印章管理制度.docx

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印章管理制度

XXXX置业投资有限公司

编号

版号

印章管理制度

主责单位

企业管理部

文件执行日期

2013-5

备注

对应单位

行政管理单位—企业管理部

对应权限人

废止文件

1目的

为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，规范公司运营，防范管理风险，特制定本程序。

2适用范围

本制度适用于公司行政公章、专用印章、私章、项目章的管理。

3术语和定义

3.1印章：

即图章，是印信凭证的一种，是刻在固定质料上的代表机关、组织或个人权力、职责的凭据。

3.2印章分类：

行政公章：

公司在主管机关登记备案的，对外代表公司的印章。

专用印章：

公司在主管机关登记备案的业务专用章，对外代表公司的合同专用章、财务专用章、发票专用章。

私章：

公司因业务及管理需要刻制的法定代表人、委托代理人、财务人员名章。

项目章：

公司开发项目的专用印章，冠以工程名称，不允许以数字序号代替。

4职责与权限

4.1公司主要领导

审核/批准各部门提出刻制印章的申请；

对涉及本公司重大事项的印章使用的申请进行审核/批。

4.2企业管理部

公司各类印章的归口管理部门；

负责总部印章的刻制、发放、回收、销毁；

公司公章、合同专用章及相关业务章的使用管理；

监督各部门印章的保管和使用情况。

4.3各部门

提出刻制印章的申请；

妥善保管和正确使用部门负责印章；

4.4项目/子（分）公司行政部门

项目/子（分）公司各类印章的归口管理部门；

负责所在项目/子（分）公司印章的刻制、发放、回收、销毁和所负责印章使用；

负责权限范围内印章的使用管理；

负责监督所在项目/子（分）公司各部门印章的保管和使用情况；

对刻制的印章上报总部企业管理部备案。

5管理程序与要求

5.1印章刻制

5.1.1公司总部各类印章的刻制，由所需部门提出书面申请，经相关权限人审批，行政管理单位负责刻制。

5.1.2子（分）公司或项目公司所需的印章刻制，由所需部门提出书面申请，经相关权限人审批，由子公司或项目公司行政管理单位负责刻制。

5.2印章保管

5.2.1制作的印章应在公司企业管理部进行统一压印登记，填写《印鉴使用备考表》，记录印章名称、印文、印模、保管人姓名等内容。

5.2.2公司公章、合同专用章由行政管理单位指定专人保管。

法定代表人章、财务专用章、发票专用章由财务部指定专人负责保管，其中法定代表人章与财务专用章不能由同一人保管。

相关业务章由业务主导部门指定专人保管。

公司的印章保管员须与公司签订《印章保管人责任状》，明确双方的权利义务和违约责任。

5.2.3保管印章要防止被盗。

用完印章后要随手放好，不能将印章随意放置在办公桌上。

若印章遗失时，立即向上级汇报并应依法公告作废。

5.2.4印章原则上不得带出保管人办公室。

特殊情况确需带章外出办理公务的，应报权限人批准后，尽量由印章管理员带章随同办理或用印申请人自行携带办理。

5.2.5印章保管员应注意日常保养，及时清洗、加油，确保印迹清晰。

5.2.6印章保管员发生变动时，其管理的印章记录和档案须作为移交工作的一部分，办理分管印章的移交手续后方可办理相关变动手续。

5.3印章使用

5.3.1印章使用范围

行政公章使用范围：

●以公司名义对内、对外发出的文件。

●以公司名义对外联系，商洽业务的介绍信、证明、授权委托书等。

●以公司名义向有关单位提交的报告、申请函件等。

●公司员工办理私人事务，需公司出具的证明等。

●经公司权限人批准其它需要使用公章的文件等。

●公司与其他单位签订的生产经营、商务等业务方面与经济有关的合同。

合同专用章：

仅用于以公司名义与买受人签订的商品房买卖合同、VIP申请协议、公司与买受人签订的前期物业服务协议。

财务专用章：

公司财务票据、财务报表、财务证明等使用财务专用章。

私章：

公司对外签订合同、协议、出具证明、授权书等需加盖法定代表人、委托代理人名章的，财务票据、报表上需加盖相关人员名章的，使用私章。

项目章：

仅限于项目部权限手册中规定事项，不得用于签订合同/协议、债务、担保承诺，不得用于劳动招工、投资招商等。

5.3.2用印申请、审批

办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并取得相应权限领导的审批同意后，连同需用印的文件等一并交印章专管员。

