档案水利水电工程竣工资料编制整理归档实施规则泗南江.docx

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档案水利水电工程竣工资料编制整理归档实施规则泗南江

1.总则:

为了加强工程建设项目档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在工程建设与管理中的作用，为使水电站工程竣工资料整理、编制、归档更加规范化，依据《建设工程文档归档管理规范》CB5028-2001、《水电厂企业档案分类（6-9大类）使用说明》，《科技档案管理规定汇编》、等文件编制细则。

2.工程文件的收集

2.1.工程文件的形成各积累

工程文件产生于工程全过程，其形成、积累和管理应列入工程建设计划和有关部门及人员的职责范围，工作标准或岗位责任制、并有相应的检查、控制及考核措施。

2.2.工程建设各阶段文件的收集及其责任

2.2.1.项目准备阶段

建设单位各机构负责收集、积累各整理项目前期文件以及设备、工艺等文件，勘察、设计单位负责收集，积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计资料。

2.2.2.项目施工阶段

项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总，由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目有全部文件，项目监理单位负责收集、积累、整理，

建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件的收集，积累及其完整性和准确性。

系统情况审核、签署竣工文件、并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其监理文件。

2.2.3.项目运行阶段

试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件，项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建的器材供应和财务管理中形成的文件。

2.3.收集范围

对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件材料、图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等工程档案材料，均应收集齐全，并按规范立卷后向建设单位移交。

2.4.收集时间

各类文件按文件形成的先后顺序或项目完成情况时收集，引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档译核、复制和分发使用。

2.5.工程文件质量要求

2.5.1.工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合，监理等方面的技术规范、标准和规程。

1、字迹清楚，图样清晰，图表整洁、签字盖章手续完备。

2、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，蓝黑墨水，不得使用易用褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等进行书写、绘制。

3、复印、打印文字及照片的字迹\线条和影象的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

4录音、录像文件应保证载体的有效性及长期性。

5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘存储。

竣工图电子文件的命名应与图纸编号一致、以保证其唯一性。

3.工程竣工文件的编制

3.1.1.工程施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准及合同规定的要求编制项目竣工文件。

3.1.2.竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核，主要内容有：

施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件夹、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及施工检查记录\建筑及安装工程总量表\工程说明\竣工图\重要工程质量事故报告等,（样见《建筑工程文件归档整理规范》中的附录A《建筑工程文件归档范围和保管期限表》）

3.1.3根据附录A建设实际情况，进一步收集所缺少的重要文件，文件数量未满足合同或协议规定人数的，应按要求补齐。

3.1.4对施工文件，施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改要求修改或补充标注到相应文件上。

3.1.5与施工图有关的设计变更、现场洽谈和材料情况进行核实。

3.1.6凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件）

3.2竣工图编制要求

3.2.1各施工单位在所承建合同工程项目竣工时要编制竣工图、应由施工单位负责编制。

32.2施工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，其真实反映项目竣工验收的实际情况，做到图物相符。

3.2.3施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

3.2.4一般性图纸变更及符合“杠改”或“划改”要求的变更，可在原图上更改，并注明修改依据，设计变更通知单、商洽记录等文件编号，加盖并签署竣工图章。

3.2.5涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或变更部分超过图面积1/3的，应重新绘制竣工图。

3.2.6同一建筑物，构筑物重复的标准图，通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

3.2.7编制项目总平面图和综合管线竣工图时,凡涉及二个标段衔接时，由监理工程师进行协调。

3.2.8竣工图应按GB/T.3-89〈技术用图复制图的折叠方法〉，“手风琴式”要求折叠，统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

3.2.9编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

3.3竣工图更改方法

3.3.1文字数字更改一般是杠线；线条更改一般是划线；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

3.3.2利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

3.3.3无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

3.3.4图上各种引出说明等应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

3.3.5有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应修改变更处进行杠改，当更改内容较多时；可采取用注记说明。

