天津科技大学办公室主任培训.docx

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天津科技大学办公室主任培训

天津科技大学2010年办公室主任培训

天津科技大学2010年办公室主任培训

会议纪要

时间：

2010年7月26-27日

地点：

蓟县

参加人：

校纪委书记张金刚，校党委、校长办公室，各学院（部门）办公室主任。

会议内容：

（一）专题讲座：

天津市委办公厅秘书处阎锋处长作了《公文写作与技巧》、天津医科大学党办赵永海主任作了《如何做好办公室工作及办公室工作礼仪》的专题报告。

（二）讨论交流：

围绕“如何做好办公室主任，发挥综合、协调、参谋、助手职能”、“如何更好地发挥办公室在构建和谐单位中的作用”、“如何提高办公室‘办文、办会、办事’能力，增强办公室工作的规范性”、“如何在有效推进校院两级管理改革中发挥学院办公室作用”、“办公室工作存在的困难和问题及改进工作的意见和建议”等五个主题，对办公室工作中取得的好经验、好做法以及工作中存在的具体问题进行了深入交流。

【专题讲座】

第一讲公文写作与技巧

市委办公厅秘书处处长闫锋

【报告摘要】阎锋处长以公文的定义、分类、特点为切入点，结合工作中常用的14种公文，详细解读了公文处理

的内容、原则以及写作技巧。

报告全文：

一、公文的概念

公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

常用的14种公文：

（一）决议：

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定：

用于对重要事项作出决策和安排。

（三）指示：

用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见：

用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知：

用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

（六）通报：

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）公报：

用于公开发布重要决定或者重大事件。

（八）报告：

用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

（九）请示：

用于向上级机关请示指示、批准。

（十）批复：

用于答复下级机关的请示。

（十一）条例：

用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（十二）规定：

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十三）函：

用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（十四）会议纪要：

用于记载会议主要精神和议定事项。

二、公文处理

公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，坚持马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，做到准确、及时、安全、保密。

公文的职责为领导决策服务；协调矛盾，办理意见；贯彻落实相关要求，完整体现机关领导意图。

行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

公文用途越来越多，对办公室工作提出更高的要求。

三、行文规则

党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。

具体有以下九点需注意：

（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（二）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（三）党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的机关部门行文。

党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（四）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。

（五）不相隶属机关之间一般用函行文。

（六）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。

（七）向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。

（八）请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。

党委各部门应当向本级党委请示问题。

未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

（九）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

要求：

“一心系天下”。

要细心、精确；要及时，不拖延；要有安全、保密工作意识，不遗失、不外传。

四、公文办理

公文办理分为收文办理和发文办理。

收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、公发、传阅、承办和催办等程序。

公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

（一）签收：

收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。

签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。

急件应当注明签收的具体时间。

（二）登记：

公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。

登记应当将公文标题、密级、收文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。

（三）拟办：

秘书部门对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导人批示。

（四）请办：

办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人批示或者主管部门研办。

对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

（五）分发：

秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。

（六）传阅：

秘书部门根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者批示。

办理办公传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

（七）承办：

主管部门对需要办理的公文进行办理。

凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。

（八）催办：

秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。

催办贯穿于公文处理的各个环节。

对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

（九）核发：

秘书部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。

（十）印制：

应当做到准确、及时、规范、安全、保密。

五、几种常用公文的写法及要求

（一）通知：

要一事一通知，具体明确、准确

（二）通报：

表述准确，观点鲜明，分析透彻，文字简洁明快，突出发文机关的意图。

（三）报告：

真实、准确，提出问题要实事求是；陈述性，对工作的指导性。

（四）请示：

要开门见山，表述情理通，有条理。

“一文一事”，不得抄送下级机关。

（五）批复：

要有明确的态度、批复的具体时间，用语要准确，简明扼要，不要展开。

（六）函：

主题突出，开门见山，尊重对方。

第二讲如何做好办公室工作及办公室工作基本礼仪

天津医科大学党委办公室主任赵永海

【报告摘要】赵永海主任结合多年工作经验，对办公室工作进行了详细总结，指出办公室工作要从素质、能力、意

识、关系处理等方面全面提升，并结合丰富的实例对办公室工作的基本礼仪进行了细致的讲解。

报告全文:

一、如何做好办公室工作（九个数）

（一）具备“一个素质”。

要有过硬的政治素质，对党忠诚，善于从政治层面分析问题，体现出一种服从精神。

“默默无闻做轰轰烈烈的事，辛辛苦苦做风风光光的人”，体现出一种奉献精神。

（二）坚持“两拍要求”。

一是思想上要跟拍，要把学习放在首位，关注时事政治，关注“纲要”文件的学习，善于向书本、领导、群众、实践学习，培养自己良好的学习习惯，并不断培养自己的学习应用能力，努力使自己成为“知识上的杂货铺，能力上的万金油”。

