帐，0.5分；
（3）统计数据准确，0.5分。
33、统计报表
1.5
（1）按同级档案行政管理部门的要求及时报送档案统计报表，1分；
（2）统计报表内容准确，符合要求，0.5分。
（十二）
移交
（3分）
34、按规定及时向档案馆移交档案
3
（1）按规定及时移交档案，2.5分；
（2）交接手续完备，0.5分。
（十三）
信息化
（16分）
35、建立档案管理应用系统
4
（1）有档案管理系统，0.5分；
*
（2）在单位办公自动化系统设立档案管理功能模块,或有单独的档案管理计算机网络系统，1分；
（3）系统符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库交换格式》的要求，0.5分；
（4）系统实现档案收集、整理、编目、统计、借阅利用等功能，符合国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》的要求，1分；
*（5）系统实现电子文件归档与管理功能，1分。
36、建立档案目录和全文数据库
5
（1）建成室藏全部档案的文件级目录数据库（特殊类型的专业、专门档案可只录入案卷级目录），2分；
*
（2）单位永久、长期档案进行数字化，3分；
类别
名称
项次
评定项目
评定内容
标准分
评分细则
37、档案管理系统得到充分应用
4
（1）档案人员具有一定的计算机应用能力，能熟练运用档案管理系统，1分；
（2）档案管理系统的各项功能得到充分应用，档案工作各环节运用计算机管理，1分；
*（3）可在内部局域网上查阅档案目录和全文，1分；
*（4）采取必要防护措施，确保档案信息和系统安全，1分。
*38、电子文件归档与管理符合规范要求
3
*
（1）电子文件的真实性、完整性和有效性得到保证，1分；
*
（2）电子文件的收集、积累和登记符合规范要求，0.5分；
*（3）电子文件归档符合规范要求，0.5分；
*（4）归档电子文件的整理、移交、接收、保管、利用等符合有关规定，1分。
四
开发
利用
（25分）
（十四）
检索
（4.5分）
39、编制全宗指南
2
（1）编有全宗指南，1分；
（2）符合《全宗指南编制规范》要求，1分。
40、编制档案目录
2.5
（1）文书档案编有案卷目录、全引目录或归档文件目录，1.5分；
（2）其他门类、载体档案编有案卷目录，1分。
（十五）
利用服务
（9.5分）
41、档案人员熟悉库藏
2.5
十五分钟内调五份文件，每准确调出一份得0.5分。
42、有借阅登记和利用效果登记簿
2
（1）有借阅登记簿，近三年的借阅利用情况填写齐全，1分；
（2）有利用效果登记簿，近三年的利用效果情况填写齐全，1分。
类别
名称
项次
评定项目
评定内容
标准分
评分细则
43、档案利用服务成效显著
3
（1）档案人员接待利用者热情、耐心，0.5分；
（2）档案利用服务基本满足单位各项工作需要，1分；
*（3）根据单位年度工作计划和重大活动安排情况制定主动提供档案利用服务计划并较好落实，0.5分；
*（4）档案工作为本单位及社会有关方面服务取得显著成效，1分（认定组召开有关人员座谈会进行调查评分）。
44、编有档案利用效果典型事例汇编
2
（1）首次申报评估的单位汇编有10个或10个以上档案利用效果典型实例，以后每年应至少有两个典型事例，1.5分；
（2）向单位领导和各部门分发档案利用效果典型事例汇编，0.5分。
（十六）
编研
（11分）
45、利用档案资源，开展档案编研工作
11
（1）编有大事记汇编、组织机构沿革、基础数字汇编、发文汇集，4分，四种汇编及其质量，各1分（若能够实现网上查阅全文的，无发文汇集不扣分）：
（2）编有四种其他适用的编研材料，4分，每种1分；
*（3）近三年每年至少有一种三次加工编研成果，3分，每种1分。
注：
标“*”的条款（共20分）只适用于特一级、特二级的评定
附件2：
江苏省档案工作等级评定申报表
单位及单位档案工作基本情况
单位名称
单位性质
通讯地址
邮政编码
申报等级
原有等级
获得时间
单位负责人姓名
档案工作分管
领导姓名
职务
档案工作
机构
名称
成立
时间
联系电话
负责人姓名
归属部门
档案工作
人员
总数量
专职人员
数量
兼职人员
数量
档案用房
库房面积（m2）
办公用房面积（m2）
阅档用房面积（m2）
荣誉陈列室面积（m2）
档案数量
文书档案
会计档案（卷）
基建档案（卷）
设备档案（卷）
科研档案（卷）
产品档案（卷）
照片档案（张）
录音、录像档案（盒）
光盘（盘）
排架长度（米）
（卷）
（件）
档案
设施
设备
档案工作等级认定及核准情况
申报
单位
自检
意见
（单位签章）
年月日
审
查
意
见
（单位签章）
年月日
认
定
意
见
认定组组长签名：
年月日
核
准
意
见
（单位签章）
年月日
档案工作自检及认定打分情况
自检扣分情况
认定扣分情况
评定内容编号
标准分
扣分
扣分原因
评定内容编号
标准分
扣
分
扣分原因
自检
总得分
标“*”
条款得分
认定
总得分
标“*”
条款得分
附件3：
江苏省档案工作等级评审员推荐表
姓名
性别
出生年月
文化程度
所学专业
从事档案
工作年限
职称
职务
联系电话
工作单位及部门
邮政编码
所在单位意见
（单位签章）
年月日
推荐单位意见
（单位签章）
年月日
省档案局意见
（单位签章）
年月日
升级会员 