办公室人员岗位职责.docx

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办公室人员岗位职责

办公室主任岗位职责

岗位名称

主　任

岗位编号

所在部门

办公室

岗位定员

1

直接上级

薪酬类型

直接下级

副主任、秘书、档案管理员、车队

工资等级

直管人数

岗位分析日期

本职工作概述：

负责办公室全面工作，负责内外、上下协调及全局性重要文书的起草、审核工作，负责基建维修等工作，完成领导临时交办的临时任务

职责与工作任务：

（请按重要性高低依次填写）

职责一

职责表述：

文秘工作　　占所有工作的比重：

10%

工作内容

1、本单位重要公文处理

2、组织起草综合性的文件和市局（公司）领导的重要讲话稿，审核综合性的材料、文件，编写年度工作计划和总结

3、本单位其他部门重要文字材料修改

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、区局（公司）　2、市委（政府）　3、其他部门

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

1、起草的公文是否符合国家法律法规及行业的有关规定

2、公文及其他文字材料收发、印制的及时性、准确性

工作难点

全局性文字材料的撰写

工作禁忌

1、对重要文件、材料、信息审核有误

2、公文处理流程混乱

职责二

职责表述：

筹备、组织各种类型会议及大型活动　占所有工作的比重：

5%

工作内容

1、督促发出会议或活动的通知

2、组织制定会议议程或活动开展计划

3、准备重要会议相关文件资料

4、组织落实会场布置及安排会务、后勤工作

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导　2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

考核指标

1、相关文件资料的准备情况

2、会议组织有序性

工作难点

全局性文件资料的撰写及其他准备工作

工作禁忌

工作责任心不强，思维逻辑不严密，文笔不通

职责三

职责表述：

负责本单位对外宣传、信访等工作占所有工作的比重：

5%

工作内容

1、协助市局（公司）领导接待来信来访，并督促相关人员办理

2、回答人大代表、政协委员提案、议案

3、督促对外宣传联络

4、组织定期编写《X年鉴》、《X地方志》及其它宣传资料

5、督促做好政务信息的组织和交流工作

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、相关单位3、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□　

考核指标

1、来信来访者的满意程度，督办事项的时效性

2、回答提案、议案是否符合国家的法律法规，回答及时性、准确性

3、宣传稿件、资料的准确性、宣传效果

工作难点

宣传导向的影响力

工作禁忌

1、不深入基层

2、缺乏重要性、主动性、创造性

职责四

职责表述：

部门管理　　占所有工作的比重：

30%

工作内容

1、制订、修订部门的工作程序和工作制度，并监控实施

2、指导和协调下属员工的工作

3、按要求评价下属员工的工作业绩

4、控制部门预算，降低部门管理费用

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

领导　

发生频率

经常

有时□偶尔□　

考核指标

1、内部制度的完整性和实施情况

2、下属员工对绩效考核的满意度

3、部门费用控制情况

工作难点

本单位费用管理

工作禁忌

1、对内部缺乏严格管理

2、流程不畅

职责五

职责表述：

组织协调　　占所有工作的比重：

25%

工作内容

1、根据市局（公司）领导的指示，布置、处理机关的日常工作，督办各部门相关工作的落实情况，并及时向领导汇报

2、组织相关部门有针对性地组织调查研究，为领导决策提供及时、准确的第一手资料

3、协调对外关系

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　3、相关单位　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

1、机关工作的正常运转

2、办公行政指令传递的准确性和及时性

3、对突发性和应急性工作的果断处理

工作难点

协调、沟通各方的工作关系

工作禁忌

对全局工作开展情况不熟悉、不了解、心中无数

职责六

职责表述：

日常工作　　占所有工作的比重：

5%

工作内容

1、督促文印管理

2、督促保密工作

3、组织本单位档案管理

4、督促印章管理

5、督促按要求办理工商登记、年检

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□

考核指标

各项工作的正常运转

工作难点

史志的撰写

工作禁忌

印章管理疏忽大意

职责七

职责表述：

后勤工作　　占所有工作的比重：

5%

工作内容

1、督促日常的接待工作

2、督促本单位的车辆管理工作

3、督促各种办公用品的采购

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　3、相关单位　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

