基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现.docx
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基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现
摘要
一、绪论……………………………………………………………………………………………………3
1、办公自动化发展趋势4
2、办公自动化系统的研究意义5
二、需求分析…………………………………………………………………………………………………6
1、功能需求7
2、办公自动化系统平台选择………………………………………………………………..…………8
三、系统设计…………………………………………………………………………………………………9
1、系统结构10
2、系统功能11
3、功能模块设计12
（1）、公文管理子系统13
（2）、通用信息子系统14
（3）、个人办公子系统15
（4）、系统维护子系统16
4、数据库设计17
（1）、Domino/Notes数据库设计18
（2）、SQLServer数据库设计19
四、系统实现………………………………………………………………………………………………20
1、概述21
2、发文管理数据库22
（1）、表单设计23
（2）、视图设计24
（3）、其他元素设计25
3、其他模块简介26
五、总结…………………………………………………………………………………………………27
参考文献…………………………………………………………………………………………………28
摘要
随着信息技术的蓬勃发展，尤其是计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术、数据库技术及自动化技术的日新月异，为办公自动化的发展提供了广阔的空间。
传统的办公模式中公文流转速度较慢，安全性不够，对公文信息的处理、统计、分析较烦琐，在沟通、协作和控制等方面存在不足。
办公自动化在提高政府机关或企事业单位各部门的办公质量和办公效率，提高决策的科学性和正确性，提高领导者的管理水平，推动各单位的信息化建设等方面起着举足轻重的作用。
本论文以基于LotusDomino的办公自动化系统的建设为背景，综合运用了Internet/Intranet的各种新的信息技术，针对办公自动化系统及其关键技术进行研究和开发。
论文首先介绍了办公自动化的定义，国内外OA的发展现状和发展趋势，通过分析办公自动化系统的功能需求，结合对现有各种以开发平台和群件系统的对比，确定本以系统的最佳开发和运行平台为LotusDomino/Notes，文中简要介绍了LotusDomino/Notes的特点。
接着提出了基于LotusNotes群件和Intranet的办公管理信息系统的体系结构，完成了公文管理、通用信息、个人办公、系统维护等模块的开发。
最后，根据目前技术的发展和实际办公的需要，总结了当前的工作，并对办公自动化系统的发展进行了展望。
关键词：
办公自动化、工作流、表单、视图、大纲、LotusDomino/Notes
绪论
办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）于20世纪50年代提出，在80年代至90年代得到了飞速的发展[1]。
办公自动化是以先进的科学技术、信息、技术、系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术。
它以系统科学为理论基础，行为科学为主导，综合运用信息技术（包括微电子技术、计算机技术和通信技术等）完成各种办公业务，充分有效地利用信息资源，以提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，促进办公活动规范化和制度化，以达到既定的目标，获得更好的效果。
办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。
通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。
通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。
1．办公自动化发展趋势
从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲，办公自动化已经经历了从第一代发展到目前的第二代，并且正在向着第三代发展[1]，如图1.1所示。
图1.1办公自动化发展趋势
从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。
从20世纪90年代中期开始，随着以LotusNotes为代表的工作流群件技术的问世，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。
第三代办公自动化则是从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心。
以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，比如，本文提出的办公自动化系统就是以公文流转为核心，并且基于工作流的协同工作方式的第二代办公自动化系统；第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。
综上所述，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。
从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。
知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、直至构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。
知识是企业网络上传递的最有价值的信息。
对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。
第三代OA帮助企业从HowTo的过程转变到KnowHow的过程，即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。
