公文管理制度.docx

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公文管理制度

文件更新履历表

版本

文件名称

文件编号

管理归属部门

文件管理岗位

生效日期

备注

A/0

公文管理制度

CZCR-XZ-04

医院办公室

办公室主任

新建

废止的文件、文件编号及版本号：

制度发布表

制度分级

■院级制度□部门、科室级制度

制定部门

医院办公室

备案存档

医院办公室

制订人

审核机构

院长办公室

审核人会签

批准人

批准发布日期

第一章总则

第一条为使XXXX医院（以下简称“医院”）公文规范化、制度化、科学化，提高行文效率和质量，更好地为医院经营服务，特制订本制度。

第二条公文的定义

按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。

通过医院公文来传达医院政令政策、处理公务，以保证协调各种关系和各项事务，使工作正确地、高效地进行。

第三条本制度适用于医院各类公文处理。

第四条医院办公室负责并指导各科室做好公文管理工作。

第二章公文的形式和种类

第五条公文的形式主要包括红头文件和非红头文件。

第六条公文的种类主要包括：

请示、报告、指示、批复、通知、通报、函、决定、决议、会议纪要等。

（一）请示、申请：

请上级指示和批准，用“请示”。

（二）报告：

向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。

（三）指示：

对下级部门、科室布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

（四）批复：

答复请示事项，用“批复”。

（五）通知：

传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。

（六）通报：

表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各部门、科室知道的事项，用“通报”。

（七）决定、决议：

1、对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”；2、经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（八）函：

平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准，或询问和答复问题，用“函”。

（九）会议纪要：

传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门、单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

第七条医院内部联络时使用的请示、报告、申请、批复、指示、会议纪要等公文采用非红头文件形式。

第八条医院对外联络时使用的请示、报告、函，内部联络时使用的通知、通报、决定、决议等公文时，应采用红头文件形式。

第三章公文的格式

第九条医院公文一般由医院标识、秘密等级、紧急程度、行文部门、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。

第十条公文的秘密等级

涉及医院秘密的公文应当标明密级，秘密等级如下，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

文件机密等级及处理规定：

（一）绝密：

一旦泄密会使医院利益遭受特别严重的损害；副院长级及以上人员核阅处理。

（二）机密：

一旦泄密会使医院利益遭受严重的损害；副院长级及以上人员核阅处理。

（三）秘密：

一旦泄密会使医院利益遭受较大的损害；科长级及以上人员核阅处理。

（四）内部资料：

一旦泄密会使医院利益遭受一般损害；医院内部员工传阅处理。

（五）公开资料：

公开有助于医院利益，公开方式处理。

（六）各级人员处理密件资料，须严守秘密。

泄密而造成损害，由泄密人员负责并接受处分。

密件文件递送时，应以信封袋加密封装，寄件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。

第十一条公文的紧急程度

公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”、“普通件”。

文件处理时限：

（一）特急件：

随到随办。

（二）急件：

一天内处理完毕。

（三）普通件：

三天内处理完毕。

（四）超过处理时限的文件，由医院办公室催办。

第十二条发文规范

（一）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（二）主送单位指公文的主要受理部门、科室，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（三）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（四）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。

（五）成文日期以负责人签发的日期为准。

（六）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（七）红头文件形式的公文发文字号、字体要求等其他规范按照CZCR-XZ-02《红头文件管理办法》相关规定执行。

第四章发文的处理程序

第十三条发文处理

发文处理指以医院/部门、科室名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、会签、签发、用印、登记、发布等程序。

第十四条公文拟稿规范

（一）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（二）拟制公文需体现紧急程度并说明紧急的原因。

（三）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日，“零”应写为“〇”。

（四）公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

（五）公文标题字体用黑体，三号，加粗，居中；正文字体用宋体，四号，1.5倍行距，段首空两格。

（六）对涉及其他科室/部门职权范围内的事项，主办科室/部门应当主动与有关科室/部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办科室/部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办科室/部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关科室/部门会签后报请医院相关领导协调或裁定。

（七）行文应当确有必要，注重效用，行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级。

第十五条公文审签与发布

（一）以科室/部门名义制发的非红头形式公文，由该科室/部门拟稿，部门/科室负责人审核签字后发布。

（二）以红头文件形式制发的公文应附上《发文稿笺》，并由相关领导会签后发布。

（三）医院下发和转发的文件由医院办公室统一拟定，报医院相关领导会签，由院长或院长授权人签发后发布。

第十六条医院所有制发的公文由医院办公室建立公文台账，负责存档。

以科室/部门名义制发的公文，各相关科室/部门须同时存档。

第五章收文的处理

第十七条医院办公室应建立《收文登记簿》，对所有外来纸质及电子文件形式的公文进行登记和管理。

第十八条对外来公文按规定登记后，区分文件性质送呈院长或执行副院长阅批，并根据指示意见办理文件的阅办或归档事宜。

第十九条各科室/部门应建立本单位《收文登记簿》，对外来文件进行登记、管理。

第六章附则

第二十条本制度本管理办法由制定、修改、解释权归医院办公室所有。

第二十一条本制度应与相关的行政管理制度配套实施。

第二十二条本制度自公布之日起执行。

附件一：

《发文稿笺》

附件二：

非红头形式公文模板

附件三：

红头文件模板

附件四：

《收文登记薄》

附件一：

发文稿笺

发文编号

密级

绝密

★★★

机密

★★

秘密

★

内部资料

公开资料

标题

发文对象

主送

抄送

紧急程度

□特急□急件□普通件

科室负责人审核

医院办公室审核