社会保险业务档案管理工作实务.docx
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社会保险业务档案管理工作实务
社会保险业务档案管理工作实务
主讲：
李秀梅
1.社会保险业务档案的概念
2.充分认识做好社会保险档案工作的重要意义
3 社会保险业务档案规范管理，必须保障基础用房、设
备、人员三方面的条件。
4.社会保险业务档案的工作流程
5.达标验收的标准和工作程序
6.长期档案的数字化转换
7.档案的 3 个基础概念介绍
一、 社会保险业务档案的概念
1、什么是档案
在《档案法》中定义，档案是指过去和现在的国家机
构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、文
化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各
种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案的构成包括四个基本要素：
①档案的形成者是国家机构、社会组织和个人
1
其形成有两个特点：
一是按照一定的来源有规律地形
成；二是具体活动中逐渐形成的，是陆续将多种文件材料
有条理地积累起来的。
②档案内容是档案承载的知识信息
档案之所以有价值，在于它记录的知识信息可供人们
查考利用，成为人类了解过去、指导当前和预测未来的依
据。
③档案形式指载体形式、信息记录的表达形式
两个方面：
一方面是档案信息的载体形式；另一方面
是信息内容的记录方式。
档案载体有纸张为主的书面文件
等常规形式的档案；还有胶片、磁盘、光盘等现代形式的
档案。
④档案的本质是直接的、原始的历史记录
原始记录性是档案的本质，也是档案区别于其它事物
的关键。
文件与档案的关系非常密切，文件是档案的前身，
档案是由文件有条件转化而来的。
两者是同一物体的不同
阶段，具有不同的性质，区别在于：
一是文件是现行的，
档案是历史的；二是文件具有现行的法律效力和行政约束
力，档案是历史记录，具有凭证和参考作用；三是文件办
理完毕后丧失现实效用才转化为档案，档案是保存备查的
历史文件。
档案与图书、情报材料的关系同样十分密切，
它们都是记录知识信息的载体，区别在于：
一是档案是保
2
存原文真迹的、未经过再加工的原本和原稿，不是后追记、
编写或收集起来的间接材料；二是档案是原始文献，而非
派生文献。
因此，我们用历史记录区别档案与文件，用原
始记录区别档案与图书、情报材料。
2.档案的基本价值
档案的凭证价值和参考价值构成了档案的基本价值。
档案的凭证作用
首先从档案形成的过程及结果来看，是由当时当事直
接使用的文件转化而来，并非人们事后追记和编写，它是
真实客观地反映了人们的历史活动，因而具有凭证作用。
其次，从档案的外形结构来看，文件材料上保留着真切的
历史标记。
有些是当事人的亲笔手稿，有些留有负责人的
亲笔签名或批示，大部分盖有机关或个人印信；还有反映
人或事物活动的影片、照片和原声录影等。
这些保留下来
的历史真迹具有凭证作用。
以上特点，使档案成为讨论、
处理和研究问题的根据。
档案的参考价值
是指档案中所含信息对各项工作、科学研究以及满足
人们需要有参考作用的价值。
档案记录了历史活动的事实
和经过，也记录了人们在各种活动中的思想发展，能给人
们提供互相联系的，以至于系列的、广泛的情报信息。
可
为人们今后处理社会与自然界的关系和社会内部人与人的
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关系提供借鉴。
因此，档案对于人们查考既往情况，掌握
历史材料，研究事物的发展规律，具有广泛的情报价值。
3. 什么是社会保险业务档案
国家 3 号令第 3 条规定：
社会保险业务档案，是指社
保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有
保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声
像等不同载体的历史记录。
4.社会保险业务档案的特点
社会性强,社会保险档案的社会性源自社会保险自身
的社会性。
社会保险项目不断拓展，覆盖范围不断扩大，
参保人数急剧增加，社会保险档案涉及的人群越来越广。