1、接待对象的满意度

2、费用开支合理

3、不造成浪费

工作难点

全国性会议的接待

工作禁忌

考虑问题不周全，细节问题处理不好

职责八

职责表述：

基建维修工作　　占所有工作的比重：

5%

工作内容

负责本单位各项基建维修工程

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门（含基层单位）　3、相关单位　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

1、基建维修按相关规定完善手续

2、质量合格

3、费用合理

工作难点

小项维修中材料的质量及施工质量

工作禁忌

对维修中的材料质量、价格中无数

职责九

职责表述：

主管负责人交办的临时工作　　占所有工作的比重：

10%

职权

1、业务方面

完全按批示执行□建议

参与决策□全权决策□

2、财务（部门资金调用）方面

无□建议□分配调动权□初次审批权

审批权□

3、对下属的考核与奖惩

建议□参与决策权

全权决策权□

4、对下属的任免

建议□参与决策□决策

审批□　

5、对下属的工作安排

建议□参与决策□决策

审批□

6、对领导决策的影响

建议

参与决策□决策□审批□

任职资格

教育水平

本科或本科以上

专业

中文、行政管理或相关专业

技能职称

熟练使用各种办公设施及软件，基本的网络知识，不一定的英语能力

经验

机关相关岗位工作3年以上经验

所需培训

相关专业知识及管理技能培训

综合素质

1、熟悉烟草行业的政策法规及本企业的相关管理制度

2、具有良好的职业道德和较强的责任感和使命感

3、写作能力及阅读能力强，擅长人际和公关协调

4、对突发事件能够进行及时反应和处理

职业发展：

纪检组长

其他

使用工具设备

电脑、网络、电话、传真机、打印机、复印机、照相机、摄影机等

工作环境

一般办公环境

出差情况

频繁□经常□偶尔

从不□

所需记录文档

党组会、办公会、中层干部会、职工会议记录；重大活动概况；宣传资料等。

加班情况

需要经常加班

备注：

办公室副主任岗位职责

岗位名称

副主任

岗位编号

所在部门

办公室

岗位定员

1

直接上级

办公室主任

薪酬类型

直接下级

秘书、车队队长

工资等级

直管人数

岗位分析日期

本职工作概述：

协助主任工作，负责接待工作、车辆管理，办公用品采购审核等工作，完成主任交办的临时工作

职责一

职责表述：

接待工作　占所有工作的比重：

30%

工作内容

1、接待行业内外客人

2、负责大型活动员工就餐

3、督促员工餐厅日常工作

承担责任

独立负责

主要负责□协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门3、相关业务单位　　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常□有时

偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

接待工作正常运转，客人、员工满意度高

工作难点

大方得体又节约费用

工作禁忌

不了解客人民族习惯、不注意小节

职责二

职责表述：

车辆管理工作　　占所有工作的比重：

30%

主要工作

1、提供车辆采购、拍卖方案

2、调配本单位车辆使用

3、督促本单位车辆维修、维护审核及耗油费用等管理工作

4、督促本单位车辆办理各种证件、年审等工作

5、制定、修订车辆管理制度

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、相关单位2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常□有时

