企业内部控制采购.docx
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企业内部控制采购
企业内部控制——物资采购
1.1采购管理风险与关键环节控制
1.1.1采购管理风险
采购主要是指公司外购商品支付价款的行为,公司在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下几种风险:
采购行为不符合国家的有关规定,可能遭受外部有关部门的处罚导致经济和信誉损失
风险1
采购未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错和质量问题而导致企业的损失
风险2
请购依据不充分,没有经严格的事前调查了解,相关审批程序不规范,可能导致企业物资的损失
风险3
采购计划程序不规范,分解不到位与其他计划不协调,可能造成资源浪费
风险4
盲目签订采购合同,采购合同条款严重的缺陷或不利以及违约,可能造成企业资金损失
风险5
验收程序不规范,验收人员不负责，可能造成账实不符或资产损失
风险6
付款方式程序不到位,可能导致企业资金损失或信用受损
风险7
1.1.2采购管理关键环节控制
公司在实施采购内部控制过程中,至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制:
关键环节1
严格采购业务岗位职责制,明确相关部门和岗位的职责,权限,确保相互分离制约
关键环节2
依据采购物资的类型,确定归口管理部门,管理部门应按照授予相应请购权限采取请购程序
明确采购方式,选择合格供应商,确保采购过程透明，采购的物资必须符合采购计划
关键环节3
供应部门要随时收集采购物资信息,加强与供应商的沟通
关键环节4
明确规定付款方式和程序以及与供应商的对账办法,确保采购记录的完整
关键环节5
1.2职责分工与授权批准
1.2.1采购管理岗位设置
公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
具体的采购管理控制岗位职责如表所示。
采购业务管理控制岗位职责
分包业务管理控制岗位
主要职责
不相容职责
总经理
◇审批采购部门各项规章制度
◇审批年度采购预算和采购计划
◇审议批准合格供应商名单
◆制定采购部门各项规章制度
◆选择供应商
公司分管经理
◇审核采购部门各规章制度
◇审核年度采购预算和采购计划
◇审核预算及计划外采购项目
◇根据权限审批请购单和购货合同
◆拟定采购计划和购货合同
◆制定采购部门各项规章制度
◆选择供应商
采购部经理
◇制定采购部规章制度和工作流程
◇编制年度采购预算和采购计划
◇审核购货合同和采购订单
◇在授权范围内签订购货合同
◇办理大宗物资及重要物资的采购
◇组织进行合格供应商的选择和评审
◆批准采购计划及预算
◆批准计划外采购项目
◆选定合格供应商名单
◆填写采购订单
◆起草采购合同
采购员
◇进行市场调查,填写询价比价单
◇负责起草购货合同和填制采购订单
◇提出付款申请
◇实施采购,办理退换货事宜
◇建立、更新与维护供应商档案
◇参与对供应商质量,交货情况等的评价
◆制定采购部规章制度
◆制订年度采购计划及预算
◆审批采购合同及付款申请
财务经理
◇审核购货合同及付款申请
◇审批会计提交的付款凭证
◇参与合格供应商审评
◇参与商定对供应商的付款条件
◆实施采购计划
◆编制采购预算和采购计划
◆执行具体结算工作
采购物资使用部门
◇编制本部门年度采购预算和采购计划
◇提出推荐供应商名单
◇提交请购单
◇参与检验采购物资质量
◇参与合格供应商选择评审
◇对不合格及报废物资提出处理意见
◆实施采购
◆审批请购单
◆决定供应商名单
仓储部门
◇参与外购物资的出入库验收
◇外购物资的标识,保管,收发
◇提出外购物资的补仓申请
◆具体实施采购
1.2.2采购管理岗位工作职责
1．2．2．1采购部经理岗位工作职责，如下表所示。
岗位名称
采购部经理
部门名称
直接上级
工作联系
内部
总经理、公司分管经理、财务部经理、仓储部、提出采购申请的各部门和本部门员工
外部
潜在供应商、现有供货商、政府质检部门等
工作目标
完成公司年度采购计划，降低采购成本，合理控制部门费用
序号
工作职责
负责程度
1
制定采购部门有关采购管理制度,报上级审批后监督执行
全责
2
制定采购部年度,季度,月度工作计划及采购预算,报上级审批
全责
3
负责完成大企业所需各类物资的采购任务
全责
4
负责重大数量级重要物资的采购工作
全责
5
组织市场供货信息调研和供应商评审
全责
6
负责采购合同管理及合同纠纷的防范
全责
7
负责组织建立和完善供应商档案
全责
8
组织合格供应商的选择评审工作
全责
9
负责采购部内部管理的各项工作
全责
确认
我已准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！
确认人：
确认日期：
生效日期
批准日期
1.2．2.2采购员岗位工作职责，如下表所示。
岗位名称
采购员
部门名称
直接上级
采购部经理
工作联系
内部
采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、提出采购申请的各部门
外部
潜在供应商、现有供货商、政府质检部门等
工作目标
保证公司所需物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符合企业相关规定
序号
工作职责
负责程度
1
填写采购订单,并跟踪订单,保证物资及时供应
全责
2
进行市场供需调查,编写市场调研报告,报上级领导审阅
全责
3
进行询价,比价,编写询价,比价记录表,报上级领导审阅
全责
4
负责与供应商进行接触和谈判,尽量降低采购成本
全责
5
负责草拟购货合同的相关条款,报上级领导审阅
全责
6
负责办理不符合企业要求的采购物资的退换货工作
部分
7
审核购货合同的付款条款及采购发票,结算凭证等相关凭证,并提交付款申请
部分
8
负责建立供应商档案,并及时更新
全责
9
参与合格供应商的评选工作
部分
确认
我已准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！
确认人：
确认日期：
生效日期
批准日期
1.2.2采购授权审批制度
制度名称
采购授权审批制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条目的
为明确审批人对采购的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购的职权范围和工作要求，特制定本制度。
第2条进行授权审批
采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
第3条严禁XX的机构或人员办理采购业务
1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购业务。
2．对于审批人超越授权范围审批的采购业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
第4条专家论证适用情形
对于重要和技术性较强的采购业务，采购部门应当报集团专家组织进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。
第5条请购
使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。
第6条审批
采购部门经理、公司分管领导、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。
1．采购预算内采购额在×万元以内的，采购经理审批；
采购额在××—××万元的，由审公司分管领导批；
采购额在××—××万元的，由总经理审批。
2．采购预算及计划外采购项目均由财务负责人审核，报总经理审批。
3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
第7条采购
1．采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。
2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，根据供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总经理最终确定合格供应商名单。
3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关部门负责人审批后签订购货合同。
第8条验收
供应部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。
1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。
2．采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织部门开会共同研究解决，解决方案报总经理审批后，采购部负责处理。
