整理档案信息化管理制度杭州市富阳区档案局文件.docx
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整理档案信息化管理制度杭州市富阳区档案局文件
档案信息化管理制度
整理表
姓名:
职业工种:
申请级别:
受理机构:
填报日期:
杭州市富阳区档案局文件
富档〔2016〕6号
关于开展2016年数字档案室申报工作的通知
各乡镇人民政府、街道办事处，区级机关及各有关单位：
按照省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求，到2020年全省县直机关以上档案室、国有企事业单位档案室全部建成数字档案室。
根据浙江省档案局《关于开展全省数字档案室建设测评的通知》（浙档发[2015]18号）精神，现就开展2016年全区数字档案室申报工作通知如下：
一、申报范围
全区各级机关、团体、企事业单位，凡符合条件的均可申报。
并于3月底前向区档案局提交一份《2016年数字档案室申报计划表》（见附件1）。
二、等级要求
分为数字档案室、规范化数字档案室和示范数字档案室三个等级。
1．“数字档案室”应符合以下基本要求：
（1）档案信息化纳入本单位信息化总体规划，明确分管领
导和档案部门、电子文件形成部门、信息技术部门等相关部门工作职责，建立本单位档案信息化管理制度；
（2）落实经费，配备必要的档案信息化软硬件设施设备，保证档案信息化工作正常开展；
（3）室藏各类档案全部建立电子目录；
（4）对室藏档案数字化进行规划，制定实施方案，并按计划开展；
（5）档案室配备并使用档案管理软件，能实现档案收集、管理、存储、利用等基本功能；
（6）档案室近3年未发生过重大安全事故且无严重安全隐患。
2．“规范化数字档案室”在达到“数字档案室”基本要求的基础上，还应符合以下必备条件：
（1）室藏永久、长期（或30年）保存的传统载体档案数字化率不低于60%；
（2）档案室提供数字档案电子目录和相关全文的查阅。
3．“示范数字档案室”在达到“数字档案室”基本要求的基础上，还应符合以下必备条件：
（1）室藏永久、长期（或30年）保存的传统载体档案数字化率不低于80%；
（2）对具有保存价值的电子文件按国家、省有关规定及时归档并由档案室统一管理；
（3）数字档案开发利用实现网络化服务，支持用户在权限
许可范围内在线查看，能为本单位部门和个人提供电子目录和相关全文的查阅。
三、测评标准
“规范化数字档案室”和“示范数字档案室”依据《浙江省数字档案室建设测评标准》（见附件2）进行打分，采用百分制，测评结果80分（含）至90分命名为“规范化数字档案室”，90分（含）以上命名为“示范数字档案室”。
四、测评方法
数字档案室测评采取统一标准、分级管理的原则，各单位根据自身实际情况，提出数字档案室等级测评申请。
1．数字档案室
申报“数字档案室”的单位，于11月底前将《浙江省数字档案室申报表》（见附件3）、评分表（见附件2）等相关汇报材料一式二份报区档案局，由区档案局负责测评、公布，并报省档案局备案。
2．规范化数字档案室
申报“规范化数字档案室”的单位，于11月底前将《浙江省数字档案室申报表》（见附件3）、评分表（见附件2）等相关汇报材料一式三份报区档案局，由区档案局负责测评、推荐，杭州市档案局负责审核、公布，并报省档案局备案。
3．示范数字档案室
申报“示范数字档案室”的单位，于11月底前将《浙江省数字档案室申报表》（见附件3）、评分表（见附件2）等相关
汇报材料一式三份报区档案局，由杭州市档案局负责测评、推荐，省档案局负责审核并统一公布。
联系人：
信息技术科吕霞、胡国忠
联系电话：
63347172
附件：
1．2016年数字档案室申报计划表
2．浙江省数字档案室建设测评标准
3．浙江省数字档案室申报表
杭州市富阳区档案局
2016年3月10日
附件1
2016年数字档案室申报计划表
申报单位：
申报日期：
申报等级
原有等级及取得时间
计划测评时间
联系人及联系电话
备注
附件2
