教务处各科室工作流程图.docx

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教务处各科室工作流程图

教务处各科室工作流程图

校内期末考试工作流程图3

等级考试工作流程图4

休学流程图5

退学流程图6

复学流程图7

转专业流程图8

转学流程图9

学籍信息修改流程图10

补办学生证工作流程图11

在校生办理各类修读手续工作流程图12

往届生办理重修手续的工作流程图13

调停课申请工作流程图14

转系、转专业学费结算流程图15

实践（实验）教学组织工作流程图16

校外实习教学组织工作流程图17

实验室建设项目立项与管理工作流程图18

毕业设计（论文）管理工作流程图19

产学合作教育管理工作流程图20

大学生实践创新训练计划项目管理工作流程图21

学生学科竞赛管理工作流程图22

学术报告管理工作流程图23

自主化个性学分管理工作流程图24

学士学位专业授权评审工作流程图25

新增专业或调整专业申请流程图26

本科人才培养方案制（修）订流程图27

校级教改项目立项和过程管理流程图28

校、省级教学成果奖评审流程图29

省级及以上各类学科和教学改革项目流程图30

各类教学奖项的评选流程图32

公选课、艺术限选课教学组织工作流程图34

公选课、艺术限选课学生选课工作流程35

普通话培训测试工作流程图37

校内期末考试工作流程图

专业课

公共课

统计、发放监考费

统计、发放监考费

等级考试工作流程图

公布报名通知

发放学生成绩单，做好成绩归档

考试费用结算，发放监考费

在规定时间内上交试卷及有关数据

考试

组织监考、考务培训

考试安排及公布

制作、发放准考证

上报数据

公布扣费名单

财务处根据报名名单银行卡扣费

学生网上报名

教务处分管处长审批

学院领导审批

辅导员审批

填写“离校手续单”并至相关部门盖章或签字

填写“休学申请表”

休学流程图

学籍部门学籍异动

并发文

主管校长审批

辅导员审批

教务处分管处长审批

学院领导审批

填写“离校手续单”并至相关部门盖章或签字

填写“退学申请表”

退学流程图

学籍部门学籍异动

并发文

学籍部门学籍异动

教务处分管处长审批

学院领导审批

辅导员审批

填写“复学申请表”