3.3.6新增加的文字说明，应在其涉及竣工图上作相应的添加和更改。

3.4.竣工图章的使用

3.4.1竣工图章示例。

单位：

3.4.2所有竣工图由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

3.4.3竣工图章中的内容填定写应准确、齐全、清楚，技术数据可靠，各项手续完备，不得他人代签或以个人印章代替签字。

3.4.4竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

如标题栏附近无空白处，则将图右下角反面三角形折叠，竣工图盖章在折叠处反面易见处。

3.5.竣工图的审核

3.5.1竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

3.5.2竣工图必须按建设过程中的实际情况编制（包括设计变更、现场洽商、材料代用、质量事故处理等均在竣工图上反映），竣工图内容与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。

3.5.3竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配合祥细编制说明和目录。

3.5.4竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。

3.5.5一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。

3.6.竣工文件、竣工图套数

工程竣工文件、竣工图为壹套原件、竣工文件、竣工图套数按合同文件中规定的数量提交。

4.工程文件的整理与归档

4.1.工程文件夹的整理

4.1.1．建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求，由文件形成单位整理。

4.1.2．建设单位各机构形成成收到时间有关建设项目的前期文件，

4.1.3勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件、应按项目或专业整理。

4.1.4施工技术文件应按单位工程专业、阶段整理。

4.1.5监理文件扫单位工程整理。

4.1.6设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理：

现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。

4.2.工程文件组卷的原则和方法

4.2.1．组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系：

分类科学，组卷合理：

法律文件手续齐全，符合档案管理要求，便于档案的保管和利用。

4.2.2．一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷，

4.2.3．组卷可按如下方法：

1、工程文件可按建设程序划分为工程准备文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。

2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

3、监理文件按文种组卷。

4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；设备文件按专业、台件等组卷；原材料试验按单位工程组卷。

5、竣工图按单位工程、专业等组卷；

6、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

4.2.4．组卷过程中宣遵循下列要求：

1、案卷不宜过厚。

一般不超过40mm，

2、案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

4.3.案卷与卷内文件的排列

4.3.1．管理文件按问题、时间或重要程度排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定（草）稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前（草）稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

4.3.2．施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验、评定、验收排列。

竣工文件必须填写《工程竣工档案验收表》（见附表一）。

4.3.3．设备文件按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等顺序排列。

4.3.4．竣工图按专业、图号排列。

竣工图必须填写《工程竣工档案验收表》（见附表二）。

4.3.5．既有文字材料又有图纸的案卷、卷内文件一般文字在前，图样在后。

4.4.案卷目录

4.4.1．卷内文件页号的编写

1、卷内文件材料中，凡有书写内容的页面（包括原有图样目录、文字封面）均应编写页号。

每卷单独编号，页号从“1”开始，同一卷内的文件材料必须连续编页号。

2、不同案卷之间不连续编号。

同一问题，一卷装不下，可分为两个以上的案卷，每卷页号及卷内目录均重新编写顺序号。

3、页号编写位置；单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面左右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律左右下角。

编写页码高低边距离一般1cm以上。

4、成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷，原目录可代替卷内目录，不必须重新编写页码。

5、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

4.4.2．卷内目录的编写（式样见附录二图A1）

卷内目录是案卷内登记文件及其排列次序的目录，卷内目录包括的内容如下：

——序号，以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号；

——责任者，应填写文件直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

——文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；

——文件题名，应填写文件标题全称。

外文应将题名译成中文，填写时中文在前，原文在后。

——日期，应填写文件形成日期（即文件生效日期）。

日期必须写全数，年用四位数，月、日用二位数表示，年、月、日之间用“-”间隔，竣工图的卷内日期填写监理验收认定的日期；

——页次，应填写每份文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

——备注（需要时填写）。

卷内目录排列在卷内文件首页之前。

4.4.3．案卷封面和脊背的编制（式样见附录二图A3、二图A4）

案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，用于牛皮纸板双裱压制，采用专用档案盒。

主要内容简介如下：

——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。

主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

——编制单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门。

——编制日期，应填写卷内文件形成的起止日期（不要把形成日期误认为归档日期）。

——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

——档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。

——案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。

——案卷封面及脊背的档案号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写{案卷题名：

分二行输入，第一行为工程名称（根据合同的题名输入，第二行为归档文件的题名，该文件应简明、准确地揭示卷内文件的内容）}

4.4.4．卷内备考表（式样见附录二图A2）

——卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体的数量，（见示例），说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；

示例：

文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。

——卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；

——互见号应填写反映同一内容而载体形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后面应该注明档案载体的形式，并加括号。