浙江省数字档案室建设测评标准
项目
测评标准
标准分
评分细则
得分
一、组织制度保
障（20）
1．将档案信息化纳入本单位信息化总体规划，明确分管领导和相关部门职责。
5
档案信息化纳入本单位信息化总体规划，列入年度工作计划（2分）
明确分管领导；明确电子文件形成部门、信息技术部门等工作职责；各部门积极配合，解决数字档案室建设中出现的实际问题（3分）
2．建立健全本单位档案信息化管理制度，实现各种门类、载体电子档案集中统一管理。
3
制定档案数据安全保密制度、电子文件归档制度、档案数据上网发布审查制度、档案数据移交管理制度等，并确保制度落实执行（2分）
单位实现各种门类、载体电子档案集中统一管理（1分）
3．配备责任心强，业务素质好，有一定计算机操作能力的档案管理人员。
3
近2年档案人员参加过计算机专业培训或档案部门组织的档案信息化相关培训（3分）
4．配备必要的数字档案室需要的硬件设备。
4
配备档案管理应用服务器、档案数据保管和备份设备（2分）
配备满足数字档案室系统必备的专用计算机、扫描仪、打印机等终端设备和刻录机、移动存储介质等辅助设备（2分）
5．配备数字档案室需要的软件系统。
5
软件实现档案的收集、管理、存储、利用等基本功能（3分）
软件实现本单位档案管理各项工作网络化（1分）
软件与单位OA系统有效对接，实现文档一体化（1分）
二、数字档案资源建设（45）
（一）目录数据库建设
6．建立室藏各类档案目录数据库，实现计算机检索。
14
100%的室藏档案建立电子目录，包括文书、业务、照片、声像、实物等（10分）
档案实体与电子目录一一对应，目录数据完整准确规范（3分）
对于暂未移交至档案室的业务档案，实现电子目录集中统一管理（1分）
（二）档案数字化工作
7．制定档案数字化规划和方案
2
对本单位档案数字化进行规划，并制定科学的档案数字化方案（2分）
8．室藏永久、长期（或30年）保存的纸质档案数字化工作
10
室藏纸质档案1000卷以下，数字化完成90%得满分，数字化完成90%以下按本项满分之比例得分；室藏纸质档案1000卷以上，数字化完成80%得满分，数字化完成80%以下按本项满分之比例得分（10分）
9．室藏永久、长期（或30年）保存的其他传统载体档案数字化工作
2
完成照片类、音视频类档案数字化（2分）
10．档案数字化质量符合国家和省有关数字化技术规范的要求
2
运用检测工具随机抽检图像数据，质量达到规定要求（2分）
11．履行档案数字化安全管理职能
2
制定档案数字化安全管理制度，数字化实施操作过程符合相关要求（2分）
（三）档案数据库建设
12．建立档案全文数据库
5
将档案数字副本纳入全文数据库集中统一管理（5分）
13．建立多媒体数据库
2
建立照片、音频视频等档案数据库（2分）
14．建立专题数据库
1
根据本单位业务工作内容和利用要求，建成可供查阅的专题数据库（1分）
（四）电子文件归档
15．明确电子文件归档范围和保管期限，加强对电子文件归档的日常监管
2
按要求制定电子文件归档范围和保管期限表（1分）
档案部门履行监管职责（1分）
16．对具有保存价值的电子文件及时归档，并由数字档案室负责统一管理
2
电子公文、数码照片、行政审批电子文件等及时归档，纳入数字档案室系统统一管理（2分）
17．归档电子文件符合国家和省相关标准
1
电子文件数据结构和格式符合标准（1分）
三、数字档案数据管理（10）
18．建立数字档案的安全保管和备份制度
3
建立数字档案安全保管制度；做好数据维护和备份管理（3分）
19．数字档案数据维护与安全管理
3
做好数字档案数据的日常管理与维护；定期对载体及其软硬件环境进行检测，建立日志台帐；根据需要，做好相应的数据迁移、转换工作（3分）
20．严格做好涉密数字档案的管理
4
制定涉密档案数据管理制度（1分）
严格区分密与非密，定人定岗进行涉密数字档案管理（2分）
涉密档案数字化加工严格按照相关规定执行（1分）
四、数字档案开发利用（15）
21．实现档案室数字档案利用服务
5
在档案室提供目录和相关全文查阅服务（4分）