第9条付款
财务部门应对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。
审核无误后交财务部门开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。
第10条账务处理
1．财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。
2．将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。
3．每月应根据记账凭证准确、及时地登记入有关分类明细账中。
第11条对账
1．财务部门应于每月末与供应商进行货款清算的核对。
2．取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
1.2.3采购申请审批制度
制度名称
采购申请审批制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。
第2条本公司内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。
第3条责权单位。
1．采购部门负责企业所需物资的采购工作。
2．财务部门负责采购物资的货款支付工作。
3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。
4．采购经理、副总经理、总经理根据权限审批采购项目。
第2章请购审批规定
第4条原材料或零配件的请购。
1．需求部门请购。
（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。
（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。
（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。
2．仓储部门请购。
（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。
（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。
①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。
如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。
②经采购员签署同意的请购单交财务部门进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部门签字确认后可交采购部门办理采购手续。
③采购部应将处理过的请购单归档备案。
第5条临时性商品的请购。
1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。
2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。
3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经分管劳动签字后，采购部方可办理采购手续。
第6条特殊服务项目的请购。
对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。
第3章请购单规定
第7条请购单的开列和递送。
1．请购单的开列。
（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。
（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。
（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。
（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。
2．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。
3．材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。
4．供应部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。
第10条免开请购单部分。
1．事务性用品免开请购单，并可以委托行政事务部门办理采购。
2．零星采购及小额零星采购材料项目。
第11条请购事项的撤销。
1．撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。
2．采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。
（1）采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由供应部门将原请购单退回原请购部门。
（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
第4章附则
第12条本制度由采购部门负责解释。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
1.2.4采购预算管理制度
制度名称
采购预算管理制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条目的
为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。
第2条编制采购预算
1．编制采购预算是指根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。
（1）根据公司年度销售计划，由相关使用部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交供应部门。
（2）采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部门逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交总经理审批。
第3条执行采购预算
1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。
2．对预算执行过程进行监控。
第4条分析和调整采购预算差异
1．在预算执行过程中，采购部门要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。
2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。
第5条采购预算资金控制
1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。
2．部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。
3．对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。
4．对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总经理审批后才能给予办理。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
1.2.5采购控制制度
制度名称
采购控制制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化。
第2条责权单位
采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。
第2章采购方式控制
第3条采购方式分类
1．订单采购方式
（1）采购部门根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。
（2）供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。
（3）订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。
2．合同订货方式
（1）采购部门与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。
（2）供应商按合同提供货物并取得货款，企业按合同验收货物并支付款项。
3．直接采购方式
采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。
4．比质比价采购方式
选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最优的供应商。
