集团公文管理制度.docx

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集团公文管理制度

新奥集团公文管理制度

１总则

1.1为使集团公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本制度。

1.2集团的公文（包括电报、传真，下同），是集团在经营管理过程中

形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻集团经营方针、策略、计划，发布行政命令和规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流信息的重要工具。

1.3公文的处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.4集团办公室及各单位行政办公部门是公文处理的管理机构，主管本单位公文处理工作,其中集团办公室负有指导下级单位公文处理工作的责任。

1.5公文管理部门在公文处理工作中应坚持实事求是、精简、高效的

原则，做到准确、及时、安全。

1.6集团办公室、集团公司各部门及各单位行政办公部门，应当配备专（兼）职的文秘人员负责公文处理工作。

文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

1.7在公文处理工作中，必须严格执行保密制度和有关保密规定，确保集团秘密的安全。

2公文种类

2.1命令（令）

适用于发布规章制度；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关人员；撤销下属单位不适当的决定。

2.2决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

2.3公告、通告

“公告”适用于向集团内外宣布重要事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

2.4通知

适用于批转下属单位的公文，转发国家行政机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

2.5通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

2.6议案

适用于提请国家代表机关或一定组织的会议讨论、处理的建议。

2.7报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。

2.8请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

2.9批复

适用于答复下属单位的请示事项。

2.10函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项等。

2.11会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

3公文格式

3.1公文一般由发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

3.2发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文时主办单位应当排列在前。

3.3秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

3.4紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

3.5发文字号，包括机关代字、年份、序号。

联合行文时只标明主办机关发文字号。

3.6上报的公文，应当在首页注明签发人、会签人姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。

3.7公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3.8主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

3.9公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

3.10公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

3.11成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

3.12公文应当标注主题词。

3.13文字从左至右横写、横排。

3.14公文中各组成部分的标识规则参见新奥集团企业标准（Q/XAG001-2000）《新奥集团公文格式》。

3.15公文用纸一律采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。

左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

4行文规则

4.1集团行文权仅限于集团公司、行业控股公司及其所属的各成员企业。

4.2集团各单位在本单位职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位行文。

4.3向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级主管部门。

4.4各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

如擅自行文，集团有权责令纠正或撤销。

4.5同级单位、同级单位各职能部门、上级单位职能部门与下一级单位可以联合行文。

联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

4.6各单位一般不得越级请示。

因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位。

4.7“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。

除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

4.8“报告”中不得夹带请示事项。

4.9受双重领导的单位向上级单位请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。

上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。

5发文办理

5.1集团公司发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括申请、审批、签发、登记、打印、校对、用印、分发等过程。

5.2为简化办公程序，以集团名义发出的文件归为六类：

（1）通知，发布目标责任书，确认工作计划、经营计划；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布公司性的重大生产、技术、经营管理、职工工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其它有关全公司的重大事项

（2）集团级会议纪要

（3）制度

（4）党团工文件

（5）督委会文件

（6）外发文件，根据政府部门的要求呈报的有关文件；根据业务单位的要求通报的有关文件。

5.3本部门或本企业职能范围内的工作布署、业务事项等以本部门、本企业名义行文。

5.4申请

5.4.1各单位、部门需要以集团或行业公司名义行文的,应事先提出申请。

申请时应将文件草稿与经本部门或企业主管领导签批的《发文批审单》（附件4）一并交由集团办公室文秘人员审核。

5.4.2《发文批审单》应详细填写文件标题，发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人等,并签名、盖章，标明日期和密级。

5.4.3文稿须是打印稿,要求做到以下几点:

（1）情况属实，观点鲜明,条理清楚,文字简炼,标点准确,篇幅短小，不说废话、赘话;