实现数字档案的全文检索（1分）
22．实现本单位数字档案网络化利用服务
3
按权限为本单位部门和个人提供网络化档案目录和相关全文查阅服务（3分）
23．开展数字档案查阅利用效果登记及统计
5
开展查阅利用情况自动统计（3分）
开展利用效果登记（2分）
24．利用数字档案开展信息加工，进行数字档案信息发布
2
编制实用的电子档案编研成果；有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果通过网络发布，并且更新及时（2分）
五、数字档案移交备份（10）
25．按照档案行政管理部门要求，做好档案登记备份工作
5
按照档案登记备份工作相关规定，及时向当地档案登记备份中心进行档案登记备份（5分）
26．按规定做好档案数字副本移交
4
按照同级国家综合档案馆要求，在移交传统载体档案的同时，移交相应的档案数字副本（4分）
27．按规定做好电子档案移交
1
按照同级国家综合档案馆要求按时移交电子档案且质量符合档案馆接收要求（1分）
附件3
浙江省数字档案室申报表
申报
单位
申报等级
情
况
简
介
基本情况：
以下申报“示范数字档案室”需填写：
1.室藏档案目录建库情况：
室藏档案总量卷件
电子目录总量条
2.室藏档案数字化情况
保管期限30年以上档案数量卷件
保管期限30年以上档案已完成数字化数量卷件
3.电子文件归档与移交接收情况：
上一年度电子文件按时归档并由档案室统一管理（是/否）
上一年度电子文件归档数量件GB
4.数字档案资源查阅利用情况：
提供在线电子目录查阅（是/否）
提供在线相关全文查阅（是/否）
上一年度数字档案资源查阅利用人次件次
县（市、区）档案局意见
（盖章）
年月日
市档案局意见
（盖章）
年月日
省档案局意见
（盖章）
年月日
附件2
2015年宁波市档案年检评分标准
序
号
检查项目
标
准
分
评分标准
自评得分
一、组织管理
25
1
机构健全
12
明确分管领导，能切实解决档案工作中的实际问题2分
建立综合档案室，全部档案实行了集中统一管理6分
建立档案工作网络并开展活动1分
对内部机构和下属单位的档案工作进行指导监管1分
重大活动、重点建设项目档案及管理规范2分
2
经费保证
3
档案工作所需经费落实到位3分
3
制度完善
8
档案工作纳入年度计划1分
档案工作纳入单位“十二五”发展规划
1分
档案工作纳入本系统、本部门年度目标考核1分
制定落实档案人员工作职责1分
建立健全各类档案管理制度（立卷归档制度、库房管理制度、借阅利用制度、档案信息化管理制度、保密制度等）4分
4
人员落实
2
配备专兼职档案员，并保持相对稳定；
档案工作人员经过专业培训，具备专业知识2分
序
号
检查项目
标
准
分
评分标准
自评得分
二、业务建设
40
1
归档文件齐
全完整
8
制订了本单位文件材料归档范围和保管期限表，按规定报同级档案管理部门审定
5.5分
会议记录、各类统计报表、干部人事、事务管理及业务部门形成材料及时归档2.5分
（应有而未归档的每缺一类扣0.5分）
2
分类科学、组卷合理
8
制定了符合档案分类规则的档案分类方案2分
案卷排列编目与分类方案一致2分
案卷质量达到规定标准2分
文件排列系统、合理2分
3
公文制作符合规范
4
字迹材料耐久1分
稿本齐全1分
有领导签发1分
加盖印章1分
4
特种载体档案整理规范
4
照片有底片或光盘备份，说明编写符合要求2分
声像、实物档案编号准确2分
5
编制了各类归档目录
4
编制文书档案全引目录或归档文件目录1分
编制其他各类档案案卷目录1分
各类档案检索工具编填准确2分
序
号
检查项目
标
准
分
评分标准
自评得分
6
设立档案专用库房
2
有专用库房1分
档案装具充足1分
7
档案“七防”设施及措施
2
配备“七防”设施1分
开展日常检查维护和年度档案安全检查1分
8
建立档案各类台帐
4
建立收进、移出、借阅、统计等各类台帐4分
9
建立全宗卷
4