并注明其载体形式。

（卷内目录、卷内封面应采用70%以上白色书写纸制作幅面统一用A4幅面。

4.5.案卷装订要求

4.5.1.案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。

即有文字材料，又有图纸的案卷应装订，文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，但同一项目应统一；案卷采用“三孔一线”装订，使用结实棉质粗线装订，装订孔的三个孔间距相等，孔直径为φ2～3mm，装订线长度为18厘米；装订时做到右下角齐，无倒页，不漏订、装订整齐、牢固、美观，便于保管和利用。

竖式文件装订时，应于文件标题左侧装订；横式文件装订时，应于文件标题上侧装订。

4.5.2.案卷内不应有金属物（档案专用不朽钢钉除外）；

4.5.3.单份文件装订时，应在卷内每份首页右上方加盖、填写档号章。

档号章内容有：

档号、序号。

4.5.4.外文资料应保持原来的案卷文件排列顺序、文号及装订形式。

4.6.卷盒、卷内表格规格及制成材料

4.6.1.案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。

1卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。

卷盒按指定销售点统一采购，销售点单位：

云南春城档案用品工贸有限公司，联系电话：

0871-，

2卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20～30mm。

4.6.2.案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为297×210mm，

4.6.3.卷盒和卷内表格印制应清晰端正。

4.7声像材料整理

4.7.1.照片档案的归档要求

照片整理时应附文字说明，编写说明，以照片的自然的张为单位。

对于一组（若干张）具有共同主题，联系紧密的照片应增加总说明，要求文字简洁，语言流畅，能反映真实内容，文字说明包括以下内容：

——事由：

照片所反映的事物主题：

——时间：

拍摄时间；

——地点：

被拍摄物所在具体地点；

——人物：

照片上主要人物的姓名、身份；

——背景：

对揭示照片主题具有一定作用的背景。

——摄影者：

照片的拍摄单位和拍摄人。

4.7.2.影片、录音磁带、录像带的归档要求

归档的声像材料应图像清晰，声音清楚，以盒为单位，编写说明，应注明内容和播放时间，要求文字简洁，语言流畅，能反映真实内容。

4.8.工程文件的归档

4.8.1.建设单位各机构，各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。

4.8.2.根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

4.8.3.归档文件应完整、成套、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合2.5的规定。

4.8.4.勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关档案管理的规定和附录A的要求单独归档。

4.8.5.外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审核人签署的译文稿与原文一起归档。

4.9.分部分项工程文件收集整理立卷，应编写编制说明。

内容有文件材料的形成、整理情况、整理数据、分类组卷原则、方法及整编中需要说明的问题等。

施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、建设单位、质监部门、监理部门、设计部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或几方会审；建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。

移交时必须同时提交《XX工程竣工移交目录》（格式样见本文附件三）

4.10.工程文件的归档时间

除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

（根据电力工业企业档案分类规则及水电企业档案分类表第6～大类编制）

产品（生产）

60水电调度运行

600调度方案、计划、总结等文字材料

（包括调度运行、计划、总结、运行简报、运行分析、运行工作总结等综合性文件材料）

601调度卡片，手册等基本资料

（包括水库设计运行特性、调度图、水位与容积、面积、泄洪曲线，可能发电量表、机组最大出力表与不同时段的保证流量表、水库运行综合情况表、水温、气象资料、历年洪水特性、洪水调节方案等调度业务常用资料及各种图表）

602调度运行数据资料

（包括蓄水量、水量平衡计算、洪水预报、入库流量、计划出力、发电量与发电用水量等运行数据的记录）

603水文记录及整编资料

（包括流域内各站水位，流量等水文记录及汇编资料）

604气象记录及整编资料

（包括流域骨各站降雨、蒸发量、气温等气象记录及汇编资料）

605泥沙资料及防治标）

605泥沙资料及防治

606综合利用

（包括灌溉、养殖、通航等方面发生的各种问题的处理、改进、总结、经验教训、效益损失等文件材料）

61建筑物运行

610综合性文件

（包括水工监督会议纪要、大坝鉴定会议、大坝评级、水工建筑物运行月报表、运行分析报告，加固处理的专题报告、论文及据观测资料撰写的观测资料分析报告等）

611水库大坝（闸）观测资料