连锁超市采购部门组织架构和规章制度.docx

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连锁超市采购部门组织架构和规章制度

连锁超市采购部门组织架构和规章制度

一、采购部门组织架构（见附图）

二、各部门职责

三、采购部规章制度

一、采购部门组织架构（见附图）

二、各部门职责

在这个组织架构图中，不同规模的超市可以对其进行适当删减，如果是一家小型的超市，可以不设采购主管这一层，另外采购员一职也可以不用分得这么细，比如生鲜只设两个人，食品也只设三个人，百货则设置两人。

如果是一家大卖场或是大规模的连锁超市，由于品项多或业务比较繁忙，为了加强对采购工作的管理，也可以适当再增加一些人员，比如可以在品项较多、销售较好的采购组设置两名采购员，或是在每名采购员下面再设置一名采购肋理。

但不管怎样取舍，采购的组织架构必须能够保证采购工作的正常开展，同时又必须兼顾到工作的效率和管理的费用。

不要出现采购人员每天都从早忙到晚但还是有做不完的工作的事情，也不要出现一件工作经过一个星期层层传递还是没做完的情况。

管理的目的是为了更有效的整合企业内的各种资源，以最符合企业利益最大化的流程和路径，去实现企业的各种指标。

采购组织架构的最终确定也必须符合这个要求。

我们在前面已经绍了采购人员的基本职责，下面详细介绍一下各个岗位的职责：

1、采购经理的职责

⏹服从总经理指挥，执行公司制定的各项总体规划，确保公司经营方向的正确性，全面主管公司的采购工作，领导采购人员共同完成公司下达的各项任务指标，并对各项任务指标的完成情况负有直接责任。

⏹负责采购人员的纪律管理，维护公司形象，保障公司利益，以身作则，在采购人员中树立正气和培养奉献精神。

严守公司的各种商业机密。

⏹将公司下达给采购部门的各项指标分配给各部门，并监督跟综执行情况，经常组织采购人员进行分析研讨，及时纠正工作偏差，保证各项指标的顺利完成。

⏹商品结构的总体设计，定期组织采购人员进行商品结构的调整，并审核和最终确认新品的引进和旧品的淘汰。

⏹确定供应商管理的相关规定，流程，确定与供应商的合作方式，签约政策，相关费用的收取标准等方面的具体方案，审核并最终确认采购员与供应商签订合同的有效性。

并监督合同的执行情况。

⏹制定采购部门的年度促销计划，指导和监督采购人员实施计划，并组织采购人员对每次促销活动的效果做分析总结，以不断提高促销活动的效率。

⏹（在没有配送中心的情况下），和营运部门紧密配合，确保库存的合理性，督促采购人员及时处理不良库存，并有权追究由于库存不合理给公司造成损失的直接责任人。

⏹制定采购部的奖惩条例并报公司审批执行，并有权依此对采购部人员进行奖罚。

⏹密切注意各种信息的收集、分析和整理，并根据分析整理的结果对采购部的各项工作进行调整。

⏹协调采购部门和其它部门的关系，并及时将采购部的相关情况和其它部门做双向沟通。

⏹定期与供应商进行交流，从中发现问题，解决问题，并对公司的相关政策做详细解释。

⏹和财务部门确定每月的付款总额，并审批特别请款单。

⏹定期组织采购人员进行业务培训和业务学习，不断提高采购人员的专业水平和业务能力。

⏹对于采购主管和各部门采购人员提出的各项合理化建议，以及须审核批复的各项工作，必须在限期内答复。

⏹每周做出下周采购部门的工作计划表，根据采购主管（采购员）预交并经过自己修改的工作计划表，检查采购主管（采购员）每日的工作进度，并在工作日记上填写当日采购部的工作进度，督促采购主管（采购员）按时完成各项工作，并及时纠正计划实施过程中出现的偏差，同时不断培养采购主管（采购员）工作的计划性，提高整个采购部门工作的效率和有效性。