专业性强,社会保险档案管理的工作流程与经办业务
流程并驾而行，归档范围和保管期限依据资料记载信息专
业查考价值而确定，档案管理水平以规范经办操作，满足
社会需求而论。
档案量大 ,参保人数的日益增长
社会保险项目多
社会保险业务环节多
社会保险业务凭证多
类别齐全,按照反映的内容，包括社会保险管理类、
社会保险征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失
业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会
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保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类等；按记录的
形式，包括文字、图表、声像等；按依托的载体，包括纸
质、磁介质、光介质和其它介质等。
利用率高 , 可以说，对社会保险经办工作，领导关心、
社会关注、群众关切。
二、充分认识做好社会保险档案工作的重要意义
为加强和规范社会保险业务档案管理，维护社会保险
业务档案真实、安全和完整，充分发挥社会保险业务档案
在服务民众、保障民生等方面重要的基础作用。
2009 年 7
月 23 日，人力资源社会保障部和国家档案局联合下发了
《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人社部令
〔2009〕3 号，简称“3 号令”），并于 9 月 1 日起实施。
随
后，为贯彻好《规定》，人社部社保中心于 7 月 31、8 月 5
日先后下发了《关于贯彻落实社会保险业务档案管理规定
的通知》和《社会保险业务档案管理规定（试行）宣传提
纲》；人社部办公厅于 2010 年 6 月下发《关于开展社会保
险业务档案管理达标验收工作的通知》（人社厅发〔2010〕
55 号），确定了达标验收工作标准，并提出总体要求，即：
“力争用 3 年左右的时间，使全国绝大多数经办机构在社
会保险业务档案管理方面做到落实制度措施、落实场地设
施、落实专业人员、落实经费保障，基本实现社会保险业
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务档案规范化、信息化、专业化管理”。
《规定》共 16 条，明确了制定《规定》的依据和适用
范围，明确了社保档案的概念及其管理职责、条件、制度，
档案的形成、分类方法、保管期限以及利用、鉴定、销毁、
移交和相关法律责任等内容。
为了使《规定》在我省贯彻
落实好，近日与省档案局联合下发了<河北省社会保险业务
档案管理办法（试行）>。
1.做好社会保险档案管理工作，是规范社会保险经办
操作的重要抓手
加强社会保险经办管理“三化”建设，其根本目的就
是要改变包括社会保险业务档案在内的各项经办管理不够
规范的状况。
社会保险业务档案管理贯穿于社会保险登记、
征缴、统计、待遇核发、稽核等经办业务的全过程，与社
会保险各项经办业务既紧密关联又相辅相成，是正确处理
各项具体经办业务、支持经办工作顺利进行的重要基础，
在整个社保工作中具有非常重要的地位。
所以说，做好社
会保险档案管理工作，是规范社会保险经办操作的重要抓
手。
2.做好社会保险档案管理工作，是经办机构服务参保
对象的重要媒介
社会保险业务档案是参保单位和个人履行缴费义务和
享受社会保险权益的原始凭证，是对参保单位和个人权益
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的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依
据, 是实现为参保对象“记录一生、保障一生、服务一生”
的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重
要历史凭证。
连接我们与参保人之间的重要媒介就是这些
经办手续材料，一项经办业务完成后，这些材料又转化为
档案继续为参保人服务，所以说是经办机构服务参保对象
的重要媒介。
3. 做好社会保险档案管理工作，是改善民生促进社会
和谐的重要保证
进一步规范社会保险业务档案管理，有利于更好的维