偶尔□

考核指标

车辆使用的正常运转和最大效率

工作难点

车辆交通安全，油料控制

工作禁忌

工作粗心，责任心不强，对车辆专业知识欠缺

职责三

职责表述：

办公用品采购　　占所有工作的比重：

20%

工作内容

1、收集并制定本单位所有办公用品（含日常及大宗）采购计划

2、比价比质选择供货方

3、对零星采购办公用品进行审核

承担责任

独立负责

主要负责□协助支持□

工作联系

关联单位

1、各商家2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

考核指标

提供办公用品的及时性和准确性，效率高

工作难点

廉价、实用

工作禁忌

工作粗心，责任心不强

职责四

完成领导及办公室主任交办的临时任务占所有工作的比重：

20%

职权

1、业务方面

完全按批示执行□建议

参与决策□全权决策□

2、财务（部门资金调用）方面

无□建议□分配调动权□初次审批权

审批权□

3、对下属的考核与奖惩

建议

参与决策权□全权决策权□

4、对下属的任免

建议□参与决策

决策□审批□　

5、对下属的工作安排

建议□参与决策

决策□审批□

6、对领导决策的影响

建议

参与决策□决策□审批□

任职资格

教育水平

专科或专科以上

专业

行政管理或其他相关专业

技能职称

熟悉各民族习惯和车辆相关知识

经验

1年以上相关工作经验

所需培训

接待礼仪、公关，车辆驾驶及故障判断技能

综合素质

1、熟悉烟草行业的政策法规及本企业的相关管理制度

2、具有良好的职业道德、较强的责任感和使命感

3、熟悉公关、车辆相关知识

职业发展：

办公室主任

其他

使用工具设备

电脑、网络、电话等

工作环境

一般办公环境

出差情况

频繁□经常□偶尔

从不□

所需记录文档

接待情况、车辆管理情况、办公用品采购情况等。

加班情况

需要经常加班

备注

办公室秘书岗位职责

岗位名称

秘　书

岗位编号

所在部门

办公室

岗位定员

1

直接上级

薪酬类型

直接下级

工资等级

直管人数

岗位分析日期

本职工作概述：

负责本单位一般文件起草及公文处理、公章管理、文印管理、文件传阅、会务、宣传工作及办公用品管理等工作，完成主任临时交办的工作。

职责与工作任务（按重要性高低依次填写）

职责一

职责表述：

公文处理　　　　　　　　　　　占所有工作的比重：

40%

工作内容

1、起草一般性文件，并交由主任审核

2、负责本单位所有对上、对下文字把关

3、出具一般事务性简函、证明，开具行政介绍信等

4、参加办公会议，视情况编写会议纪要及简报，并交由主任审核

5、上传下达文件，并及时对信息进行汇总和上报

承担责任

独立负责

主要负责□　协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导　2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□　

