公文管理制度.docx
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公文管理制度
公文管理制度
文件更新履历表
版本
文件名称
文件编号
管理归属部门
文件管理岗位
生效日期
备注
A/0
公文管理制度
CZCR-XZ-04
医院办公室
办公室主任
新建
废止的文件、文件编号及版本号:
制度发布表
制度分级
■院级制度□部门、科室级制度
制定部门
医院办公室
备案存档
医院办公室
制订人
审核机构
院长办公室
审核人会签
批准人
批准发布日期
第一章总则
第一条为使XXXX医院(以下简称“医院”)公文规范化、制度化、科学化,提高行文效率和质量,更好地为医院经营服务,特制订本制度。
第二条公文的定义
按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料,又称公务文件。
通过医院公文来传达医院政令政策、处理公务,以保证协调各种关系和各项事务,使工作正确地、高效地进行。
第三条本制度适用于医院各类公文处理。
第四条医院办公室负责并指导各科室做好公文管理工作。
第二章公文的形式和种类
第五条公文的形式主要包括红头文件和非红头文件。
第六条公文的种类主要包括:
请示、报告、指示、批复、通知、通报、函、决定、决议、会议纪要等。
(一)请示、申请:
请上级指示和批准,用“请示”。
(二)报告:
向上级汇报工作,反映情况,用“报告”。
(三)指示:
对下级部门、科室布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。
(四)批复:
答复请示事项,用“批复”。
(五)通知:
传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。
(六)通报:
表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各部门、科室知道的事项,用“通报”。
(七)决定、决议:
1、对某些问题或者重大行动作出安排,用“决定”;2、经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。
(八)函:
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准,或询问和答复问题,用“函”。
(九)会议纪要:
传达会议议定事项和主要精神,要求有关部门、单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。
第七条医院内部联络时使用的请示、报告、申请、批复、指示、会议纪要等公文采用非红头文件形式。
第八条医院对外联络时使用的请示、报告、函,内部联络时使用的通知、通报、决定、决议等公文时,应采用红头文件形式。
第三章公文的格式
第九条医院公文一般由医院标识、秘密等级、紧急程度、行文部门、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。
第十条公文的秘密等级
涉及医院秘密的公文应当标明密级,秘密等级如下,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
文件机密等级及处理规定:
(一)绝密:
一旦泄密会使医院利益遭受特别严重的损害;副院长级及以上人员核阅处理。
(二)机密:
一旦泄密会使医院利益遭受严重的损害;副院长级及以上人员核阅处理。
(三)秘密:
一旦泄密会使医院利益遭受较大的损害;科长级及以上人员核阅处理。
(四)内部资料:
一旦泄密会使医院利益遭受一般损害;医院内部员工传阅处理。
(五)公开资料:
公开有助于医院利益,公开方式处理。
(六)各级人员处理密件资料,须严守秘密。
泄密而造成损害,由泄密人员负责并接受处分。
密件文件递送时,应以信封袋加密封装,寄件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。
第十一条公文的紧急程度
公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”、“普通件”。
文件处理时限:
(一)特急件:
随到随办。
(二)急件:
一天内处理完毕。
(三)普通件:
三天内处理完毕。
(四)超过处理时限的文件,由医院办公室催办。
第十二条发文规范
(一)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(二)主送单位指公文的主要受理部门、科室,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(三)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(四)公文除会议纪要以外,应当加盖印章。
(五)成文日期以负责人签发的日期为准。
(六)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(七)红头文件形式的公文发文字号、字体要求等其他规范按照CZCR-XZ-02《红头文件管理办法》相关规定执行。
第四章发文的处理程序
第十三条发文处理
发文处理指以医院/部门、科室名义制发公文的过程,包括拟稿、审核、会签、签发、用印、登记、发布等程序。
第十四条公文拟稿规范
(一)情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(二)拟制公文需体现紧急程度并说明紧急的原因。
(三)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日,“零”应写为“〇”。
(四)公文结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1、”,第四层为“
(1)”。
(五)公文标题字体用黑体,三号,加粗,居中;正文字体用宋体,四号,1.5倍行距,段首空两格。
(六)对涉及其他科室/部门职权范围内的事项,主办科室/部门应当主动与有关科室/部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办科室/部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办科室/部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关科室/部门会签后报请医院相关领导协调或裁定。
(七)行文应当确有必要,注重效用,行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级。
第十五条公文审签与发布
(一)以科室/部门名义制发的非红头形式公文,由该科室/部门拟稿,部门/科室负责人审核签字后发布。
(二)以红头文件形式制发的公文应附上《发文稿笺》,并由相关领导会签后发布。
(三)医院下发和转发的文件由医院办公室统一拟定,报医院相关领导会签,由院长或院长授权人签发后发布。
第十六条医院所有制发的公文由医院办公室建立公文台账,负责存档。
以科室/部门名义制发的公文,各相关科室/部门须同时存档。
第五章收文的处理
第十七条医院办公室应建立《收文登记簿》,对所有外来纸质及电子文件形式的公文进行登记和管理。
第十八条对外来公文按规定登记后,区分文件性质送呈院长或执行副院长阅批,并根据指示意见办理文件的阅办或归档事宜。
第十九条各科室/部门应建立本单位《收文登记簿》,对外来文件进行登记、管理。
第六章附则
第二十条本制度本管理办法由制定、修改、解释权归医院办公室所有。
第二十一条本制度应与相关的行政管理制度配套实施。
第二十二条本制度自公布之日起执行。
附件一:
《发文稿笺》
附件二:
非红头形式公文模板
附件三:
红头文件模板
附件四:
《收文登记薄》
附件一:
发文稿笺
发文编号
密级
绝密
★★★
机密
★★
秘密
★
内部资料
公开资料
标题
发文对象
主送
抄送
紧急程度
□特急□急件□普通件
科室负责人审核
医院办公室审核
相关领导会签
职务
姓名
会签意见
日期
签发:
拟稿科室:
拟稿人:
份数:
份
附件二:
密级
紧急程度
xxxxxxxxxxxxxx医院文件
关于XXXXXXXXXXXX的请示/申请
医院领导:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
特此申请。
申请人/部门(科室)
二〇一九年X月X日
附件二:
xxxxxxxxxxxxxxxx医院文件
xx发(行)字【2019】001号
关于XXXXXXXXXXXX通知
医院各科室、部门:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
xxxxxxxxxxxx医院
二〇一九年X月X日
主题词:
主送:
抄送:
拟稿:
XXX核稿:
XXX文件共印XX份医院办公室存档一份
附件四:
收文登记薄
序号
文件名
来源
备注