体育媒体关系管理赛事媒体服务大纲0819征求意见稿.docx

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体育媒体关系管理赛事媒体服务大纲0819征求意见稿

上海久事国际赛事管理有限公司

赛事服务指南

（2010版媒体服务）

征求意见稿

二〇一〇年八月十九日

赛事媒体服务

国际大型体育赛事是主办地的一张重要的城市名片，而媒体是传播这张名片最主要的载体。

通过境内外媒体对赛事的宣传，将极大地提升城市形象，增加城市美誉度，展示国际化大都市的文化内涵，充分体现出主办地举办国际大型体育赛事的意义。

为使媒体更好地发挥自身优势，全力投入赛事报道，主办方应本着“善待、善管、善用”的原则，完善管理体制，提高服务质量，为媒体全方位报道赛事创造良好的环境。

一、媒体记者注册

二、

（一）服务对象

具备新闻采访资质的境内外记者及电视转播团队、持权转播商

（二）服务内容

媒体记者注册服务是对于参与赛事转播和报道工作的境外记者或工作人员及其所携带的器材进行资格认定后发放相关证件的工作内容。

媒体记者注册服务的流程是由相关的媒体向赛事主办方和承办方递交报名申请，在经赛事组织委员会授权的媒体管理部门审核后批准其注册资格之后，由证件管理部门统一制作并发放转播或媒体记者工作证件，并由媒体管理部门协助境外媒体办理签证以及所携器材的报关、担保和销关事宜。

（三）服务标准

1、媒体管理部门需通过网络、传真、书面等多渠道发放媒体申请表，赛事官方网站需提供相关表格的下载服务，并留有电话号码进行中英文咨询服务。

2、媒体管理部门依据赛事级别和规模，与相应国际体育组织协调后，确定国内和境外媒体数量上限，综合考虑发行量、覆盖面以及报道质量等因素对媒体注册申请进行审核，其中涉及港澳媒体的由新闻办审核，涉及台湾媒体的由台办审核。

3、对于所有申请的媒体必须给予回复确认或者未通过审核的书面通知，对于审核通过的媒体应保存其完整资料，包括个人基本信息、照片、所属单位和联系方式。

同时按照文字记者、摄影记者、广播记者和转播记者进行分类注册，并对其所带器材进行认定。

4、在授证前必须分别由媒体管理部门和证件管理部门将媒体证件信息与媒体申请表进行确认，在媒体授证时如发现信息错误或需更改信息，必须由媒体管理部门通知证件管理部门提供临时证件，并在24小时之内重新制作证件发放给媒体记者。

5、媒体管理部门必须向境外记者提供签证申请的相关信息和证明材料，并由指定联络人协助其办理签证事宜。

6、媒体管理部门应安排专人在机场协助摄影及摄像记者进行相关器材的报关和销关事宜。

（四）服务规范

1、制证授证

（1）拟定媒体报名表格（可参考附录1），并在需要时附中英文表格、签证申请表、媒体酒店预订表、新闻中心设备预定表等文件，并上传至赛事官方网站供媒体下载，国际媒体方面也可在一些大型相关赛事期间在当地新闻中心发放报名通知和报名表格。

（2）媒体管理部门在规定期限内整理记者注册信息包括填入照片编号的报名名单、照片的压缩文件以及申请媒体的联系方式，配合证件管理部门制证。

由媒体管理部门和证件管理部门共同审核证件信息准确后制作并发放。

（3）媒体停车证由媒体提出申请，经审核后制作发放。

2、签证和器材报关

（1）媒体主管部门与申请获批的境外媒体确认后在规定期限内协助其办理签证申请。

（2）媒体管理部门向申请获批的境外媒体发出签证及器材入境手续通知，按照当年海关政策编写注意事项和操作步骤，并收集入境媒体签证信息，统一递交外办和新闻办，办理境外记者签证事宜。