（2）人名、地点、数字、引文准确。

引用公文应该先引标题，后引发文字号。

日期应该写具体的年、月、日。

（3）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“１.”，第四层为“（１）”。

（4）必须使用国家法定的计量单位。

（5）用词用字准确、规范。

文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。

5.4.4对涂改不清、文字错漏严重，内容不妥，格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

5.5审批

5.5.1经文秘人员审核后的文稿，交送集团办公室主任审批，办公室主任从以下几个方面对文稿进行审核把关,对文件的质量和内容负责。

（1）是否需要行文。

（2）是否符合党和国家的方针、政策及有关法律、法规。

（3）涉及到其他部门的问题是否协商一致。

（4）提出的要求和措施是否切实可行。

（5）涉及的人名和文件是否确切。

（6）文字表达是否准确。

（7）文种使用、文件格式、发送范围是否恰当符合规定。

5.5.2集团办公室主任在对上述有关内容进行审核后,签署意见。

对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿，应由拟稿单位重新打印，涉及到两个部门以上的部门文件还需将文稿交由有关部门会签。

5.6签发

5.6.1文稿审核会签后，由文书按批准权限的规定分别呈送集团公司有关领导审定批准签发，形成定稿。

签发应遵循以下原则：

（1）涉及全局性的文件由总经理或总经理指定的副总经理或三总师签发。

（2）对涉及某一方面或专业的文件由分管副总经理或三总师签发。

（3）凡属涉及两位以上副总经理或三总师分管的事项由各分管副总经理或三总师共同签发。

（4）党团工、督委会文件由直接领导负责签发。

5.6.2已经公司领导签发的文稿，即为定稿，不许擅自改动，如需改动，须请示原签发领导审定。

5.7登记编号

登记编号是指文稿经集团领导审核签发后，在送印之前，需要进行发文登记，并编排发文字号。

集团文件由董事长办公室负责登记编号，行业控股公司文件由其行政办公部门负责登记编号。

文秘人员在进行发文登记前，要检查签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，未经公司领导签发的文件不得登记编号。

5.8打印

打印由集团办公室打字员负责。

打印须以签发人及签发时间的定稿为依据。

5.9校对

文件打印清样，应由拟稿人校对，并在《发文批审单》上签名。

校对的基本职责就是对原稿负责，即“忠实原稿”。

校对由行文部门负责。

5.10印制

校对修改好的文件由打字员按统一的公文格式及印数要求进行印制。

版面要清楚、整洁。

对印制质量不好的文件应重新印制。

5.11上报或下发

文件印制完毕后交由董事长办公室用印、分发，并做好登记。

用印须印迹清晰、端正，位置正确（骑年压月），不得出现印迹模糊、歪斜以及不正确用印。

各部门、各单位自己行文的,由各单位、各部门用印、分发，并按照《新奥集团办公自动化系统管理办法》的有关规定在“奇迹2000”办公自动化系统中发布。

６收文办理

6.1集团公司收文是指送本单位的公务性文件和材料等。

包括政府部门、社会各界及企业间的文件、电报、信函、集团各成员企业上报的各种报告等。

定期供应、交换的公开性图书杂志，不属于收文范围。

执行相应的图书资料、报刊杂志的管理规定。

集团技术资料由技术质量部负责日常管理，最后统一归档到集团办公室档案管理处。

6.2收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

6.3签收

6.3.1凡来集团的公启文件（含各成员企业），除注明领导或职能部门亲启的之外，均由集团收发员登记签收。

6.3.2签收时收发员应点收信件和文件包裹的数量，并注意以下几点：

（1）信件有无破损、散包、被拆现象，如发现应及时查明原因、作出处理。

（2）清点收件总数与清单上是否一致，如有不符，可暂不签收，经查明原因后再予签收。

（3）检查来件是否是发给本单位的，如有错误，应及时退回。

（4）对密件开口和国外信函邮票被撕等，要经集团办公室主任或有关领导同意后方可签收。

6.3.3收发员与集团办公室文秘人员交接时要填好《收文登记表》（附件１）。

6.4拆封

6.4.1拆封由办公室专人负责，注明机密以上文件由办公室主任拆封。

署名领导人亲启的由文秘人员送达本人拆启。

除被授权者外，其他人员不得擅自拆封。

6.4.2拆封时要注意遵循以下原则:

（1）使用剪刀，不要用手硬撕。

（2）检查主送单位、来件单位与封皮报写是否相符。

如不相符时应

把封皮附在文件后面备查。

（3）注意封皮的保存利用。

拆封后，应尽可能把来件封皮集中保存一段时间后再行销毁，以备万一发生差错时重新检查之用。

6.4.3拆封后对文件仔细核对检查，包括文题、编号、数量等是否一致，文件是否完整无缺，如发现问题、应及时采取补救措施。

6.4.4凡下属单位直接收到的应由集团办理的外来函、电及文件，由各单位文秘人员签收后转集团总部办理。

6.5登记

6.5.1文秘人员对来文拆封后要登记编号填写《收文登记表》（附件1），编号按收文时间先后顺序采用流水编号法。

6.5.2登记后的文件及时附上《收文处理专用单》（附件２），交集团办公室主任签批拟办意见。

6.5.3由集团办公室承办或归档的单位领导亲启文件，本人拆封后也应交办公室主任签批，办理登记手续。

6.5.4公司外出人员带回的文件及资料应及时交办公室专人并办理登记手续。

6.6阅批与分转

6.6.1凡正式文件均需由集团办公室主任提出拟办意见后，由文秘人员分送承办部门（单位）阅办；重要文件应呈送集团领导亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，最迟不得超过两天，紧急文件即阅即办。

6.6.2一般函、电、单据、通知及文件资料，由办公室文秘人员直接分转处理。

如涉及几个单位、部门会办的文件，应与主办单位、部门联系后再分转处理。

6.6.3为加速文件运转，文秘人员应在当天或第二天将文件送到有关领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。

6.7传阅

6.7.1文秘人员在传阅过程及传阅完毕后要负责填好《文件传阅单》（附件8）和《传阅文件登记表》（附件9）。

6.7.2传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄漏内容，对机要文件如有丢失或泄密，将视情况追究责任。

6.7.3阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给办公室文秘人员。

阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导批示、“批办意见”，办公室应负责责成有关部门和人员按文件要求和领导指示办理有关事宜。

6.7.4读带有密级的文件时不得抄录，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，应办理借阅手续，以防丢失泄密。