复学流程图

学籍部门学籍异动

原所在学院审批

教务处分管处长审批

接收学院审批

学生填写“转专业申请表

主管校长审批

转专业流程图

办理时间：

每学年期末

转学流程图

1月5日至2月20日

转出、转入学校在“学信网”上做转学操作

转出、转入省教育厅（教委）审批

填写“普通高等学校学生转学申请（审批）表

7月1日至8月20日

转出、转入学校审批

学籍信息修改流程图

学生填写修改身份证号码申请

改身份证号码

修改后的身份证复印件

公民身份证号码更改证明（加盖户籍专用章）

学籍管理部门在校教务系统和“学信网”上修改并报送证明材料至省教育厅审批

修改后的“常住人口登记卡”复印件（加盖户籍专用章）

学生填写修改姓名申请

修改后的身份证复印件

改名

学籍管理部门在校教务系统和“学信网”上修改并报送证明材料至省教育厅审批

补办学生证工作流程图

下周四凭本人身份证领取新学生证（行政楼5320），交5元工本费

周四学生持《三江学院学生证补办申请表》和登有遗失声明的报纸（或挂失单），并携带一寸照片一张交教务处教务科（行政楼5320）备案

所在班级辅导员审核，签字并加盖院（系）章

填写《三江学院学生证补办申请表》

在市级以上报社办理遗失声明

在校生办理各类修读手续工作流程图

填写给任课老师的接收函，凭接收函去相关班级学习

交教务处教务科（行政楼5320）备案（行政楼5320）备案

教务处处长签署

审批意见

院（系）辅导员，院（系）领导签署审批意见

填写《三江学院学生修读课程申请表》

往届生办理重修手续的工作流程图

安排考试班级

交纳重修费（每学分50元）

填写《三江学院学生修读课程申请表》

调停课申请工作流程图

其它

更换外聘教师

调停课申请意境原件交教务处办公室

教务处教学行政科

教务处分管处长签章

院长审核批准并签章

登录正方系统，申请调停课，打印调停课申请单

转系、转专业学费结算流程图

填写离校手续单

填写“离校手续单”并盖章

财务处审批

大学书店办理退书

教务系统结算教材费

教务系统内教材费清零

实践（实验）教学组织工作流程图

每学期期末结束前三周，组织相关学院和单位根据教学计划和课程实践（实验）教学大纲进行下一学期的实践（实验）课排课

排课结束后一周，各相关学院和单位通知任课教师查下学期实践（实验）课安排是否有误

无误

有误

由相关学院和单位的教学秘书进行更改

每学期初前两周，各学院和单位将实践（实验）课课表报至教务处，由教务处汇总并公布全校实践（实验）课总课表；如前两周已安排实践（实验）课，须提前一周报送实践（实验）课课表

如需调课

任课教师提交调课申请

所在学院或单位分管领导审批并签字盖章

报教务处分管处长审核并由教务处备案

调整实践（实验）安排并重新公布实践（实验）课汇总课表，同时由所在学院或单位及时通知相关教师及学生

每年9月，各学院按学年制订“实习安排及及经费支出计划”，并报至教务处备案

校外实习教学组织工作流程图

每学期初前两周，各学院将校外实习的具体计划、方案和安排报至教务处，由教务处汇总并公布全校校外实习汇总表；如前两周已安排校外实习，须提前一周报送有关材料

需要预支实习用款

需要学校安排校车接送

填写派车单，由教务处审核批准后交至车队安排用车

填写借款单，向财务处预借实习用款

实习准备，实习动员，安全教育；组织学生学习实习大纲和实习指导书

分散实习

集中实习

学生与实习单位商议拟定实习计划，交指导教师和学院审定

指导教师按计划组织学生参加实习，并与学院保持联系

学生签订校外实习期间安全协议

学生与指导教师保持联系，并接受指导教师随机检查

组织学生集中返校，上交实习报告、实习作业等材料

学生按时返校，上交实习日志、实习报告以及实习单位的实习鉴定意见等材料

学生实习考核、总结，相关材料归档

实习结束一个月内归还实习借款，完成实习费用的报销手续

实验室建设项目立项与管理工作流程图

每年9月至10月，各学院和单位根据学校的发展规划和本单位的学科专业建设规划制订下一年度的实验室建设计划

各学院和单位根据下一年度实验室建设计划，在广泛调研、充分讨论的基础上，提出具体的实验室建设方案，并填写《实验室建设项目立项申请书》

各学院和单位认真填写《实验室建设项目立项申请书》，阐明学科专业建设和实验室建设的现状与发展动态，明确实验室新建和扩建后承担的教学任务，明确实验室建设项目的目标和投资效益；《实验室建设项目立项申请书》经申请单位组织的专家论证后，在每年10月底前报教务处

每年11月，教务处会同相关职能部门组织专家（必要时聘请校外专家）对下年度各学院和单位上报的《实验室建设项目立项申请书》中的建设方案进行研究和论证，并根据学校当年财力、学科专业发展方向、教学科研任务、场地要求、师资人员配备等对建设方案进行审核