境外媒体记者凭组委会出具的信函到指定领事馆领取签证。

（3）在机场设立欢迎台，协助记者办理携带器材入境的报关和销关手续。

三、媒体后勤服务

四、

（一）服务对象

获得赛事采访资格的所有记者及电视转播工作人员

（二）服务内容

媒体后勤服务是指为参与赛事转播和报道的记者或工作人员提供良好的工作生活环境和条件的工作内容，主要包括安排赛事指定的媒体住宿酒店及其与赛场之间的媒体班车服务，并在赛事期间确保记者能方便的获取或使用工作所需的物品、资料和设备，以及在赛场相应的服务区域内享有餐饮、通讯和停车等多项服务。

（三）服务标准

1、指定的媒体酒店不得和运动员、官员相同，且媒体管理部门需与酒店协调好停车位置和班车时间表指示牌，并将媒体订房单连同授证确认单发出。

2、媒体管理部门需落实媒体餐饮供应商，并安排餐区位置以及餐券领取的方法和时间地点。

3、媒体管理部门需按照文字记者区、摄影记者区和转播记者区进行媒体工作区分类布置，并协调卫星车及转播室搭建公司的进场事宜，确认卫星车停放位置。

4、媒体管理部门需根据媒体数量安排媒体班车及时刻表，协助交通部门制定交通方案后由党政办公室协同落实，并制作自驾指南。

媒体班车的安排应考虑记者乘坐的方便，班车时间和站点的安排应尽可能合理。

5、媒体管理部门需与电信服务商和财务部共同确定电信服务价格和支付方式，在确认电信方案后，向媒体发布电信价格和电信服务申请表，并由组委会确认电信服务商的最终保障方案。

