中小企业出差管理制度.docx

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中小企业出差管理制度

制度·流程审批单

起草日期：

2018年3月1日起草部门：

制度·流程名称

出差管理制度

起草人

审核部门

审核意见

审核人签名

管理部复核

批准

备注：

1.本单适用于新制度、流程的制定，以及原有制度的修改

2.制定或修改制度、流程，须在制度流程前附此单，管理部凭此单方可对制度、流程下发。

出差管理制度

受控状态：

受控

生效日期：

年月日

批准

复核

审核

编制

出差管理制度

1.目的

规范员工因公国内外出差的申请和审批程序，为加强出差人员的管理，本着“必要、合理、经济”的原则，确定出差费用的标准，确保出差工作的正常进行。

2.范围

本规定适用于所有员工,包括兼职和全职。

3.术语

3.1国内出差：

指员工因工作需要，离开其被指定的日常工作区域在本国范围内出差。

3.2海外出差：

指员工因工作需要，离开其被指定的日常工作区域在本国以外的国家和地区（包括港澳台地区）出差。

3.3短程出差：

正常情况下，单趟车程在二小时以内，能在当天往返的出差；一般是指在单位所在地市范围内的出差被认为是短程出差。

3.4出差地区分类:

一类地区：

北京、上海、广州、深圳

二类地区：

合肥、福州、兰州、南宁、贵阳、海口、石家庄、郑州、哈尔滨、武汉、长沙、长春、南京、南昌、沈阳、呼和浩特、银川、西宁、济南、太原、西安、成都、拉萨、乌鲁木齐、昆明、杭州、重庆、天津、珠海、汕头、三亚、烟台、青岛、桂林、厦门、济南、苏州、无锡、宁波、大连。

三类地区：

上述以外城市

3.5出差费用:

指公司员工因公出差而发生的交通费、住宿费等。

3.6误餐补贴:

指员工出差时，每天的用餐补贴。

4.职责

4.1公司总经理负责本制度的批准。

4.2公司管理部负责本办法的制定、修改和解释。

4.3公司管理部负责依据本办法做相应的经济审核与结算。

4.4公司内所有员工负责本办法的实施。

5.出差的申请与审批

5.1员工因公出差，应该事先填写《公出/出差申请单》，对于因故未能事先申请者，出差应先以电话或邮件获直接主管批准，事后补办手续，未经批准的出差，其费用不得报销。

5.2出差审批权限:

总监级以上人员出差，需报总经理审批；部门经理出差需报所属系统总（副）经理审批;主管及员工出差需报部门经理核审，副总（总监）审批。

短程出差由部门经理级批准。

（下文简称“权限主管”）。

5.3出差培训的申请根据《公司员工培训政策》规定事先申请，并根据培训审批权限规定实施批准。

5.4团队同时出差时，可以由（团队主管）一人填写《公出/出差申请单》，并注明随行人员。

5.5出差人员因特殊原因，中途需变更出差路线或延长出差时间或者改变差旅路线计划，需事前请示决策领导同意方可实行，并在出差返回后五个工作日内，重新填写《公出/出差申请单》，写明实际出差日期及实际出差路线，提交上级领导审批。

