印刷管理制度.docx
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印刷管理制度
印刷品管理制度
1目的
为统一归口公司的各项印刷品的印刷管理，同时合理的规范公司各项印刷品的申报审核程序，特制定本制度。
2范围
本标准规定了印刷品的分类、申请、印刷、入库、发放及报销管理等；
本标准适用于集团及各下属子公司。
3术语
印刷品：
这里指的印刷品指出版物、包装装潢印刷品和其他印刷品等。
出版物包括报纸、期刊、书籍、地图、年画、图片、挂历、画册及音像制品、电子出版物的装帧封面等。
包装装潢印刷品包括商标标识、广告宣传品及作为产品包装装潢的纸、金属、塑料等的印刷品。
其他印刷品包括文件、资料、图表、票证、证件、名片等。
4职责
印刷品需求部门负责提出印刷申请，提供印刷品样件与印刷标准要求，负责新印刷品样件的验收；
办公室审核印刷品的用途、数量及内容、价格；
品牌公关部负责联系对外印刷业务，印刷品的数量及整体质量（报废率抽检）验收入库及使用中质量问题的跟踪处理；
申请部门对送交的样品进行核实和确认；
仓库负责印刷品的入库、保管、发放及通知使用部门及时领用；
5印刷品的申请
需求单位根据实际需要及库存情况及时填写《吉奥印刷品申请单》（一式三联，一联留存，二联办公室，三联印刷厂），经部门主管签字确认后，由经办人报备至办公室（同时提供设计原稿或标准样件）
办公室主任审核其印刷品的价格、使用范围、需求数量及内容有效性（涉及公司保密信息类、行文规范类、法律法规类等规定的）；
办公室审核通过后交品牌公关部，由印刷品负责人员联系对外印刷业务同时核算成本价，最终经行政副总审批同意后落实实施。
6印刷品的印刷、入库验收及发放
品牌公关部接到《吉奥印刷品申请单》后，由印刷品负责人联系印刷厂家，原则上至少联系两家，以最优价为合作对象；
新印刷品应由印刷厂家先提供样件，由品牌公关部确认后经申请部门验收签字方可进行按实际数量印刷；
印刷过程中对于涉及公司保密信息的印刷品应由印刷品负责人监印，印刷后要对印刷样件进行封样或现场销毁；
印刷后物资由印刷品负责人员对需入库印刷品进行验收，仓库根据《吉奥印刷品申请单》为其办理入库手续；
印刷品入库后，仓库人员应及时通知申请部门领取所需印刷品，未申请部门如需求经申请部门同意后方可领用。
7印刷品的报销
对于有经常性印刷需求部门的印刷成本控制额度由财务部进行即时监控。
印刷厂家开具印刷品的增值税发票需办公室审核后交财务部审定，经行政副总批准后予以结算。
8罚则
条款号
奖罚内容
责任人（部门）
奖罚金额
执行部门
1
未经确认样件批量印刷
责任人
不予报销
申印部门
2
涉及公司保密的印刷品无人监印或印刷后未封样/销毁而造成信息外流
品牌公关部
50-500元/次
办公室
3
未按公司规定品牌形象要求设计
责任部门
100元/次
品牌公关部
4
无特殊原因未经品牌公关部审核擅自设计、印刷
责任部门
不予报销
财务部
9附录
相关文件
相关记录
《印刷品申请单》（GA/RM01·14-01A）
相关流程图
《印刷品管理流程》
说明：
1、印刷周期：
小型印刷品包括各类联单收据，各种公司产品，宣传资料，10000份以下自审印人提交《印刷品申请单》之日起，到印刷完毕，交货最短为10个工作日（不包括设计）；
2、大型印刷品包括公司内部使用的各类画册，产品宣传资料10000份以上，自审印人提交《印刷品申请单》之日起到印刷完结，交货最短为15个工作日（不包括设计）；
3、各单位应及时掌握所需的印刷品库存量，提前审报，如有审报不及时所带来的印刷品断货后果自负；
4、常用印刷品由品牌公关部审核格式与设计是否符合公司形象标准办公室审核印刷价格及数量，非常规印刷品由品牌公关部根据申请部门进行设计，办公室审核价格及数量。
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