6、媒体管理部门应注意和安保部门及后勤服务部门保持沟通，并做好及时的信息反馈。

（四）服务规范

1、餐饮住宿

（1）媒体主管部门在赛前分别为境内外媒体推荐3-4家不同价位的酒店供媒体选择。

（2）最终确定国内国外媒体指定酒店（市区一家、赛场附近一家），发布酒店名称和价格，开始预订，拟定媒体订房单（可参考附录4）。

（3）根据公司预算落实媒体餐饮供应商，确定用餐时间，领餐券的方法地点时间。

（4）安排前台接待负责赛事期间国内外媒体入住手续，及安排记者到达后选择工作台位置，完成登记。

（5）媒体餐饮区尽量安排在靠近记者和工作人员集中工作的区域，应同时提供中餐和西餐。

除正式餐饮外，需全程提供饮料和点心。

就餐区的容量建议为注册记者总人数的60%。

（6）赛事期间，保证国外电视媒体可在媒体中心领取媒体餐券，在媒体餐饮区就餐。

（7）赛事期间，在媒体餐饮区提供电视及报刊服务。

2、交通停车

（1）根据转播工作团队的工作量，安排班车数量及发车时间，并与转播团队初步确认时间表。

（一般先期安排1部班车，至赛事首日开始安排2部，每日实际发车时间，可由转播团队自由支配）

（2）确定媒体人数，向交通保障部门建议媒体班车班次时刻表，协助制定交通方案，由党政办公室相关人员协助落实。

（3）根据部分赛事的具体要求，对摄影师班车驾驶员进行实地培训，熟悉路线和工作要求。

（4）制作自驾路线指南，标注自驾车路线及停车场位置，并附图说明。

（5）电视转播和记者停车场应为30%的记者提供车位，媒体班车的上下车点应尽量靠近新闻中心。

3、通讯

（1）按照电信价格应确定通信方案。

（2）与电信服务商和财务部共同确定电信服务价格和支付方式。

（3）公司领导确认电信服务商的最终保障方案。

（4）发布电信价格和电信服务申请表（附录5）。

（5）完成媒体中心和摄影楼电信设施先期准备工作。

比赛期间，赛场新闻中心提供出售IP卡（供拨打国内或国际长途使用）、SIM卡以及手机租赁服务。

4、物料供应

（1）根据部门需求表由赛场经营中心提供车辆、物资、及电信设备，并确认价格。

（2）确定物资需求、餐饮、根据赛事手册确定标识方案，交赛事保障部门落实。

提供评论席安排表，每个工作台须开通免费宽带服务和市话功能，并根据需求提供物资支持。

（3）比赛开始前3天所有媒体工作区域所需物资到位，由项目负责人进行检查，所有媒体工作区域布置完毕。

（4）建议设置电视设备储藏室，并尽量靠近电视制作设备区200米范围内。

五、媒体信息服务

六、

（一）服务对象

获得赛事采访资格的所有记者及电视转播工作人员

（二）服务内容

媒体信息服务是指赛事举办期间按照赛事主办方的要求和媒体的实际需求，为所有采访记者提供关于赛事的与赛事相关的、有利于记者采访和撰稿的文字资料及信息。

媒体信息的服务内容包括翔实的媒体手册，在赛事进行过程中为媒体提供不断更新的赛程赛果通报和技术统计等信息和新闻稿，并在赛事举办期间，根据媒体的需求，在获得赛事许可情况下安排相关人员接受采访。

（三）服务标准

1、媒体管理部门需为媒体编制媒体手册，在赛事期间发放给记者，并在媒体定点酒店、新闻中心和授证中心摆放，供记者取用。

手册内容应该包括：

欢迎信、赛事简介、赛事信息、场馆位置图以及媒体报道注意事项等，通过组委会确认后根据媒体数量印刷发放。

2、媒体管理部门需和竞赛管理部门保持沟通，及时将赛程赛果与技术统计等信息传达给媒体，并在新闻中心提供国内外主要媒体的追踪剪报。

3、主动了解媒体的需求，部分接受采访的赛事，应该引导有采访意向的记者到新闻中心领取采访申请表，向赛事新闻官提出申请，得到组委会及被采访者同意后安排采访。

（四）服务规范

1、媒体手册，内容包括欢迎信、赛程、赛事的历史以及本届赛事的各项设置情况、参赛选手介绍、选手活动简介、上届赛事的结果和相关信息、场馆位置图、媒体交通信息、媒体报道注意事项、其他（如日历等）。

2．技术统计、媒体简报与新闻稿

（1）赛前,需要对国内媒体（全国性报纸、主要地方报纸、全国性体育类报纸、全国性体育类报纸、商业/经济类报纸、全国性体育类杂志/或者本赛事专业类杂志）进行追踪剪报。

（2）赛事期间，由赛事竞赛管理部门提供赛程赛果与技术统计等资料，组委会安排工作人员复印材料并分发至分栏格，以供新闻中心的媒体自行取用，部分赛事每日提供赛事集锦，还可根据各媒体制作需要编辑及制作专题赛事资料。

（3）赛后两周，继续对国内媒体进行追踪剪报。

七、新闻中心服务

八、

（一）服务对象

获得赛事采访资格的所有记者及电视转播工作人员

（二）服务内容

新闻中心是设置在比赛场馆附近为媒体提供的工作场所，包括记者工作区（包括文字记者工作区、文字记者观赛席、摄影记者工作区、内场摄影区）、赛事信息发布区（新闻发布会）等。

与赛事新闻采访相关的混合采访区也属新闻中心管理范围。

赛事主办方通过对新闻中心运营的管理和完善的服务为媒体记者创造良好的赛事采访环境。

（三）服务标准

1、媒体管理部门应该根据不同的赛事以及记者的数量来确定新闻中心的区域划分以及物资准备，对设备安装调试，并安排服务人员和文案编写翻译。

2、不同的媒体区域要有醒目的隔离标志，对不同媒体区域记者要进行分区域证件管理并提供不同类型的标示物，还要有专人引导媒体进入相应的工作区域，其中混合采访区和场内摄影区需有专人接待和维持秩序。