收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理各类材料齐全2分
整理符合规范要求1分
档案人员调动有交接手续1分
序
号
检查项目
标
准
分
评分标准
自评得分
三、开发利用
15
1
提供利用
4
能迅速、准确、完整地提供档案利用
2分
严格履行档案利用审批手续2分
2
编研开发
9
大事记1分
组织沿革1分
全宗介绍1分
利用效果实例2分
年鉴2分
本单位特色编研材料2分
3
信息公开
2
按规定及时报送政府公开信息和已公开现行文件2分
四、档案信息化建设
20
1
规划建设
5
数字档案室建设纳入本单位信息化建设规划2分
编制本单位数字档案室建设实施方案2分
开展规范化和示范化数字档案室创建1分
序
号
检查项目
标
准
分
评分标准
自评得分
2
基础设施及网络建设
5
配备了档案信息化管理所需要的设施设备2分
有计算机档案管理系统，并与办公自动化系统有效连接2分
通过虚拟档案室工作与宁波市数字档案馆电子文件中心对接1分
3
开展重要传统档案数字化工作
5
建立案卷和文件级目录数据库1分
建立档案全文数据库2分
档案目录与全文数据符合标准规范
2分
3
电子档案安全保管和
登记备份
5
开展电子公文、档案数字化成果和电子业务数据登记备份工作2分
建立电子档案安全保管和备份制度
3分
附件3
档案年检登记表（年度）
单位名称
单位分管领导及职务
联系电话
地址
档案室归口部门
归口部门分管领导及职务
综合档案室
负责人
专职档案人员数量
兼职档案员数量
本年度
档案整理情况
文书档案（卷、件）
科技档案（卷）
业务档案（卷、件）
会计档案（卷）
照片档案（张）
录音、录像、光盘（卷）
本年度档案信息化建设情况
数据管理平台名称
归档文件目录数据
条
KB
案卷级目录数据
条
KB
文件级目录数据
条
KB
电子文件存储格式
WORD格式
扫描
影像
TIFF
JPEG
其他
全文扫描数量
幅
MB
本年度编印的
编研材料名称
库房面积（m2）
平方米
本
单
位
意
见
分管领导签名单位盖章
年月日
协
作
组
检
查
意
见
组长签名
年月日
市
档
案
局
意
见
单位盖章
年月日
宁波市市级机关规范化综合档案室认定申报表
单位（盖章）
档案工作基本情况
分管档案工作领导
职务
档案机构负责人
姓名
专（兼）职档案员人数
联系电话
档案管理现有等级
现有室藏档案数量
（件、卷、张、盒）
文书档案
业务档案
会计档案
科技档案
声像档案
其他档案
档案用房面积
（m2）
办公用房
阅档用房
库房用房
单位自查意见
（可另附纸）
盖章
年月日
审批意见
盖章
年月日
江华瑶族自治县农村危房改造工作领导小组文件
江华瑶族自治县农村危房改造
农户档案管理制度
为加强对我县农村危房改造工作的管理，及时掌握具体工作情况，根据住建部关于农村危房改造农户档案管理相关要求，结合我县实际，特制定农村危房改造工程档案管理制度。
一、工作目标任务
完善农村危房改造农户档案管理制度，推进农户档案信息化，通过建立农村危房改造试点农户档案管理信息系统，按户登记、动态录入危房改造农户数据，实现对危房改造农户相关信息的快速查询、汇总数据的实时生成和有关统计指标的动态分析，及时掌握工作动态，有效促进农村危房改造工作的顺利开展。
二、完善纸质档案
各乡镇要对农村危房改造农户建立完善的纸质档案，严格按照农村危房改造建房户档案表格式及填报要求进行填写，实行一户一档，确保实施一户、建档一户，确保农村危房改造建房户纸质档案资料完整、信息填报准确、整理及时、归档规范。
三、规范信息系统录入
规范农村危房改造农户档案信息化管理，各乡镇在建立规范农村危房改造农户纸质档案的基础上，及时做好农村住房信息系统和农村危房改造信息系统数据录入工作，实行一户一档、动态监管，确保信息录入及时率、准确率达标。
县危改办负责信息系统录入的指导和监管，并将系统数据录入情况列入目标绩效进行考核督导。
整理丨尼克
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