护广大参保对象的合法权益，伴随着覆盖城乡居民的社会
保障体系目标的推进，社会保险将覆盖到更多的人、更多
的方面。
由此产生的社会保险业务档案资料数量将更加庞
大。
抓好社保业务档案管理，实质上就是关注民生、保障
民生、改善民生在社保经办服务中的集中体现，可以说，
社会保险业务档案，是重要的“民生档案”，也是反映社
会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。
随着民众维
权意识的增强，参保对象对涉及自身利益的权益记录更加
关注，由此带来的相关诉求也越来越多。
因此，我们一定
要从保障参保对象的权益和维护他们的切身利益出发，加
强社会保险业务档案管理。
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《规定》从切实维护参保对象合法权益出发，就社会
保险业务档案的管理职责、归档标准、保管期限等方面都
作出了明确规定，对确保档案的安全、完整，更好地保存、
保管参保对象的各类权益记录，切实维护和实现他们的各
项社会保险权益将发挥十分重要的作用。
三、社会保险业务档案规范管理，必须保障基础用房、
设备、人员三方面的条件。
《规定》第五条要求，、社会保险业务档案规范管理，
必须保障基础用房、设备、人员三方面的条件。
1、基础建设
档案室应按库房、阅览、办公三室分开的原则设计，
三个区域间保持一定的分隔和联系，避免交叉，保持通畅。
各区域设置标准如下：
（1）库房
面积，应参照建设部和国家发改委档《档案馆建设标
准》等有关标准，根据室藏档案数量确定库房面积，充分
考虑社会保险事业发展趋势，测算档案室面积。
承重：
楼面荷载应不小于 12KN/㎡
消防：
门窗、装修材料和装具家具均应采用耐火材料，
绝不能有明火设施，并采用气体或干粉灭火系统。
（2）阅览室
面积不小于 12 平方米，设在档案利用者易于到达的
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位置 ；采光：
窗地面积比不小于 1：
5。
（3）办公室
可划分整理区和办公区。
整理区内设计摆放裁纸机、
装订机、扫描仪等设备及档案整理台的位置；办公区要考
虑档案编研、统计等工作需要。
（4）展厅（陈列室或称荣誉室 ）
成为本单位开展职工教育的场所和对外接待宣传的窗
口。
有条件的单独设置，没条件的在阅览室设立展示区，
摆放展示柜。
2、设备配备
（1）档案装具
档案装具包括存放档案的档案架和装订档案的包装材
料 。
密集架：
存放纸质档案；
防磁柜：
存放音像档案和光盘；
装订档案的包装材料主要有档案盒等，采用
PH7.68±0.01 无酸牛皮卡纸制作 。
（2）档案工具
档案工具包括整理装订档案的工具和对档案进行信息
化管理的设备
①常用的整理装订工具一般有页码打号机、裁纸机、
打孔装订机、归档印章和真空压缩封装设备等。
处理医疗
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保险文件材料的，应增配消毒柜。
②档案管理信息化设备一般有计算机、打印机、复印
机等常用办公设备，扫描仪、数码相机、数码摄像机、音
视频转换、刻录机等档案数字化设备，有条件的还可配备
服务器、交换机、光盘柜、小型机等电子档案存储、应用
设备。
处理医疗保险文件材料的，应增配消毒柜。
3、档案管理部门和档案人员
各级经办机构应明确分管领导负责档案工作的组织和
领导；明确档案管理部门，负责档案工作的组织和推动；
配备专兼职档案管理人员，负责档案工作的操作和实施。
市级 2 人/万卷、县级 2 人/万卷配备专兼职档案管理人员，
明确分工。
要说明的是，各地要因地制宜，有条件的要做足功课，
对于目前硬件条件不足的要做出发展规划，积极行动起来
创造条件。
四、社会保险业务档案的工作流程
档案的整个工作流程有，收集、分类、整理、立卷、
移交、保管、统计、编研、检索、利用、鉴定和销毁等环
节，每个环节都很重要。
几大环节的基本功能和作用：
收集：
是档案管理的基础，档案数量的保障。
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整理：
是档案管理的重要环节，档案整理好坏主要体现为
是否整体化、有序化。
鉴定：