《公出/出差申请单》是差旅费核销的依据，必须备附贴入《公出差旅费报销单》报销。

6.费用预支与报销

6.1出差员工有预支差旅费需要的，员工可以凭批准过的《公出/出差申请单》向财务部提前一天申请借款，如员工预借出差培训费用，须同时附上批准过的培训申请单。

国内出差预借费用根据出差预定天数和标准费用预估上下浮动10%，预支金额不得超过申请人工资的2倍，特殊情况需经权限主管批准；

6.2出差员工返回后，必须于次月5日前内凭《公出差旅费报销单》及《公出/出差申请单》进行管理部初审，财务部审核，总经理最终批复。

审批通过后到出纳报销出差费用。

如有特殊情况，员工需要书面说明延迟报销的原因，经权限主管审批确认，否则财务部可以在告知该员工并通报其上级主管后，直接从该员工薪资中以最少次数扣回。

6.3低阶员工和高阶员工出差，交通、住宿可适当参照高阶员工标准。

6.4低阶员工和高阶员工出差，共同费用由高阶员工报销，若低阶员工报销高阶员工费用，应由高阶的上级主管来审核批准。

6.5员工出差期间需招待客户、赠送礼品等发生业务招待费的，须在《公出/出差申请单》中事先申请，经权限主管批准后方可报销。

如遇特殊情况，员工应口头或邮件获权限主管批准，否则发生的业务招待费不得报销。

6.6培训费用须先由公司的管理部职能部门审核备案后，报权限主管批准。

7.差旅费标准（单位：

人民币元）

7.1往返路费：

往返路费包括长期固定工作城市至出差目的地的飞机票、火车票、船票、长途客车票以及上述票据的附加费用，按所到达地区现行票价实报实销。

7.1.1往返交通工具的使用标准上限及各费用：

（见附件：

一）

7.1.2酒店费用标准明细：

（见附件：

二）

7.1.3“特殊情况”下可乘飞机，但要在出差申请单中特别注明，并由副总或总经理审批；经理级别以下岗位，连续乘坐火车时间超过8小时的，可购硬卧票。

7.1.4特殊情况的规定：

7.1.4.1至目的地无直达列车，或虽有直达列车，但超过18小时车程；

7.1.4.2处理紧急公务；

7.1.4.3与副总、总监（含）以上人员一同出差；

7.1.4.4飞机票与火车票同等价值。

7.2往返路费附加费用包括：

7.2.1机票附加费用：

机场巴士（的士）费用、机场建设费、改（退）票费、保险费、行李托运费。

7.2.2火车、轮船、长途客车附加费用：

订票费、改（退）票费。

8.出差费用计算方式

8.1交通费用的规定:

8.1.1员工出差在条件允许下应选择最经济的交通工具出行。

如确因工作原因需选择超标准交通工具出行的，需事先在《公出/出差申请单》上注明原因，提出申请，并经权限主管批准，否则按就低标准报销，超出部分自理。

8.1.2副总经理在乘坐超过8小时以上的国际航班时可购买商务舱票，并需在购买前报总经理。

8.1.3员工市内交通应优先选择公共汽车、地铁等公共交通工具。

如确因工作需要乘坐出租车的，员工在报销时需说明原因及出发地和到达地，且只能用当日出租车发票，并需权限主管批准后可报销。

8.1.4员工短程出差，确因公务需要派车的，需经权限主管批准，可向车辆调度部门申请派车，如车辆调度部门无法派车的，则在《派车单》中予以说明并签名，由此发生的出租车费可附此，《派车单》报权限主管批准后报销。

8.1.5员工市内公出如需单独用车，由本人提出派车申请，需经权限主管进行审批。

如批准派车而车辆调度部门无法派车，需用车人可开私家车出差，按1.2元/公里报销油费及车辆损耗等费用，过路费可如实报销。

如未被批准派车的，员工自己开车出差而发生的费用，可参照搭乘公共交通工具所发生的费用标准进行报销。

此条（8.1.5）不适用于业务部门。

8.2住宿费用的规定:

8.2.1员工住宿费按实际住宿天数计算，凭票报销，住宿发票必须是注明住宿天数、住宿日期，且为增值税专用发票。

8.2.2住宿费按实报销，对于实际费用高于标准费用的，按标准额度予以报销；如特殊情况高于标准，须由权限主管签字审批确认。

8.2.3同性别两人或夫妇共同出差的，其住宿费用按标准的60%执行，如特殊情况须由权限主管签字审批确认。

8.2.4接受培训或接受业务联系机构的邀请而出差的人员，规定如下：

如对方机构提供优惠住宿价格（低于公司标准），则凭票据实报销，如高于公司标准，须经权限主管签字审批确认。

8.2.5出差酒店请优先选择如家、汉庭、速8、七天。

8.3误餐补贴的规定:

