合同档案管理办法.docx

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合同档案管理办法

合同档案管理办法

2009-11-16发布2009-11-16实施

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兴进公司发布

前言

为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。

本流程由成本管理中心负责制定、解释。

本流程主要起草人：

于卉

本流程主要审核人：

王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛

本流程批准人：

罗欣

本流程首次发布日期：

2009年11月16日本流程发送部门：

公司各部门

更改历史

版本更改日期

更改说明

（关键点、原因）

编制审核批准

王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢

1.02009年11月16日新建于卉

屹、张斌、陈明俊、曾罗欣

敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛

1目的·······································3····

2适用范围···································3····

3职责······································3····

4合同的保管方法·································3····

5支持文件····································6····

6相关记录····································6····

1.目的

作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。

2.适用范围

本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。

3.职责

3.1成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。

3.2公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。

4、合同的保管方法：

4.1合同保管应遵循下列原则

4.1.1及时归档原则；

4.1.2完整保存原件原则；

4.1.3便于查找原则。

4.2合同保管的范围：

4.2.1合同（包括附件）；

4.2.2合同审批表；

4.2.3合同订立与履行过程中的所有书面材料。

上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。

4.3合同保管部门

4.3.1公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。

4.3.2成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。

4.3.3成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部应

各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报

批部门数目确定）。

4.3.4各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及（含一式三份）以上，公司档案室、公司财务部应各保留一份合同原件存档，本职能部门、业务主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。

4.4合同的归档

4.4.1经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付行政部档案管理员及时归档；各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理律师。

4.4.2与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印件并按本条第一款的规定处理。

4.4.3行政部档案管理员对成本管理中心报送的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容：

A.合同各方当事人须签字盖章；

B.合同规定的附件应齐全；

C.属于合同保管范围的其他材料。

4.4.4各职能部门合同管理员负责对归档合同按照《合同归档登记表》的要求作好登记和归档工作。

4.5各职能部门应对合同进行合理分类和编号，有关规定参照公司《合同分类编号规则》执行。

4.6合同的使用登记

4.6.1合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；绝密级合同的调阅，须经行政部负责人与调阅者所在的副总经理签字批准。

涉及房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同等需经公司总经理签字批准方可借阅。

4.6.2归还被调阅的合同时，档案管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，档案管理员应及时登记并向行政部负责人作出书面汇报。

4.7合同的保管形式

4.7.1合同档案保存形式为文本原件。

4.7.2为研究和借鉴需要，实现资源共享，对绝密级以外的合同应在保存文本原件的同时，由行政部档案室负责以电子文档形式存放，各职员根据所授权限访问。

4.8合同的保管期限

4.8.1合同文本原件保管期限一般最短为合同实际履行终止后三年，但下列情形除外：

A.房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、项目主体工程的设计、施工合同、外接物业委托管理合同应永久保存；

B.房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同，保管期限最短为土地使用权期满后两年；

C.其他合同标的金额在10万元以上的合同，保管期限最短为履行期满后五年；

4.8.2与诉讼或仲裁案件有关的合同，应在诉讼或仲裁处理完毕（包括执行）后随案卷一起保存。

4.9合同的保密

4.9.1各公司应根据合同的重要性，将不同性质和内容的合同划分适当的密级。

4.9.2合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。

绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；其他合同为保密级，除为正常开展业务所需外，不得对外传播。

4.9.3凡含有公司商业秘密的合同应划为机密级或绝密级；房地产项目基本合同与土地、工程、采购等方面的标书及合同划为绝密级。

4.9.4另有规定之前，合同的保密期限参照合同的保管期限执行。

4.9.5合同经办人员、档案管理员对合同的保密负责；所有有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。

4.9.6经办部门须在报送档案室的合同上加扉页注明合同的密级。

4.10合同的销毁

4.10.1合同保管期限届满后，合同管理员负责办理合同的销毁报批手续。

不同性质、内容的合同，按不同程序办理销毁报批手续：

A.一般合同由档案管理员列示清单，报总经理办公室及合同经办部门领导签字批准销毁；

B.标的金额在10万元以上的合同，须由法律顾问、经办部门、财务部、主管副总经理会签同意后始得销毁。

4.10.2档案管理员负责落实合同销毁工作，法律人员、经办部门代表和业务部门代表（有款项收付内容的合同）共同监督合同的销毁，保证未解密合同不在销毁过程中泄密。

5.支持文件：

5.1《合同管理规范》

5.2《合同的分类和编号规则》

5.3《合同标准文本制定及使用的规定》

6.相关记录

6.1.《合同（协议）拟稿审批表》

6.2.《合同归档登记表》

合同（协议）拟稿审批表

申报部门：

申报时间：

记录编号：

合同名称

甲方

乙方

丙方

合同形式

合同

□公司标准合同；

□自拟合同

；

□对方拟稿

期限

提示：

上述所列审核部门、法律顾问及公司领导并非所有合同审批都需经过，具体类别的合同审批流程请经办人按《合同管理程序》及其相关规定执行。

合同归档登记表

合同编号合同名称合同种类

承包单位或供应单位

合同金额变更金额

预计的结算金

额合同签订的

合同开始履行的时间合同履行结束的时间

名称RMB￥RMB￥RMB￥时间

ABC=A+B