实验室建设方案通过审核

实验室建设方案未通过审核

报校实验室建设领导小组审批未通过

报校实验室建设领导小组审批通过，项目正式立项

实验室建设与设备管理处对下一年度全校所有实验室建设项目分类汇总，分阶段组织实施实验室建设项目，并检查项目的进展情况，及时发现问题并协调处理有关事宜

建设项目完成后，实验室建设与设备管理处将组织专家对实验室建设项目进行验收：

新建实验室验收合格后，学校确认实验室资格和名称，该实验室正式成立并投入使用；扩建实验室验收合格后，实验室即可投入使用

每年11月，教务处下发《关于做好毕业设计（论文）工作的通知》

毕业设计（论文）管理工作流程图

各学院全面启动毕业设计（论文）工作，成立毕业设计（论文）工作领导小组，组织征题、审题及选题工作，对指导教师进行资格审查，审核确定指导教师和指导选题

每年12月31日前，各学院将本单位的毕业设计（论文）工作计划、工作时间安排、工作内容等相关材料报至教务处备案

毕业设计（论文）开始前，对学生进行毕业设计（论文）资格审查

参加补选课、重修考试、补考等，延长修业年限，达到规定学分后再申请进行毕业设计（论文）

不符合资格

符合资格

毕业设计（论文）开始前三周，完成学生的选题和审题工作；毕业设计（论文）开始前一周，指导教师将毕业设计（论文）任务书下达至学生

毕业设计（论文）开始一周内，各学院填写《毕业设计（论文）情况统计表》，并报至教务处备案

毕业设计（论文）进行过程中，学校和学院分别在前期、中期、后期三个阶段进行工作检查；同时，教务处于5月下发《关于毕业设计（论文）结束工作及评优的通知》

各学院于答辩前一周将答辩安排报至教务处备案；各学院必须从第16周开始组织答辩，学校组织人员检查答辩工作

各学院于答辩结束一周内将推荐申报校优的材料以及已登记成绩的《毕业设计（论文）情况统计表》报送至教务处；同时于学期结束前完成毕业设计（论文）材料归档工作

第八学期结束前，完成毕业设计（论文）校优评选及省优推荐评审的工作

每年9月15日前，各学院完成当年毕业设计（论文）工作总结，并报至教务处备案

产学合作教育管理工作流程图

根据合作项目需要与有关职能部门协商，并进行可行性论证

由各学院和单位做好前期调研工作并组织合作项目洽谈

需加盖学校公章，且涉及教学、师资、设备、资金、基建等多方面需要学校支持的特殊项目

由各学院和单位起草合作协议及合同文本

按照教务处提供的《校企合作协议书（模板）》修改拟定合作协议及合同文本，并报至教务处审核

无需加盖学校公章、可由各学院和单位自行组织合作事宜的一般项目

由教务处将合作协议书报教务处负责人及分管校领导审批

由各学院和单位组织合同签订仪式，并由单位主要负责人签字及加盖本单位公章

由教务处组织学校层面的合同签订仪式，并由分管校领导签字及加盖学校公章

各学院和单位将已签字盖章的合作协议书等有关材料报至教务处备案

由教务处负责协调合作中需要学校层面解决的有关事宜、做好各项服务工作，同时负责组织产学合作教育工作的考核和奖励

由各学院和单位负责项目的组织实施、过程控制，并对项目结果负责

每年4至5月，教务处汇总、审查各单位申报推荐的项目，组织专家对申报立项的项目进行评审，并发文公布校级立项项目和遴选推荐申报的省级及以上项目（推荐申报省级及以上项目的遴选办法、数目、经费支持等有关要求以省教育厅公布的通知为准），项目实施时间为当年6月至下一年5月

每年2月至3月，教务处下发通知，启动新一年度大学生实践创新训练计划项目立项申报工作

大学生实践创新训练计划项目管理工作流程图

每年3月至4月，各学院和单位积极组织申报，申报项目的学生按要求填写《三江学院大学生实践创新训练计划项目申请表》后交指导教师审阅并签署意见，各学院和单位经初审后统一将由单位主要负责人签字及加盖本单位公章的项目申请表报送教务处

