档案分类编号规定.docx
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档案分类编号规定
档案分类编号规定
档案分类编号规定
一、总则
为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。
二、档案分类
本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。
序号
名称
代号
1
合同类
H
2
行政管理类
G
3
会计档案类
K
4
资产类
Z
5
声像类
S
6
荣誉证书类
R
7
项目管理类
X
8
图书管理类
T
三、档案编号方法
本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。
公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。
“J&A”为公司代号，即为“深圳市姜峰室内设计有限公司”英文名称的缩写。
档案保管期限的代号：
永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示；短期卷用“C”表示，标在挡案袋的封面上。
四、公司各类档案编号模式：
1、合同类：
J&A/H—X—XXXX—XXX
项目名称
8、图书管理类：
J&A/T—XX——XXX
编码
属类号
图书管理类属类号：
建筑工具书JG；其他工具书QG；建筑书JH；美术书MS；购买杂志GZ；订杂志DZ。
五、档案编号示例：
J&A/H—S—2006—026
上述编号的文件是：
深圳市姜峰室内设计有限公司2006年合同档案设计类第026号文件。
附件一：
归档范围及保管期限表
名称
属类号
归档范围
保管
期限
（H）
合同
类
S
T
1、设计合同
2、其它类合同
永久
长期
（G）
行
政
管
理
类
（Z）
政
务
综
合
1、筹建本公司的可行性报告，申请与政府批文。
2、营业执照、资质证书
3、公司验资报告
4、公司的经营目标、长期规划以及总体发展规划。
5、本公司董事会议
（1）会议纪要、记录、重要的汇报材料。
（2）一般性文件。
6、本公司颁发的决定、决议、指示、条例、规定、通知、通报等。
（1）重要的
（2）一般的
7、公司关于企业管理的各项规章制度，以及各职能部门的职责范围和岗位责任制。
8、公司的设计部的各种工作流程、出图制度以及质量控制管理的相关规定。
9、公司的财务的基本情况报表。
（1）年度的；
（2）季度和月份的。
永久
永久
永久
永久
永久
长期
永久
长期
长期
长期
永久
永久
（H）
会总
议结
纪汇
要报
1、本公司的各种工作计划、总结、报告。
（1）年度或年度以上的。
（2）季度、月份的。
2、本公司各职能部门形成的工作计划、总结。
3、公司会议形成的重要文件、记录。
4、公司年度活动计划。
长期
长期或短期
长期或短期
长期
长期
（D）
档案
信息管理
1、本公司概况，大事记及反映本公司重要活动的各种文件材料。
2、本公司编印的简报。
3、本公司档案管理各种规章制度和办法。
4、本公司档案验收文件以及交接清单。
5、档案目录、销毁清册、凭证。
6、本公司财产、物资等的交接凭证、清册。
永久
长期
永久
永久
长期
长期
名称
属类号
归档范围
保管
期限
（R）
人
事
管
理
·
培
训
计
划
1、本公司对职工任免、升级、调资、技术职称聘任的文件资料。
2、本公司人事劳资方面的各项规章制度。
3、本公司对职工奖励、处分的文件资料。
4、本公司录用、转正、定级、调资的文件材料。
5、本公司工资条例及标准。
6、员工花名册。
7、公司对先进个人的表彰和奖励的文件资料。
8、员工教育培训计划、方案的有关材料。
（1）重要的。
（2）一般的。
长期
长期
长期
长期
永久
长期
长期
长期
短期
（K）
会
计
档
案
类
（P）
会计
凭证
1、原始凭证、记帐凭证。
2、银行存款对帐单、银行存款余额调节表。
长期
长期
（Z）
会计
帐簿
1、总分类帐、明细分类帐。
2、银行日记帐、现金日记帐。
3、固定资产明细帐、固定资产卡片。
4、辅助帐簿。
永久
永久
永久
永久
（B）
会计
报表
1、年度财务报告。
2、月、季、年财务报表及财务分析。
3、公司内部各种统计报告
永久或长期
短期
短期
（H）
会计
综合
类
1、会计移交清册。
2、会计档案保管清册。
3、会计档案销毁清册。
长期
长期
长期
（Z）
资
产
类
家具（J）
电器（D）
设备（S）
1、各种办公家具统计表。
2、各种电器维修保养手册以及统计表。
3、各种设备的维修保养手册以及统计表。
永久
永久
永久
（R）
荣誉
证书
类
证书（Z）
奖杯（B）
1、本公司荣获颁发的奖状和证书。
2、登载本公司作品的报刊、杂志。
3、各种奖品事物。
永久
长期
永久
名称
属类号
归档范围
保管
期限
（S）
声
像
档
案
类
光盘（G）
照片（Z）
反转
片（P）
录像
带（L）
1、反映公司发展过程的录象带、照片、剪报。
2、公司举办各种集体活动，文体活动的照片。
3、公司召开重要会议的照片、录象带。
4、领导及贵宾来本单位视察、参观时形成的照片、录象带等材料。
5、外出开会参观、考察带回来的有查考保存价值的照片、录象带。
6、公司获得的奖状、奖杯、奖品、奖章和证书的照片。
7、公司职工教育、员工培训情况的照片、录象带。
8、公司一般性会议形成的照片。
9、各类工程实景照片、反转片以及光盘。
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
长期
长期
（X）
项目
管理
类
（WL）
往来
函件
1、图文传真、联系函、各类通知以及会议纪要等。
2、设计变更、补疑、澄清。
3、招投标文件。
4、施工检查、图片以及对应图纸
长期
长期
长期
长期
（FA）
方案
设计
1、方案设计图册。
2、效果图。
长期
长期
（SG）
施工图
设计
1、施工图蓝图、硫酸图。
2、竣工图蓝图、硫酸图
长期
长期
（DZ）
电子
文档
1、往来函件。
2、方案设计成果。
3、施工图设计成果。
长期
长期
长期
（T）
图书
管理
类
JG
QG
JH
MS
GZ
DZ
1、建筑工具书。
2、其他工具书。
3、建筑书。
4、美术书。
5、购买杂志。
6、订杂志。
长期
长期
长期
长期
长期
长期
档案管理制度汇编
一、档案管理制度
二、档案分类编号规定
三、归档范围及保管期限表
四、档案分类一览表
五、档案管理职责划分
二OO六年十二月
档案管理职责划分
一、行政总监档案管理职责划分：
1、设计合同原件归档管理
2、行政管理类
二、办公室文员档案管理职责划分：
1、合同管理
2、声像档案管理类
3、荣誉证书类
4、图书管理类
5、员工档案资料管理（分项）
三、设计部文员档案管理职责划分：
1、项目管理类
2、公司各类活动资料收集管理（分项）
四、财务室档案管理职责划分：
1、会计档案类
2、资产类
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