二是行动上要快半拍，就是要把工作往前赶，不拖，及时完成，“首长不行我先行”。

（三）增强“三个意识”。

一是大局意识，要全局在胸，宏观在握，站在全校工作大局中开展学院（部门）工作。

二是服务意识，要牢固树立为师生服务的意识，“让一个座，倒一杯水，道一个歉，说一句温馨的话”。

三是协作意识，需要各个部门的团结协作，学会动脑，善于沟通协作。

（四）提高“四种能力”。

一是要提高语言表达能力，言简意赅，会说话，“该说时会说是水平，不该说时不说是聪明，知道该说不该说是高明”，要善于把长话说短，把复杂的话说简单，在领导面前说话注意，“前思后想后再说”。

二是要提高文字写作能力，这是基本功，用最明确的方式表达最深刻的道理，能短则短，“用思想作灵魂，用事实做骨架，用细节作血肉”，善于学习别人的技巧，形成自己的独特见解，“不抄内容，抄思想”，多练。

第三，要提高高校办事能力，领导交办的、下级请示的、同行委托的，都要严格有序完成，滴水不漏，按规章程序办理，“领导给工作就是给机会，给任务就是给地位”。

四是要提高组织协调能力，处理好上下左右的关系，突出一个“活”字，提高应变能力，突出一个“简”字，简单朴实。

（五）做到“五句话”。

管住眼，不该看的不看，保密。

管住嘴，不该说的不说，不该吃的不吃。

管住手，该自己管的事不松手，不该自己管的事不插手。

用心想，我的任务完成了没有。

迈开腿，深入基层，为领导决策提供素材。

（六）处理好六个关系。

一是大事与小事的关系，办公室工作无小事，处理好了大事变成小事，处理不好小事也变成大事，“不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为”，“把简单的事做好了就不简单，把平凡的事做好了就不平凡”，细节决定成败，要高度重视小事，耐心地关注小事，尤其是文字处理上要慎重，养成严谨的工作作风。

二是处理好主动与被动的关系，领导决策前要多参谋，决策后多反馈，在实际工作中要多担当，发挥主动性、创造性，有事要早办，力争主动办，凡事要尽可能办，热情地办，在这里要学会延伸领导的要求，学会“+1”，在符合原则的要求下，学会放大工作（案例）。

三是处理好分工与协作的关系，要责任到人，分工到人，团结协作，“多琢磨事，少琢磨人”，“多补台，少拆台”，有长处互相学习，有错处互相帮助，心往一处想，要“单打和团体赛”合在一起。

四是处理好快与慢的关系，在条件可能的情况下，要尽快，“急件慢办”分清轻重缓急，做到今天的事不拖到明天。

五是处理好省事与费事的关系，“熟事生办”。

六是处理好个人与他人的关系，不要说自己的工作重要，别人的工作不重要，与他人的关系，重要性工作。

（七）做到“七个能”。

德能正其身，才能胜其任，言能达其意，书能成其文，干能成其事，技能成其仁，体能担其责。

重点强调了“体”的重要性，要身体健康（案例）

（八）牢记“八个字”。

一是敬业，干一行爱一行，可以认真阅读《致加西亚的信》。

二是实干，要有扎实肯干的工作作风，“干实事，干成事”。

三是诚信，在领导面前要说实话。

四是平和，摆正心态，经得起批评、表扬，经得起委屈，“气质”，“精神的境界”，“欲望的协调”，“穷日子难过的是肚子，富日子难过的是心情”。

（九）努力做到“九不让”。

一是不让领导布置的工作在我手里延误（前提是弄懂领导的话）。

二是不让在我手里传达的信息中断。

三是不让在我手里的文件中断。

四是不让个别差错出现在我手里。

五是不让失窃密现象出现在我这里。

六是不让不正之风在我发生。

七是不让来办事的人受冷落。

八是不让领导声誉在我这里受到影响。

九不让办公室形象在我这里受到损坏。

二、办公室工作基本礼仪

赵主任主要从办公室日常工作的角度，就着装、接听电话、语言交流、乘坐电梯、日常接待与吃饭等方面进行了详细的说明。

【讨论交流】

各学院（部门）办公室主任围绕“如何做好办公室主任，发挥综合、协调、参谋、助手职能”、“如何更好地发挥办公室在构建和谐单位中的作用”、“如何提高办公室‘办文、办会、办事’能力，增强办公室工作的规范性”、“如何在有效推进校院两级管理改革中发挥学院办公室作用”、“办公室工作存在的困难和问题及改进工作的意见和建议”等五个主题，对办公室工作中取得的好经验、好做法以及工作中存在的具体问题进行了讨论交流。