考核指标

1、起草的公文符合国家法律法规及行业的有关规定

2、及时、完整、准确地撰写相关材料

工作难点

1、全面准确地撰写全局工作计划，客观的分析存在的问题和处理办法

2、给局领导提供信息

工作禁忌

工作责任心不强，思维逻辑不严密，文笔不通

职责二

职责表述：

宣传报道工作　　　　　　占所有工作的比重：

20%

职责任务

1、负责宣传党的方针、政策、路线

2、参与规划企业形象宣传和实施，围绕本单位工作重点及职工关注的问题进行宣传

3、深入基层广泛收集好人好事、先进典型等材料，并加以宣传，积极营造积极向上的氛围

4、起草有关宣传报道的管理办法，建立健全本单位宣传网络

5、负责和其他新闻单位的协作

6、定期编写《X年鉴》、《X地方志》及其它宣传资料

承担责任

独立负责

主要负责□　协助支持□

关联单位

关联单位

1、领导2、其他部门　3、相关单位

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

宣传任务完成情况

工作难点

宣传导向的影响力

工作禁忌

1、不深入基层

2、缺乏自觉性、主动性、创造性

职责三

职责表述：

筹备、组织一般会议及活动　　占所有工作的比重：

15%

工作内容

1、组织发出会议或活动的通知

2、制定会议议程或活动开展计划，并交由主任审核

3、准备会议相关文件资料

4、落实会场布置及安排会务、后勤工作

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　

发生频率

经常□有时

偶尔□经常□有时

偶尔□

考核指标

1、相关文件资料的准备情况

2、会议组织及会议保障有序性

工作难点

全局性文件资料的撰写及其他准备工作

工作禁忌

工作责任心不强，思维逻辑不严密，文笔不通、工作漏项

职责四

职责表述：

公章管理　　　　　　　　　占所有工作的比重：

10%

工作内容

1、负责本单位公章使用及登记

2、刻制、保管、销毁公章

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□　

考核指标

1、及时、准确并不错、不漏使用及登记

2、不丢失、不损毁

工作难点

在部门领导外出时，如何确保公章使用与部门领导签字同意两不误

工作禁忌

1、工作粗心，效率不高

2、不严格遵守公章管理制度

职责五

职责表述：

文印管理　　　　占所有工作的比重：

5%

工作内容

1、做好文件、传真的传阅及信件的收发工作

2、做好报刊杂志、信函的收订分发工作

3、负责做好打印机、复印机、传真机等办公机器的定期维护和保养

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导　2、其他部门　3、相关单位　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□　