2．办公自动化系统的研究意义
应该说没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利，但是对现代的办公自动化而言，其目的己经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。
在这种办公模式下，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。
从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化己经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。
在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。
在日常的办公过程中，比较容易出现以下的差错：
一是各部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错；
二是上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通；
三是信息和工作流程相互分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。
可以想象，掺杂着如此大量的人工操作过程的事务处理方式根本无法适应现代化办公模式的需要。
随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率，规范化管理的必然趋势。
办公自动化系统的带来的好处有[1]：
（1）.信息传递与沟通交流顺畅
排除因职能、职位、距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业发展羁绊，通过构建内部通讯、信息发布与交流平台，实现多途径的联络与沟通，减少信息在途时间，提高信息的时效性，与此同时，缩短领导与职员之间，各部门之间的距离。
（2）.规范工作管理，提高整体效率
解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题，有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况，杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象，实现网上协同办公，增强组织协调能力，提高团队协作能力。
同时，加强了领导实时了解事务状态，实时掌控工作进度，强化了过程控制与监督，加强了工作管理。
（3）.整合信息资源，实现知识管理
打破“信息孤岛”，彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象，解决因人事变动导致经验流失等问题，通过知识管理，有效整合并积累各类资源，实现再利用。
（4）.增强凝聚力，提高响应能力
在降低管理成本，促进管理进步的同时，能够培养全员信息化关注与参与意识，激发掌握和利用先进信息技术的热情，提高专业素质，形成全新的企业文化。
办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。
随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。
通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。
通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营的高效率。
二．需求分析
1．功能需求
随着计算机技术的飞速发展，尤其是网络技术的超速发展，带动了信息的广泛交流甚至导致了信息爆炸“信息时代”这一词汇似乎己经被普遍接受。
特别是近年来Internet超乎想象的发展，对信息的广泛收集、整理、利用和传播更把世界带入了信息时代的一个更高层次。
因此，无论是对于一个国家还是对于一个企事业单位，如果要在未来的社会中获得发展，掌握信息技术已变成了一个基本要素。
近年来，某公司的各个部门都普遍配备了微机，并开发出各自的事务处理的应用，在一定程度上提高了各部门的办公效率。
但有限的技术能力，使这些面向各部门内部事务处理的办公自动化系统相互之间标准不统一，各自为政，难以集成。
随着公司内部网络的建立，各部门的信息可以发布到Web上，使信息发布的效率和范围得到较大程度的改善，然而，由于公司内部网络仍缺少重要的信息传递和工作流程环节，部门之间仍无法实现信息共享和集成，从而难以实现各部门之间的高效率协作。
为了提高了公司整体办公效率，需要具有先进水平的办公与管理机制提供强有力的支持。
随着计算机技术、网络技术的迅速发展以及系统科学、管理科学的引进，在现有的公司内部网络上建立高效、协调、集成的数字化办公系统己成为可能，这也是能够从根本上变革办公及管理体制的有效途径。
本论文的研究正是基于这一实际课题－办公自动化系统建设项目。
该公司提出的系统目标如下：
（1）.用户界面。
系统采用统一简洁的用户界面，并根据使用者身份，动态显示相应操作界面。
使用者可通过每个模块界面上的操作、查看、查询3类功能，方便快捷地完成所需工作。
（2）.办公流程。
在公文流转中，使用者根据不同文件可以自行定义文件的传递流程；在文件的流转过程中可以根据文件的批阅情况调整文件的流程，与用户自定义表单结合使用以提高系统适应企业实际情况的灵活性、可扩充性及可维护性。
（3）.表单定制。
根据企业自身特定的业务需求，系统提供用户可自行设计定义的用户表单，管理员稍作设计就可以制作满足要求的各类单证、单据、登记表等供多个模块应用，完成绝大部分事务管理，定制适合企业需求的办公系统。
（4）.打印和查询。
系统不仅提供Notes自身支持的全文检索功能，同时增加了能满足各自不同查询条件的通用查询能力，可以方便查找满足条件的文档。
在文档打印中，突破Notes局限，实现多种内容的打印和所见即所得的打印技术。
（5）.安全机制。
在办公网络的安全性管理中，除硬件、网络、操作系统的安全性外，系统提供LotusDomino/Note自身的7层安全机制，包括身份验证、加密、权限控制、电子签名等。
2.办公自动化系统平台选择