是档案管理工作中档案质量的保证，去粗取精。
保管：
是档案管理的重心，没有保管，无从利用。
检索：
是档案管理中查询的重要工具，检索工具能较全面
地体现档案信息。
统计：
是档案工作科学管理的重要手段。
编研：
档案管理中档案信息开发的重要措施，详细地体现
档案信息内容，提高利用水平。
提供利用：
档案管理的目的。
我重点讲以下几个问题：
1.分类
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分类方法：
按“年度-业务环节”分类
《规定》第八条，社会保险业务档案分类应当按照社
会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利
用为原则，按“年度-业务环节”或“年度-险种-业务环节”
两种分类方法。
近日我厅与省档案局联合下发的《河北省
社会保险业务档案管理办法（试行）》中确定我省采用“年
度-业务环节”的分类方法，一是已经能够满足分类的需要，
二是案卷目录不会太零散。
要说明的是，如果已采用“年
度-险种-业务环节”方法分类的也可以。
所有社会保险业务材料共分为 9 大类，4 个共有的基础
类：
管理类、征缴类、统计类、稽核类，加上 5 个分险种
的待遇类别：
养老、工伤、失业、医疗、生育待遇类。
具
体到每个经办机构 4 个基础类别是必有的，加上所管理的
险种待遇类别，就是单位的完整的分类。
《规定》中附件确
定了归档范围和保管期限，并在每个类别中列出了必须纳
入归档范围的材料。
2、立卷
立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的公文，依其
在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案
卷的工作过程。
文书档案按件进行整理，而业务档案量大，而且是单
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一重复的大量材料，适合按以“卷”为单位进行整理。
《规定》中也能体现出来，第八条中“及时编制归档文件
目录、卷内目录、案卷目录”，就说明了社保业务档案是
按卷进行整理的。
工伤档案以前我省有按个人立卷的，我
以为是不科学的，一是由于每人占用的档案空间不等，无
法管理；二是总要有材料进来，不能封存不成为档案。
所
以说，在以后必须要按卷进行整理，按照不同的经办环节
分类，按照经办时间先后顺序组卷，即时办结，及时整理
立卷。
组卷方法：
以“卷”为单位进行整理。
先区分年度，
再区分类别，第三区分保管期限，第四区分同一保管期限
下的属类（即该类中不同表单或材料）。
每大类中根据文件材料所产生的业务环节、记载信息、
保管价值等划分若干案卷。
根据经办职能、经办流程等实
际工作中的差异，可将某一案卷业务材料进行细分单独立
卷，卷名根据细分标准在原卷名加上简要限定性词语，如
《参保人员登记卷》，细分为《城镇职工参保人员登记卷》、
《城镇居民参保人员登记卷》等等；也可将在同一大类下
的，相同保管期限的不同案卷合并立卷。
注意，不同保管
期限的不能合并组卷，同一保管期限合并组卷必须是在同
一年度下，同一大类中的文件材料。
3.部门立卷问题：
档案工作是由互相联系的若干环节组成的一个有机整
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体，不论是微观的具体业务，还是宏观的管理工作，都不
是档案管理部门可以独立完成的，更不是哪个个人可以承
担得了的。
部门立卷制度正是要最积极有效地把档案材料
形成部门的力量动员起来，以确保及时、准确、系统地做
好归档工作。
社保档案材料量大，专业性强，以及经办工
作性质的要求，实行部门立卷，有以下好处 ：
①档案材料形成部门的同志比较了解和掌握本部门文
件的形成过程，由他们承担档案的收集、整理工作，可以
保证档案材料的有机联系，提高档案的归档质量；益于文
件材料的平时积累，有利于提高档案的完整率和归档率。
②由于案卷是由档案形成部门的同志亲自整理、组卷
和移交的，他们对各卷的基本内容心中有数，便于部门日
后的借阅使用，无形中也就提高了档案的利用率。
③节省人力，提高工作效率。
大量的档案材料分散在
经办中及时整理，不用耗费过多的人力集中整理。