考核指标

1、办公文件的规范化，正确无误的文件印、收、发

2、打印的速度、质量和整理、装订的美观等

3、报刊杂志的订阅、分发及时、准确

工作难点

文字校对的不错、不漏

工作禁忌

1、工作粗心、效率不高

2、泄露企业秘密

职责六

职责表述：

完成办公室主任交办的临时工作　　占所有工作的比重：

10%

任职资格

教育水平

本科或本科以上

专业

中文、行政管理或相关专业

技能职称

熟练使用各种办公设施及软件，基本的网络知识，一定的英语能力和写作能力，具有初级以上专业技术资格

知识经验

熟悉公文和较强的文字处理能力，能熟练使用办公自动化系统，掌握宣传器具的使用方法等

所需培训

相关专业知识及管理技能培训

职业发展：

办公室副主任

综合素质

1、具有良好的职业道德，工作积极主动

2、工作认真细致，做事麻利，工作效率高

3、具有一定的原则性和保密意识

4、思维敏捷，具有较强的分析能力、独特地观察问题和思考问题的能力，逻辑思维好

其他

使用工具设备

电脑、网络、电话、传真机、打印机、复印机、照相机、摄影机等

工作环境

一般办公环境

出差情况

频繁□经常□偶尔

从不□

所需记录文档

中层干部会、职工会议记录；重大活动概况；宣传资料等。

加班情况

需要经常加班

备注：

办公室打字员岗位职责

岗位名称

打字员

岗位编号

所在部门

办公室

岗位定员

1

直接上级

办公室主任

薪酬类型

直接下级

工资等级

直管人数

岗位分析日期

本职工作概述：

负责各类办公文字材料的打印和归档工作，协助完成各报刊杂志的分发工作，完成主任交办的临时工作

职责一

职责表述：

文印工作占所有工作的比重：

40%

工作内容

1、负责完成本单位所有签发的各类文件、资料、报表等文件的复印、打印、装订等工作

2、负责本单位所有资料的复印、打印工作

3、负责做好打印、复印设备的周期性维护和保养

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□　

考核指标

1、办公文件的规范化，正确无误的文件印、收、发

2、打印的速度、质量和整理、装订资料的整齐美观

工作难点

打印准确、无错漏

工作禁忌

1、工作粗心，效率不高

2、泄露企业秘密

职责二

职责表述：

分发报刊杂志信件占所有工作的比重：

20%

工作内容

按计划分发报纸、信函、杂志等

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□　

考核指标

分发及时、无误

工作难点

工作禁忌

工作粗心，效率不高

职责三

职责表述：

办公用品管理占所有工作的比重：

20%

工作内容

办公用品的保管、分发、提出采购计划

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□　

考核指标

及时、准确、高效提供办公用品

工作难点

如何集中使用，提高效率，降低成本

工作禁忌

浪费办公用品

职责四

完成主任交办的临时工作占所有工作的比重：

20%

职权

1、业务方面

完全按批示执行□建议□参与决策

全权决策□

2、财务（部门资金调用）方面

无□建议

分配调动权□初次审批权□审批权□

3、对下属的考核与奖惩

4、对下属的任免

5、对下属的工作安排

6、对领导决策的影响

建议

参与决策□决策□审批□

任职资格

教育水平

高中以上或相当学历

专业

技能职称

熟悉公文流程和娴熟的微机操作技能

经验

半年以上相关工作经验

所需培训

办公室自动化

综合素质

1、具有良好的职业道德

2、工作认真细心，做事麻利，工作效率高有较强的总结分析能力

3、具有一定的原则性和强烈的责任感和保密意识

职业发展：

办公室秘书

其他

使用工具设备

电脑、网络、电话、传真机、打印机、复印机、照相机、摄影机等

工作环境

一般办公环境

出差情况

频繁□经常□偶尔

从不□

所需记录文档

报刊杂志分发情况、文印情况、签发文稿、登记归档。

加班情况

需要经常加班

备注

车队队长岗位职责

岗位名称

车队队长

岗位编号

所在部门

办公室

岗位定员

1

直接上级

办公室副主任

薪酬类型

直接下级

司机

工资等级

直管人数

5

岗位分析

日期

本职工作概述：

负责本单位工作用车的管理调度工作及所有车辆的维修管理工作，车辆年审及报废，油耗控制管理，完成主任交办的临时工作

职责一

职责表述：

车辆调度及驾驶员派遣占所有工作的比重：

20%

工作内容

1、调配本单位所有车辆使用

2、调配临时用车

承担责任

独立负责

主要负责□协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□

考核指标

1、车辆使用的正常运转和最大效率

2、派车手续齐全

3、出车登记完善

工作难点

关系单位、个人借车

工作禁忌

工作不认真，粗心

职责二

职责表述：

车辆管理　　占所有工作的比重：

30%

工作内容

1、提供车辆采购、拍卖、报废方案

2、优选本单位固定车辆维修、维护点，并予以维护维修前审核

3、本单位车辆办理各种证件、年审等工作

承担责任

独立负责

主要负责□协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□

考核指标

1、车辆各种证件齐全

2、无工作疏漏被罚款

3、三个月内同一车辆维修项目不重复

工作难点

车辆档案完整，配车工具齐全

工作禁忌

工作不认真，粗心，车辆交接随意

职责三

职责表述：

内部管理占所有工作的比重：

30%

工作内容

1、协助制定、修订车辆管理制度

2、提供定点加油方案，并审核各车辆每月用油、维修维护、过路费等费用

3、驾驶员上岗证的审核、制作、派发、回收等工作

4、提供驾驶员上岗方案

5、交通事故处理妥善

承担责任

独立负责

主要负责□协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□

考核指标

1、车辆油耗控制在计划内

2、无人为丢失、损坏车辆及配件

3、交通事故处理手续完备，不留尾巴

工作难点

1、油耗控制

2、交通事故处理

工作禁忌

工作不认真，粗心，落实制度随意

职责四

完成副主任交办的临时工作占所有工作的比重：

20%

职权

1、业务方面

完全按批示执行□建议□参与决策

全权决策□

2、财务（部门资金调用）方面

无□建议□分配调动权□初次审批权

审批权□

3、对下属的考核与奖惩

建议□参与决策权

全权决策权□

4、对下属的任免

建议□参与决策

决策□审批□　

5、对下属的工作安排

建议□参与决策□决策

审批□

6、对领导决策的影响

建议

参与决策□决策□审批□

任职资格

教育水平

高中以上

专业

技能职称

熟悉车辆相关知识和驾驶技术

经验

3年以上相关工作经验

所需培训

综合素质

1、良好的职业道德

2、有较强的总结分析能力

3、有较强的管理能力

职业发展：

办公室副主任

其他

使用工具设备

电脑、网络、电话等

工作环境

一般办公环境

出差情况

频繁□经常

偶尔□从不□