3、比赛期间，要控制媒体区域入口数量，安排专人在出入口对于记者证件进行核实检查，贵宾、运动员等非相关人员不得进入。

4、媒体管理部门必须仔细阅读赛事操作手册，严格根据要求提供物资和相应的服务，并对部分赛事的摄影摄像设备进行相应的标示。

5、举行新闻发布会，要提前公布当日召开新闻发布会的选手名单，并通过广播通知新闻中心的记者参加。

6、比赛期间，应按照赛事组委会和国际体育组织的相关要求，由专人负责接待有采访要求的媒体。

（四）服务规范

1、赛时新闻发布会

（1）赛事期间，组织方在每天早上公布当日将召开新闻发布会的选手名单及议程，工作人员须在每场新闻发布会至少30分钟前通知主赛馆新闻中心在场记者，让记者随时留意新闻中心的广播。

（2）新闻发布厅在新闻发布会开始前20分钟对记者开放。

（3）赛事期间，应安排文案编写翻译若干名，负责各种新闻资料和文案的编写及中英文翻译。

（4）安排专人维护会场秩序，传递话筒保障新闻发布会现场与新闻中心图像及音频连接设备正常工作

2、新闻中心

（1）新闻中心的区域划分：

媒体接待区、媒体工作室、文印装订台、储物室、媒体餐饮区、新闻中心工作人员工作区；空间容量上要考虑可容纳记者人数。

（2）物资准备：

背景板、电视、桌子、椅子、电话线网/线接口（含电话机）、饮水机、冰箱、电脑、打印机、复印机、传真机、接线板、垃圾桶（可根据具体情况增减内容）

（3）整理新闻中心所需物资及文具清单，交物资管理部门办理，并跟进落实情况。

（4）新闻中心必须建在场馆内，尽可能靠近记者席，有专门通道凭证进入。

（5）新闻中心所有设备安装完毕后进行调试。

（6）赛事期间，新闻中心应全天向记者开放，并安排服务人员若干，在媒体记者工作区域内提供充电设施。

（7）新闻中心应为通道留有足够的空间，以避免因走动影响记者工作。

（8）新闻中心收费项目应事先告知记者。

（9）新闻中心内不得出现非赞助商商业标识。

3、混合采访区

（1）确定混合采访区的划定范围，并设置醒目的隔离标志，部分赛事须区分电视转播和文字记者采访区域。

（2）比赛期间，应按照赛事报道的相关要求，由专人负责接待有采访要求的媒体，安排采访位置，并由志愿者协助维护混合采访区的秩序。

4、场内摄影区

（1）与安保部门协调，现场确认场内摄影区的位置及摄影记者进入的路线。

（2）比赛期间，针对媒体进入区域的限制，为媒体提供不同类型的标示物如摄影背心等，确定领取地点及使用规则。

（3）严禁在设备或杂物放置在主要通道上，避免在媒体记者工作区前方或附近出现阻碍视线的物体如标杆或海报等。

5、文字记者席

（1）完成文字记者席的布置工作，保证为媒体提供足够的工作空间（建议人均约1m2），为大部分席位提供可以书写或摆放笔记本电脑的桌面或平板，并提供免费的宽带服务和免费或付费的电话功能。

（2）比赛期间，由专人在出入口对于记者证件进行核实检查，并负责根据媒体的需求提供相关服务。

九、转播区域服务

十、

（一）服务对象

电视转播团队、持权转播商

（二）服务内容

电视转播工作区服务是指在赛事举办期间在主电视转播团队和持权转播商工作区域为其提供的服务。

电视转播工作区服务的内容包括在赛事举办期间为电视转播团队提供大型转播车的停车位和TVCompound等配备完善设备设施的办公区域，按照赛事要求为电视转播团队和持权转播商提供进行电视转播所需要的场地和设施条件，包括但不仅限于利于转播评论员工作的相对独立的区域，提供能放置电视摄像机机位以及适于摄像师工作的区位，并在赛后新闻发布会上为提供电视转播所需要的场地和设施条件。