校级项目经学校发文后正式立项

每年4月至5月，教务处组织相关单位完善推荐申报省级及以上项目的申请表，并登录“江苏省大学生实践创新训练计划平台”在线填报有关表格，同时报送相关材料至教育厅

每年9月，教务处组织召开立项启动及实施指导会，并对项目负责人发放项目经费本

每年7月，教育厅发文公布省级及以上立项项目后，项目正式立项

省级及以上项目同时要完成每个季度的季度检查并登录“江苏省大学生实践创新训练计划平台”完成季度报告的填写工作

每年12月底前，完成一年期项目的中期检查

校级项目验收由项目所在单位组织；省级及以上项目由教务处组织

第二年5月底前，完成一年期项目的结题验收以及两年期项目的中期检查

省级及以上项目要完成3000字以上成果精粹的撰写并登录“江苏省大学生实践创新训练计划平台”完成相关材料的填写工作

项目验收通过后，项目所在单位做好项目材料存档工作，同时按要求将相关材料报送至教务处备案

学生可按照《三江学院学生自主化个性学习学分实施办法》获得相应自主化个性学分

学校按照有关财务规定对各项竞赛经费予以报销，并对有关指导教师和学生进行补助和表彰奖励，学生同时可按照《自主化个性学习学分实施办法》获得相应自主化个性学分

竞赛承办单位根据《举办校级学科竞赛申请表》的规定时间和要求组织竞赛活动

教务处对竞赛的组织、组队数量、培训计划、经费预算等进行审核后报分管校长审批

校内学科竞赛：

由学院或单位自行组织学生参加的学科竞赛

由各单位将竞赛方案等材料报送至教务处备案后自行组织实施竞赛活动，竞赛结束后将竞赛结果报送至教务处备案，学生可按照《三江学院学生自主化个性学习学分实施办法》获得相应自主化个性学分

学生学科竞赛管理工作流程图

校级学科竞赛：

以学校名义组织并行文公布的至少两个以上学院学生参加的学科竞赛

校外学科竞赛：

由政府部门、教指委、行业学会等组织举办的学科竞赛

拟承办单位准备详细的竞赛方案、目标、程序、奖励方式、评分标准和经费预算等有关材料，并填写《举办校级学科竞赛申请表》向教务处提出申请

教务处审核各类竞赛文件、公布各类竞赛信息，并确定竞赛承办单位；承办单位填写《参加校外学科竞赛申请表》报至教务处

教务处对竞赛方案、经费预算等进行审核后报分管校长审批

教务处会同有关部门对竞赛有关工作进行协调，竞赛承办单位进行有关的宣传、组织、报名、培训、选拔及组队等具体工作

竞赛承办单位根据竞赛文件的规定时间和要求组织师生参赛

获奖成果信息发布

承办单位提供竞赛培训计划、参赛及获奖师生名单、获奖证书、各类票据等有关材料到教务处办理审批报销手续

教务处根据《大学生学科竞赛管理办法》等有关文件审核相关材料并报分管校长审批

承办单位于竞赛结束一个月内将竞赛书面总结报教务处

学术报告管理工作流程图

每学期开学前，教务处下发通知，启动新学期学术报告申报组织工作

每学期第一周结束前，各学院拟定本学期学术报告安排计划表，并报至教务处审核

每学期第二周，教务处汇总全校学术报告安排计划上报分管校领导，并协助校领导进行审批

每学期第二周，教务处公布本学期全校学术报告安排计划

院级学术报告

校级学术报告

各学院在确定拟作学术报告的时间、地点、报告内容后提前一周报至教务处备案，并由教务处以网站通知、三江教务微信公众号信息推送、教学楼电子显示屏、三江小脉QQ群信息公告、张贴海报等形式向全校公布学术报告具体信息

学生可按照《三江学院学生自主化个性学习学分实施办法》获得相应自主化个性学分

各学院组织举办学术报告，向全校学生开放并发放课外学术报告学术听讲记录表，同时做好视频影像资料的存档工作

各学院在学术报告开始前一周内前往教务处领取“三江学院课外学术报告学术听讲记录表”