④有利于经办工作内控和考核。
将档案管理工作列入
经办工作流程中去，与经办工作同步进行，通过对档案的
管理也必然会加强经办工作的内控和监督工作，同时，档
案材料也是对经办人员工作成绩最直接的反映和记录。
4．档号
以字符形式赋予档案实体的 ，用以固定和反映档案排
列顺序的一组代码。
档号通常包括全宗号、目录号、案卷
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号、件号、页号。
全宗号：
档案馆（室）给定每个全宗的代码；
目录号:
全宗内案卷所属目录的代码;
案卷号:
案卷排列的顺序号。
从 1 开始的自然序号。
社保档案目录号编排原则，为保管期限代码加档案类
别代码。
保管期限代码分别为：
Y（永久）、H（100 年）、C（50
年）、Z（30 年）、D（10 年）；档案类别代码分别为：
gl（社会
保险管理类）、zj（社会保险费征缴类）、yl（养老保险待遇
类）、yb（医疗保险待遇类）、sb（失业保险待遇类）、gs（工
伤保险待遇类）、sy（生育保险待遇类）、tj（社会保险业务
统计报表类）、jh（社会保险稽核监管类）。
社保档号：
全宗号-年度-目录号-案卷号
如：
1153-2009-Ygl-0001
5.利用
档案利用是档案整个过程中最终环节，国家政府，以
及档案馆工作人员，为档案所作的一切努力，包括 档案
安全保护 最终目标就是能服务于现代化建设，服务于国家、
服务于人民群众。
社保档案就是 主要为领导决策服务；
为经办工作服务；为参保对象服务。
因此，档案管理人
员要明确服务方向，了解利用需求，科学地开发利用档案
信息资源。
在利用时要注意办理相关手续，确保档案的安
全，做好利用统计 ，同时要保守档案机密。
五、达标验收的标准和工作程序
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开展达标验收活动，是贯彻落实 3 号令主要载体形式，
是督促检查各地贯彻《规定》的重要途径和有效手段。
目
的是加快推进社会保险档案规范化建设。
达标分三个等级，按 100 分计，85 分及以上为优秀，
60-84 分为合格，60 分以下为不合格。
（一）达标检查内容
省厅为贯彻落实 55 号文件精神，去年 3 月份下发了
《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》
（冀人社字〔2011〕37 号），成立了由我厅和档案局共同组
成的全省社会保险业务档案达标验收领导小组及办公室，
对达标验收的总体安排。
达标工作内容以冀人社字[2011]
37 号文件附件的要求为标准。
所以我们就按照这个标准积
极地进行准备，对照检查、打分，对于不足积极进行改进。
内容共分为四大类，16 个项目，61 条。
四大类是组织管理、
设施建设、专业建设和利用服务。
1.组织管理：
三个方面
一是管理办法，这要求制定本单位或本系统的档案管理
办法，最重要的是不能与国家办法相冲突；按《规定》开
展业务档案目标管理，指的是明确分管领导，有相应的档
案管理部门；将业务档案工作纳入单位议事日程，年度工
作计划和单位发展规划，并进行部署、检查和总结，要求
有文字材料进行左证。
二是管理人员，要与所承担的档案
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管理工作相适应，数量与质量两个方面达到要求，相对稳
定。
三是管理措施，要求明确分管领导和档案管理人员的
岗位职责；建立档案工作流程；并将档案的收集、归档工
作列入各项经办工作程序，与年度考核挂钩；对所属经办
机构进行监督指导，并进行年度评估。
2.设施建设：
三个方面
档案用房，一是有合标的专用的安全的档案库房，库
房内无安全隐患，无杂物；二是库房、办公室、查档室三
分开
档案用具，档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装具符合
国家，数量充足。
设施设备，档案保管的“九防”和计算机、扫描仪复
印机等现代化办公设备。
3.专业建设：
七个方面
①相关制度，指的是档案归档、保管、保密、统计、
鉴定、销毁、移交、查阅利用、设备维护使用、岗位责任
等管理制度。
②立卷，主要是要求重视立卷工作，必须实行部门立