办公自动化不能简单地理解为文字处理、电子表格、个人资源管理（如记事日程）、资料入档等文档处理系统，办公自动化也不仅仅是秘书、档案员和办事员的事情。
事实上，办公室业务也即管理业务，负责协调各项工作程序，办公自动化也即管理自动化。
在自动化中，仅有三分之一的工作是个人完成，其它三分之二的工作都与交往有关。
OA系统的实施，需要单位内部的领导人员、行政管理人员、文秘人员、专业人员的共同参与；办公自动化系统支持各类办公人员工作的自动化。
各类人员之间交互的信息可能是公文文件、档案文件，也可能是专业文件、电子邮件，因此在办公自动化系统中，应该具有这四种文件的处理和管理功能。
同时，为了满足各类办公工作的需要，OA系统中有文档办公、业务办公、行政办公、领导办公等模块。
在现实情况中，企业的某些办公部门，如财务部门、人事部门等，可能已经采用了独立的业务处理软件，这样在企业就形成了一个个的“自动化孤岛”。
如何共享这些信息并在各部门中传递，同时为领导决策提供方便，也应该是办公自动化中研究的内容。
一个好的办公自动化系统应该为工作人员提供一个集成化的、多功能的办公桌面环境，解决办公人员因处理不同事务而需要使用不同工作环境的问题。
图2.1所示：
图2.1OA系统环境结构图
结合对某公司办公自动化系统的应用需求的分析，认为对OA系统作需求分析，即应该在图2.1中的信息资源管理平台、办公应用平台以及事务处理平台中满足以下的要求：
首先，必须具有工作流性质的处理过程和监督功能，从而解决多部门协作问题，推动部门间的高效率协作；其次，提供集成处理与发布信息的工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高工作便利性；
再次，必须提供与其它管理信息系统（MIS）的信息交流，解决以往数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题，减少额外的工作量和大量重复劳动。
最后，还必须提供安全保障体系，不仅使系统的各层次人员被严格限制在自己的权限内，同时必须保证整个OA系统的安全、稳定和可靠的运行。
所以，建立一流的办公自动化系统，需要先进、功能强大的应用开发平台，也就是说，所采用的应用开发平台应该能够适应计算机网络的发展趋势，有利于提高管理和办公的效率，有利于促进各部门之间的协同工作，有利于创建现代管理制度和工作方式。
LotusNotes作为世界领先的通信处理软件和群件产品，它不但作为文档数据库管理系统，能够高效率处理非结构化信息；而且作为群件平台，能够支持工作组成员跨越时空界限共享信息；还具有先进的邮件处理和通信机制，便于工作组成员之间的协同工作；并且融合了Internet和Web的标准，可以将Web浏览器作为Notes的客户机，从而实现与Internet的高效率连接。
LotusNotes/Domino是电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件和群件平台。
其目的是跨越地域、部门之间的界限，使得企业工作人员传递、共享他们的信息与知识，从而提高群组的工作效率。
LotusNotes/Domino的主要功能可以概述为：
（1）.电子邮件与报文传递：
LotusDomino/Notes是客户机/服务器结构的报文传递系统。
Notes/Domino的电子邮件与报文传递功能通常被称为NotesMail。
NotesMail提供最终用户一个非常简单易学的邮件系统，其中还包含日历与日程管理的功能；同时还提供可以与应用系统集成的、以支持工作流应用为特点的群件应用开发能力。
（2）.文档数据库系统：
LotusDomino/Notes是一个文档数据库管理系统。
Notes的数据库不仅可以包含结构化的数据信息，而且还可以存储、管理关系型数据库或者其它数据库系统无法存储与管理的非结构化数据。
对于这些以非结构化或半结构化为特征的“文档型”数据的处理，LotusDomino/Notes还提供了全文搜索、版本控制、文档链接等等信息检索、处理手段。
（3）.交互式的Web服务器：
LotusDomino/Notes完全支持Internet标准，可以发布或浏览Web信息。
所有的应用系统信息都可以在安全机制的控制下，动态发布给Internet或Intranet用户，同时通过Internet/Intranet收集信息。
网络应用开发工具与实施工具：
LotusDomino/Notes提供了一整套集成的、面向网络应用的开发工具。
它包含有多个层次的开发手段，提供初学者到专业编程人员适应不同应用需求的开发手段，如宏公式语言与LotusScript。
通过这些编程开发工具以及相关的软件产品或工具，开发者还可以集成企业的其它信息来源，如通过ODBC标准或Notespump产品与关系数据库系统双向交换数据。
需要特别提出的是，开发出来的Domino/Notes应用是通过Domino/Notes本身的手段通过网络安装到每一个服务器上的，客户端基本不需要相应修改什么，因此Domino/Notes解决了困扰应用系统管理员的项目实施、管理问题。
利用Domino/Notes建立的企业信息集成系统，完全符合系统对邮件与群件平台的要求。
具有以下鲜明的特点[2]：
（1）.开发快捷、实施容易。
应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。
电子邮件功能是Domino/Notes的基本功能，在开始系统实施的很短时间内，就可以在全企业的范围内建立起电子邮件网，马上见到效益。
而群件系统的应用或者办公管理应用则可以利用Notes/Domino的快速开发、实施能力在较短的时间内实现。
这非常
适应办公管理需求多变、繁杂的特点。
（2）.集成性。
最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使用同一套应用软件。
在相同的、唯一的界面下，用户可以获得邮件信息、办公信息、专业应用信息、关系数据库信息、Internet信息等各个方面的信息。
这种集成能力是在软件平台一级获得的，而不是通过二次开发“强加”上去的。
这大大减少开发的工作量，提高了应用系统的可靠性。
而且对最终用户来说，不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统或数据源之间来回切换。
（3）.管理容易、机制完整。