2、采购主管的职责

⏹服从采购经理指挥，协助采购经理执行公司的各项总体规划，主管本部门的采购工作，确保本部门经营方向的正确性，领导本部门人员完成采购经理下达的各项任务指标，并对本部门的各项任务指标完成情况负有直接责任。

⏹负责本部门人员的纪律管理，维护公司形象，保障公司利益，以身作则，在本部门员工中树立正气和奉献精神。

严守公司的各种商业机密。

⏹将采购经理下达给本部门的各项指标分配给各采购员，监督指标的执行情况，并及时将有关信息反馈给采购经理。

保证本部门指标的顺利执行。

⏹根据采购经理制定的各项商品政策，指导本部门人员开展工作，对于规定范围内的工作，有权直接处理，对于规定范围外的工作，要及时向采购经理汇报，并根据采购经理的决定迅速执行。

⏹设计本部门商品结构初步方案并报采购经理审批，定期组织本部门人员进行商品结构讨论，并根据各采购员所做的调整方案，汇总成为本部门的商品结构调整方案，报采购经理审批，对本部门的新品引进和旧品淘汰工作有审核权。

⏹根据采购经理制定的供应商管理的各项规定、流程、规章制度，指导本部门人员与供应商签订合同，进行各种谈判，监督本部门合同的执行情况，对于超出自己权限的问题，及时向采购经理汇报。

⏹根据采购经理制定的年度促销计划，安排好本部门人员按时按质的完成，并向采购经理及时汇报形势的变化和合理化建议。

组织好本部门人员分析每次促销活动的成果，并将分析的结果以书面形式向采购经理汇报。

⏹和营运部门保持良好沟通，保持本部门商品合理的库存，及时督促采购人员清退滞销商品、库存不合理商品。

⏹根据采购经理制订的采购部奖惩条例，对本部门人员进行管理，并对相关人员的奖惩有建议权。

⏹注意对各种信息的收集和整理，并根据整理的成果对本部门的相关工作做出调整，但重大变动（供应商的清退、促销计划的更改等）须报采购经理批准后方可执行。

⏹定期和采购经理一起与本部门供应商进行沟通，根据供应商提出的合理化建议，经采购经理批准后，对本部门的相关工作进行整改，并及时反馈相关信息给采购经理。

⏹每月将本部门的付款计划报采购经理，对于当月本部门的特别请款，经审核后报采购经理审批。

⏹除了组织本部门人员参加采购部的业务学习和业务培训外，定期组织针对本部门人员的专业培训和学习。

以不断提高本部门人员的业务水平。

⏹针对本部门的各项工作存在的问题，有责任将自己和本部门员工的合理化建议向采购经理做出汇报。

同时对于须审核的各项工作须在限期内处理完毕。

⏹每周做出下周本部门的工作计划表交采购经理，根据采购员预交并经过自己调整过的工作计划表，检查采购员每日的工作进度，并在工作日记上填写当日本部门的工作进度，督促采购员按时完成各项工作，及时纠正在计划实施过程中出现的各种偏差。

同时不断培养采购员工作的计划性，提高他们工作效率和有效性。

3、采购员的职责

⏹服从采购主管（或采购经理）指挥，主管本采购组的工作。

完成采购经理下达的各项任务指标（销售额、毛利额、营业外收入、库存周转率等），对各项指标的完成情况负有直接责任。

⏹根据公司制定的各项供应商管理规定、政策，开展业务工作，与供应商洽谈，组织采购符合销售需要的各类商品，对超过自己权限的问题，要及时向采购主管（采购经理）汇报。

⏹遵守公司和采购部的各项规章制度。

严守公司的各种商业机密。

⏹设计本采购组商品结构的具体方案，并报采购主管（采购经理）审批，并负责本采购组新商品引进和旧商品淘汰的具体方案，报采购主管（采购经理）审核批准后执行，保持本采购组商品结构的科学合理.