5．紧急采购方式
因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。
紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。
第4条采购方式选择
1．根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。
2．一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。
3．小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
4．重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。
5．大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。
第3章采购数量控制
第5条采购数量应该严格按照采购计划进行确定。
第6条采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。
第7条检查使用商品部门负责人是否在请购单上签字同意。
第8条对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。
第9条对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。
第4章采购时间控制
第10条采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。
第11条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。
1．现用现购商品
从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。
2．以最佳成本为原则确定最经济的订货方式
采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。
3．保险储备量和定量
当某一商品达到订货点时就是采购时间。
第12条对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。
第13条采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓库管理部门。
第5章供应商选择
第14条供应商初步评价
1．采购部门与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。
2．采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。
3．选择供应商标准
（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。
（2）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。
（3）具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。
（4）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。
4．采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。
第15条供应商现场评审
1．采购部门会同使用部门、请购部门、生产部门、技术部门、财务部门以及纪委监察部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议。
2．供应商评价内容
（1）采购部门主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。
（2）财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。
（3）使用部门、供应部门主要负责评价供应商提供商品的质量。
（4）纪委监察部门主要负责供应商的资格。
（5）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。
3．适用范围
（1）根据所采购物资对企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。
（2）必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。
（3）对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。
（4）紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。
第16条确定合格供应商名单
1．采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商，无需进行现场评审的，直接填写合格供应商名单后，交采购经理审核。
2．采购经理审核无误后，交总经理审核。
3．原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。
4．唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。
第6章订单的控制
第17条选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。
第21条采购价格审核
1．财务部门、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报公司分管领导审批。
2．对所有超过规定价格的订单必须经过总经理特殊审批。
第22条条款审核
财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。
第23条合同审批
根据《采购授权审批制度》的相关规定，报相关人员按权限进行审批。
第24条登记采购订单
1．采购员应该按编号编制采购订单。
一式四联。
（1）一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。
（2）一联提交供应部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。
（3）一联提交财务部门，作为入账凭证。
2．采购员要及时对采购订单进行归档，在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。
3．定期汇总所有被取消和修改过的订单，并编制报表。
4．定期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。
第7章附则
第25条本制度由采购部负责解释。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
1.2．6验收管理制度
制度名称
验收管理制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条供应部门和相关使用部门对所购货物等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。
第2条验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。
第3条货物的验收由供应部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到货物的数量和质量进行检验。
第4条收货准备。
1．货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时，按供应商、货物交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。
2．对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。
第5条待验货物处理。
已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规划出“待验区”以示区分。
第6条实施验收。
1．货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“订购单”。
同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。
2．供应部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些
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