由于采用单一的软件系统，所有的应用开发都建立在统一的平台之上，主要的维护工作集中在应用管理一级，管理工作的难度与工作量大大降低。
对于安全性管理、系统可靠性管理等重要工作，管理人员可以使用Notes/Domino完备的管理手段。
如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，Notes/Domino提供这样的手段和接口，如基于SNMP网管协议的NotesView软件；或者使用WindowsNT的用户管理手段。
（4）.保有费用低。
应用系统的保有费用包含了购买费用、管理维护费用、应用开发实施费用、系统集成费用等等。
由于采用了功能强大的单一产品，本系统的总体保有费用在各方面都会降低。
同时由于Notes/Domino的可开发特点，本系统的后续增值空间巨大。
（5）.开放性。
Lotus积极参加Internet/Intranet标准的制定，同时在自己的产品中遵循支持标准的原则。
Notes/D0mino支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。
本系统是一个内部互连的，又是一个可以与Internet互连的系统，并且随着技术的不断更新，本系统也将采纳最新的技术成果，是有生命力的系统。
可以获得厂商的丰富经验与支持。
Notes/Domino是一个成熟的产品，在国内外电子邮件与群件领域始终居于领先地位，Lotus以及代理商具备丰富的成功经验。
（6）.适应企业级、跨企业级的应用。
建立在Notes/Domino之上的企业信息系统，是一个分布式的客户机/服务器系统。
可以根据业务量的大小选择不同规模档次的服务器系统（如UNIX或PC，SMP或单CPU的服务器），同时还可以利用Notes/Domino群集技术提高系统的吞吐量和高可靠性。
基于这些优势功能，基于Notes的办公自动化系统则应该设计成以Internet技术为核心，以Web技术为基础的集成环境，基于网络对象连接技术、多媒体文档结构以及跨越多种操作系统和多种数据库平台的应用系统，所以，可以把LotusNotes作为行业办公自动化系统的应用开发平台的首选。
三.系统设计
1.系统结构
随着Web技术的迅速普及，Intranet/Internet以其特有的跨平台、统一美观的界面、简单的操作给计算机技术乃至整个人类社会带来了新的革命，基于Web的计算机应用系统越来越受到人们的欢迎。
因此，OA系统也应紧跟这一技术潮流，将Web技术用于系统中。
典型的集成OA系统是前台采用浏览器（一般用户）和NotesClient（系统管理员和档案人员）实现，后台采用LotusDominoServer（其自带NotesServer，WebServer，MailServer）和SQLServer实现。
图1中NotesServer，WebServer，MailServer之所以分开列出，是因为它们在逻辑上是属于不同的服务器。
事实上，它们在物理上可以通过一个DominoServer来实现。
系统的体系结构[3]如图3.1所示：
图3.1系统的体系结构
2．系统功能
经过需求分析、可行性研究和总体设计等几个步骤，按功能把系统划分为以下几个模块：
公文管理、通用信息、个人办公、系统维护模块。
系统的功能模块如图3.2所示：
图3.2系统功能模块图
3．功能模块设计
公文管理子系统
公文管理系统是OA系统的核心部分，公文管理子系统由收文管理、发文管理、报告管理、文档管理等模块组成。
由于办公自动化系统的需求存在不确定性，系统处理的文件类型繁多，审批流程的方式多变，以及流程和管理方式需要非常强大的灵活性，尤其对于流程设置的灵活性要求和角色定义的灵活性要求都是非常高。
包括待办公文、文稿撰写，日程安排、待办事项、待办时定义。
这种具有定义多样化的特点，适应公文处理的全部过程。
而且，流程不限制步骤。
这样，可以让企事业单位，集团公司的工作、人员能利用他们的专业知识去设计更为合理和高效的工作流程，不再受困于手工画图纸，而能快速地使用计算机去处理自己的业务，提高办公效率，为工作带来极大的方便。
下发的公文和处理结果通过Web技术以公告形式在网上公布。
收文处理功能
收文处理是指送给关部门领导阅批的文件的处理过程。
收文处理系统有以下需求：
（1）.要求对所有的来文通过计算机进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档。
（2）.可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。
（3）.对来文的处理全过程进行自动化管理和记录。
（4）.对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。
根据对需求的分析，一般通用收文处理流程如图3.4所示。
图3.4通用收文处理流程
收文登记后的流转过程[4]：
（1）.部门负责人签署意见
一般来讲，收文由办公室人员登记。
登记后如果你认为本文件还需要部门内其他人员审核（如办公室主任），选择带有部门主管签署意见的流程。
（2）.领导批示
在部门负责人签署意见后，收文转给领导签署意见，签署完毕后转交承办部门。
（3）.承办部门签收
承办部门在收到通知后，打开并查阅收文管理，可以自动进行签收。
（4）.收文结束后的其它操作
在收文结束后，可以对收文进行归档操作，可以把现有收文归档到文档管理数据库中。
可以查看收文概况，了解收文的过程。
4．发文处理功能
发文处理是指以本公司名义发出去的文件的处理过程。
用户可根据实际情况设置工作流程，以决定不同行文流向及处理过程。
发文处理系统有以下需求：
（1）.求对所有的发文通过计算机进行拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。
（2）.可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。
（3）.对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。
根据对需求的分析，我们确定的一般通用发文处理流程如图3.5所示。
图3.5通用发文处理流程
发文的流转过程[5]：
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