⏹根据采购经理制定的年度促销方案，分配给本组的各项促销指标，按时按质的予以完成，并在每次促销活动结束后，进行自我分析总结，以不断提高本采购组促销活动的针对性和有效性。

⏹采购员日常采购业务如下：

◆商品的议价（包括旧品、促销等）；

◆交易条件协商（含折扣、付款方式、期票、退货条件等）；

◆新商品的引进及议价；

◆商品的配送方式（厂商直送各分店，或者有配送中心配送）；

◆负责新品第一次订货，促销商品订货。

商品最小订货数量的决定（一次采购最小数量的决定）。

对于大规模零售企业，如果有成熟的配送中心管理，一般也可以由配送中心来决定最小订货数量。

◆各项营业外收入的谈判和落实。

⏹采购员日常商品管理业务如下：

◆畅销商品及滞销商品的发现；

◆滞销商品、库存不合理商品的清退；

◆库存的掌握；

◆商品的店间移动调度；

◆残损商品退货监督；

◆订货业务的检查；

◆商品品质、鲜度的监督；

◆卖场陈列展出指导和建议。

⏹密切留意对各种市场情报的收集、分析和整理，并及时对本采购组的相关政策进行调整，但有重大变动时，须先报采购主管（采购经理）审批同意后方可执行。

收集的市场情报内容有：

◆本店的销售情报（销售、毛利、畅销商品、滞销商品等）；

◆顾客的购买情报（购买习惯、购买频率、投诉情况等）

◆竞争店的相关情报（价格、促销、陈列等）

◆供应商动态（供货价格的异动、新品的引进、个性特点等）

◆市场的变化趋势（消费时尚、相关机构的统计资料、城市的发展规划等）

⏹每月向采购主管（采购经理）报当月本采购组的付款计划，若有紧急货款须支付，须填写特别请款单并报采购主管（采购经理）审核。

⏹自觉学习采购业务和采购知识，不断提高自己的业务水平和业务能力。

平时注意和营运部门的交流和沟通。

群策群力，共同提高本采购组的销售业绩。

⏹对采购工作提出自己的合理化建议，并报采购主管（采购经理），提高自己的工作效率，对于各项工作，均应在规定期限内完成。

⏹每周做出下周自己的工作计划表交采购主管（采购经理），并于下周每天在工作日记上填写当日工作进度，做为考核的依据。

4、采购助理的职责

⏹服从采购经理指挥，做好采购经理分派的各项文秘工作。

⏹协助采购经理做好公司和采购部各种资料、文件的收集、整理、分类和归档留存的工作。

⏹遵守公司和采购部制定的各项规章制度，负责录入员的纪律管理，严守公司的各种商业机密。

⏹在采购经理授权并通知相关人员后，可以代采购经理处理采购部的相关工作。

⏹做好采购部的设备、书籍、表格、办公用品、耗材等各项公用资产的日常管理维护工作，每月做出下月采购部办公费用预算，报采购经理审批后交财务部门，严格执行各项公用资产的编号、登记、归档、领用、借阅、返还、盘点、报损、报废等手续。