卷，坚持平时立卷和立卷质量符合规范要求。
另：
对于历年来积存档案整理问题，原则上从 2010 年
开始要求按照“3 号令”执行，对于以前已立卷的档案不做
特别要求。
关键要把握好的是，今后新生档案必须按要求
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规范到“3 号令”上来。
③收集，及时归档，包括各种介质的档案材料，如电
子文件等。
④整理，按《规定》制定分类方案，规范整理，分类
上架，不同载体分别存放。
⑤保管，建立全宗卷、库房内有存放示意图、库内温
湿度符合规定标准、档案无受损情况。
⑥鉴定销毁统计，成立鉴定小组一、规范销毁档案、
档案进出登记及时准确、报表符合要求。
⑦移交，一是按照《河北省档案工作条例》规定向同
级综合档案馆进行档案的移交，手续完整；二是档案人员
调动时履行移交手续。
4.利用服务：
检索工具，编制案卷目录、计算机检索，对 30 年以上
档案进行扫描加工，实现电子化管理。
利用，调卷迅速准确、借阅有登记、利用效果有反馈
登记，有利用服务实例形成文字材料，实现网上查询。
查询，指在经办大厅建立信息查询系统。
（二）验收工作程序
6 月 26 日全省达标验收领导小组第一次工作会议，研
究制定了《全省社会保险业务档案达标验收工作程序》，于
近日以冀人社字[2012]234 号文件下发到各设区市人社局。
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有自评、申报、审查、验收、认定和颁发牌匾和证书
六个环节。
1、自评
各市、县级经办机构，对照《社会保险业务档案达标
验收内容和得分标准》，先对本级经办机构社会保险业务档
案管理情况进行自查评估、打分，达到 65 分以上，才能够
申请验收，形成自评报告，而后征求同级档案管理部门意
见后，填写验收申请表，并送同级人力资源和社会保障行
政部门进行审查。
2、申报
市级自评结果符合条件的，可直接向全省验收领导小
组办公室提出达标验收申请，县级须经所在市达标验收领
导小组初审同意后，由市级达标验收领导小组办公室适时
向省级申报。
申请报告包括本级自评报告一式两份，《社会
保险业务达标验收申报审批表》一式四份。
3、审查
全省验收领导小组办公室在收到申请后应在 10 个工作
日内进行审查，并在 3 个月内安排验收，提前两周通知被
验收单位；不符合条件的，应及时向申请单位做出书面说
明。
4、验收
由全省验收领导小组办公室，组织抽调各市人社系统、
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档案行政管理部门的人员和专家组成验收工作组，具体开
展验收工作。
（一）听取申报单位的社会保险业务档案管理工作情
况汇报，重点了解经办机构对档案工作的部署、管理，档
案库房建设和档案保管情况，业务档案建设和利用及人员
配备等情况。
（二）查看申报单位有关社会保险业务档案的相关资
料，如申报单位档案管理规章制度、档案管理工作规划、
档案考评奖励制度等。
（三）实地查看验收，对照验收标准逐项进行打分。
（四）对市级验收要抽查部分县级经办机构业务档案
管理工作情况。
（五）验收工作组根据被验收单位本级业务档案管理
和对县级的指导工作情况，与被验收单位交换意见，提出
等级认定初步意见。
5、认定
全省验收领导小组办公室根据验收工作组验收结论对
申报单位进行审核，提出达标等级认定意见，并报全省验
收领导小组审批。
全省验收领导小组认定为符合条件的，
在 3 个月内公布申报单位的达标验收等级认定。
6、颁发牌匾和证书
全省验收领导小组研究确定达标等级认定结果后，由
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全省验收领导小组办公室负责向获得达标验收合格等级以
上的单位颁发牌匾和证书。
7、降级、撤销
申报单位达标验收取得优秀或合格等级后，如发生业
务档案损毁、丢失、泄密等重大问题，全省验收领导小组
调查确认后，申报单位获得的等级将被降级或撤销
提请大家注意的是，要认真做好备检工作，提供好备
检资料。
不求华丽，但求实效。
只要在检查时能将你档案
管理情
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