（三）服务标准

1、媒体管理部门进行信号线的布置及摄像机位的调整和安放后，必须注意定期进行声音和画面信号传输的测试，以保证转播质量。

2、媒体主管部门应对混合采访区设置专人进行严格的准入资格审查和管理，并将混合采访区划分成若干个独立的区域以保证记者和摄像师之间不被干扰。

3、评论席两排之间的层高应在1米以上，并留有足够的走道空间，以保证记者走动时不会影响评论员的视线。

4、在新闻发布会上，布置完成、人员到位后，还必须确保安保提前20分钟到位，安排专人维护会场秩序，为记者传递话筒，并且记录提问媒体的名称。

5、部分赛事，须租借直升机进行航拍工作，需要落实向中国人民解放军总参谋部及上海警备区申请外国人登机进行航拍的申报工作。

6、部分赛事，需安排专人在赛后引导优秀运动员，保证其在接受官方采访前不得因任何原因在比赛结束后延误进入单边采访室。

7、评论席的工作间申请单应该由转播方向各电视台发出，而媒体管理部门要为通过申请的媒体分配席位，并根据电视台需要落实电信等需求。

（四）服务规范

1、新闻发布会

（1）比赛期间，每天清晨进行新闻发布会声音信号传输测试。

（2）联系安保并确保其提前20分钟到位。

（3）所有新闻发布会工作人员到位，所有物资（水杯、毛巾、饮料）到位。

（4）持证记者入场，并安排专人在门口协助安保检验证件。

2、混合采访区

（1）电视采访：

提前1小时摆放一米线（回字型），分三个阶段协助摄影新闻官维持现场采访秩序。

（2）单边采访室：

常规需准备1桌3椅。

（3）对于有单边采访需求的电视台做好服务工作

3、TVCompound

（1）确认TVCOMPOUND图纸及相关技术、物资需求。

（2）随着各电视团队的抵达，逐一进行移交，将物资单（含价格）交给电视台负责人进行签收。

4、评论员席

（1）主播方向各电视台发出工作间申请单（附录6）。

（2）主播方代表赛事向电视台发出评论席电信申请单（附录7）。

（3）赛前20天，电视台将评论间所需的电信种类及数量相关信息直接反馈至赛事，媒体管理部门确定最终的评论席分布表，并根据电视台的需求落实席位的分配。

5、电视转播机位

（1）确定场馆内转播摄像机位的初步方案及位置图，并在赛场里进行信号线的布置及摄像机位的多角度调整和安放。

（2）由外方制作团队和中方转播方及赛场转播协调人一起对场馆内转播机位做最后确认，必要时需与票务部协调，拆除部分看台座位。

（3）与场馆工程人员协调，将单边采访室或其他电视转播区域如TPL系统接入赛场机房/系统。

十一、媒体活动服务

十二、

（一）服务对象

所有媒体记者

（二）服务内容

媒体活动服务是指在非赛事举办期间，为了扩大赛事宣传、提升赛事影响力、加强与媒体沟通所举行的包括但不仅限于新闻发布会、媒体开放日等活动。

（三）服务标准

1、分工前需确定该活动是否外包，活动外包时，媒体管理部门主要负责总体控制及与外包方事先确定需要承担的工作内容（视项目而定），并且提供必要支持（包括VIP邀请等）。

2、非外包时，媒体管理部门需要提前一到两周落实好举办的时间和地点，在确定活动或会议流程后根据拟定的媒体名单发出邀请、回执及地图，并提前进行场内布置，准备好文字材料和相关物品，有聚餐环节的要根据媒体的回执和酒店确认用餐人数和菜单。