⏹做好采购部的人员安排，制订采购部人员节假日值班安排表，每月统计采购部人员的考勤情况，并报采购经理签字后交人事部门。

⏹积极参加和组织录入员参加采购部的各种业务学习和业务培训，不断提高自己的业务能力。

⏹督促录入员提高效率，减少误差，做好商品资料的日常维护工作。

同时指导录入员做好各种商品资料的整理、分类和留档工作。

⏹对采购部的各项工作向采购经理提出合理化建议，但不得末经采购经理许可，随意干涉采购主管和采购员的工作。

⏹每周做出下周工作计划表，交采购经理，并于下周每天在工作日记上填写当日工作进度，做为考核的依据。

5、录入员职责

⏹遵守公司和采购部制定的各项规章制度，服从采购肋理指挥，保守公司的各种商业机密。

⏹主要负责商品资料的录入、修改、维护和简单分析工作。

⏹任何对商品资料的录入、修改、新增工作，录入员都须见到有采购经理签字同意后的相关单据后，才可完成录入动作，同时要将单据留档备查。

但促销商品的订单、开业前大进货订单，单店新店开业一个月内的订单，采购主管签字后也可生效

⏹录入员严禁末经采购经理许可，擅自对商品资料进行任何修改。

⏹提高录入准确度和效率。

积极参加采购部组织的各种业务学习，以提高自己的工作能力。

⏹当日的录入工作，必须当日完成，如因此给公司造成损失，将按照采购部奖惩条例进行处罚。

⏹若是单店新开业，从新店大进货到新店开业后一个月内，录入员须承担所有商品的订货工作。

⏹对采购部工作提出合理化建议，并交采购助理。

三、采购部规章制度

1、公司员工手册（略）

2、采购部奖惩条例

第一条未能完成当月各项考核指标（销售额、毛利额、库存周转天数、营业外收入、月引进新品和淘汰旧品数量或比例），又没有合理的理由者，罚款元，（新上任第一个月可以适当放宽）。

如连续三个月不能达成指标，又没有合理的理由者，换岗到其它部门或予以辞退。

第二条每月超额完成当月各项考核指标（销售额、毛利额、库存周转天数、营业外收入）者，奖励元。

如连续三个月都超额完成各项考核指标，则由采购经理提名，报人事报门给予加薪，如连续半年都超额完成各项考核指标，则由采购经理提名，报人事部门给予升职和加薪。

第三条采购人员接受供应商或供应商通过第三者给予的现金、消费券、购物卡、物品价值超过50元，或私自接受由供应商付费的旅游、宴会、到各种营业性场所的娱乐。

经公司发现或有人举报经查实者，对当事人给予连续三个月扣薪50％，并处以严重警告处分，在全公司内通报的处罚，对于当事的供应商，立即清退所有商品，并推迟付款。

对经查属实的举报者，给予元奖励，并对举报人的情况保密。

第四条采购人员主动或威胁供应商给予各种好处，一经查实，立即开除当事人，并处以扣除当月薪水，全公司通报的处罚。

如果要求不成，敢于打击报复供应商者，一经查实，立即开除当事人。

如果供应商能够主动举报当事人，经查实后，可在订货、付款、商业机会等方面给该供应商以最大的优惠。

并对其他举报人给予元奖励，同时对举报人的情况保密。

第五条若由于供应商和采购人员内外勾结，其行为和造成的后果，已经严重侵犯或损害了本公司的利益，本公司除了通过合法途径追回损失外，保留通过司法机关追究当事人法律责任的权力。

同时举报者的举报经查属实后给予元奖励。

对举报人的情况保密。

第六条公司领导和采购部会以供应商会、自我鉴定、内部选举等多种形式，对采购人员每三个月进行一次品质考核。

对考核成绩的前三名获得者，在升职、加薪、福利、旅游、休假等方面给予优先照顾。

第七条采购部人员必须服从直接上司的领导，不得对直接上司漫骂、嘲笑、殴打，如有此类情况，对当事人处以元罚款，并在全公司通报批评，此类情况发生两次的当事人，给予直接辞退的处罚。

第八条采购部人员如发现直接上司有侵犯或损害公司利益的行为，或对直接上司对自己的处罚不服，可以越级举报或申诉，采购员向采购经理举报或申诉，采购主管向总经理举报或申诉。

经公司和采购部查实后，对举报者给予元奖励。

对最终申诉的处理结果无条件执行。

第九条公司的商业机密（包括各种文件、商品信息、会议记录、工作流程等）不得通过传真、复印、电子邮件等任何方式外传，违者给予元罚款，并予以开除。

如情节恶劣者，公司保留通过法律途径追究当事人的法律责任。

第一十条快讯商品在整个快讯期缺货又无合理理由者，罚款20元/个商品。

快讯商品在快讯期内断货又无合理理由者，罚款10元/个商品，

第一十一条每期快讯结束后，进行快讯商品单品销售金额、单品销售数量的评比。

对前三名依次奖励50元、40元、30元，对后三名依次罚款50元、40元、30元。

第一十二条每期快讯结束后，对于快讯实际销售不到预估销售一半的数量或一半的金额的商品，又或者快讯实际销售超过预估销售一半的数量或一半的金额的商品，在没有特殊理由的情况下，对每个商品处以10元/个商品的罚款。