6.7.5文件阅完后，应送交办公室文秘人员，切忌横传。

6.8催办与承办

6.8.1办公室文秘人员对文件负有催办、检查和督促的责任，以提高办文速度。

了解办理情况可采用发函催办单、电话催办、登门催办及请承办部门来人汇报等方式，发函催办要填写《催办单》（附件３）。

6.8.2文秘人员对需要催办的文件应填写《催办单》，并保留存根以便于催办和查考。

6.8.3承办部门接到文件后要按批示要求立即指定专人办理，不得将文件积压分散。

承办中，如接到《催办单》，应将办理情况和结果填写在《催办单》上，并及时退还办公室文秘人员。

6.8.4承办处理期限：

（1）快件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。

（2）一般文件由部门主管领导斟酌经办人的工作量、指定处理期限。

一般文件以三日内处理完毕为原则。

（3）来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。

7文件存档、清退、借阅处理程序

7.1存档

7.1.1各单位、各部门要设专门存放资料柜，并用文件夹或档案盒对文件分门别类，妥善保存。

7.1.2文件发出后，要将文件底稿连同正式文件单独保存，放入待存档文件盒内。

7.1.3余存文件要放在余存文件袋内，并填好《余存文件登记表》（附件５）附在一起。

7.2清退

7.2.1集团办公室、行业控股公司行政办公部门负责按规定对应退的集团公司级文件进行收缴清退工作。

7.2.2清退文件包括：

（1）绝密文件；

（2）有重大错误的文件；

（3）征求意见稿和送审文件；

（4）承办文件；

（5）传阅文件；

（6）撤销合并单位的文件；

（7）需要收回的会议文件；

（8）未经本人审阅的领导讲话材料；

（9）离职人员手中的文件；

（10）其它要求清退的文件。

7.2.3清退采用“随机”和“定期”两种形式。

对于传阅件，征求意见、会签、送审件和承办件、有重大错误的文件等应随时收缴清退，“定期”则根据实际情况确定为月底一小结，季末一中结，年底一总结的原则。

7.2.4清退工作中发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向上级汇报。

各部门、单位应指定一位责任心强的人员负责文件的收交、保管、保密、催办、检查等一系列工作。

7.2.5每年根据档案管理制度有关规定，将各类文件分类整理，装订成册，向档案管理部门移交归档。

7.3借阅

7.3.1各部门、成员企业有关工作人员到集团办公室、行业控股公司行政办公部门借阅文件，需履行借阅登记手续，填写《文件借阅登记表》（附件７），机密重要文件需经集团办公室主任审核同意后方可借阅。

7.3.2外单位人员借阅集团文件应持有介绍信，并注明所借文件文号、目的、借阅人姓名、职务、时间等事项。

7.3.3借阅文件应尽量缩短时间，一般为就地阅看或约定时限。

在限定时限内过期不还者，应及时催退回收，以免文件散失和影响他人借阅。

7.3.4借阅人对借阅文件要保密，不得丢失、。

一般不得抄录、翻印和复印，如确有需要，需经有关领导批准。

7.3.5借阅文件只限本人阅读，不得转借他人。

要按时退返，严禁拍照、抽页、剪裁、勾划、涂改等。

7.3.6机密类文件只限在规定地点阅读。

7.4翻印

7.4.1因工作需要翻（复）印上级文件，要认真执行报告批准制度，严禁乱翻乱印，不得随意扩大阅读和传达范围。

7.4.2翻（复）印文件须经制发机关批准，下发时要登记，编号按正式文件管理。

7.4.3发文后要向原制发机关备案。

8附则

8.1本制度由集团办公室负责解释。

8.2各成员企业可按照本制度的原则和程序制定适合本企业的文件管理制度。

8.3本制度自2001年9月27日起执行。

1999年6月15日起执行的原《新奥集团公文处理办法（试行）》同时废止。

附件：

1.《收文登记表》

2.《收文处理专用单》

3.《催办单》

4.《发文审批单》

5.《余存文件登记表》

6.《文件分发登记表》

7.《文件借阅登记表》

8．《文件传阅单》

9．《传阅文件登记表》

附件1收文登记表

收文编号

收到

日期

来文

单位

文件号

份数

文件标题

（内容）

处理情况

备注

月

日

转办

办理结果

附件2收文处理专用单

收文

顺序号：

档号：

日期：

年月日

来

文

机关：

字号

性质：

事由：

日期：

年月日份数

附件：

拟办：

批示：

传阅签字

处理结果：

附件3催办单

年月日[200]号

承办部门

联系人

电话

办结时间

催办内容

第一联，存根联，此联留存集团办公室。

催办单

年月日[200]号

催办部门

催办人

电话

承办部门

承办人

电话

催

办

内

容

要求办结时间

反馈时间

办理情况：

注：

请抓紧办理，如一时不能办结，请及时告知进展情况。

“办理情况”一栏不够填写时，可另外附纸。

附件4发文批审单

缓急：

密级：

交稿时间：

事由或标题：

附件：

主送单位：

抄送单位：

主办单位和拟稿人：

部门审批：

文份

共印

附件份

发文字号

会签：

签发：

打字：

校对：

印发时间：

附件5余存文件登记表

文件标题

发文号

主要内容

余存数量

备注

附件6文件分发登记表

第页

成文日期

受文范围

文

别

文号

文件标题

份

数

附件

发出日期

备注

附件7文件借阅登记表

文件标题

用途

借用时间

借用人

归还时间

有无损坏

经手人

备注

附件8文件传阅单

文件名称

来文时间

文件份数

来文单位

文号

转发范围

领导批示

传阅

阅文人姓名

阅文时间

阅文人签字

阅文人意见

附件9传阅文件登记表

序号

文件名称（内容）

文号

发文

单位

传阅

时间

传阅

范围

传回

时间

备注