3、活动准备前必须制作工作任务清单，注明各项工作的时间节点，并且按照时间节点制作工作任务分配明细表，安排好各项工作的负责人。

4、人员分工时，必须召集各项负责人统一举行会议，让每个负责人了解整个活动的流程，并要保持工作期间人员的沟通，要求及时反馈各项工作的进度。

5、现场秩序维护（有明星参与时应配备安保人员并为其安排专门进出通道）

（四）服务规范

1、非赛事新闻发布会

（1）非赛事新闻发布会一般包括票务启动仪式和组委会通气会等，具体根据赛事的实际需要决定。

（2）确定新闻发布会举办地点和时间，联系好相关服务工作，拟定媒体名单并发出邀请。

（3）确定新闻发布会议程，包括时间安排、主持人、嘉宾或发言人、仪式或展示环节等。

（4）会场区域一般划分为签到台、主会场、VIP休息室、茶歇等。

（5）会议所需材料、设备和设施准备就绪，其中包括：

文字材料，包括新闻稿、主持人稿、嘉宾及发言人讲话稿、媒体签到表、媒体指南等；

会议现状布置，包括舞台背景版、媒体签到背景板、舞台地毯、长桌、演讲台、指示牌、AV音响、投影屏、话筒等；

其他物品，包括新闻资料夹、赞助商物品、记者礼品及新闻发布会所需道具等。

（6）媒体资料中一般包括新闻稿、背景材料、图片光盘（根据需要放置）。

（7）会议场地搭建一般采取委托外包的形式，由搭建商负责执行。

2、媒体活动日

（1）确定活动举办时间地点并，确定活动及餐饮场所及流程，一般活动流程应包括签到、欢迎仪式、主办方代表致辞、媒体互动环节、聚餐、场馆参观、专访时间等。

（2）活动流程可能根据实际情况（如天气、嘉宾出席等）随时出现变化，要做好充分的预案准备。

（3）向媒体发出邀请函、回执及地图，邀请函应包括活动的时间地点和内容简介。

（4）根据媒体的回执确认到场媒体名单，并准备相新闻稿和记者礼品。

（5）和酒店确认用餐人数和菜单。

（6）物品至少提前一天全部准备，搭建的相关事宜提前三天即可。

（7）活动前把相关的书面资料整理好后，确定工作人员分工，但注意不要将太多的工作集中安排在一个人身上。

（8）活动评估（媒体意见建议、活动报告撰写）

十三、危机管理

十四、

（一）服务对象

媒体记者

（二）服务内容：

危机管理是指在赛事举办前后或赛事期间，赛事主办方应对损害赛事形象突发事件的危机公关过程。

危机管理和危机公关的目的是为保障赛事正常进行，消除在公众中产生的负面影响，维护赛事的形象。

（三）服务标准

1、媒体管理部门必须迅速的反应，邀请权威参与危机评估，建立危机处理系统，正确出台措施，勇于承担责任，并且要主动联系媒体，24小时内向公众坦诚。

2、以媒体主管部门为基础，设立由赛事主办方负责人、相关赛事部门负责人共同参加的危机处理小组，应对可能出现的各类突发情况。

3、危机处理小组负责拟定危机公关预案，出现危机时启动预案，并指定新闻发言人，统一对外口径。

4、要多渠道公布联系方式，方便媒体联系，并在消息发布同时，做出客观合理的解释，尽可能多地给媒体提供事实资料和数据，吸引媒体注意以把握舆论导向。

5、要公平对待媒体，真诚亲切地回答媒体的问题，注意用语，切忌发表主观评论、和记者发生冲突、隐瞒信息以及用语不当。

6、有记者来电、来函或发送电子邮件，问询有关突发事件信息，必须认真对待回复，并动之以情、晓之以理，真情地寻求媒体谅解。

7、要充分考虑公众的心理，积极回馈观众，可举办互动活动或进行适度利益倾斜，还要突出新意，巧妙转移视线，制造赛事新的有利地关注点，减轻赛事负面影响，给了人们新的希望。

8、有关部门要做好新闻报道等收集工作，如发现某些媒体有不实报道、造谣、诽谤等，应及时进行回应，并在处置完毕后，做好新闻应对发布工作的总结评估。

（四）服务规范

1、危机评估

重视权威的意见，针对问题做专门的解答。

2、危机处理方案

（1）统一事件的对外口径。

（2）程序不宜太多。

（3）抓紧实施，提高时效性，增加透明度