第一十三条快讯商品在海报上没有相片又无特殊理由者，海报描述错误或价格错误或图片错误。

对当事人按10元/个商品进行罚款。

第一十四条采购部的各项工作，都必须在限定的时间内完成，各项常规工作一般的完成时间为：

经采购经理审核签字后的各种录入单据，必须在当日完成录入（开业前除外）；快讯品项建议表和提交表的完成时间，在开业后两个月内，最迟的完成时间为快讯开始前10天。

在开业两个月后，最迟的完成时间为快讯开始前20天。

快讯商品的最迟到货时间为当期快讯开始前3天，采购经理和采购主管审核批准新品单、变价单、特别请款单、快讯商品建议表、快讯商品提交表的最长间限为3天，各种合同的审批最长期限为5天，对供应商赞助同意书、签约申请表的审批须在当日完成。

下周工作计划表的最迟提交时间为本周休息日的前一天下午下班前。

工作日记的填写必须在当日完成，而且必须根据工作计划表中当日应完成的工作，就当日的实际完成情况如实填写。

对当日不能完成的要说明理由，采购经理和采购主管要检查或抽查进行核对。

采购部会议所有参加人员都须在会议开始前3分钟到达，否则即为迟到。

采购经理和采购主管布置的每件工作都必须限定完成时间，而采购部其他人员须采购经理、采购主管审批的工作也必须问清楚回复的时间。

在规定的时间内没有完成工作的，如果没有合理的理由，就视为违规。

对于这一样违规的处罚，根据事情的重要程度，每人每次最低限度罚款50元/次。

如果情节严重，可提高罚款的力度。

第一十五条对于采购部人员提出的各项合理性方案，经实践采用后确实能提高采购部门的绩、节约开支、提升公司形象的，由采购经理报公司，根据实践效果的大小，给予不同程度的奖励（提薪、奖金、晋职、学习机会等）

第一十六条由于录入价格、税率、条码、供应商资料、最小订货量、商品包装等商品资料，而给公司造成损失的违规事件，采购经理或采购主管要查明原因，找出责任人。

根据事件的后果，对责任人处以最低每次100元/的罚款，并在全采购部通报批评，后果严重者，处以培偿公司损失、开除、全公司通报的处罚。

第一十七条由于工作责任心不强，因个人主观性过失给公司造成巨大损失者，出现问题不及时汇报补救，反而若无其事、麻木不仁者，对上司谎报情况、弄虚作假者，一经查实，对责任人处以最低每次200元/的罚款，情节严重的，可处以培偿公司损失、开除、全公司通报的处罚。

第一十八条每三个月对采购人员进行一次综合业务能力的大评比。

对于合格者，给以适当奖励，继续留用。

对于不合格者，要组织业务培训和再次考核，考核通过后才能上岗，如考核再次不合格者，可考虑转到其他部门或辞退处理。

第一十九条采购人员如有必要要离开公司，须征得上级同意后才可外出，否则，对当事人处以每次50元的处罚，每月若出现三次无故外出的现象，则对当事人立即开除。

第二十条对于需办理退货的商品，采购人员要协助营运部门及时通知供应商，如因为退货不及时，给公司造成了损失，经查实为采购人员责任时，可对采购人员处以最低200元的罚款，情节严重者，给予赔偿公司损失、开除、全公司通报的处罚。

3、每周工作计划表（见表1）

表1

日期：

年月日至年月日

第周

每天

工作

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

星期六

星期日

计划

实绩

计划

实绩

计划

实绩

计划

实绩

计划

实绩

计划

实绩

计划

实绩

销售额

毛利额

库存周转天数

营业外收入

供应商谈判

其他

部门

签名