行政办公室人员岗位职责及分工.doc
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办公室人员岗位职责及分工
为进一步明确行政办公室人员岗位职责,增强其工作责任性,提高企业的管理水平,现将行政办公室人员工作职责进行明确分工如下:
一、行政办负责人
1.主持行政办工作,协助领导处理日常工作
2.具体承担政务性综合工作,负责办公室岗位责任制度考核工作。
3.负责办公室职员的工作督促及检查工作。
4.办公用品采购项目落实。
5.对外协调性工作。
6.公司公章及证照的保管。
7.负责与各地有关单位领导的接待与外联工作。
8.车辆的管理工作。
9.领导临时交办的其它工作。
二、行政文员(文件管理)
1.负责上级机关和有关单位来文的接收登记、管理和归档工作。
2.根据领导指示参加有关会议,做好会议记录、撰写会议纪要并做好保密工作。
3.领导临时交办的其它工作。
三、行政文员(事物管理)
1.负责人员考勤,做好考勤的登记、记录和日常检查。
2.负责办公室人员出入登记。
3.工装的管理及发放。
4.报刊的分发工作、办公用品管理及发放工作。
5.协助安全防火、办公区域环境管理、职工就餐等。
6.检查领导办公室和各办公室的备品并及时补充。
7.负责火车、机票及酒店的预定。
8.公司财产登记核查工作及固定资产实物管理。
9.负责办公用品等的保管和发放以及内务工作。
10.各种会议筹备及接待工作。
11.领导临时交办的其它工作。
四、行政文员(前台接待)
1.接听客户咨询电话,应熟练地使用规范用语,热情、礼貌地接听电话咨询,科学、耐心、有针对性地回答客户的相关问题。
2.接待客户来访,应主动、热情、礼貌周到,耐心解答客户有关各类问题,遇到疑难问题,应协调解决,保证客户的满意度。
3.做好来客登记表的记录,要求能够完整反映客户的个人信息及相关要求,为后期客户跟踪及公司领导提供有利依据。
4.培养与提高业务能力,善于观察,区分对待,灵活应变。
5.仪容仪表整洁大方,待人接物有礼貌不卑不亢;前台接待代表公司对外窗口第一线,要时刻维护公司形象。
6.领导临时交办的其他工作。
五、网络IT人员
1.统计IT设备及使用情况。
2.处理日常办公设备及使用软件问题。
3.对办公设备进行日常维护。
4.掌握各部门设备的使用情况。
5.对打印机、一体机的日常维护。
六、驾驶员
1.做好车辆维修保养,及时车检,保证车辆使用正常。
2.接受领导业务派车,辅助部门代送资料、物品等。
3.按时完成车辆年检及各类行车手续的办理。
4.完成领导交办的其他工作。
全体行政办公室人员要求:
1、各种文件资料的保存要严格执行档案管理的各项规章制度,遵守保密制度和保密纪律,确保档案与文件的安全。
2、对领导交办的工作要确保回复,要求及时、准确。
文件的处理要做到及时、准确、安全、保密,文件运转迅速,催办及时。
3、主动积极对待工作,绝不允许出现无人接听电话、无人接待来客来访、无人解答咨询等情况的发生。
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