8.3.1员工出差误餐补贴包含中餐及晚餐两餐，在出差途中实际自费发生就餐则可申请误餐补贴。

每发生一餐可按标准的50%申请误餐补贴。

8.3.2若中晚餐均符合以下情况之一，则不享受当天的误餐补贴；若仅一餐符合以下情况，可申请一餐的误餐补贴。

8.3.2.1员工出差期间如培训机构、业务单位或跟随高层主管出差已提供就餐的；

8.3.2.2如员工出差期间有发生业务招待用餐的；

8.3.2.3员工出差期间，所搭乘的交通工具有提供餐点的。

8.3.3员工在出差途中误餐补贴以实际发生误餐地区为准计算。

8.3.4员工在出差期间，在交通工具上过夜时（指21:

00点至次晨7:

00点）并且实际发生了就餐，公司将按如下标准给夜宵误餐补贴:

8.3.4.1夜间在途时间4小时以上的，夜宵误餐补贴以2类地区餐饮费标准的50%计发。

8.3.4.2夜间在途时间在4小时以下的不计。

8.3.5短程出差误餐补贴参照以上规则计发。

误餐时间分别为：

11：

30-13：

00，16：

30-17：

30，22：

00-次日07：

00并且涵盖2小时以上。

8.3.6误餐补贴根据实际可享受的天数计算。

8.4员工出差期间通讯费规定：

员工在国内出差中因工作需要发生通讯费用的，没有手机话费补贴的员工可在出差归来后一个月内，查询话费清单并依据公务话费部分，据实由部门主管审核后经权限主管批准报销；公司按月提供手机话费补贴的员工，不再另行报销通讯费用。

8.5特殊情况下的出差（如陪同客人出差等），出差费用超出标准的，应事先在“出差申请单”上进行说明和申请，由权限主管批准，可按实报销出差费用。

8.6员工在出差过程中，如有特殊情况需要发生超出标准的费用，出差员工需事前报请权限主管批准，同时在出差后费用报销时由权限主管签字批准确认。

8.7员工趁出差之便，事先请假并经部门经理批准探亲或回家，可按出差地直接返回公司所在地的交通费用标准报销，其因绕道而多支出的费用，不予报销。

员工探亲或回家期间的住宿费和补贴不能报销。

9.出差管理：

9.1员工在出差期间要定期向上级主管汇报工作进程。

9.2员工在出差返回一星期内向上级主管至权限主管提交《出差总结报告》。

9.3员工在出差期间因私人突发事故需要返回时，需征得权限主管批准，才由公司负担交通费，否则不予以报销费用。

9.4员工在出差过程中，如有生病或发生意外事故，应及时与公司取得联系。

附件一：

往返交通工具的使用标准上限及各费用

岗位等级

类别

总经理

副总

部长级

部长级以下人员

项目

交通工具

飞机

据实报销

经济舱/商务舱

经济舱

紧急情况事先申请

火车

硬卧/高铁

硬卧/高铁二等座

硬卧/高铁/动车二等座

车船

2等舱/1等舱

经济舱/4等舱

经济舱

交通费

1类地区

50元/天

40元/天

30元/天

2类地区

30元/天

25元/天

20元/天

3类地区

20元/天

15元/天

10元/天

住宿费

1类地区

400元/天

320元/天

200元/天

2类地区

300元/天

200元/天

160元/天

3类地区

200元/天

150元/天

120元/天

餐饮费

1类地区

30/50/50天

20/30/30天

10/25/25天

2类地区

20/45/45天

10/25/25天

10/20/20天

3类地区

15/40/40天

10/20/20天

10/15/15天

附件二：

酒店费用标准明细：

（以2类城市沈阳为例）

备注：

员工出差尽量选择以上3家酒店居住。