各学院在学术报告开始前一周内前往教务处领取“三江学院课外学术报告学术听讲记录表”，并办理校级学术报告主讲人讲座费用的审批和借款手续

自主化个性学分管理工作流程图

各学院在新生入学时应组织学生认真学习学校有关自主化个性学习的要求，并在平时积极鼓励和组织所有学生开展自主化个性学习

各学院于每学期第16周至17周开展自主化个性学习学分的认定、审核、登记工作

各学院于每学期第18周统计本学院所有学生的自主化个性学习学分获得情况，同时将统计情况报送至教务处进行核对和审核

教务处于每学期第19周至20周向各学院反馈核对和审查的情况，各学院根据教务处反馈数据对学分获得较少者进行预警

毕业设计（论文）资格审查前，各学院对学生在校期间取得的自主化个性学习学分情况进行汇总，并将自主化个性学习成绩单报送至教务处进行审核

未修满7分

修满7分

未达到要求，积极采取各种形式进行自主学习，补修学分

达到要求，自主化个性学习成绩记入学生学籍档案

毕业资格审查前，仍未修满7分者，不得毕业

学士学位专业授权评审工作流程图

教育厅每年4月18号发通知，4月26号左右材料提交教育厅

4月下旬，教务处将材料提交至教育厅学位办

新增专业或调整专业申请流程图

教育厅7月1日左右发通知，学校于7月31日前将申报专业材料提交到普通高等学校本科专业公共信息服务与管理平台，申报材料8月1日-8月31日在平台公示。

教务处发通知（4月初）

学院提交新专业申报意向及论证报告，至教务处教学教研科（5月初）

教务处初审、汇总各学院新专业申报意向，并提交至校务会议审议（6月初）

根据审议结果，教务处对学院的申请给予回复

通过审议的学院，按要求准备和完善专业申报材料上交至教务处（6月中旬）

专业所在学院按照教务处要求，完善申报材料，并在教育部指定平台上传材料（7月初）

教务处审核学院在平台上传的材并提交（7月10日前）

本科人才培养方案制（修）订流程图

办理时间：

以发文时间为准，周期一般为4-5年。

教务处根据学校精神下发制订或修订本科人才培养方案的指导性意见

学院讨论、调研，拟定专业培养计划，并提交学院教学委员会论证

经学院教学委员会论证通过的专业培养计划提交教研科

教务处对本科专业培养计划进行形式审查；按学科大类组织专家，对各专业培养计划中的大类课程、平台课程进行审核，提出修改意见并反馈

学院根据反馈意见进行修改

经学院修改的专业培养计划交教务处教研科

教务处将定稿的专业培养计划汇总报校领导审批

审批通过后印制培养计划，发至各学院及学生班

校级教改项目立项和过程管理流程图

1.校教改项目立项

教务处制定校教改项目实施方案

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教务处制定本年度校教改立项选题立项指南

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教务处组织校教改项目立项申报的通知发文

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各学院、各单位组织教师申报，填写立项申请表

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教务处汇总、初审申报材料

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教务处聘请专家组成专家组进行评审

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获准立项的项目通过教务处及网站及OA系统进行公示（公示时间为一周）

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公布立项结果的通知，制定经费资助方案

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获准立项项目负责人填写任务书，并将电子版发至教务处

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教务处对任务书进行反馈、审核

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获准项目负责人提交完善后的任务书

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教务处反馈纸质版任务书、划拨立项项目第一期资助经费

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教务处进行材料归档

2.校教改项目检查、验收

依据校教改项目管理办法，教务处发布教改项目检查与验收启动通知

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项目负责人自评自查，填写中期（年度）检查表；填写结题验收表，准备相关证明材料。

将检查、结题材料交所在单位汇总

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项目组所在单位集中开展自查；组织一般项目的结题验收工作；将有单位自查意见的中期检查表、有专家验收意见的全套资料与校重点项目结题验收材料汇总送交教研科

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教务处对一般项目的中期检查表、结题验收材料进行审核；组织召开专家评审会，进行校级重点项目的中期检查、结题验收工作

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教务处反馈验收意见，完善验收材料，组织发文，公布结题验收结果