具体的权限要求：

●行政事务用印：

须由业务经办人填写《印章使用申请表》,写明文件名称、份数、用途、加盖公章名称，经部门经理审核、主管领导审核，报相应权限人审批后，方可用印。

●公司发文用印：

经主管领导审批签发，视为批准用印，除此之外，所有用印原则上都需填写《印章使用申请表》。

●公司对外投资、借款、重要协议、合同、证明的签批应填写《印章使用申请表》，并附《合同评审会签表》（原件留行政管理单位），由法律顾问签署审查意见后，经相应权限人批准，方可办理用印手续。

●一般性事务，不涉及重要问题的事项，经主管领导批准后履行用印手续。

印章管理人在盖章前应认真对所需盖章的文件及审批程序进行复核，复核通过后方可用印。

如发现文件格式不符合规范的，有权对用印文件提出修改要求。

如发现文件内容、手续等有问题或疑问的，应立即请示领导进行确定。

印章管理员不得在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。

如遇特殊情况时，必须经权限人同意。

每次使用印章，必须登记，登记的主要项目有：

时间、编号、用印单位、用印次数、经办人姓名、批准用印人姓名、盖印人姓名等。

5.3.3用印规范要求

●加盖印章应位置恰当，图案清晰，文字端正。

●文尾落款处盖印要上不压正文，下压年月日，也称“骑年盖月”。

如果一份文件需加盖多个印章，各印章不能交叉重叠，不能压正文，不能盖出纸边。

●多页合同文本要加盖骑缝章。

●正式印章应用红色印泥/印油，专用章或其它印章根据有关规定可用红色、蓝色或紫色印泥/印油。

5.3.4违规用印应承担责任

若因印章保管人失职造成印章被滥用,保管人应负相应的经济责任及法律责任；

印章使用审批人由于过失给企业造成损失的，由本人承担经济责任，严重失职的经公司法定代表人或授权委托人批准可解聘，触犯刑律的，交司法部门处理；

如未经公司权限人批准同意私刻印章，按情节轻重对当事人及主管领导进行处罚，若给企业造成损失的，由相关人员承担经济责任，触犯刑法的，交司法机关处理。

5.4印章废止

5.4.1废止印章应及时上交印章保管员处。

5.4.2一般废止印章需保存三年，到期后，请示权限人后做出处理决定，提交颁发单位进行切角封存或由印章保管员销毁，并填写《印章销毁登记表》。

6相关记录

6.1《印章刻制申请表》

6.2《印章使用申请表》

6.3《印章使用登记表》

6.4《印章销毁登记表》

6.5《印鉴使用备考表》

6.6《印章保管人责任状》

附件一

印章刻制申请表

申请部门：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　月　　日

印章名称

印

章

图

样

刻制原因

印章类别

申请部门

经手人

申请部门

负责人

企业管理部

意见

总经理意见

副董事长意见

董事长意见

经办人

执行情况

经办人签名

备注

附件二

印章使用申请表

申请日期

部门

申请人

文件名称

合同编号

份数

用途

加盖公章名称

□公章□法定代表人章□合同专用章□财务专用章

注：

如特殊情况带章外出办公，须在用途栏中注明相关原因和用章时间

部门负责人审核/批：

企业管理部意见：

总经理意见：

附件三

印章使用登记表

日期

用印部门

用印数量

内容

经办人

审核领导

审批领导

附件四

印章销毁登记表

NO.

印章名称

材质

形状

启用时间

废止时间

（印鉴）

销理

毁由

备

注

销毁人：

监销人：

审核人：

批准人：

销毁时间：

年月日

附件五

印鉴使用备考表

序号

保管单位

保管部门

印鉴名称

印鉴底样

保管人

签字

备案

时间

备注

1

资阳公司

2

总部

3

附件六

印章保管人责任状

本人受委托，负责保管并按规定使用公司章。

在此，本人郑重承诺：

本人将严格遵守《呈邦投资有限公司印章管理规定》，在使用印章时按章办事，不殉私情。

对于本人在印章使用过程中未按制度和规定程序工作而给公司带来的任何损失，本人愿意承担一切经济和法律责任。

委托人签字：

印模：

印章保管人签字及指印：

总部总经理（项目公司总经理）：

公司法定代表人：

签订日期：

年月日