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教务处对通过中期检查的项目划拨经费，材料归档

校、省级教学成果奖评审流程图

四年一次。

教务处在省厅组织成果奖申报之前，发布组织申报通知

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各学院、各单位组织教师申报，所在单位初评并填写推荐意见后集中送交教研科

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教务处汇总申报材料，并按照文件要求审核申报材料和申报资格

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教务处组织校内外专家进行评选，投票表决，确定推荐参评省教学成果奖的成果项目

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通过教务处及网站OA系统公示评选结果，受理争议，提出争议处理意见

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教务处组织发文，公布获奖名单

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教务处发放奖金，印制、发放奖状

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推荐参评省教学成果奖的成果项目，按评审意见和省教育厅新下发的文件要求完善材料，交由教务处统一上报省教育厅

省级及以上各类学科和教学改革项目流程图

包括学科，专业，课程，教材，课件、微课

1.项目申报

教务处通过处网站以及OA系统转发教育部、教育厅的有关文件，组织学院申报

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各学院、各单位组织申报，并将初审后的材料送至教研科

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教务处汇总申报材料，聘请校内外专家组进行评审，择优遴选学校拟上报项目

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公布遴选结果

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各有关单位将确定上报项目的申报材料修改完善，交由教务处统一上报教育部或省教育厅

2.项目中期（年度）检查

教务处根据项目年度建设计划下达中期检查工作通知

各学院按中期检查项目要求填写相应检查表，准备相关支撑材料报教务处教研科

教务处组织专家按项目到学院进行检查，听汇报、看材料、实地考察等

专家组根据检查情况按项目写出检查意见。

教务处将意见反馈给项目组

学校召开专题会议集中反馈项目中期检查情况

3.结题验收

教务处提前半年向省各类项目负责人发送结题验收相关材料，提请项目负责人准备结题材料

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项目组将结题材料送至教研科

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遴选专家组（组长须为校外专家）

↓

组织专家会议进行鉴定验收工作

↓

项目组按评审意见完善材料，交由教务处统一上报省教育厅

各类教学奖项的评选流程图

包括教学成果奖、专业建设成果、课程和教材成果、教学竞赛。

教务处根据学校相关精神发文公布各类教学奖项的评选原则及办法

各学院按文件要求组织评选并上报相关材料至教务处

教务处按文件规定对学院申报材料进行审查

学校教学委员会进行评审，并对获选人（项）进行公示

提交校务会议批准，公布获选人（项）

课程结束后，教师在教务系统内录入成绩，并打印纸质成绩单签名后交教务处存档

教务处向开课教师发放课表及考勤表

教学单位在规定的时间提交汇总表至教务处（新开课程需提前提交开课申请表和教学大纲，经学校教务处批准后统一汇总至汇总表）

教务处发布公共选修课、艺术限选课上课通知。

教务处组织全校学生进行公共选修课选课

教务处根据提交的任务进行排课

各教学单位的教学秘书在教务系统内提交“校公选课开课申请”

教学单位安排公共选修课、艺术限选课教学任务

教务处随教学任务一起向各教学单位下达公共选修课、艺术限选课任务

公选课、艺术限选课教学组织工作流程图

每学期十六周—十七周：

公选课和艺术限选课笔试科目考试。

每学期第三周—第十三周周三晚（周四晚）：

公选课和艺术限选课上课时间。

每学期开学第二周，周四—周五：

教务处发布成功选课名单和上课所在教室，在开课前需要调整课程的学生也可至行政楼A308进行调整。

每学期开学第二周，周二—周三：

停开课程改选时间段，因故错过选课的同学也可在此期间补选。

每学期开学第二周，周一—周二：

教务处发布停开课程的通知

每学期开学第一周，周三—周日：

选课时间段，根据通知公布的各年级选课时间上网选课。

每学期开学第一周，周一—周二：

教务处发布选课通知。

公选课、艺术限选课学生选课工作流程

每学期十六周—十七周：

公选课和艺术限选课笔试科目考试。

每学期第三周—